對新《歸檔文件整理規(guī)則》的理解和認(rèn)識

■楊長利

對新《歸檔文件整理規(guī)則》的理解和認(rèn)識

■楊長利

2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》[（DA/T22—2015）以下簡稱新《規(guī)則》]，將代替《歸檔文件整理規(guī)則》[（DA/T22—2000）以下簡稱《規(guī)則》]，并于2016年6月1日起施行。新《規(guī)則》繼承、發(fā)揚(yáng)和豐富了整理原則，將電子文件整理納入新《規(guī)則》的適用范圍，確保了紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)一致；新《規(guī)則》汲取了各省市規(guī)則實施細(xì)則好的做法，細(xì)化了整理要求，規(guī)定了整理方法，更具操作性。以下是本人對新《規(guī)則》的一些理解和認(rèn)識，但由于對新《規(guī)則》研讀還不深，個人的理解和認(rèn)識難免有偏差，敬請同仁指教，同時也希望起到拋磚引玉之作用。

繼承、發(fā)揚(yáng)和豐富了整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，是《規(guī)則》確定的一項重要原則，其以“件”為單位的整理措施和所確定的分類、組件、排列、編號、編目等整理方法，將檔案工作者從“立卷”那種劃分類別和保管期限、組卷、抄寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標(biāo)題、封面、再編制案卷目錄等的多程序高難度勞動中解脫出來，經(jīng)過十多年的實踐檢驗，被證明是合理的可行的。新《規(guī)則》繼承、發(fā)揚(yáng)和豐富了這一原則，不僅在紙質(zhì)文件材料的歸檔中繼續(xù)執(zhí)行此原則，而且將這一原則擴(kuò)大應(yīng)用到到電子文件的歸檔。①歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。②歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或輔助管理。③歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)一致。這樣的整理原則不僅符合紙質(zhì)文件材料的形成規(guī)律，也符合辦公自動化條件下電子文件的形成規(guī)律。

電子文件整理納入《規(guī)則》適用范圍

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。多年來，國家和各省市自治區(qū)都先后出臺了一些電子文件管理的辦法、規(guī)定、規(guī)范，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）《電子文件與電子檔案管理辦法》等，規(guī)定了電子文件整理要求，提出按《規(guī)則》的要求進(jìn)行整理，但缺乏明確的整理方法和具體措施，因此在電子文件管理的實踐中，電子文件整理質(zhì)量參差不齊，有的甚至是移交到檔案館后還需重新進(jìn)行整理，違背了電子文件真實性、完整性、可用性和安全性原則。實際上，《規(guī)則》以件為單位的整理要求，符合電子文件運行的特點，《規(guī)則》中的整理原則和部分整理方法同樣可以用于電子文件整理。鑒于此，新《規(guī)則》在原有紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)文件和電子文件的整理統(tǒng)一起來，同時又將紙質(zhì)文件和電子文件各自獨有的整理要求單獨列出，做到了總分結(jié)合、條理清晰。新《規(guī)則》規(guī)定：歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。這個規(guī)定將電子文件的整理和紙質(zhì)文件的整理統(tǒng)一起來，做了一致性的要求。同時，對電子文件獨有的整理要求做了單獨的規(guī)定：①歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。②歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014）GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

細(xì)化了整理要求，強(qiáng)化了操作規(guī)范

新《規(guī)則》汲取了各地實施細(xì)則好的做法，進(jìn)一步細(xì)化了整理要求，將組件、分類、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等項工作具體化，實際上是規(guī)則和細(xì)則的有機(jī)統(tǒng)一，強(qiáng)化了操作規(guī)范，使其更具操作性。

