文·楊錦錦 霍艷芳
個(gè)體私人檔案意識(shí)探析
文·楊錦錦霍艷芳
私人檔案對(duì)個(gè)人或家庭的生活和學(xué)習(xí)具有重要作用,目前個(gè)體已初步具備一些私人檔案意識(shí),不過(guò)這種意識(shí)比較微弱且缺乏系統(tǒng)性。完備的私人檔案意識(shí),應(yīng)該包括全面收集意識(shí)、合理整理意識(shí)、詳細(xì)登記以備檢索的意識(shí)、長(zhǎng)久保管意識(shí)、定期整理銷毀意識(shí)、充分利用意識(shí)等。為此,就需要檔案專業(yè)、檔案部門和國(guó)家做出相應(yīng)的努力。
私人檔案;檔案意識(shí);意識(shí)培養(yǎng)
私人檔案是從英文“private archives”翻譯而來(lái),是與公共檔案相對(duì)的概念。盡管國(guó)內(nèi)外關(guān)于私人檔案的內(nèi)涵和外延還缺乏統(tǒng)一的認(rèn)識(shí),但有一個(gè)共同點(diǎn)就是皆認(rèn)為個(gè)人檔案和家庭檔案是其重要組成部分。本文即將私人檔案局限于個(gè)人檔案和家庭檔案,認(rèn)為它是個(gè)體或家庭成員在日常生活中所直接形成的、以供保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。這些私人檔案,小到學(xué)習(xí)筆記、購(gòu)物票據(jù),大到房契地契、聘用合同等,已經(jīng)被處理完畢,然而作為退換貨的憑證、所有權(quán)的標(biāo)識(shí)或日后工作和學(xué)習(xí)的參考,在支持公民維權(quán)、保存?zhèn)洳?、加?qiáng)親情維系、見(jiàn)證社會(huì)發(fā)展等方面具有不可替代的作用,仍需對(duì)其進(jìn)行短期或長(zhǎng)期地保存。因?yàn)樗鼈儙в须[私性,不便于假人之手管理,如果個(gè)體能具備一定的檔案意識(shí),將會(huì)在利用的時(shí)候駕輕就熟、受益匪淺。
個(gè)體在實(shí)踐過(guò)程中,已經(jīng)微弱地形成了一些私人檔案意識(shí),這些意識(shí)是需求、判斷、利用私人檔案的原始動(dòng)力,直接影響到個(gè)體私人檔案行為的效果。
(一)私人檔案形成過(guò)程中的記錄意識(shí)
私人檔案產(chǎn)生的最初目的就是為了輔助記憶,是人類記憶功能的延伸。它的形成過(guò)程本身就是一個(gè)記錄過(guò)程,比如學(xué)生上課做筆記,人們用筆和紙隨手記錄一些注意事項(xiàng)。這種記錄意識(shí)蘊(yùn)藏于檔案的形成過(guò)程之中,對(duì)人類的影響巨大。倘若沒(méi)有這種記錄意識(shí),由于日常事務(wù)的復(fù)雜性和人類記憶的有限性,長(zhǎng)此以往,人們?cè)S多已經(jīng)完成的活動(dòng)就會(huì)被遺忘殆盡。
(二)私人檔案形成后的保存?zhèn)洳橐庾R(shí)
人們大多認(rèn)識(shí)到,需要將已經(jīng)形成的私人檔案保存起來(lái),以供日后憑證或參考,比如我們?nèi)粘OM(fèi)時(shí)經(jīng)常索要票據(jù)、保存發(fā)票及有關(guān)質(zhì)量保證書(shū),繳納水、電等各種費(fèi)用也經(jīng)常留存憑條,畢業(yè)證、學(xué)位證、房產(chǎn)證等更是作為財(cái)產(chǎn)認(rèn)真保護(hù)和留存。這種保存?zhèn)洳橐庾R(shí)和記錄意識(shí)是一脈相承的,目的都是便于日后的利用。
(三)私人檔案利用過(guò)程中的證明意識(shí)
