論檔案信息化管理建設(shè)工作

文/王秀慧

論檔案信息化管理建設(shè)工作

文/王秀慧

檔案信息化建設(shè)必須經(jīng)歷吸收、引進(jìn)、消化、滲透、移植等手段，充實(shí)與強(qiáng)化檔案學(xué)科自身的內(nèi)涵，合理運(yùn)用科技學(xué)、創(chuàng)造學(xué)等學(xué)科成果，解決檔案學(xué)理論的熱點(diǎn)、難點(diǎn)與焦點(diǎn)等新課題、新問題。引進(jìn)、利用先進(jìn)的科學(xué)理論與管理手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用、辦公室自動(dòng)化條件下文書、檔案一體化，計(jì)算機(jī)管理聯(lián)網(wǎng)信息化等問題，同時(shí)還要解決電子文件條件下的檔案定義、卷宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質(zhì)等基本理論與操控問題

檔案管理部門目前正面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)，特別是高新科技和知識(shí)應(yīng)用的挑戰(zhàn)。我國建立在過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上的管理方式和長期經(jīng)驗(yàn)式管理模式，目前在全國大多數(shù)地區(qū)還能看到，依然是手工操作，信息化科技應(yīng)用不高，管理體制與模式，理論與實(shí)踐等方面一系列工作中存在許多不相適應(yīng)之處。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理有利于逐步建立起點(diǎn)對(duì)點(diǎn)服務(wù)、網(wǎng)上咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢等新型利用服務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)高效率、多途徑、寬渠道、全方位的主動(dòng)地服務(wù)模式。通過對(duì)檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網(wǎng)聯(lián)接與共享,滿足對(duì)檔案使用者快捷、精確、高效、實(shí)用地需求。

一、檔案信息化的現(xiàn)狀

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案類別較多，很多醫(yī)療檔案會(huì)成為以后的教學(xué)學(xué)案、醫(yī)學(xué)交流/研究的學(xué)案…截止目前，醫(yī)院的檔案管理部門在檔案管理與信息化建設(shè)中還存在以下問題：

1、檔案信息化軟件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，沒有通用性。各地醫(yī)療檔案管理機(jī)構(gòu)使用的電腦管理軟件不一，五花八門屬各地各行業(yè)自行開發(fā)或認(rèn)購，軟件相互不通用；目前，我省還沒有建立一個(gè)大型數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，也無法達(dá)到直接查詢目錄、讀取檔案的操控系統(tǒng)，所以就不能利用電腦充分完成信息化管理工作；檔案信息化建設(shè)內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，導(dǎo)致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，檔案信息化建設(shè)規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性比較差，造成了極大的人力、物力的浪費(fèi)。更重要的是不能快捷地收發(fā)信息、編輯成果，這制約了檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。

2、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息化管理基本工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確化是基本條件。出于種種原因，大多館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息化工作良性發(fā)展。

3、因?yàn)殡娮訖n案在管理的過程中比較復(fù)雜，而且還要有一定的專業(yè)知識(shí)來支撐，在長時(shí)間管理工作中才能有好的效果呈現(xiàn)，這就讓很多檔案管理人員對(duì)于電子檔案的管理失去了信心，當(dāng)然也就不主動(dòng)承擔(dān)電子檔案的管理工作了，從而對(duì)電子檔案沒有樹立起較強(qiáng)的工作意識(shí)。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序、標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，造成越來越多的歸檔“文件資料”都是保存于電子硬盤或光盤里，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

4、檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”素質(zhì)有待提高，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，首先要有現(xiàn)代化的管理人員，而且具有較高的知識(shí)層次和電腦先進(jìn)操控技術(shù)水平，不能僅滿足一般的電腦操作。從目前了解的情況，許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代高科技復(fù)合人才，一些有豐富紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員在管理理論基礎(chǔ)、館藏原則、管理方法和技術(shù)上已熟門熟路，但對(duì)電腦、應(yīng)用軟件、信息存儲(chǔ)、電子檢索、發(fā)布信息等技術(shù)“一竅不通”，而年輕、掌握電腦知識(shí)的檔案管理人員卻僅僅懂得信息化建設(shè)所需的技術(shù)，對(duì)檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。各別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作還不夠重視，存在對(duì)檔案工作人、財(cái)、物的投入不夠。盡管一些醫(yī)院引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，導(dǎo)致檔案信息化管理的應(yīng)用成果不明顯。