1.細(xì)化了“件”的構(gòu)成

對于“件”的構(gòu)成，《規(guī)則》中只列出了六種最常見的情形，而新《規(guī)則》一共列出了12種情形，特別是提出了法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿、會議紀(jì)要、會議記錄、文件處理單和發(fā)文稿紙等“件”的構(gòu)成，重新規(guī)定了來文與復(fù)文一般獨立成件，也可為一件。這12種情形基本涵蓋了歸檔文件的種類。與老《規(guī)則》相比，有下列三種情形：①新列情形。正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。②重新規(guī)定的情形。來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。③略有變動的情形。文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）。

2.進(jìn)一步明確了件內(nèi)文件排序要求

對于件內(nèi)文件的排序，《規(guī)則》在裝訂項中列舉了五種情形，新《規(guī)則》新增加列舉兩種情形：①不同文字的文本（特殊規(guī)定的除外）。漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。②有文件處理單或發(fā)文稿紙的。文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

3.明晰了歸檔文件的歸屬年度

《規(guī)則》未對一些跨年度、時間無法考證等文件的歸屬年度作出明文規(guī)定，在實際操作中就出現(xiàn)了不同的處理辦法，有的歸入開始的年度，有的歸入結(jié)束年度等。新《規(guī)則》將這些文件的歸屬年度進(jìn)行了明晰：①跨年度文件。一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)；跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。②計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件。內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。③年度無法考證的文件。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

4.質(zhì)量要求具體化

《規(guī)則》對歸檔文件的質(zhì)量作了簡單的要求，而新《規(guī)則》增加了修整項，將歸檔文件質(zhì)量要求具體化：①修整要求。歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。②修復(fù)依據(jù)。歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。③去除原裝訂用品。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。長期（30年）以上保管期限的歸檔文件均應(yīng)做到此要求。④文件折疊。對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

5.明確了裝訂要求、方式、方法和用材

歸檔紙質(zhì)文件材料的裝訂，可以以件為單位固定整理對象，區(qū)分不同整理單位，保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀(jì)行為造成檔案損失，也方便管理，減輕管理負(fù)擔(dān)，降低檔案接收、利用等管理時的工作量。而《規(guī)則》中只是提出歸檔文件應(yīng)按件裝訂，并沒有對裝訂方式、裝訂方法、裝訂材質(zhì)選擇等作出具體的要求。各地實踐中則采用了三孔一線、縫紉軋邊、膠水粘貼、文件封套、不銹鋼釘?shù)确椒?，?biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一。新《規(guī)則》結(jié)合裝訂效果，從是否有利于檔案保護(hù)、是否方便還原、是否利于檔案管理三方面因素，綜合確定了歸檔文件具體裝訂方式、裝訂方法、裝訂材質(zhì)，同時也提出了限定條件。①一般要求。歸檔文件一般以件為單位裝訂；裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理；原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變；相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。②裝訂方式方法和用材。永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。③限定條件。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

幾項新規(guī)定和新變化

1.歸檔文件必須編制頁碼

《規(guī)則》規(guī)定在編制歸檔文件目錄時填寫頁數(shù)，沒有提出編制頁碼的要求。不編制頁碼只填寫頁數(shù)的做法雖然大大節(jié)省了工作量，但由于歸檔文件大多存在文件處理單、發(fā)文稿紙等其他件內(nèi)文件，不統(tǒng)一編頁碼就影響了檔案齊全完整，給檔案安全帶來隱患。而且由于填寫頁數(shù)時存在計算過程，容易出錯，在移交查驗時需要重新計算，實際上是大大的增加了工作量。針對這個問題，新《規(guī)則》對頁碼的編制作出了明確的規(guī)定：①一般要求。紙質(zhì)歸檔文件一般以件為單位編制頁碼。②編制方法。頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。③不編制頁碼情形。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

