簡潔規(guī)范提高油站管理效率

□ 趙順本

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簡潔規(guī)范提高油站管理效率

□ 趙順本

山東石油高度重視加油站經(jīng)營管理工作，將其作為提高企業(yè)效益、提高客戶服務(wù)水平、提升企業(yè)形象的關(guān)鍵。近年來，他們結(jié)合信息化的發(fā)展，在提高加油站工作效率和管理水平上進行了有益的探索，提升了企業(yè)的核心競爭力。

深入剖析，找準(zhǔn)問題

山東石油結(jié)合實際認真研究，組織開展內(nèi)部挖潛、優(yōu)化整合、精簡用工，選定試點深入剖析加油站基層管理工作流程，挖掘出影響加油站工作效率的突出問題。

管理流程復(fù)雜，問題提報渠道不暢。加油站在日常工作中遇到各類問題均需上級管理部門協(xié)調(diào)解決，處理流程不明確，管理部門職責(zé)權(quán)限不清，加油站上級部門多頭管理，問題提報上級審批時沒有明確的路徑，部門之間相互推諉，工作效率低下，以致基層員工訴求得不到及時有效解決，直接影響加油站的整體管理水平。

使用的系統(tǒng)多且分散，手工勞動替代率不高。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，各業(yè)務(wù)層面均有不同的信息系統(tǒng)應(yīng)用，加油站常用的就有零售管理、加油卡、HSE、非油品等多個系統(tǒng)。信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)需求的同時也相應(yīng)帶來一些突出問題：系統(tǒng)應(yīng)用分散，部分功能重復(fù)，業(yè)務(wù)流程繁瑣，報表過多且重復(fù)填報，員工勞動強度大。

規(guī)范流程，解決問題

該公司首先對問題進行界定，組織有關(guān)部門共同梳理加油站各類常見問題，對問題進行固化和分類。共梳理出加油站各類問題近百項，劃分為經(jīng)營類、管理類、非信息類設(shè)備、信息類設(shè)備、設(shè)施類和非油品等6大類別常見問題。在此基礎(chǔ)上優(yōu)化和統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，明確相關(guān)管理部門職責(zé)和權(quán)限。共建立50個業(yè)務(wù)流程，以工作流的形式統(tǒng)一規(guī)范問題處理的流程。各市公司可根據(jù)本單位實際對流程節(jié)點進行設(shè)置，流程中各個節(jié)點均明確責(zé)任到具體人員。同時制定考核辦法，將問題處理與考核工作相結(jié)合，限定每個流程節(jié)點的辦理時效，超時將直接追究節(jié)點當(dāng)事人責(zé)任。

他們還組織各線條梳理基層需要填報的各類報表，能利用系統(tǒng)出表的不再要求手工填報。零售線條共取消21種手工賬表，20種賬表由手工填制改為電子化管理；非油品線條取消賬表4種；財務(wù)線條取消賬表4種。

公司將加油站在用的零管系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)、HSE、非油品系統(tǒng)等進行集成整合，打造為規(guī)范的加油站管理平臺，使用統(tǒng)一的身份認證，實現(xiàn)多個系統(tǒng)單點登錄功能，油站員工只需要登錄一次系統(tǒng)即可完成所有系統(tǒng)的日常應(yīng)用。通過該系統(tǒng)，加油站可以一鍵式提報常見問題，系統(tǒng)自動區(qū)分問題處理流程，流轉(zhuǎn)至相關(guān)人員節(jié)點進行處理。每個節(jié)點設(shè)置處理時間限制及消息提醒功能，實現(xiàn)了處理過程的全程監(jiān)控，并作為考核依據(jù)，確保問題得到及時處理。

閉環(huán)管理，成效顯著

山東石油通過建立統(tǒng)一的問題提報系統(tǒng)，構(gòu)建了多級便捷的快速響應(yīng)機制，結(jié)合公司管理制度及內(nèi)控要求對流程進行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，如非油品管理類的問題“門店運營－營銷－商品價格標(biāo)簽數(shù)量不足”，處理流程統(tǒng)一由便利店提報，經(jīng)片區(qū)（縣公司）管理員審核、市公司非油品管理員審核、市公司非油品部門主任審批、市公司非油品管理員處理。從根本上解決了基層問題上報及解決渠道不統(tǒng)一、重復(fù)提報和多渠道提報等問題，提高了加油站快速解決問題的能力和效率。

從問題提報到問題解決形成閉環(huán)管理，利用平臺設(shè)置的跟蹤提醒和監(jiān)控功能，與辦公自動化系統(tǒng)集成，實時并清楚掌握相關(guān)的公文狀態(tài)和辦理意見，實現(xiàn)跨平臺、全過程的跟蹤和監(jiān)控。同時，利用系統(tǒng)自動記錄的“到達時間”“停留時間”“節(jié)點時效”等字段信息，以指標(biāo)量化的方式對公司各級管理部門進行有效的雙向考核，改變了以往對工作的考評只能定性評價無法量化考核的局面。

（作者單位：山東石油）