憑證價(jià)值是檔案的重要價(jià)值之一,是檔案相比其他資料的不可取代性或優(yōu)越性所在。平常我們所說(shuō)的“口說(shuō)無(wú)憑、立字為據(jù)”,強(qiáng)調(diào)的就是檔案的憑證作用。越來(lái)越多的人已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案在利用過(guò)程中具有重要的證明價(jià)值,在維權(quán)、解決糾紛、爭(zhēng)取應(yīng)得利益時(shí)都注意將有關(guān)的材料攜帶齊全,以求問(wèn)題和糾紛得以順利解決。
盡管個(gè)體已經(jīng)具有一定的私人檔案意識(shí),這種意識(shí)的強(qiáng)弱因個(gè)體的社會(huì)地位、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)術(shù)素養(yǎng)等不同而存在著巨大的差異,有些個(gè)體甚至不具備任何檔案意識(shí)。再則,這種意識(shí)大多在零星的實(shí)踐過(guò)程中形成,缺乏一定的系統(tǒng)性和條理性,完備的檔案意識(shí)還需要具有保管的傳世意識(shí),定期整理、銷毀的意識(shí),對(duì)檔案進(jìn)行充分利用的意識(shí),等等。
自1988年1月1日開(kāi)始施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》,在第十六條中籠統(tǒng)地規(guī)定:“集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的,國(guó)家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施;必要時(shí),可以收購(gòu)或者征購(gòu)?!逼渲?,對(duì)私人檔案管理和保管的具體方法、措施缺乏明確的規(guī)定。學(xué)術(shù)界對(duì)私人檔案的管理措施等問(wèn)題也提出一些意見(jiàn)和想法,比如建立“私人檔案管理中心”“私人檔案館”或者讓檔案館代管私人檔案等。然而,私人檔案產(chǎn)生于個(gè)體或家庭的社會(huì)活動(dòng)中,又對(duì)個(gè)人或家庭的社會(huì)生活起著極大地作用,對(duì)它的管理更多地依靠平時(shí)的日常管理,而不是依賴讓檔案館或其他機(jī)構(gòu)代管?;谡麄€(gè)檔案工作包括收集、整理、鑒定等八個(gè)環(huán)節(jié),個(gè)體對(duì)私人檔案的系統(tǒng)管理及個(gè)體需要具備的檔案意識(shí)同樣需要兼顧以下多個(gè)方面:
(一)全面收集的意識(shí)
私人檔案的全面收集,可以采用隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合的方式。對(duì)于諸如便簽類、票據(jù)類等材料要隨時(shí)收集,防止事后因隨手放置而散失;而對(duì)于那些階段性的日記、學(xué)習(xí)筆記、賬簿等材料可以定期收集,等記載這些材料的本子用完之后再封存,或者等某門課程結(jié)束、抑或等該年度過(guò)完再收集,這樣,就能充分利用日記、筆記等紙張資源,保持檔案在內(nèi)容和時(shí)間上的聯(lián)系。
(二)合理整理的意識(shí)
一般來(lái)講,私人檔案的整理要注意以下兩個(gè)問(wèn)題:首先,不同載體的材料要分開(kāi)整理。私人檔案按其載體不同,可以大致分為紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)的私人檔案大多是以紙張為載體的檔案,在此紙張涵蓋的范圍比較廣泛,涉及所有機(jī)械紙和手工紙制成品,也包括身份證、駕駛證等特殊材質(zhì)的證件。非紙質(zhì)的私人檔案是相對(duì)而言的,這類檔案有工作照、生活照、結(jié)婚照等照片檔案,以及在各個(gè)慶典、聚會(huì)娛樂(lè)、旅游觀光等活動(dòng)中形成的錄像帶、錄音帶、光盤等,還有在計(jì)算機(jī)上使用和傳輸?shù)碾娮游臋n或視頻文件。由于兩種檔案在保管和利用方式上存在著不同,故將其分開(kāi)整理。
