直面大數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)

王肖波 林偉宏/浙江省檔案局

2016年2月5日，浙江省人民政府舉行第60次常務(wù)會(huì)議，審議并原則通過《浙江省促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展實(shí)施計(jì)劃》。時(shí)任浙江省省長李強(qiáng)指出：“促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展，關(guān)鍵要在其促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、推動(dòng)政府治理能力現(xiàn)代化、加強(qiáng)社會(huì)管理等方面下功夫。各地各有關(guān)部門要統(tǒng)一思想、落實(shí)責(zé)任，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，找準(zhǔn)公共數(shù)據(jù)整合、共享、開放這一切入點(diǎn)，突出重點(diǎn)、分步推進(jìn)。要注重應(yīng)用、體現(xiàn)成效，通過實(shí)施一系列大數(shù)據(jù)應(yīng)用示范工程，帶動(dòng)大數(shù)據(jù)整體發(fā)展水平的提升。”主要任務(wù)如下：一要圍繞體制機(jī)制創(chuàng)新，打造數(shù)據(jù)共享、交換和開放統(tǒng)一平臺(tái)。其中提到，由省政府辦公廳牽頭深化公共數(shù)據(jù)統(tǒng)一開放平臺(tái)建設(shè)，優(yōu)先推動(dòng)信用、交通運(yùn)輸醫(yī)療……企業(yè)登記、檔案等民生保障服務(wù)相關(guān)領(lǐng)域的政府?dāng)?shù)據(jù)集向社會(huì)開放；二要圍繞社會(huì)治理精細(xì)化，建設(shè)社會(huì)治理大數(shù)據(jù)應(yīng)用體系；三要圍繞經(jīng)濟(jì)運(yùn)行科學(xué)化，建立監(jiān)測分析大數(shù)據(jù)支撐體系；四要圍繞民生服務(wù)普惠化，開展公共服務(wù)大數(shù)據(jù)應(yīng)用創(chuàng)新；五要圍繞技術(shù)研發(fā)及產(chǎn)業(yè)化，激發(fā)創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新活力；六要圍繞數(shù)據(jù)應(yīng)用普及化，培育產(chǎn)業(yè)發(fā)展新生態(tài)；七要圍繞可持續(xù)發(fā)展，完善安全保障體系。

為推動(dòng)七大任務(wù)的落實(shí)，浙江省將實(shí)施政府基礎(chǔ)信息資源庫建設(shè)示范工程、投資項(xiàng)目在線監(jiān)管示范工程、公共信用信息服務(wù)示范工程等十八項(xiàng)示范工程。其中，第十項(xiàng)是檔案管理和開放共享示范工程，牽頭單位為浙江省檔案局，省級(jí)有關(guān)單位和市縣二級(jí)政府配合共同參與。該示范工程的內(nèi)容如下：加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)聚合，構(gòu)建查閱利用在線數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，完善檔案數(shù)據(jù)共享開放標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)向社會(huì)開放共享。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)歸檔管理，制定大數(shù)據(jù)歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的歸檔平臺(tái)，對(duì)具有保存利用價(jià)值的大數(shù)據(jù)按照檔案管理要求進(jìn)行及時(shí)歸檔和登記備份，促進(jìn)大數(shù)據(jù)證據(jù)保全、長期保存和再利用。

由此可見，大數(shù)據(jù)實(shí)施計(jì)劃對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)已經(jīng)到來，我們必須直面挑戰(zhàn)、迎難而上，在理念、制度、技術(shù)、利用等方面不斷創(chuàng)新，唯此才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，占據(jù)生存發(fā)展的一席之地。

一

上世紀(jì)八十年代中期，國家檔案局提出把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案，至今已有30余年。這一時(shí)期大致分為三個(gè)階段：一是探索階段。這一階段的時(shí)間跨度為八十年代中期到九十年代中期，主要是計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，關(guān)注和解決的問題主要是檔案機(jī)讀目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)的制定、編目檢索軟件的研制、目錄數(shù)據(jù)庫的建立和充實(shí)，并開始進(jìn)行檔案編目和目錄檢索；二是起步階段。這一階段的時(shí)間跨度為九十年代中期到本世紀(jì)初，主要是檔案信息化準(zhǔn)備階段，關(guān)注的問題是檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)體系建立、傳統(tǒng)檔案的原文信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換、多媒體數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用、較大型網(wǎng)絡(luò)和廣域網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用研究、分布式綜合性數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)站建立等。三是發(fā)展階段。這一階段的時(shí)間跨度為本世紀(jì)初到現(xiàn)在，屬于檔案信息化發(fā)展階段，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中逐步獲得普及，檔案信息化已經(jīng)實(shí)現(xiàn)單機(jī)版檔案軟件和網(wǎng)絡(luò)版檔案軟件應(yīng)用，數(shù)字檔案館（分布式、館室一體化、區(qū)域共享）都有了一定基礎(chǔ)和初步成效。檔案信息化關(guān)注的重點(diǎn)從檔案條目、紙質(zhì)檔案掃描件副本，開始向OA電子文件歸檔、電子檔案長久保存等方面轉(zhuǎn)化。

