縣級醫(yī)院檔案管理工作淺析

文/李靜

縣級醫(yī)院檔案管理工作淺析

文/李靜

檔案管理在醫(yī)院各項工作中盡管不是主要業(yè)務(wù)，但也十分重要。在科技高速發(fā)展、信息時代的今天，如何利用現(xiàn)代科技手段管理好醫(yī)院檔案，更好地為醫(yī)院主要業(yè)務(wù)服務(wù)，是每個檔案管理工作應(yīng)該認真思考的問題

醫(yī)院的主要工作是救死扶傷，醫(yī)院管理的目標是不斷提高醫(yī)院醫(yī)療水平，為患者提供良好的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理及各項醫(yī)療衛(wèi)生活動形成的歷史資料，不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，而且也涉及醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、各種檢查圖文資料等等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。它既為醫(yī)院管理者進行科學決策提供參考和依據(jù)，也對提高醫(yī)院醫(yī)療水平，改進服務(wù)質(zhì)量，促進醫(yī)院全面現(xiàn)代化具有重要作用。特別是隨著醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院服務(wù)模式的變化，醫(yī)院檔案管理如何迅速適應(yīng)新形勢，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的科學規(guī)范化管理，提高醫(yī)院檔案管理的水平，更好地服務(wù)主業(yè)顯得更為重要。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)是治病救人，檔案管理是為主業(yè)服務(wù)的部門。為此，許多醫(yī)院不重視檔案管理工作，特別是縣級等基層醫(yī)院在檔案管理方面存在不少問題。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，醫(yī)院所有檔案應(yīng)由醫(yī)院主管部門集中統(tǒng)一管理。但長期以來，大都由各部門分散保管，醫(yī)院檔案室僅保管文書檔案而已。這種檔案管理方法不僅不符合有關(guān)要求，也不利于科學管理。如在處理醫(yī)療事故，實行“舉證現(xiàn)任倒置”，涉及相關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度、醫(yī)療標準、技術(shù)常規(guī)、操作規(guī)程、資質(zhì)證明、病歷、設(shè)備使用、財務(wù)收費等方面。如果建立了統(tǒng)一科學的檔案，就可以綜合運用文書檔案、科技檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、特種載體檔案等。

1、管理機制不健全

隨著醫(yī)療事業(yè)的快速進步發(fā)展，醫(yī)院存在著文書、病歷、設(shè)備、人事等各種檔案，檔案管理的形式也呈現(xiàn)多樣化特點，檔案的內(nèi)涵和外延也都發(fā)生了變化，然而很多醫(yī)院，特別是縣級等基層醫(yī)院的管理模式仍不健全，檔案管理制度仍不夠規(guī)范，醫(yī)院大量檔案管理材料分散管理，在一個單位內(nèi)，多部門管理檔案。而且，缺乏相關(guān)規(guī)章制度制約，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準，這也導(dǎo)致了考核、監(jiān)管不力，甚至形同虛設(shè)，嚴重影響醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，檔案管理技術(shù)沒有跟上時代發(fā)展。

2、專業(yè)人才缺乏

檔案管理專業(yè)人才缺乏是制約基層醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要因素。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層醫(yī)院的檔案管理專業(yè)人員專業(yè)出身很少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷普遍偏低，特別是現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才更少。這與時代發(fā)展的要求懸殊較大，已不能滿足新形勢下的檔案事業(yè)的發(fā)展需求。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，往往重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，從而導(dǎo)致了不少檔案管理人員的思想觀念、管理水平落后，缺乏創(chuàng)新和活力，進而影響了醫(yī)院檔案管理水平的提升。

3、檔案管理硬件設(shè)施缺乏

隨著生活水平的提高，人們的保健意識明顯增強，特別是醫(yī)療保障制度的全面實施，醫(yī)院的就醫(yī)量大大增加，醫(yī)院各類檔案信息的采集量也隨之增加。然而現(xiàn)代醫(yī)院單位對醫(yī)院檔案管理設(shè)備方面的投入并沒有相應(yīng)增加，在許多醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。許多設(shè)備老舊、管理庫房不足等嚴重制約也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。尤其隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而檔案管理基本還采用手工收集、檢索，信息量小，這既不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，也降低了工作效率，與醫(yī)院整體信息化水平不相匹配。同時因存放時間過長、設(shè)施條件落后、醫(yī)院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會發(fā)生，并不滿足檔案局對檔案管理存放的要求。

二、對醫(yī)院檔案管理的建議

醫(yī)院一定要正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路，改進檔案管理的方法，應(yīng)對形勢的要求。

1、高度重視檔案管理工作，健全機制，完善制度

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理工作與提高醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平、擴大醫(yī)院規(guī)模等主要工作同步考慮，納入醫(yī)院管理的重要議程。要加強檔案法的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定切實可行的檔案管理制度。

同時，進一步健全檔案管理組織，建立科學的檔案管理體系，加強檔案管理監(jiān)管責任制，確保檔案管理每個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依，落到實處。要將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。要拓展檔案的歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集，落實專人收集。

2、提高檔案管理人員和醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)，推動檔案管理水平提升

人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實踐與操作，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍是關(guān)鍵所在。為此，要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學習等，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和知識水平。同時針對醫(yī)院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調(diào)查學習，不斷更新醫(yī)院檔案信息的新需求，探索總結(jié)適宜醫(yī)院檔案管理工作，進一步推進醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。要積極適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展需要，建立檔案管理人才梯隊，為檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

同時，加強病案的規(guī)范化建設(shè)。要加強對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高病案書寫規(guī)范化水平。檔案管理人員還要加強對影像及其他數(shù)字資料嘗試運用先進的管理手段，使檔案載體更加豐富多樣。要針對醫(yī)療檔案紙質(zhì)材料繁多、貯存困難等實際，建立電子病歷庫，以電子文本形式進行貯存、調(diào)閱，提高檔案工作效率。

3、加強檔案管理設(shè)備、設(shè)施建設(shè)，積極開發(fā)檔案資源

檔案管理信息化已成為檔案管理新常態(tài)。計算機等現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要手段。要提高檔案存放設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調(diào)等硬件設(shè)施的配備。要應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

同時，要樹立強烈的服務(wù)意識，發(fā)揮檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務(wù)功能。積極開發(fā)檔案資源，拓寬服務(wù)范圍，提升服務(wù)水平。工作人員要對信息進行開發(fā)，編寫各種專題，為醫(yī)務(wù)人員及患者提供多方面、有實效的信息。要及時收集檔案利用反饋信息，不斷改進檔案管理工作，努力滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，不斷提高檔案利用率。通過檔案資源開發(fā)為單位創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

總之，檔案管理是醫(yī)院一項重要工作，它關(guān)系醫(yī)院管理水平提升，關(guān)系能否更好地為醫(yī)務(wù)人員和患者服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，支持檔案管理工作。檔案管理人員要積極主動提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時，緊緊圍繞醫(yī)院需求，積極開發(fā)檔案資源，不斷探索有效、科學的檔案管理方法，進一步提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理對醫(yī)院決策的參考作用，努力提升醫(yī)院檔案管理的水平。

（作者單位：延安醫(yī)療集團總醫(yī)院宜川分院）