其次,同一載體材料的私人檔案先按問(wèn)題分類,屬于同一問(wèn)題的再按照檔案的重要程度區(qū)分出保管期限,同一保管期限的檔案再根據(jù)時(shí)間先后進(jìn)行排列,也就是說(shuō)采用問(wèn)題——保管期限——時(shí)間這種復(fù)式分類法。原本,這種分類法適用于已經(jīng)成為歷史的撤銷機(jī)構(gòu),且能夠避免排架預(yù)留太多空間。而對(duì)于私人檔案來(lái)說(shuō),它卻更便于對(duì)私人檔案的利用。擁有者根據(jù)檔案內(nèi)容歸納、概括幾個(gè)問(wèn)題,使具有共同內(nèi)容的檔案得以集中,較好地保持檔案在內(nèi)容上的聯(lián)系。屬于同一問(wèn)題的私人檔案,通過(guò)全面分析它的重要程度和對(duì)它的利用需求,確定對(duì)其進(jìn)行永久、長(zhǎng)期或短期地保管,同時(shí)也為以后的清理工作打下基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)問(wèn)題和保管期限區(qū)分后的檔案,再按照時(shí)間先后進(jìn)行排列也就保持了這些檔案在時(shí)間上的聯(lián)系。由于私人檔案內(nèi)容涵蓋的問(wèn)題和檔案數(shù)量一般比較少,如果先按照時(shí)間——一般指年度進(jìn)行分類,必然需要根據(jù)內(nèi)容涉及的多個(gè)年度準(zhǔn)備多個(gè)架格或包裝袋,且不便于根據(jù)主題最快地查找到所需要的檔案??傊?,對(duì)于私人檔案來(lái)說(shuō),采用問(wèn)題——保管期限——時(shí)間是最方便、實(shí)惠的。
(三)做好登記工作、以便快速檢索的意識(shí)
紙質(zhì)的私人檔案為了便于日后檢索、利用,要配有案卷目錄和詳細(xì)的文字說(shuō)明。應(yīng)該將屬于同一類的檔案裝在規(guī)格適合的袋子或盒子里保存,登記時(shí)以袋或盒為單位登記,并為所有的私人檔案編制總目錄,總目錄中要有袋(盒)順序號(hào)、總內(nèi)容題名、袋(盒)中涉及檔案的時(shí)間范圍等。同時(shí),袋或盒內(nèi)要有卷內(nèi)目錄,要記載清楚袋(盒)內(nèi)檔案的序號(hào)、檔案名稱和內(nèi)容、形成日期等。
對(duì)于非紙質(zhì)的私人檔案,同樣要做好登記工作:沖洗出來(lái)的照片檔案要求照片和文字說(shuō)明齊全完整,應(yīng)按年、月、日結(jié)合活動(dòng)地、活動(dòng)內(nèi)容、人物來(lái)命名;磁帶、磁盤類檔案也要配有登記表和文字說(shuō)明等材料,標(biāo)明該類檔案的活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容及參與人物等。不過(guò)需要注意的是,照片、錄音、錄像、磁帶、光盤類檔案的文字說(shuō)明,不能用筆直接標(biāo)記在檔案上,可用標(biāo)簽貼在封套上。
(四)長(zhǎng)久保管的意識(shí)
