完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的實(shí)踐要?jiǎng)?wù)

國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和浙江省、杭州市江干區(qū)出臺(tái)的《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》《杭州市江干區(qū)政府投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，對(duì)項(xiàng)目檔案的組織管理，項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況以及項(xiàng)目檔案的安全管理等（以下簡(jiǎn)稱“三驗(yàn)”）作了明確規(guī)定。筆者所在的杭州江干區(qū)城市建設(shè)綜合開發(fā)有限公司作為江干區(qū)政府直屬的國有建設(shè)單位，主要承擔(dān)區(qū)域性的專項(xiàng)綜合開發(fā)項(xiàng)目。公司自2003年成立以來，已完成22個(gè)工程項(xiàng)目、17個(gè)拆遷項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案管理任務(wù)，所有項(xiàng)目檔案均按國家和省市區(qū)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)順利通過驗(yàn)收。在實(shí)踐中，公司實(shí)施了以“三驗(yàn)”為指引的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，取得了很多有益的工作經(jīng)驗(yàn)。

1 組織強(qiáng)檔，健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

領(lǐng)導(dǎo)重視是根本，公司領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)“項(xiàng)目檔案工作要與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行”，公司要求各部（室）高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，明確具體的分管領(lǐng)導(dǎo)，并成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，各部（室）負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，直接負(fù)責(zé)檔案工作的決策、計(jì)劃、監(jiān)督和檢查考核工作。為確保檔案工作順利開展，公司配足配齊了檔案管理所必備的設(shè)施設(shè)備，建立健全了各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。同時(shí)把建設(shè)工程檔案管理納入工程質(zhì)量責(zé)任終身制，各參建單位在簽訂“工程質(zhì)量責(zé)任承諾書”時(shí)都列有工程檔案編制、移交和保管的承諾內(nèi)容。公司還將檔案工作與各部（室）經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核掛鉤，把各參建單位對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理重視程度列為建設(shè)市場(chǎng)責(zé)任主體信用管理，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理，形成了行之有效的管理機(jī)制。

2 合同控檔，完善建設(shè)項(xiàng)目檔案全程管理機(jī)制

項(xiàng)目建設(shè)涉及發(fā)改、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位，項(xiàng)目檔案工作更是千頭萬緒。在各部（室）配合下，公司規(guī)定在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同、協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門條款，明確各有關(guān)責(zé)任。尤其注重對(duì)歸檔范圍、項(xiàng)目檔案套數(shù)（電子文件載體）、移交時(shí)間、質(zhì)量等提出具體要求，以及按照有關(guān)規(guī)范完成各自職責(zé)范圍或合同、協(xié)議規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件的預(yù)整理工作。公司強(qiáng)調(diào)事中控制，切實(shí)抓住工程建設(shè)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗(yàn)收階段、中間驗(yàn)收階段、交工驗(yàn)收階段等，檢查工程原始材料是否真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以及質(zhì)量是否規(guī)范。關(guān)于事后控制，本公司實(shí)行履約保證金制度，為確?？⒐n案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，一般按工程總投資3%—5%的比例從參建單位工程款中扣繳預(yù)留，待竣工文件收集齊全、編制完畢并經(jīng)業(yè)主單位檔案部門驗(yàn)收合格方予返還。此外，公司將檔案移交納入工程結(jié)算中，工程完工后，沒有檔案部門的檔案移交簽證手續(xù)不予結(jié)算、不得評(píng)優(yōu)。通過合同管控，確保檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率達(dá)到驗(yàn)收要求。

3 部門重檔，建立項(xiàng)目檔案管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制

要使項(xiàng)目檔案工作順利推進(jìn)，需要相關(guān)部門形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，齊抓共管，共同推動(dòng)項(xiàng)目檔案健康發(fā)展。一是公司檔案部門積極主動(dòng)加強(qiáng)與各部（室）的聯(lián)系與溝通，主動(dòng)作為、形成合力，全面推進(jìn)工作開展。二是項(xiàng)目參與人員了解檔案資料管理要求，公司所有成員關(guān)心文件材料形成、積累、歸檔的全部過程。三是對(duì)項(xiàng)目參與單位加強(qiáng)教育，提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，保證建設(shè)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、規(guī)劃設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、竣工驗(yàn)收和工程移交管護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集工作按照要求進(jìn)行，并對(duì)所收集的文件材料進(jìn)行分類、匯總、歸檔。

4 方便用檔，形成收管用良性循環(huán)機(jī)制

公司采取多種方式，方便各部（室）用檔，公司上下形成了文檔收、管、用的良性循環(huán)機(jī)制。一是開展閱覽服務(wù)。公司檔案部門設(shè)置檔案資料閱覽室，向公司內(nèi)部各單位、部門提供檔案資料查閱服務(wù)。二是開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。建立文檔信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦文和文檔流轉(zhuǎn)、借閱等功能。三是開展編研服務(wù)。為更好地為各項(xiàng)管理工作服務(wù)，檔案部門利用信息資源按專業(yè)、時(shí)間、專題開發(fā)二次文獻(xiàn)，形成年鑒、大事記、建設(shè)項(xiàng)目介紹等多種參考資料，積極滿足多方利用需求。四是開展咨詢服務(wù)。檔案人員根據(jù)利用者的要求，以現(xiàn)行文件和項(xiàng)目檔案為依據(jù)，提供檔案咨詢服務(wù)。便捷高效的檔案服務(wù)，使公司內(nèi)外各部門、各單位樂于移交項(xiàng)目檔案，自覺支持和關(guān)心檔案安全，真正形成了收得起來、管得規(guī)范、用得方便的良性工作機(jī)制。