2002年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出，要普及應(yīng)用文檔一體化，實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)同步建設(shè)，協(xié)調(diào)發(fā)展；2002年，國家檔案局制定《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，2003年下發(fā)《電子公文歸檔管理暫行辦法》；2009年中辦發(fā)布《電子文件管理暫行辦法》，2012年下發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》。電子文件和電子檔案有著其獨(dú)有的特性，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對(duì)電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。電子文件具有形式多樣、內(nèi)容易改、壽命不穩(wěn)和依賴操作系統(tǒng)和外部設(shè)備的特點(diǎn)，相比紙質(zhì)文件其管理技術(shù)更為復(fù)雜。如果不能對(duì)電子文件這種具有戰(zhàn)略意義的信息資源進(jìn)行合理配置、有效整合、互聯(lián)互通、共建共享，使之服務(wù)于國家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)，將會(huì)是一種極大的社會(huì)資源浪費(fèi)，對(duì)國家核心競爭力的負(fù)面影響也會(huì)不斷呈現(xiàn)出來。

二

2015年，浙江省檔案局把對(duì)接浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、實(shí)現(xiàn)電子文件無紙化歸檔和電子檔案接收作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，納入到檔案工作服務(wù)中心大局中，在廣泛深入調(diào)研基礎(chǔ)上，出臺(tái)《關(guān)于加強(qiáng)行政審批文件材料歸檔工作的意見》，要求各單位根據(jù)行政權(quán)力清單梳理制定本單位行政審批材料歸檔范圍和保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政主管部門審批；研究制定了政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政審批電子文件在線歸檔技術(shù)要求與解決方案，結(jié)合《浙江省電子政務(wù)云計(jì)算平臺(tái)管理辦法》，聯(lián)合技術(shù)開發(fā)單位共同設(shè)計(jì)開發(fā)行政審批電子文件在線歸檔模塊。2015年12月1 日，省住建廳作為第一家用戶已經(jīng)開始行政審批電子文件無紙化實(shí)時(shí)在線歸檔的試點(diǎn)，僅四個(gè)月就形成8000件加蓋有浙江省檔案局賦予的可信時(shí)間戳的行政審批原生電子檔案。

這項(xiàng)工作在全國屬于首創(chuàng)，歸檔技術(shù)處于領(lǐng)先地位，電子文件歸檔功能設(shè)計(jì)在行政審批事項(xiàng)辦理完畢之后的辦結(jié)操作環(huán)節(jié)，辦理人員可以選擇辦結(jié)預(yù)歸檔模式或辦結(jié)并歸檔模式。工作首選辦結(jié)并歸檔“一鍵歸檔”模式，該功能可以隱式地設(shè)計(jì)在原先審批環(huán)節(jié)的辦結(jié)操作之中，當(dāng)然這需要我們預(yù)先設(shè)置好檔號(hào)自動(dòng)生成規(guī)則、保管期限判定、電子檔案排序等。由審批辦理人員在辦理完畢后將審批事項(xiàng)直接進(jìn)行歸檔，自動(dòng)完成歸檔電子文件整理、歸檔數(shù)據(jù)打包與省檔案局聯(lián)動(dòng)加蓋可信時(shí)間戳等操作，這樣既完成了“一鍵歸檔”，又為今后電子檔案的移交接收創(chuàng)造了準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性“四性”檢測的依據(jù)，同時(shí)也為下一步“浙江省檔案局電子文件歸檔與接收系統(tǒng)平臺(tái)”新項(xiàng)目的建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)。

浙江檔案部門在全省大數(shù)據(jù)發(fā)展實(shí)施計(jì)劃的指引下，對(duì)接浙江政府服務(wù)網(wǎng)全面深入開展相關(guān)領(lǐng)域的調(diào)查研究，研究制訂大數(shù)據(jù)歸檔管理工程實(shí)施方案，探索建立“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”創(chuàng)新改革中的政務(wù)大數(shù)據(jù)歸檔管理制度機(jī)制，全面開展政務(wù)大數(shù)據(jù)歸檔及電子檔案長期保存利用工作，力爭在新一輪轉(zhuǎn)型發(fā)展中不缺位，助推浙江檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