為了長(zhǎng)期保存利用價(jià)值很大的私人檔案,掌握合理的保管方法也是比較重要的。對(duì)于公共檔案的保護(hù),國(guó)家有許多詳細(xì)而專門的規(guī)定。盡管私人不具備檔案保管所需要的溫濕度條件,比如《照片檔案管理規(guī)范》規(guī)定保存照片庫(kù)房的溫度范圍是13-15℃,相對(duì)濕度范圍是35-45%;錄音錄像磁帶光盤類檔案為了避免受到溫度和濕度的影響而變形或變質(zhì),庫(kù)內(nèi)溫度應(yīng)該控制在15-25℃,相對(duì)濕度控制在45-60%。但是,有些方法還是具有可操作性的,且對(duì)檔案的長(zhǎng)久保護(hù)十分有利。
根據(jù)檔案保管工作的要求,保存檔案要做到“八防”——防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜,這些要求對(duì)私人檔案同樣適用。有條件的家庭可設(shè)置專用家庭檔案柜,不具備這個(gè)條件的可以將他們裝在裝飾柜或書(shū)柜中,但不能和食品混裝,更不能隨處亂丟,這樣就能起到防水、防潮、防霉和防蟲(chóng)的作用。私人檔案同樣要防止強(qiáng)光,特別是紫外線的直接照射,還要定期清除設(shè)備上的積塵。如此,則可以將這些檔案裝在特制的袋(盒)內(nèi)保存,有必要的話,磁帶、照片袋外再套塑料袋封閉起來(lái)。
紙質(zhì)檔案切忌用訂書(shū)針裝訂或用漿糊粘成一疊,以免在保存過(guò)程中因訂書(shū)針吸潮生銹或因生蟲(chóng)而污損、蛀蝕檔案。打印出來(lái)的照片檔案應(yīng)保存在規(guī)范的裝具內(nèi),切忌將多張照片用盒子或袋子裝在一起,以免照片相互粘連,照片簿冊(cè)應(yīng)立放,不能堆積平放,以免底部照片受壓。錄音、錄像、磁帶、光盤類檔案還需要防磁防震,不要直接接觸永久磁鐵,放置磁帶檔案的處所周圍不要放置電源裝置、電視機(jī)、揚(yáng)聲器等,以免發(fā)生消磁現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)文檔可以采取備份和鏡像技術(shù),為防止信息丟失,可將其拷貝保存在安全的地方;私人計(jì)算機(jī)也可以采用加密技術(shù)和訪問(wèn)控制技術(shù)限制其為私人或少數(shù)人使用,或者采用信息偽裝技術(shù),為重要的私人文檔或視頻起個(gè)不起眼的名字。同時(shí),定期殺毒和安裝漏洞補(bǔ)丁也是保證計(jì)算機(jī)不受攻擊的重要手段。
(五)定期清理、銷毀的意識(shí)
私人檔案所有者還需要認(rèn)識(shí)到,并不是所有的私人檔案都應(yīng)該全部永久或長(zhǎng)期保存。由于形成于日常生活的私人檔案越積越多,數(shù)量龐大,給保管工作帶來(lái)很大的麻煩,同時(shí)也不便于快速地查找、利用,為了優(yōu)化所藏檔案和快速地檢索、利用,可以根據(jù)其重要程度劃定的大致保管期限,對(duì)于一些利用價(jià)值不大的檔案進(jìn)行定期清理和銷毀。
出于保護(hù)隱私的需要,對(duì)于紙質(zhì)私人檔案,清理和銷毀可以采用撕毀、焚燒等方式進(jìn)行,而非紙質(zhì)的私人檔案要分情況進(jìn)行,照片檔案也可以采用焚燒方式,計(jì)算機(jī)文檔可以用物理刪除的方式,而錄音、錄像、磁帶、光盤類檔案則需要先格式化,然后剪斷、丟棄。
(六)充分利用的意識(shí)
利用是檔案工作的最終目的,也是檢驗(yàn)檔案整理成效和發(fā)揮檔案價(jià)值的根本途徑。對(duì)于私人檔案來(lái)說(shuō),利用僅僅局限于個(gè)體或家庭成員之間。根據(jù)利用的級(jí)別,可以分為初級(jí)利用和高級(jí)利用兩個(gè)層次。
