高校檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的路徑探討

涂上飆/武漢大學(xué)檔案館

1983年頒布的《檔案館工作通則》規(guī)定，檔案館的基本任務(wù)是在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的檔案及相關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。1987年頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定，檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。從上述規(guī)定中可以看出，檔案館作為文化事業(yè)單位，強(qiáng)調(diào)的是其社會(huì)價(jià)值、社會(huì)效益，即檔案館的系列活動(dòng)對(duì)社會(huì)發(fā)展和文明建設(shè)所產(chǎn)生的客觀效果。然而，檔案館在其工作中，不可避免地會(huì)伴生出經(jīng)濟(jì)效益問(wèn)題，這一問(wèn)題對(duì)于檔案館的發(fā)展，以及更好地發(fā)揮其社會(huì)效益，有著重要影響。

1 檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的必要性

1.1 有利于彌補(bǔ)財(cái)政經(jīng)費(fèi)的不足

高校檔案館是高校的直屬單位，其工作經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要是學(xué)校財(cái)政撥款，具體包括兩部分：一部分是年度預(yù)算撥款，用于檔案館的日?；顒?dòng)；一部分是專項(xiàng)撥款，用于專項(xiàng)項(xiàng)目的建設(shè)和開(kāi)發(fā)。以“211工程”高校為例，近年來(lái)高校檔案館的年度預(yù)算撥款額度在15至30萬(wàn)元之間。專項(xiàng)項(xiàng)目一般分“數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目”，包括“檔案的保護(hù)與修復(fù)專項(xiàng)”“檔案的數(shù)字化專項(xiàng)”“檔案老照片檔案底片搶救專項(xiàng)”“檔案搶救與名人檔案介紹專項(xiàng)”等；“檔案的基礎(chǔ)建設(shè)專項(xiàng)”，包括檔案庫(kù)房建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)等項(xiàng)目；“檔案的開(kāi)發(fā)利用專項(xiàng)”，包括校史館建設(shè)、檔案史料的整理出版、檔案資源的深度開(kāi)發(fā)利用等項(xiàng)目。從全國(guó)來(lái)看，東部高校檔案館的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)較為充足，如位于上海、浙江、江蘇等省市的高校檔案館；而中西部地區(qū)高校檔案館的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)非常有限，有的甚至沒(méi)有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入。

囿于這樣的經(jīng)費(fèi)狀況，不少高校檔案館在日常工作中往往超前支付、“寅吃卯糧”，在開(kāi)展業(yè)務(wù)工作和進(jìn)行行政管理時(shí)往往是顧此失彼，項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量難以保證。此外，檔案館對(duì)外協(xié)作和交流活動(dòng)也受到影響。因此檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，能夠彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足，推動(dòng)各項(xiàng)工作開(kāi)展。

1.2 有利于進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案館管理模式

為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，目前高校檔案館開(kāi)展工作時(shí)，注重檔案資源、人力資源的合理開(kāi)發(fā)和利用，以及基礎(chǔ)設(shè)施的協(xié)同發(fā)展，同時(shí)不斷改進(jìn)服務(wù)理念，服務(wù)內(nèi)容越來(lái)越廣，服務(wù)領(lǐng)域越來(lái)越寬，此外積極更新服務(wù)手段，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化日益成為管理手段的主體，傳統(tǒng)管理模式的區(qū)間越來(lái)越小。然而，從追求最大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益出發(fā)，目前檔案館在檔案工作決策思路的創(chuàng)新上、在服務(wù)的主動(dòng)性上、在檔案收集和保管的精細(xì)化上、在檔案意識(shí)的磨礪上，都還有拓展的空間。因此檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，有利于進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理模式。

1.3 有利于提高廣大員工的工作積極性

美國(guó)心理學(xué)家馬斯洛指出，人的需要分為生理（衣、食、住、行等物質(zhì)上的需要）、安全（生、老、病、死等方面的保障）、社交（情感的和歸屬的需要）、受人尊重和自我實(shí)現(xiàn)五個(gè)階段的需要。物質(zhì)的需要是人的需要中最基本的需要。目前，因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的局限，高校檔案館工作人員的待遇相對(duì)偏低，且許多人不能出去進(jìn)行必要的館際業(yè)務(wù)交流以及參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由此導(dǎo)致工作人員工作熱情不高、工作的思想根基不穩(wěn)固，工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性難以發(fā)揮。如果檔案館通過(guò)有效的手段、合理的途徑及適當(dāng)?shù)姆绞?，?zhēng)取好的經(jīng)濟(jì)效益，必將會(huì)大大提高工作人員的工作積極性，不斷提高工作質(zhì)量與工作效率。

2 檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的可行性

2.1 檔案法律法規(guī)的出臺(tái)，為檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提供了法律依據(jù)

