基于檔案與圖書(shū)互聯(lián)關(guān)系的高校檔案館職能擴(kuò)展

劉 穎/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院

檔案館是檔案事業(yè)的主體，研究檔案館職能擴(kuò)展對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的來(lái)臨推動(dòng)了檔案事業(yè)快速發(fā)展，也給檔案工作者帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案館作為檔案事業(yè)的重要組成部分，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極擴(kuò)展自身職能，不斷提升工作成效。

1 檔案與圖書(shū)的關(guān)系分析

1.1 相同點(diǎn)

在我國(guó)古代，檔案與圖書(shū)同時(shí)作為重要的文獻(xiàn)，兩者之間沒(méi)有清晰界限，并且年代越久遠(yuǎn)，二者的界限越不明晰，這是由當(dāng)時(shí)的生產(chǎn)力所決定的。如，商代用甲骨文書(shū)寫(xiě)的材料既是當(dāng)時(shí)的檔案，也是典籍，記載了當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化各方面的知識(shí)，并具有傳播信息、提供查考的作用。

第一，均屬于信息資源范疇。從概念上來(lái)看，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是具有憑證權(quán)威性的信息資源；圖書(shū)是用文字、圖畫(huà)或其他符號(hào)手寫(xiě)或印刷在紙張等形式的載體上并具有相當(dāng)篇幅的文獻(xiàn)，包括以圖書(shū)為主的書(shū)籍、期刊、報(bào)紙、圖片、圖表等，是傳播范圍較廣的信息資源。第二，工作方式存在相同點(diǎn)。檔案工作和圖書(shū)工作都是對(duì)原始信息進(jìn)行收集與加工，轉(zhuǎn)化為可以利用的信息資源，二者采用的工作方式和手段大致相同，并且大多通過(guò)檢索方式對(duì)信息加以利用。第三，社會(huì)職能具有共性。檔案和圖書(shū)在社會(huì)職能上存在較多共性，二者都具有服務(wù)社會(huì)的職能，特別是在政治、教育、科研、生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等領(lǐng)域發(fā)揮著重要的指導(dǎo)和借鑒作用。

1.2 不同點(diǎn)

隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和階級(jí)統(tǒng)治的需要，檔案工作與圖書(shū)工作逐步分道揚(yáng)鑣，并最終成為兩個(gè)獨(dú)立的工作體系。究其分化根源，在于兩者存在明顯的不同點(diǎn)。

第一，信息側(cè)重點(diǎn)不同。檔案?jìng)?cè)重于“過(guò)去的”信息，一般不具時(shí)效性；圖書(shū)信息則包含一定的時(shí)效性。第二，載體不同。圖書(shū)一般以紙張為載體，近年來(lái)還出現(xiàn)了電子載體，載體形式相對(duì)單一。檔案的載體比較多樣，除了紙質(zhì)載體、電子載體之外，還包括古代的甲骨載體、近現(xiàn)代包括磁帶、膠卷在內(nèi)的聲像載體等。第三，功能不同。雖然檔案和圖書(shū)都以服務(wù)社會(huì)為基本職責(zé)，但二者發(fā)揮的功能有所不同。檔案具有法律效力，在服務(wù)社會(huì)的過(guò)程中發(fā)揮憑證作用；圖書(shū)一般不具備法律效力，只發(fā)揮參考借鑒作用。

1.3 二者可以互相轉(zhuǎn)化

檔案與圖書(shū)分離之后，在漫長(zhǎng)的歷史進(jìn)程中可以互相轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)相互借鑒、相互融合、共同發(fā)展，成為更有利用價(jià)值的信息資源。檔案和圖書(shū)可以根據(jù)信息傳遞方式的不同進(jìn)行轉(zhuǎn)化。檔案資源可通過(guò)編研等手段進(jìn)行加工，成為文獻(xiàn)信息，并通過(guò)圖書(shū)出版的方式得以傳播。在開(kāi)展檔案工作時(shí)，可充分利用圖書(shū)文獻(xiàn)中的相關(guān)信息資源，如依據(jù)文獻(xiàn)線(xiàn)索查詢(xún)檔案資料，并進(jìn)行收集、保管和提供利用；而具有較高保存價(jià)值的圖書(shū)，本身就是檔案。

2 高校檔案館職能擴(kuò)展的必要性分析

2.1 國(guó)家對(duì)高校檔案館職能擴(kuò)展提出要求

《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律規(guī)定，檔案館具有存史與利用兩大基本職能。在此基礎(chǔ)上，2009年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議明確提出，全國(guó)檔案館應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)展職能，以順應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。高校檔案館要按照國(guó)家檔案局的要求，從服務(wù)中心工作、大局工作的高度出發(fā)，積極擴(kuò)展檔案館職能，讓高校檔案資源服務(wù)國(guó)家發(fā)展。

2.2 社會(huì)對(duì)高校檔案的利用需求不斷增加

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，社會(huì)檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)檔案信息的利用需求不斷增加。高校檔案信息資源是高校在教學(xué)活動(dòng)、日常管理和科研工作中形成的、涉及面較廣、潛在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益較高的優(yōu)質(zhì)信息資源。目前，我國(guó)高校檔案館大都為獨(dú)立部門(mén)，局限于面向校內(nèi)提供檔案服務(wù)，服務(wù)面相對(duì)單一，接觸社會(huì)、面向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)的機(jī)會(huì)較少。目前提供社會(huì)查閱利用的只有學(xué)籍檔案，這難以滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)對(duì)高校檔案的利用需求。因此，高校檔案館應(yīng)積極擴(kuò)展職能，最大程度地發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)，滿(mǎn)足社會(huì)的檔案利用需求。