初級(jí)利用是對(duì)私人檔案的普通利用,這種利用為大多數(shù)人所踐行,不受個(gè)體知識(shí)水平高低的制約,比如拿著購(gòu)物小票或正規(guī)發(fā)票去超市或商場(chǎng)退換貨物、復(fù)印各種證件資料辦理一些事務(wù),等等。初級(jí)利用不僅利用檔案包含的內(nèi)容信息,對(duì)其外形特征的真實(shí)性和客觀性也有所依賴。高級(jí)利用是指利用私人檔案進(jìn)行科研、創(chuàng)作,實(shí)現(xiàn)知識(shí)的再生產(chǎn)或再創(chuàng)造,這種利用主要是利用其中的內(nèi)容信息,且為高知識(shí)水平的個(gè)體所獨(dú)有,比如個(gè)體利用平日積累的筆記寫(xiě)成論文或?qū)V?,抑或根?jù)平日掌握的素材構(gòu)建新的知識(shí)體系。
私人檔案的管理和完善,依賴于全社會(huì)私人檔案意識(shí)的提高。然而,真正具有檔案意識(shí)的個(gè)體恐怕鳳毛麟角,這也是社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、對(duì)檔案了解不夠的體現(xiàn)。何以如此?一直以來(lái),檔案專業(yè)都屬于冷專業(yè),檔案部門是不少人眼中的小部門,大家對(duì)此早就習(xí)以為常,得過(guò)且過(guò)逐漸成為一種常態(tài)。同其他專業(yè)和部門相比,檔案專業(yè)和檔案部門對(duì)社會(huì)的關(guān)注明顯不夠,很難想象,一個(gè)對(duì)社會(huì)缺乏關(guān)注的行業(yè)能夠讓社會(huì)有所掛心。要想改變這種局面,就需要檔案專業(yè)或檔案部門主動(dòng)從幕后走向前臺(tái),充分發(fā)揮對(duì)社會(huì)的價(jià)值。同時(shí),也需要國(guó)家盡快加強(qiáng)私人檔案方面的立法,對(duì)個(gè)體的私人檔案行為進(jìn)行保護(hù)和約束。
(一)檔案專業(yè)在課程設(shè)置上的改進(jìn)
很多大學(xué)生都表示上了大學(xué),讀了幾年書(shū)仍不知道自己學(xué)了什么。這種現(xiàn)象,跟老師所講知識(shí)比較空洞、抽象有關(guān)。如果能夠在平時(shí)讓學(xué)生對(duì)所學(xué)知識(shí)有個(gè)切實(shí)的利用,則會(huì)改變這種局面。檔案學(xué)專業(yè)被納入高等教育體系之后,大量的教師、本科生、研究生成了檔案管理學(xué)習(xí)和研究的主力軍。如果檔案專業(yè)在相關(guān)課程中加入一些有關(guān)私人檔案管理的章節(jié),比如在檔案管理學(xué)課程中加入對(duì)私人檔案進(jìn)行收集、整理的方法,在檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)課程中加入私人對(duì)各類檔案進(jìn)行保存、保管切實(shí)可行的注意事項(xiàng)等,教導(dǎo)學(xué)生在日常生活中就注意培養(yǎng)自己的檔案意識(shí),而不是一味地講授一些與將來(lái)要從事的職業(yè)相關(guān)的知識(shí)——因?yàn)楹芏鄬W(xué)生在擇業(yè)時(shí)并不一定進(jìn)入檔案行業(yè)。如此,學(xué)生平時(shí)所學(xué)的檔案知識(shí)和所培養(yǎng)的檔案意識(shí)能夠讓他終身受益,也是檔案教學(xué)的最大成功。
師資力量充足的檔案專業(yè)還可以在全校開(kāi)設(shè)檔案管理方面的公開(kāi)課,為學(xué)生講授有關(guān)檔案和檔案管理的基本知識(shí),比如檔案的范圍、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、私人檔案的收集、整理方法等,并結(jié)合學(xué)校檔案館所藏談?wù)勁e辦校史展覽、學(xué)科領(lǐng)頭人物或優(yōu)秀學(xué)人介紹等發(fā)揮檔案價(jià)值的案例。