法律是國(guó)家根據(jù)統(tǒng)治階級(jí)的利益與意志制定和認(rèn)可的，并以國(guó)家強(qiáng)制力保證實(shí)現(xiàn)的行為規(guī)范的總和。有關(guān)檔案的法律法規(guī)是關(guān)于檔案館性質(zhì)與任務(wù)、檔案管理以及檔案利用等方面的法律規(guī)范。

關(guān)于檔案館提供檔案利用服務(wù)并獲取一定的經(jīng)濟(jì)利益，1990年國(guó)家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（1999年修訂）第10條第3款規(guī)定：檔案館應(yīng)“采取各種形式開(kāi)發(fā)檔案資源，為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)”；第22條規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。提供社會(huì)利用的檔案，可以按照規(guī)定收取費(fèi)用?！?008年公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第22條規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用?！鄙鲜鲇嘘P(guān)規(guī)定，為高校檔案館實(shí)現(xiàn)良好經(jīng)濟(jì)效益提供了法律依據(jù)。

2.2 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，為檔案館實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提供了廣闊市場(chǎng)

繼農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)之后，人類已經(jīng)邁入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。在農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案是政治的附屬品；在工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案被看作是一種信息資源；在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案成為重要的知識(shí)資源，檔案工作成為知識(shí)管理工作。知識(shí)經(jīng)濟(jì)將知識(shí)與信息作為重要資源，必然導(dǎo)致人們信息意識(shí)的增強(qiáng)和信息需求的增加，這也就為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了良好的社會(huì)需求環(huán)境和廣闊的市場(chǎng)。

從檔案的經(jīng)濟(jì)效益來(lái)看，這樣的市場(chǎng)和環(huán)境更多面對(duì)的是個(gè)體需求，提供的是個(gè)性化的服務(wù)。如學(xué)生想考入某所大學(xué)，或想進(jìn)某大學(xué)工作，學(xué)生與家長(zhǎng)都需要對(duì)這所大學(xué)有更多了解；曾經(jīng)在大學(xué)攻讀過(guò)學(xué)位或進(jìn)修、培訓(xùn)過(guò)的學(xué)生，他們有對(duì)過(guò)去學(xué)習(xí)生活時(shí)代進(jìn)行回憶、追溯的要求；不同層次、不同水平、不同類型的大學(xué)，學(xué)者都有對(duì)大學(xué)本身進(jìn)行深層次研究的需求，等等。這些需求為檔案館經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)提供了廣闊的市場(chǎng)。

2.3 檔案館館藏豐富，為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提供了物質(zhì)保障

目前大學(xué)檔案館的館藏資源比較豐富。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，北京大學(xué)館藏檔案21萬(wàn)卷、清華大學(xué)14萬(wàn)卷、浙江大學(xué)19萬(wàn)卷、武漢大學(xué)35萬(wàn)卷、中山大學(xué)17萬(wàn)卷、四川大學(xué)25萬(wàn)卷，這類高校的起源較早，往往建于晚清或民國(guó)，保存下來(lái)數(shù)量眾多的珍貴歷史檔案；新時(shí)期，高校各項(xiàng)事業(yè)蓬勃發(fā)展，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的檔案，根據(jù)國(guó)家27號(hào)令的要求，這一部分檔案可分為11大類，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備儀器、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、出版、外事、財(cái)會(huì)和人物等；如按全宗分類，可分為多個(gè)全宗。以武漢大學(xué)為例，武大檔案館館藏檔案全宗分為國(guó)立武漢大學(xué)、私立文華圖書館學(xué)?？茖W(xué)校、湖北省立醫(yī)學(xué)院、武漢大學(xué)、武漢水利電力大學(xué)、武漢測(cè)繪科技大學(xué)、湖北醫(yī)科大學(xué)、武漢大學(xué)（新）等8個(gè)全宗，以及部分名人全宗，在這其中包括建國(guó)前檔案5706卷、11844件；照片檔案10424張；電子檔案2086份；圖書資料10000余冊(cè)。高校檔案館豐富的館藏資源，能夠滿足人們多層次、多方面的需求。

3 實(shí)現(xiàn)檔案館經(jīng)濟(jì)效益的路徑探析

3.1 利用豐富的館藏，開(kāi)展系列有償服務(wù)

中國(guó)是一個(gè)檔案資源豐富的國(guó)家，也是檔案資源開(kāi)發(fā)利用歷史悠久的國(guó)家。先秦時(shí)期，《尚書》是我國(guó)第一部檔案文獻(xiàn)匯編，《春秋》是孔子利用檔案撰寫的第一部編年史；司馬遷的《史記》、班固的《漢書》、郭璞的《晉書》、司馬光的《資治通鑒》、李燾的《續(xù)資治通鑒長(zhǎng)編》，以及清代的《四庫(kù)全書》、民國(guó)的《辛亥革命回憶錄》《中華民國(guó)史料長(zhǎng)編》等，都是利用檔案形成的成果。目前，高校檔案館中的11類紙質(zhì)檔案，以及照片、聲像等特種檔案，都是開(kāi)展有償利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。利用這些館藏檔案，可開(kāi)展以下有償服務(wù)。