二、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)和優(yōu)勢(shì)

1、無紙化辦公的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、督辦、歸檔等運(yùn)作過程在電腦和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須用電腦讀取文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以電腦讀取形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。在檔案形式與載體上，不再單單采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，而是進(jìn)一步多樣化發(fā)展，以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理載體為核心，不斷發(fā)展，不斷完善。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去偽存真”的“甄別”過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，才能為用戶提供快捷、準(zhǔn)確、完善的服務(wù)。

2、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，各類的信息資源是相對(duì)獨(dú)立的，缺少一定的關(guān)聯(lián)性，但信息化的檔案，是在自動(dòng)化的管理技術(shù)上完成檔案管理與文書、圖書、報(bào)刊、圖片等信息資源的結(jié)合，以一體化的管理手段，把醫(yī)院內(nèi)部的所有信息資源連成一片，形成一個(gè)完整、科學(xué)的內(nèi)部信息資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以便于使用者更有效地進(jìn)行信息的存取與利用，提高醫(yī)院內(nèi)部檔案信息的利用效率。

3、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。再次編輯、整理檔案資料時(shí)，可充分利用和發(fā)揮電腦的潛能，提高利用率和工作效率，縮短二次編輯、整理檔案資料的加工時(shí)間。突破“慢工出細(xì)活”的手工工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)、編輯、整理檔案資料的時(shí)長，造成信息再次失效或嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息化建設(shè)，可一次投入，多次產(chǎn)出，電子版可多次拷貝，快速傳遞，能拓寬服務(wù)范圍，增強(qiáng)社會(huì)影響力，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，而手工編輯信息無法改變這些現(xiàn)象。

4、檔案信息化建設(shè)，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。我國雖然在尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的科技信息、勞務(wù)信息、教育信息電子化，為以后檔案信息化建設(shè)與國際接軌打下基礎(chǔ)。

三、檔案信息化管理建設(shè)有效措施

檔案信息化管理建設(shè)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，內(nèi)部與外部的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，軟件系統(tǒng)及體系建設(shè)，系統(tǒng)技術(shù)支持、安全保障…等建設(shè)項(xiàng)目，是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性工程。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作牽涉到醫(yī)院的方方面面工作，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、漸進(jìn)的、長期的過程，它的整體性和協(xié)調(diào)性是非常重要的，沒有醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)的重視、參與、協(xié)調(diào)和督查就不可能無遺漏地安排和落實(shí)。因此，醫(yī)院檔案工作信息化建設(shè)必須堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一建設(shè)，破舊立新，逐步形成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系，才能推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。

1、檔案人員要樹立正確的工作意識(shí)。檔案信息化管理是一個(gè)全面、長時(shí)間而且特別細(xì)致的工作，它要求檔案管理人員從主觀認(rèn)識(shí)、思想重視、持有正確對(duì)待的態(tài)度參加到其中。它的管理意識(shí)、管理形態(tài)、管理設(shè)施和檔案管理人員的水平等等都對(duì)檔案信息化管理有著十分重要的作用。

2、提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和自身學(xué)習(xí)。檔案信息化管理工作的發(fā)展和變化對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求，新時(shí)期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識(shí)，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和自身綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的"檔案保管者"變?yōu)?檔案信息管理者"。

3、完善內(nèi)部管理制度，做好目標(biāo)工作責(zé)任制，責(zé)任到人。這就要求檔案管理人員將本單位形成的電子文件的收集、保管等工作納入自己崗位職責(zé)范圍，并落實(shí)到人。更要保證本單位產(chǎn)生的電子文件真實(shí)、完整、安全地保存，并適時(shí)通過醫(yī)院計(jì)算機(jī)信息化上的檔案管理系統(tǒng)上傳到檔案室的服務(wù)器，建立成檔案信息資料。

4、完善設(shè)備和檔案隊(duì)伍的建設(shè)。健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件及相關(guān)的設(shè)備，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制；必須要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來管理，這個(gè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)必須要引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的科技人才和管理人才，對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)重組，不斷提高管理人員的自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，促進(jìn)檔案信息化管理工作的發(fā)展。

（作者單位：陜西中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院）