航天檔案數(shù)字化前鑒定工作探討

趙紅雨/航天檔案館

航天檔案是航天科技工業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，是航天科技工業(yè)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、管理與科研生產(chǎn)的重要憑證與依據(jù)，也是航天科技工業(yè)不可或缺的信息資源和重要資產(chǎn)。確保航天檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，對(duì)于維護(hù)國(guó)家利益和航天科技工業(yè)合法權(quán)益、提高航天科技工業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值等，都具有重要作用。

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》明確要求：“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施嚴(yán)防數(shù)字化過(guò)程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定?！边@是針對(duì)檔案部門開展檔案數(shù)字化工作提出的一項(xiàng)富有遠(yuǎn)見的戰(zhàn)略要求。

檔案數(shù)字化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)等管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲(chǔ)的數(shù)字化、檔案信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息資源傳遞的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案數(shù)字化利用的過(guò)程。檔案數(shù)字化前鑒定指在對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之前開展的一系列鑒定工作，是按照有關(guān)原則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度對(duì)檔案自身價(jià)值、珍貴程度、載體狀況及其利用需求進(jìn)行鑒別和判斷，以確定數(shù)字化的范圍，并依據(jù)鑒定結(jié)果對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)行分級(jí)管理，是檔案數(shù)字化工作的重要基礎(chǔ)和重要工作環(huán)節(jié)。

1 檔案數(shù)字化前鑒定的原則

一是精簡(jiǎn)原則。精簡(jiǎn)原則指需要數(shù)字化的館藏檔案必須經(jīng)過(guò)精簡(jiǎn)處理再數(shù)字化，既不能不加甄別全部數(shù)字化，也不能無(wú)序數(shù)字化。以航天檔案館為例，在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中，我館形成了數(shù)量龐雜、門類豐富的檔案資料，按照精簡(jiǎn)原則開展檔案鑒定，既要剔除內(nèi)容重復(fù)的檔案，也要明確應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化的檔案，如利用需求迫切和利用頻繁的檔案、具有重要價(jià)值的檔案、年代久遠(yuǎn)或保存現(xiàn)狀不容樂觀的檔案，等等。按照精簡(jiǎn)原則進(jìn)行檔案鑒定，既能準(zhǔn)確反映航天科技工業(yè)的工作面貌，也能實(shí)現(xiàn)工作的節(jié)約化與集約化。

二是完整原則。完整原則指數(shù)字化后的檔案應(yīng)保持系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性與全面性，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化前鑒定時(shí)，要確保檔案資源結(jié)構(gòu)盡可能趨于合理，并力求保持時(shí)間上的連續(xù)性、形式上的完整性以及內(nèi)容上的多樣性。

2 當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題

2.1 工作流程不完善、不合理

目前，航天檔案數(shù)字化前鑒定工作以“利用為先，急用先行”為原則，即優(yōu)先對(duì)利用率較高的檔案進(jìn)行鑒定，如優(yōu)先對(duì)文書檔案門類進(jìn)行鑒定；優(yōu)先對(duì)急用的檔案進(jìn)行鑒定，如結(jié)合航天事業(yè)紀(jì)念日，優(yōu)先對(duì)部分年鑒、大事記等急用檔案進(jìn)行鑒定。目前，航天檔案館檔案數(shù)字化前鑒定的工作流程還不夠完善，工作中經(jīng)常出現(xiàn)鑒定不準(zhǔn)確、鑒定時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、鑒定結(jié)果不佳等現(xiàn)象，影響整個(gè)工作進(jìn)展速度和鑒定效果。

2.2 缺乏專門人才

航天檔案館館藏航天檔案的時(shí)間跨度為60余年，檔案數(shù)量非常龐大，檔案涉及文書、經(jīng)營(yíng)、會(huì)計(jì)、科研、質(zhì)量、基建、設(shè)備儀器、特殊載體等多個(gè)門類，工作人員對(duì)這些檔案進(jìn)行數(shù)字化前鑒定時(shí)，需要具備豐富的檔案工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)技能，還需要具備科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等方面的專業(yè)知識(shí)，唯此才能準(zhǔn)確、快速地對(duì)檔案做出鑒定。然而，目前我館現(xiàn)有檔案人員不具備這種能力。

2.3 缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)

