加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理的分析與思考

姚衛(wèi)星/浙江省文化藝術(shù)研究院

傳統(tǒng)檔案載體以紙質(zhì)材料為主，其保存要求受外部條件影響，有較大局限性，且查閱利用較為不便，檔案信息的價(jià)值不能得到充分體現(xiàn)。如，保存反映某特定業(yè)務(wù)工作的紙質(zhì)檔案，有可能需要十幾個(gè)卷宗盒；檔案工作依賴于人員手工操作，而這一過程往往工作繁雜、工作量大，工作水平和工作質(zhì)量均比較低下。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及以及信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，與之相伴的電子檔案管理工作也不斷發(fā)展。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，電子檔案管理的諸多優(yōu)勢(shì)十分明顯。事業(yè)單位開展電子檔案管理工作，可有效提高檔案利用工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而有效提升檔案管理整體水平。具體來說，首先，開展電子檔案管理工作，能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線收集、傳輸、整理等，并確保電子檔案的利用借助信息系統(tǒng)快速而準(zhǔn)確地完成，最終實(shí)現(xiàn)跨部門的資源共享。其次，檔案信息網(wǎng)站建設(shè)已經(jīng)成為電子檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在網(wǎng)站建設(shè)過程中充分利用電子標(biāo)簽、無線條碼閱讀器等先進(jìn)技術(shù)，可增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力、提高自動(dòng)化管理水平，進(jìn)而有效提升電子檔案管理水平。隨著事業(yè)單位“增量檔案電子化”工作的不斷深入，事業(yè)單位形成了一定規(guī)模的電子檔案，要確保電子檔案的穩(wěn)定與安全，必須加強(qiáng)電子檔案的規(guī)范管理。

1 事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題分析

當(dāng)前，事業(yè)單位開展電子檔案管理工作中存在較多的問題，這些問題一定程度上阻礙了檔案管理工作整體質(zhì)量和效率的提高，同時(shí)也給檔案資料信息的安全性和可靠性帶來威脅。首先，電子檔案的安全得不到保障。開展電子檔案信息收集、整理、傳輸?shù)裙ぷ?，均需借助?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，雖然工作效率得到明顯提升，但是工作過程中存在安全隱患，如，當(dāng)計(jì)算機(jī)遭受病毒入侵時(shí)，檔案信息會(huì)被竊取、惡意篡改或者刪除。其次，在檔案管理人員的配置上，多數(shù)事業(yè)單位缺乏綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才。開展電子檔案管理工作，要求管理人員具備更高的素質(zhì)、更強(qiáng)的能力和更寬的視野，具體來說，管理人員需具備較高的職業(yè)素養(yǎng)與較強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)能力，能夠較為全面地了解行業(yè)工作發(fā)展情況，并具備一定的與互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，能熟練操作計(jì)算機(jī)。但是，目前事業(yè)單位檔案管理工作均普遍存在管理人員素質(zhì)與能力低下的問題，此外事業(yè)單位不重視針對(duì)檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)與再教育，并缺乏必需的工作制度和針對(duì)檔案管理人員的職業(yè)規(guī)劃，致使檔案管理人員工作熱情低下、缺乏工作積極性。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理的若干對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案工作的宏觀管理

必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案工作的宏觀管理，不斷提升工作成效。首先，事業(yè)單位的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)電子檔案管理工作予以足夠重視，及時(shí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門相關(guān)工作要求，并予以貫徹落實(shí)；還要增加工作經(jīng)費(fèi)，保障工作開展所需的物力與人力。其次，建議國家檔案局盡快制定出臺(tái)專門針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的行業(yè)規(guī)章，指導(dǎo)全國的事業(yè)單位開展電子檔案管理工作；省級(jí)和市級(jí)、縣級(jí)檔案局根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展實(shí)際，依照國家檔案局的要求，制定本地區(qū)事業(yè)單位電子檔案工作規(guī)章，確保事業(yè)單位電子檔案管理工作走上法治化軌道，提升整體檔案管理水平。再次，建議檔案行政管理部門作為同級(jí)事業(yè)單位電子檔案管理工作的監(jiān)管單位，依法對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)管。在此過程中，應(yīng)及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)并予以推廣，還要發(fā)現(xiàn)問題與不足，有效開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2 重視檔案信息安全