三

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要是檔案閱覽、出具證明、陳列、編研、答疑等，這些工作在檔案館或部分機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)完成，但這已不適應(yīng)公眾對(duì)檔案資源利用的需要。檔案利用服務(wù)方式要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，從封閉半封閉走向開放。查檔用戶體驗(yàn)是檢驗(yàn)檔案利用工作好壞的唯一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《浙江省促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展實(shí)施計(jì)劃》和《浙江省“互聯(lián)網(wǎng)＋”行動(dòng)計(jì)劃》要求，要以浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)為總平臺(tái)，搭建全省統(tǒng)一規(guī)范的政府信息公開平臺(tái)，制訂公共機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)開放計(jì)劃，規(guī)范數(shù)據(jù)開放的目錄、格式、標(biāo)準(zhǔn)和程序。優(yōu)先推進(jìn)信用、交通、醫(yī)療、衛(wèi)生、就業(yè)、社保、地理、文化、教育、科技、資源、農(nóng)業(yè)、環(huán)境、安監(jiān)、金融、質(zhì)量、統(tǒng)計(jì)、氣象、海洋、企業(yè)登記監(jiān)管等民生保障服務(wù)相關(guān)領(lǐng)域的政府?dāng)?shù)據(jù)向社會(huì)開放。進(jìn)一步引導(dǎo)各類社會(huì)機(jī)構(gòu)整合和開放數(shù)據(jù)，構(gòu)建政府和社會(huì)互動(dòng)的信息采集、共享和應(yīng)用機(jī)制，加強(qiáng)政府與社會(huì)信息交互融合的大數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和挖掘利用。

目前，浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)已經(jīng)在主頁中設(shè)置了個(gè)人辦事、法人辦事、行政審批、便民服務(wù)、陽光政務(wù)和數(shù)據(jù)開放六個(gè)子系統(tǒng)；在數(shù)據(jù)開放子系統(tǒng)中已經(jīng)設(shè)立了電子證照、檔案數(shù)據(jù)、財(cái)政專項(xiàng)、空間地理、法人信息、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、信用信息、政府公報(bào)八個(gè)模塊。顯然，“檔案數(shù)據(jù)”模塊應(yīng)是省檔案局的“主陣地”。面對(duì)這一主陣地，省檔案局計(jì)劃通過已批準(zhǔn)立項(xiàng)的“浙江省檔案信息共享平臺(tái)”，建立“一站式”全省檔案信息搜索引擎，將全省各個(gè)檔案館和機(jī)關(guān)的檔案縮略條目在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上集中開放共享。

建設(shè)全省檔案信息共享平臺(tái)的目的有以下幾點(diǎn)：一是及時(shí)掌握全省檔案資源的分布、歸檔、保管、利用等狀況；二是以公共數(shù)據(jù)整合共享開放為切入點(diǎn)，堅(jiān)持需求導(dǎo)向，強(qiáng)化示范應(yīng)用引領(lǐng)，進(jìn)一步引導(dǎo)各類社會(huì)機(jī)構(gòu)整合和開放檔案數(shù)據(jù)，構(gòu)建政府和社會(huì)互動(dòng)的檔案信息采集、共享和應(yīng)用機(jī)制，加強(qiáng)政府與社會(huì)檔案信息交互融合的大數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和挖掘利用。三是立足互聯(lián)網(wǎng)，建立面向公眾的檔案概況信息檢索查詢服務(wù)。檔案概況信息是指，數(shù)據(jù)經(jīng)過脫隱私處理后保留四、五個(gè)字段（如姓名或法人、內(nèi)容關(guān)鍵詞、時(shí)間、存放單位、利用流程等），盡可能簡單明了。公眾如有疑問或想進(jìn)一步查詢，可根據(jù)“浙江省檔案局異地查檔、跨館服務(wù)”要求，到附近的檔案館、政府信息公開查詢點(diǎn)或便民服務(wù)點(diǎn)，經(jīng)實(shí)名認(rèn)證后，獲取相應(yīng)檔案證明材料，也可以根據(jù)“網(wǎng)上申請(qǐng)、快遞送達(dá)”服務(wù)模式，依托浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)開展全省電子檔案開放與共享，讓數(shù)據(jù)多跑路，百姓少走路，推動(dòng)檔案部門在業(yè)務(wù)創(chuàng)新基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更多公共服務(wù)事項(xiàng)的全流程在線辦理。