加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案收集工作的實(shí)踐要?jiǎng)?wù)

俞桂忠/浙江省檔案局

為加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案的完整與安全，發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)規(guī)定，結(jié)合浙江實(shí)際，省人民政府于2005年4月1日審議通過了《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。隨著《辦法》的頒布實(shí)施，自全省各級(jí)檔案部門不斷增強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作重要性、緊迫性的認(rèn)識(shí)，按照《辦法》的有關(guān)規(guī)定，逐步將重大活動(dòng)檔案管理納入有序推進(jìn)的軌道。第八屆全國殘疾人運(yùn)動(dòng)會(huì)、烏鎮(zhèn)世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)、G20杭州峰會(huì)等一系列重大活動(dòng)在浙江的成功舉辦，使浙江各級(jí)檔案部門在實(shí)戰(zhàn)練兵中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。近年來，浙江省檔案館高度重視“三重一特”檔案資源的收集，把重大活動(dòng)檔案的收集放在了資源建設(shè)的重要位置，扎實(shí)開展相關(guān)工作，取得了較好的工作成效。

1 項(xiàng)目推進(jìn)，系統(tǒng)收集重大活動(dòng)檔案

重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)過程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。重大活動(dòng)尤其是國家級(jí)、國際級(jí)的重大活動(dòng)，其組織與實(shí)施的籌備期往往較長(zhǎng)，重大活動(dòng)檔案管理工作必須盡早謀劃、及時(shí)推進(jìn)。重大活動(dòng)往往涉及面廣、參與部門眾多，因此宜采用項(xiàng)目推進(jìn)方式開展相關(guān)工作。在項(xiàng)目實(shí)施中，要制定工作方案，明確目標(biāo)任務(wù)，落實(shí)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，并按程序組織開展招投標(biāo)和簽訂協(xié)議。如在開展G20杭州峰會(huì)期間，我們實(shí)施了“杭州備戰(zhàn)G20峰會(huì)影像檔案專題數(shù)據(jù)庫”建設(shè)項(xiàng)目，有序開展項(xiàng)目運(yùn)作，與項(xiàng)目承接方密切合作，取得明顯的工作成效。到2016年11月底，建成包括1萬余張數(shù)字照片、1千分鐘視頻以及一定實(shí)物的峰會(huì)專題數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容涉及G20杭州峰會(huì)籌備期間環(huán)境、建筑物、重要交通設(shè)施、服務(wù)G20杭州峰會(huì)的重要事件和會(huì)議期間相關(guān)活動(dòng)及“后峰會(huì)期”有關(guān)變化等，系統(tǒng)收集了大量G20杭州峰會(huì)檔案資料。

2 以民為本，多方征集重大活動(dòng)檔案

重大活動(dòng)往往具有階段性、歷史性、群團(tuán)性等特點(diǎn)，群眾的支持和民眾的擁護(hù)，會(huì)以各種形式表現(xiàn)出來。開展重大活動(dòng)檔案管理工作，必須密切關(guān)注和真實(shí)記錄民間服務(wù)重大活動(dòng)的情況。例如，為迎接G20杭州峰會(huì)，杭州各行各業(yè)全力服務(wù)、百姓積極參與的過程和細(xì)節(jié)就需要記錄下來，這是檔案人的職責(zé)所在。

今年9月，省檔案局向廣大市民發(fā)起了“我與G20”檔案征集倡議活動(dòng)，動(dòng)員服務(wù)G20峰會(huì)的杭州市民一同踏上追憶、記憶之旅。征集內(nèi)容為：一組照片、一段視頻、一件實(shí)物，以個(gè)人名義建立一個(gè)專屬于市民的“我與G20”寶盒，“我與G20”寶盒一旦被認(rèn)可將被永久珍藏在省檔案館?！耙唤M照片”，可以是志愿者服務(wù)的一組影像，G20召開前后城市環(huán)境或建筑物的變化，服務(wù)G20的溫馨合影；“一段視頻”，可以是服務(wù)歷程、服務(wù)事跡片段等；“一件實(shí)物”，可以是書畫作品、紀(jì)念獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念冊(cè)、紀(jì)念幣、筆記、書信、簽名本、留言本、工藝品等。

3 服務(wù)大局，主動(dòng)形成重大活動(dòng)檔案

圍繞中心、服務(wù)大局，是檔案工作的職責(zé)所在。在精準(zhǔn)服務(wù)中心工作中彰顯檔案魅力，是省檔案局的工作目標(biāo)之一。為服務(wù)“浙商大會(huì)”的召開，省檔案局開展“鄉(xiāng)音的呼喚”“珍藏知名浙商夢(mèng)想”等一系列活動(dòng)；為服務(wù)“五水共治”，以寧海縣檔案局為試點(diǎn)單位，開展了口述建檔工作，邀請(qǐng)寧海縣委縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、普通百姓參與采訪錄制，對(duì)原生態(tài)的影像、文字、圖片進(jìn)行梳理與總結(jié)，形成“五水共治”口述聲像檔案，整理口述文字材料，制作微視檔宣傳片，這些檔案資料都是檔案部門在服務(wù)大局中主動(dòng)形成的，充分體現(xiàn)了檔案部門的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。

在新形勢(shì)下，進(jìn)一步加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案收集工作，不僅是貫徹落實(shí)《辦法》的客觀需要，也是檔案部門加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的內(nèi)在需要。全省各級(jí)檔案部門要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，針對(duì)新形勢(shì)、新問題采取新的工作舉措，除了加大體制內(nèi)重大活動(dòng)檔案定期接收工作的力度外，還要變被動(dòng)“收”為主動(dòng)“建”，大力開發(fā)利用重大活動(dòng)檔案，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。