2.3 國(guó)內(nèi)外高校檔案館開(kāi)展的相關(guān)實(shí)踐

目前，國(guó)外高校已著手開(kāi)展包括檔案資源在內(nèi)的多種資源整合工作。如，美國(guó)哈佛大學(xué)把檔案館與圖書(shū)館合并，共同承擔(dān)面向社會(huì)的科研信息服務(wù)和信息代查待檢服務(wù)；美國(guó)密歇根大學(xué)成立了獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的大學(xué)綜合信息服務(wù)中心，中心發(fā)揮著推動(dòng)國(guó)家科技創(chuàng)新、促成人文社科領(lǐng)域交流合作等作用，主要服務(wù)對(duì)象是本校的在校學(xué)生和社會(huì)科研人員。國(guó)內(nèi)也有少數(shù)高校嘗試對(duì)校內(nèi)檔案館和圖書(shū)館進(jìn)行整合，以較好地發(fā)揮高校信息資源優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)本校教學(xué)、科研和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)文化的發(fā)展。

3 高校檔案館職能擴(kuò)展設(shè)想

高校檔案館可充分利用自身的信息優(yōu)勢(shì)與技術(shù)優(yōu)勢(shì)，以現(xiàn)有門(mén)戶(hù)網(wǎng)站為依托，聯(lián)合高校其他相關(guān)職能部門(mén)，組成高校的信息資源中心——圖文信息中心。具體來(lái)說(shuō)，高校圖文信息中心的主要組成機(jī)構(gòu)可分為高校檔案館、高校圖書(shū)館和高校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)。高校檔案館保存的檔案是高校在開(kāi)展行政工作、組織教學(xué)和科研活動(dòng)、進(jìn)行日常管理的過(guò)程中產(chǎn)生的重要?dú)v史記錄；高校圖書(shū)館具有廣泛的信息收集和傳播渠道，能夠及時(shí)反饋高校和社會(huì)對(duì)高校檔案信息的利用需求，高校圖書(shū)館具有豐富的藏書(shū)資源，檔案館可充分利用藏書(shū)了解相關(guān)檔案資料的情況并開(kāi)展征集工作；高校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)為信息傳播提供優(yōu)質(zhì)技術(shù)保障，使得圖文信息中心成為信息共享的重要平臺(tái)。建立高校圖文信息中心能夠?yàn)楦咝：蜕鐣?huì)提供互動(dòng)平臺(tái)、建立溝通橋梁，使得社會(huì)在利用高校檔案的同時(shí)，與高校建立合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏；有利于宣傳檔案館館藏資源，不斷提升高校和社會(huì)的檔案意識(shí)，在做好提供檔案利用服務(wù)的同時(shí)，還能有效挖掘社會(huì)潛在的檔案利用需求；檔案館也可根據(jù)各方對(duì)檔案利用需求的分析，有的放矢地提供檔案信息推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)自身職能的擴(kuò)展，促進(jìn)高校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展。

4 實(shí)現(xiàn)高校檔案館職能擴(kuò)展應(yīng)注意的問(wèn)題

首先，實(shí)現(xiàn)高校檔案館職能擴(kuò)展應(yīng)具備一定的軟硬件條件。不同高校的檔案工作情況不盡相同，檔案館建設(shè)時(shí)間有先有后，檔案館規(guī)模有大有小，檔案工作經(jīng)費(fèi)有多有少，一般來(lái)說(shuō)，檔案工作基礎(chǔ)較差的高校，其檔案館往往館藏檔案資源不豐富，且檔案數(shù)字化工作起步較晚甚至沒(méi)有開(kāi)展，這樣的高校檔案館就不適合立即擴(kuò)展檔案館職能，其當(dāng)務(wù)之急是夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，不斷豐富館藏并著手開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。對(duì)于檔案工作基礎(chǔ)扎實(shí)、工作成效明顯、工作經(jīng)費(fèi)充裕的高校，可考慮擴(kuò)展檔案館職能。需要注意的是，還要確保本校圖書(shū)館的軟硬件設(shè)施設(shè)備達(dá)到一定規(guī)模，以及學(xué)校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)具備足夠?qū)嵙?，并且兩家部門(mén)都有趨同的價(jià)值理念和良好的合作愿景，只有這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)高校檔案館的職能擴(kuò)展。

其次，高校檔案館職能擴(kuò)展應(yīng)循序漸進(jìn)。高校檔案館職能擴(kuò)展是一項(xiàng)全新工作，要做好這項(xiàng)工作，必須腳踏實(shí)地、穩(wěn)中求進(jìn)。根據(jù)本校檔案館發(fā)展的實(shí)際情況，可以把職能擴(kuò)展的范圍從校內(nèi)轉(zhuǎn)向社會(huì)?？梢栽谛?nèi)逐步開(kāi)發(fā)檔案館的校史校情教育職能、建立電子文件管理中心和教學(xué)實(shí)踐基地等，實(shí)現(xiàn)檔案館校內(nèi)職能的擴(kuò)展。當(dāng)校內(nèi)職能擴(kuò)展到一定程度后，再根據(jù)社會(huì)機(jī)構(gòu)和個(gè)人的需要擴(kuò)展社會(huì)職能。社會(huì)職能的擴(kuò)展形式可以多樣化，如，完善學(xué)籍檔案查詢(xún)功能、推出科技檔案信息查詢(xún)功能等，為學(xué)校和當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

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