2.增加檔號內(nèi)容

檔號是檔案館（室）在整理檔案和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，包括全宗號、案卷目錄號、類別號、案卷號、件號、張（頁）號，《規(guī)則》規(guī)定在每份歸檔文件的首頁加蓋歸檔章，但未提出編制檔號的要求。而檔號作為檔案的身份證，是存取檔案的標(biāo)記，同時具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。編制檔號是對檔案進(jìn)行規(guī)范管理的基本要求，也是對不同類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的前提。鑒于此，新《規(guī)則》增加了檔號編制原則、檔號結(jié)構(gòu)和檔號編制方法等檔號內(nèi)容。①編制原則。歸檔文件應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則，依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號。②檔號結(jié)構(gòu)。全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。③編制方法。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS· 2011-Y-BGS-0001”。④編制要求。a）全宗號：用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e）件號：件號用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。歸檔文件確定的唯一、合理的檔號，既便于接收、利用、統(tǒng)計、檢索等管理工作，又能夠在紙質(zhì)文件材料、電子文件、照片、錄音、錄像之間建立聯(lián)系，為多形式、高水平的檔案資源開發(fā)奠定了好的基礎(chǔ)。檔號中“門類（代碼）”項的使用，使新《規(guī)則》不單是適用于文書檔案，也可適用于其他類別的檔案，擴(kuò)充了新《規(guī)則》的使用范圍。

3.將室編件號和館編件號合二為一

館編件號設(shè)置的初衷是防止移交進(jìn)館的檔案因鑒定、整理時抽出、補(bǔ)入等出現(xiàn)斷號、跳號現(xiàn)象。而在這些年的工作實踐中，大多數(shù)的單位補(bǔ)入檔案都放在年度最末，抽出的檔案在實際工作中很少遇到，即使遇到這種情況也在備考表中作說明，很多檔案館在接收按照《規(guī)則》歸檔整理的檔案時，也不再編館編件號，而是利用室編件號代替館編件號，在全宗介紹或立卷說明中做注釋。實踐證明，館編件號基本失去了存在的價值。另一方面，件號作為檔號的組成部分，其唯一性、穩(wěn)定性至關(guān)重要，分設(shè)室編件號和館編件號違背了檔號編制唯一性、穩(wěn)定性的要求，同一件檔案存在兩個件號，很容易引起認(rèn)知和管理的混亂，給檔案管理增加不必要的麻煩。新《規(guī)則》將室編件號和館編件號合二為一，確保檔號中件號的唯一性、穩(wěn)定性。①一般要求。室編件號和館編件號合二為一簡略為件號，是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號。②標(biāo)識方法。用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

4.歸檔章項目作了必要修改

作為紙質(zhì)文件材料歸檔標(biāo)志的歸檔章，其項目包括全宗號、年度、類別、保管期限、室編件號、館編件號等，實際上就是檔號章?！兑?guī)則》歸檔章的設(shè)計上基本符合簡化整理、盡量減少手工勞動的宗旨，符合實際需要。因此新《規(guī)則》歸檔章的格式保持原六格章樣不變，尺寸不變，根據(jù)室編件號和館編件號合二為一的要求，將原室編件號改為件號，原館編件號位置作為頁數(shù)。

5.增加歸檔文件目錄項目，調(diào)整樣式

新《規(guī)則》在原來的基礎(chǔ)上，對歸檔文件目錄項目設(shè)置、格式作了適當(dāng)調(diào)整，并提出了歸檔文件目錄裝訂成冊的要求。①目錄項目。刪除原歸檔文件目錄件號項，增加序號、檔號、密級等三個項目，提出在編制歸檔文件目錄時，來文與復(fù)文作為一件的，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。②目錄格式。歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面橫向設(shè)置。③目錄裝訂。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封，面封面設(shè)置在原全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）基礎(chǔ)上增加全宗號。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

[1]中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T?22—2015）.

[2]中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T?22—2000）.

[3]李忱，丁德勝.《<歸檔文件整理規(guī)則>修訂方向初探》《中國檔案》（2014.5）.

[4]《<歸檔文件整理規(guī)則>與各地實施細(xì)則和辦法之比較》，中山市檔案信息網(wǎng)?！峨娮游募芾砝碚摵蛯嵺`》，百度文庫.

作者單位：玉溪市檔案局