完善的工作標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)工作規(guī)范化、確保工作質(zhì)量的重要保障，但航天檔案數(shù)字化前鑒定缺乏相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，由此造成的后果是，開展工作的主觀性較強(qiáng)，此外囿于工作人員的立場(chǎng)、知識(shí)、認(rèn)知水平、專業(yè)水準(zhǔn)等不盡相同，且專業(yè)水準(zhǔn)普遍低下，鑒定工作存在很大的不確定因素，工作成效不盡如人意。

3 解決問(wèn)題的方法

3.1 完善工作流程

一是準(zhǔn)備階段。準(zhǔn)備階段是做好航天檔案數(shù)字化前鑒定工作的基礎(chǔ)，主要包括以下方面：首先，成立鑒定機(jī)構(gòu)并組織工作小組，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化前鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)，在組織上和人員上予以充分保證。其次，制定并明確工作職責(zé)，做到責(zé)任清晰明確、相關(guān)責(zé)任人各司其職，確保通力完成鑒定工作。再次，制定鑒定工作細(xì)則，在充分掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和館藏資源相關(guān)情況的基礎(chǔ)上，制定檔案數(shù)字化前鑒定細(xì)則，作為開展鑒定工作和進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收的依據(jù)，同時(shí)要提升鑒定人員的規(guī)則意識(shí)，確保按照細(xì)則要求開展工作。需要注意的是，細(xì)則要包含相應(yīng)條款來(lái)約束鑒定工作人員，以保障工作的規(guī)范性。

二是實(shí)施階段。在實(shí)施階段，鑒定工作小組成員按照鑒定工作職責(zé)和工作細(xì)則對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保工作客觀、公正、準(zhǔn)確。就準(zhǔn)確性來(lái)說(shuō)，在工作中小組成員如遇把握不準(zhǔn)的情況時(shí)，應(yīng)共同分析研究、謹(jǐn)慎把關(guān)定奪，確保鑒定工作的準(zhǔn)確性。在完成階段性的工作任務(wù)之后，小組成員可對(duì)工作成果進(jìn)行交叉互檢，以減少差錯(cuò)率，確保鑒定工作成效。在全部工作完成之后，工作小組組長(zhǎng)應(yīng)對(duì)小組成員的鑒定質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，可采用重點(diǎn)抽查法進(jìn)行檢查。

三是驗(yàn)收階段。工作結(jié)束后進(jìn)行驗(yàn)收，能夠有效對(duì)工作結(jié)果進(jìn)行把關(guān)。應(yīng)成立驗(yàn)收工作組專門負(fù)責(zé)工作驗(yàn)收，驗(yàn)收工作組可由鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組及其他相關(guān)專家組成，采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、重點(diǎn)抽查、質(zhì)量驗(yàn)證等方式進(jìn)行驗(yàn)收、把關(guān)，并出具驗(yàn)收意見。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)

檔案數(shù)字化前鑒定工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性與綜合性，對(duì)于檔案數(shù)字化工作的整個(gè)過(guò)程具有舉足輕重的作用，因此必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)。這里的培訓(xùn)包括兩個(gè)層面：一是引進(jìn)專業(yè)人員，既要引進(jìn)檔案工作人員，也要引進(jìn)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等方面的人員，確保人員結(jié)構(gòu)合理。二是強(qiáng)化人員培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)于檔案工作人員，應(yīng)為他們提供其他相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的培訓(xùn)；對(duì)于非檔案專業(yè)的人員，應(yīng)為他們提供檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，要建立人才“走出去”機(jī)制，定期組織業(yè)務(wù)人員赴兄弟單位學(xué)習(xí)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，或參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)能力。

3.3 完善工作記錄

工作記錄是鑒定工作全過(guò)程的重要憑據(jù)，在開展檔案數(shù)字化前鑒定工作時(shí)要重視做好工作記錄，明確記錄包括鑒定檔案的名稱、鑒定日期、是否數(shù)字化以及鑒定后檔案的分類狀況等，以此規(guī)范鑒定程序、確保工作按規(guī)定流程開展，也便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題并加以解決。

3.4 強(qiáng)化歸檔鑒定工作

檔案數(shù)字化前鑒定工作相當(dāng)于二次鑒定，為避免工作中因?yàn)槿蝿?wù)重、時(shí)間緊而出現(xiàn)“手忙腳亂”現(xiàn)象，影響工作成效，建議將工作重心前移，適度調(diào)整鑒定策略，重視并強(qiáng)化檔案歸檔時(shí)的鑒定工作。通過(guò)這種措施簡(jiǎn)化檔案數(shù)字化前鑒定工作量，從而提高工作效率。

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