對爭創(chuàng)省檔案工作科學化管理規(guī)范測評示范單位的探究

文·崔紅

對爭創(chuàng)省檔案工作科學化管理規(guī)范測評示范單位的探究

文·崔紅

《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）是新形勢下加強和改進全省檔案工作、促進檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、科學發(fā)展的綱領性文件?！渡綎|省檔案工作科學化管理規(guī)范測評辦法》（以下簡稱《辦法》），則對檔案工作任務進行了細化分解，對檔案工作目標提出了具體要求，給出了檔案業(yè)務工作、信息化建設、安全保障和服務利用等方面的方向和指南，對做好檔案工作具有極強的指導意義。

《辦法》下發(fā)后，濟南鐵路局通過年度工作會對爭創(chuàng)工作進行了部署。為促進單位的檔案工作科學化管理，局屬各單位依據(jù)申報條件和程序，經(jīng)過主動溝通、自身分析，約 98%的局屬單位申請參加測評，2%的單位申請示范單位，個別單位因機構調整和單位新建等原因擬檔案規(guī)范管理后盡快申請參加測評。濟南鐵路局濟南機務段（以下簡稱“濟南機務段”），是鐵路局第一個通過“山東省檔案工作科學化管理示范單位”測評的單位。本文將結合濟南鐵路局組織的爭創(chuàng)工作，作以下思考。

一、存在的問題

1.對爭創(chuàng)工作有畏難情緒?！兑?guī)范》和《辦法》內容全面、細致，目前雖有75%的局屬單位申報先進單位，但他們對申報示范單位有顧慮，擔心工作不細致、不到位，達不到標準，尤其有些工作需要相關部門配合，擔心效果不佳而不能達標。另有92%的單位自知自己一些基礎工作有差距，所以不敢申報。

2.檔案編研、工作創(chuàng)新等方面欠缺。95%的單位平時主要從事檔案收集、整理、利用等工作，在檔案編研、工作創(chuàng)新方面舉步維艱、無從下手，離《辦法》要求相差甚遠。

二、改進措施

（一）深入學習《規(guī)范》《辦法》，制定工作目標

為保證爭創(chuàng)工作持續(xù)、有序推進，鐵路局本著積極推進、穩(wěn)扎穩(wěn)打的原則，制定總體規(guī)劃并選定試點單位。組織召開試點單位會議，學習先進經(jīng)驗、明確工作目標、研究爭創(chuàng)辦法、布置工作任務。組織檔案專業(yè)人員認真研讀《規(guī)范》和《辦法》，深刻領會、全面理解、準確把握其精神實質和主要內容。敦促各單位以《規(guī)范》《辦法》為標準，逐條對照檢查自身工作，對工作進行全方位比對，找到差距，提出解決方案。要分清哪些問題是可由檔案部門解決的，哪些問題是需由單位領導解決的，哪些問題是由其他職能部門解決的，最終形成全面、系統(tǒng)的情況報告，并制訂改進的時間表、路線圖，明確工作目標和任務要求。鐵路局指導濟南機務段對照標準全面分析，制定了落實方案，找到了編研、創(chuàng)新等工作薄弱點，有針對性地進行了重點整改，效果明顯。

（二）加強組織領導，制定保障措施

做好爭創(chuàng)工作，關鍵在于行之有效的工作機制措施。要堅持檔案工作集中統(tǒng)一管理的根本原則，認真落實歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，鐵路局在督導中對此有一票否決權。濟南機務段的檔案工作領導頗為重視，堅持把檔案工作與其他業(yè)務工作同布置、同檢查、同獎懲；重視制度建設，及時修訂了檔案管理細則和考核辦法。建立了系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡體系。日常堅持檔案工作例會制度，并認真落實“三納入，四參加”制度。檔案專業(yè)人員已負責檔案工作十多年，保持了檔案隊伍穩(wěn)定，檔案管理網(wǎng)絡運行效果好，奠定了良好的工作基礎。

1.突出組織領導，夯實工作基礎。鐵路局建立健全了檔案工作網(wǎng)絡，成立由單位主要領導任組長的檔案領導小組，并明確檔案工作分管領導。及時充實調整檔案工作領導小組成員，組建了專兼職檔案人員隊伍。年初把檔案工作列入單位長遠規(guī)劃、年度計劃及分管領導、相關人員崗位職責和工作標準當中，檔案管理經(jīng)費列入單位預算，檔案室的庫房建設納入基本建設規(guī)劃，有效保證檔案工作健康發(fā)展。

2.結合實際，不斷完善規(guī)章制度。為了使檔案工作有法可依、有據(jù)可循，鐵路局制定或重新修訂了相關制度、辦法。一是填補盲點。針對工作和重大活動中檔案收集、整理、移交存在的制度空白，制定了《濟南鐵路局檔案管理辦法》《濟南鐵路局重大活動檔案管理辦法》和《濟南鐵路局檔案管理考核暫行辦法》等，以確保檔案工作組織有序、行動有據(jù)、保障有力。二是固強弱點。為與實際相適應，鐵路局組織各單位根據(jù)路局相關管理辦法，修訂完善各單位檔案管理細則和檔案管理考核辦法等，并在此基礎上組織各單位健全了檔案庫房管理、檔案保密、檔案借閱利用、檔案鑒定銷毀等制度，使檔案的收集、管理、利用和移交工作走向規(guī)范化、制度化。