第一，圍繞一定課題開(kāi)展定向服務(wù)。圍繞一定的課題展開(kāi)定向服務(wù)，在高校內(nèi)部具有廣闊的市場(chǎng)。高校會(huì)圍繞一定的主題開(kāi)展系列活動(dòng)，在保證經(jīng)濟(jì)效益的前提下，檔案館可以承接相關(guān)項(xiàng)目。如，在各學(xué)科專業(yè)開(kāi)展院系慶典時(shí)，為其制作慶典畫冊(cè)、編撰學(xué)院發(fā)展史；圍繞大學(xué)文化建設(shè)開(kāi)發(fā)檔案文化產(chǎn)品，可以是大學(xué)文化研究、大學(xué)的辦學(xué)理念研究、大學(xué)的學(xué)者學(xué)術(shù)研究，等等。這些定向服務(wù)的展開(kāi)，既可以為高校的文化建設(shè)做出貢獻(xiàn)，也能給檔案館帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，可謂一舉多得。目前，武大檔案館為學(xué)校開(kāi)發(fā)了系列的文化產(chǎn)品，既為武大文化建設(shè)提供了素材，也為自身帶來(lái)了一定的經(jīng)濟(jì)收入。

第二，編輯出版系列檔案資料。編輯出版檔案資料是高校檔案館的工作之一，目前清華大學(xué)、北京大學(xué)的檔案館都出版有系統(tǒng)的檔案資料。遺憾的是有不少高校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到編輯出版檔案資料是檔案工作的一部分，以至于日常工作中并未開(kāi)展此項(xiàng)工作。需要注意的是，根據(jù)檔案法的規(guī)定，滿30年以上的檔案可定期對(duì)外開(kāi)放。為落實(shí)檔案法的規(guī)定，高校檔案館應(yīng)將館藏民國(guó)時(shí)期的、解放后計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的以及改革開(kāi)放初期的檔案有選擇地編輯出版、對(duì)外開(kāi)放。編輯出版檔案資料，有助于提高檔案利用效率，并降低對(duì)原始資料的損耗；編輯出版檔案資料，在對(duì)外宣傳本校文化、服務(wù)學(xué)校決策、教學(xué)和科研的同時(shí)，能夠獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益。如，《北京大學(xué)史料》出版后就被搶購(gòu)一空，檔案館取得良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

第三，制作出售檔案縮微品。信息時(shí)代的到來(lái)使制作檔案縮微品成為可能，一般來(lái)說(shuō)檔案縮微品體積不大，能夠存儲(chǔ)的信息量大，且便于攜帶和查閱。因此，高校檔案館完全可將館藏檔案進(jìn)行分類，制成檔案縮微品，向不同層次、不同需求的單位與個(gè)人出售。

3.2 爭(zhēng)取社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人的捐贈(zèng)

檔案館作為公益事業(yè)單位，是為公共事業(yè)和社會(huì)服務(wù)的，因此可以接收社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人的捐贈(zèng)。在國(guó)外，接受社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人的捐贈(zèng)是很普遍的事情。高校檔案館在爭(zhēng)取社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人的捐贈(zèng)的過(guò)程中，最有可能的實(shí)現(xiàn)途徑是接受校友的捐贈(zèng)。

從廣義上講，校友是指在學(xué)校學(xué)習(xí)過(guò)的各種層次和各種類別的學(xué)生，或者在學(xué)校工作過(guò)的教授、兼職教授以及教職工等，狹義的校友是指從學(xué)校畢業(yè)的各種類型的學(xué)生。由于母校是校友永恒的情感歸宿和精神家園，因此母校與校友之間有著一種永遠(yuǎn)割舍不斷的感情。校友終身情系母校，時(shí)刻關(guān)心母校的建設(shè)與發(fā)展。有成就、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較好的校友，完全可以通過(guò)不同途徑和方式，向高校檔案館進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)之舉既體現(xiàn)了校友關(guān)心教育、回報(bào)母校的良好道德風(fēng)尚和社會(huì)責(zé)任感，也能宣傳自己的事業(yè)，提高自身的影響力和知名度。南京大學(xué)在建立數(shù)字化校史館的過(guò)程中，就得到過(guò)校友的專項(xiàng)捐贈(zèng)。當(dāng)然，在爭(zhēng)取校友捐贈(zèng)的過(guò)程中，高校檔案館要借助已有的檔案資源，精心設(shè)計(jì)捐贈(zèng)方案，使校友感到溫暖，最后達(dá)到愿意捐贈(zèng)的目的。