(二)檔案部門加強(qiáng)與社會(huì)的互動(dòng)
目前,檔案部門對(duì)私人檔案的認(rèn)識(shí)還不夠廣泛,對(duì)私人檔案的管理活動(dòng)主要停留在名人檔案的收藏上,而對(duì)普通民眾的私人檔案重視不夠。如此,必將影響私人檔案社會(huì)化管理的實(shí)踐進(jìn)程。
檔案工作者要與社會(huì)進(jìn)行良好的互動(dòng),了解他們想要知道什么,想得到什么,并積極做出回應(yīng),還應(yīng)主動(dòng)地通過(guò)舉辦檔案展覽、檔案宣傳日、檔案進(jìn)社區(qū)等活動(dòng),或者通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)日志、微博等,加強(qiáng)宣傳、普及、發(fā)布私人檔案管理和保管方面知識(shí),讓私人檔案的所有者意識(shí)到檔案管理和保管的重要性和價(jià)值所在,并采取一些行之有效的措施對(duì)私人檔案進(jìn)行日常管理。檔案工作者還要認(rèn)識(shí)到私人檔案無(wú)論歸誰(shuí)所有,都是國(guó)家檔案資源的一部分,各地、各級(jí)檔案館有責(zé)任和義務(wù)通過(guò)各種渠道保護(hù)本地的私人檔案資源,由于檔案所有者的保管條件和技術(shù)的缺乏,很容易對(duì)私人檔案造成某些本可避免的損壞,造成社會(huì)資源的流失,盡可能地保護(hù)已發(fā)現(xiàn)的私人檔案,是每個(gè)檔案工作者應(yīng)盡的社會(huì)責(zé)任。
(三)國(guó)家加快私人檔案的立法進(jìn)程
對(duì)于國(guó)家而言,僅從檔案館的檔案或文字資料中無(wú)法窺見(jiàn)社會(huì)生活的全貌,尤其是無(wú)法知曉廣大民眾的日常生活,而那些反映民眾日常生活、社會(huì)習(xí)俗、行為方式、價(jià)值觀念的私人檔案則是城市記憶和國(guó)家記憶不可或缺的組成部分。然而,長(zhǎng)期以來(lái),我國(guó)私人檔案一直被視為國(guó)家檔案資源規(guī)劃中的非主流資源,私人檔案立法缺位,沒(méi)有專門針對(duì)私人檔案管理的條款,其他的法規(guī)條例等也甚少涉及。
對(duì)私人檔案的立法很有必要,它將有利于私人檔案工作的健康發(fā)展、私人檔案資源的保護(hù)與利用、整個(gè)社會(huì)檔案資源的合理配置與均衡協(xié)調(diào)發(fā)展、私人財(cái)產(chǎn)和私人檔案所有權(quán)人權(quán)益的全面保護(hù)。所以,立法要確認(rèn)私人檔案的定義與范圍、明確私人檔案所有權(quán)歸屬、明確國(guó)家檔案行政管理部門對(duì)私人檔案的宏觀管理職能、建立私人檔案的登記申報(bào)和保管報(bào)告制度等,要讓個(gè)體知道私人檔案的重要性,以及所享受的權(quán)利和要承擔(dān)的責(zé)任。
總之,私人檔案對(duì)個(gè)體或家庭的生活和學(xué)習(xí)具有重要的作用,很多人已經(jīng)初步形成一定的私人檔案意識(shí),然而這種意識(shí)比較微弱、缺乏系統(tǒng)性,為此就需要檔案專業(yè)和檔案部門從幕后走向前臺(tái),發(fā)揮對(duì)社會(huì)的積極引導(dǎo)作用,也需要國(guó)家盡快制定私人檔案方面的立法,對(duì)個(gè)體的私人檔案行為進(jìn)行保護(hù)和約束。相信在不久的將來(lái),私人檔案作為國(guó)家檔案資源的重要組成部分,能夠在社會(huì)上引起足夠的重視,并得到充分地利用。
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(作者單位: 鄭州市檔案館 / 山東大學(xué)歷史文化學(xué)院)