電子檔案的存儲(chǔ)與傳輸均通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此在檔案管理過程中必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息資料的安全防護(hù)，保證信息的安全與可靠。在實(shí)際管理過程中，可通過配設(shè)防火墻、實(shí)行身份驗(yàn)證、采用加密手段與雙備份機(jī)制、落實(shí)專機(jī)專用原則等方式，為電子檔案信息的安全提供堅(jiān)實(shí)保障，杜絕電子檔案安全事故的發(fā)生。此外，還應(yīng)積極創(chuàng)建科學(xué)的電子檔案信息安全監(jiān)督體系，對(duì)電子檔案管理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)與動(dòng)態(tài)監(jiān)控，該體系能夠?qū)n案形成、傳輸、獲取、使用等全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管控，還能有效過濾垃圾文檔。此外，檔案管理人員還可針對(duì)不同類型的文件資料編制相應(yīng)代碼，便于對(duì)檔案信息進(jìn)行監(jiān)督和管控。

2.3 建立電子檔案安全保障體系

在事業(yè)單位電子檔案管理過程中，保證檔案安全是工作的重中之重。一般來說，事業(yè)單位往往看重應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)提升管理水平和工作效率，必須要認(rèn)識(shí)到應(yīng)當(dāng)利用這些信息技術(shù)確保電子檔案的安全，這一點(diǎn)非常重要。利用信息技術(shù)確保電子檔案安全的一項(xiàng)可行性做法是，建立電子檔案安全保障體系，并確保體系的科學(xué)性與有效性。

筆者認(rèn)為，電子檔案安全保障體系建設(shè)主要包含兩方面內(nèi)容，即硬件設(shè)施體系和軟件設(shè)施體系。就硬件而言，需要對(duì)機(jī)房環(huán)境、服務(wù)器使用狀況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，安排專業(yè)技術(shù)人員及時(shí)更換老化的設(shè)備和線路，還要不斷優(yōu)化電子檔案保管環(huán)境；同時(shí)采取相應(yīng)措施積極對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，特別要重視對(duì)防磁設(shè)備進(jìn)行有效管理和定期維護(hù)。就軟件來說，應(yīng)積極建立事業(yè)單位文檔中心以及用戶訪問平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一管理和查閱利用的規(guī)范化；還要及時(shí)對(duì)電子檔案管理所使用的相關(guān)應(yīng)用程序進(jìn)行安全檢查，并安排專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面掃描，及時(shí)了解是否存在感染病毒或存在安全漏洞等情況，如果存在需第一時(shí)間進(jìn)行處理，確保其運(yùn)行的安全性。建立檔案安全保障體系，還應(yīng)增加經(jīng)費(fèi)投入，保障工作所需的人力與物力。

2.4 開展檔案人員專業(yè)能力培養(yǎng)工作

要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)與再教育，不斷提高他們應(yīng)用信息技術(shù)開展電子檔案管理的能力，使他們成長為集管理型、研究型、操作型于一身的復(fù)合型人才。首先，事業(yè)單位需要更新人才理念、提高對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)的重視程度；同時(shí)還要制定符合本單位實(shí)際的檔案人才培養(yǎng)機(jī)制，為檔案管理人員制定詳細(xì)的職業(yè)規(guī)劃并提供上升渠道，以此激發(fā)他們的工作熱情與積極性。其次，事業(yè)單位需要豐富人才培養(yǎng)的方式和途徑，可通過組織參加檔案部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家開展主題講座、赴工作成效卓越的兄弟單位進(jìn)行考察學(xué)習(xí)、進(jìn)修等多種方式，為檔案管理人員提供更多的高質(zhì)量學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，促進(jìn)管理人員整體素質(zhì)和能力的有效提升。事業(yè)單位還可根據(jù)實(shí)際需求，合理拓寬人才的引進(jìn)渠道，擇優(yōu)選用綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的復(fù)合型管理人才，負(fù)責(zé)電子檔案管理工作。

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