3.3 對(duì)外承接各類項(xiàng)目

高校檔案館對(duì)外承接或申報(bào)項(xiàng)目，也可獲得一定的經(jīng)濟(jì)資助。以武大檔案館為例，可結(jié)合武漢城市圈“兩型社會(huì)”建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略、湖北省兩圈一帶發(fā)展戰(zhàn)略，從歷史文化的角度研究高校對(duì)城市、社會(huì)的輻射功能；也可以“大學(xué)的發(fā)展在校園文化建設(shè)中的作用”為主題，爭(zhēng)取國(guó)家的專項(xiàng)支持。此外，可以爭(zhēng)取國(guó)家檔案局專題性的檔案專題研究項(xiàng)目，也可向教育部、文化部、中央宣傳部等單位申請(qǐng)研究項(xiàng)目。

3.4 興辦與檔案館業(yè)務(wù)有關(guān)的產(chǎn)業(yè)

檔案館可以借助于豐富的館藏資源，以市場(chǎng)化的運(yùn)作方式，作為市場(chǎng)主體參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。通過(guò)市場(chǎng)了解社會(huì)需求，不斷提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。檔案館是事業(yè)單位而具有企業(yè)的行為，目前找不到相關(guān)的法律依據(jù)；但作為檔案工作的一種創(chuàng)新形式，可將檔案館的一部分人力、物力和財(cái)力投入市場(chǎng)，通過(guò)合作的方式，實(shí)現(xiàn)檔案館的經(jīng)濟(jì)效益。這種合作可由檔案館、中介機(jī)構(gòu)（檔案事務(wù)所）和企業(yè)三方組成。在這其中，檔案館主要提供資源，并根據(jù)市場(chǎng)需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)；中介機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)采集需求信息，并提供信息咨詢、預(yù)測(cè)以及反饋等服務(wù)；企業(yè)主要面對(duì)需求方，為其提供需求服務(wù)。三方共同承擔(dān)市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)，也共享其中的收益。

4 檔案館獲取經(jīng)濟(jì)效益的處置

高校檔案館有努力實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的必要性和可能性，但獲取一定的效益后如何處置是一個(gè)必須明確的問(wèn)題。針對(duì)上述獲取經(jīng)濟(jì)效益的途徑有多種，其處置辦法也應(yīng)該分門別類：

4.1 利用館藏所取得的收入應(yīng)該上交學(xué)校

檔案資源是學(xué)校的公共資源，所取得的收益應(yīng)該上交學(xué)校。因?yàn)?，檔案館每年有自己的財(cái)政運(yùn)行經(jīng)費(fèi)，上述利用檔案資源產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益是一份額外的經(jīng)濟(jì)收入。武漢大學(xué)就檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，作出明確規(guī)定，全部上交學(xué)校財(cái)政。如以前檔案的查閱收入就全部上交學(xué)校，學(xué)校根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要從中列支部分經(jīng)費(fèi)。

4.2 獲取社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人的捐贈(zèng)也應(yīng)該屬于學(xué)校

社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行捐贈(zèng)時(shí)，一般都會(huì)對(duì)捐贈(zèng)的資金作出明確規(guī)定或提出傾向性意見(jiàn)。如新建檔案館大樓、更新檔案保管設(shè)備、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)以及檔案人員的培訓(xùn)等。這些資金無(wú)論多少，從健全財(cái)務(wù)制度的要求出發(fā)，應(yīng)該屬于學(xué)校。檔案館可以合理使用這筆資金。簡(jiǎn)言之，資金的所有權(quán)在學(xué)校，使用權(quán)在檔案館。

4.3 對(duì)外承接項(xiàng)目獲取的經(jīng)費(fèi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處置

利用檔案資源，通過(guò)項(xiàng)目的申報(bào)獲得的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)該歸項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處置。項(xiàng)目是為完成一項(xiàng)具體的任務(wù)而下達(dá)的使用經(jīng)費(fèi)，由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。當(dāng)然，項(xiàng)目的申報(bào)及項(xiàng)目的完成會(huì)占用學(xué)校的有形和無(wú)形資源。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該上交學(xué)校一定的資源占用費(fèi)。

4.4 興辦檔案產(chǎn)業(yè)的收入應(yīng)該屬于檔案館

檔案館利用館藏，通過(guò)市場(chǎng)化的手段，獲取的經(jīng)濟(jì)收入應(yīng)該屬于檔案館。在這一活動(dòng)中，雖然有人力、物力和財(cái)力的投入，但起主要作用的是人的智力投入，即檔案館的人員起著主要作用。因此，檔案館作為收益的主體是合理的。當(dāng)然，檔案館是學(xué)校的一個(gè)單位，其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)借助了學(xué)校這一平臺(tái)，學(xué)校應(yīng)該按一定比例抽取管理費(fèi)。

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