（三）統(tǒng)籌兼顧，重點突破

一分部署，九分落實。在全面把握文件的主要內涵和精神實質的基礎上，重要的是正確執(zhí)行，狠抓落實。鐵路局組織指導各單位基礎工作做扎實，難點工作重點突破。在具體落實上，要求各單位要充分結合自身實際，用文件中的標準檢查自身工作，用文件中的思路指導業(yè)務工作和提高業(yè)務水平，把文件精神細化成利于執(zhí)行、便于操作、有效落實的具體舉措。

一是加強檔案資源建設，管理規(guī)范。鐵路局轉發(fā)了《鐵路歸檔文件整理規(guī)范》，并結合實際，提出了具體落實要求。舉辦培訓班組織學習，明確各單位要強化收集、規(guī)范整理，確保檔案資料系統(tǒng)完整、安全受控。要求各單位在制定下發(fā)規(guī)章制度基礎上，明確各職能部門和相關人員的責任，認真從源頭上做好檔案的收集、整理和移交工作，避免檔案資料流失。做到及時歸檔、分類合理、整理規(guī)范、編目系統(tǒng)、排列有序、檢索方便快捷。嚴格落實檔案庫房“防火、防盜、防蟲”等九防安全措施，確保檔案資料安全齊全完整。

濟南機務段多門類檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，載體門類收集齊全、完整，檔案整理嚴格規(guī)范、系統(tǒng)，檢索體系完備，檔案統(tǒng)計準確、有效，臺賬清晰、明了。特別是專門收集了老照片檔案，豐富了檔案室藏。建立了實物檔案專柜，收藏了單位重要實物檔案。各業(yè)務科室每年度檔案移交都能夠建立完善的交接手續(xù)。檔案裝具規(guī)范、整齊，裝訂整齊，整理規(guī)范。

二是實施檔案信息資源共享工程。本著“利用優(yōu)先、分步實施”的原則，鐵路局檔案館與信息所共同研發(fā)了“鐵路數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)”有序推進檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文檔案數(shù)據(jù)庫、照片和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫三個數(shù)據(jù)庫建設，初步建立數(shù)字化檔案館。正在實現(xiàn)檔案館與局屬單位檔案室之間互聯(lián)互通和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫共建共享。

檔案信息化建設是新形勢下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。鐵路局要求各局屬單位將檔案信息化納入單位信息化建設的總格局，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，加快推進檔案資源信息管理標準化和信息服務網(wǎng)絡化的進程。局屬單位在路局統(tǒng)一開發(fā)管理系統(tǒng)基礎上，進一步規(guī)范電子文件的歸檔與管理，建立全系統(tǒng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫，逐步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，逐步建成在線文件查閱中心，實現(xiàn)檔案信息資源共享，有序提升檔案管理水平。

濟南機務段檔案信息化建設起步早，實效明顯。其軟硬件設施設備齊全，應用系統(tǒng)實用，實現(xiàn)了覆蓋全部室藏檔案的數(shù)字信息體系，全部檔案實現(xiàn)了數(shù)字化，檔案信息系統(tǒng)與文件信息系統(tǒng)做到了有機銜接，檔案安全能夠得到保證，在全局起到了示范引領作用。

三是圍繞單位中心工作，全過程服務鐵路運輸工作。機車履歷簿是全面記載機車狀況和檢修記錄的技術檔案，專業(yè)性強，內容多。濟南機務段將機車履歷簿納入檔案管理。建立收進、移出、借閱電子臺帳，使機車履歷簿日常管理、記錄填寫、資料查找更加規(guī)范高效，為提高機車質量助力，為運輸安全護航、助力。濟南機務段這一特色做法受到鐵路總公司機車履歷簿專項檢查的充分肯定。鐵路局在全局業(yè)務督導中，對濟南機務段的做法進行重點介紹，供各單位參考，要求各單位結合各自中心工作實際做好落實。

四是立足實際，做好檔案編研工作。檔案編研工作，許多單位檔案專業(yè)人員感覺有難度。濟南機務段從日常工作著手，注重工作積累，分別把30多年和20多年的檔案利用效果、科研檔案進行挑選、編輯形成了《濟南機務段檔案利用效果實例選編》《濟南機務段科研成果匯編》。同時潛心編研檔案成果、廣泛搜集素材，編寫了《濟南機務段大事記1899-2014》，傳承企業(yè)歷史記載。此編研成果引起單位領導高度重視、同事們的爭相傳閱和全局檔案專業(yè)人員同行的借鑒學習。

五是增強創(chuàng)新意識，以新思維謀劃工作。新形勢

下，企業(yè)檔案工作面臨著新要求新任務，應以問題為導向，抓住主要問題，有針對性地制定落實措施，推進企業(yè)檔案工作的發(fā)展。依靠創(chuàng)新推動工作，是永恒課題。檔案工作創(chuàng)新需要立足自身檔案工作崗位，圍繞“服務”做文章，在服務中求發(fā)展。濟南機務段緊密結合單位的工作重點，主動開發(fā)檔案信息資源，配合單位相關部門通過新媒體（視頻專題片、網(wǎng)絡警示教育基地），傳播企業(yè)文化；制作了有關專題片，開展了專題展覽，效果明顯，努力做到企業(yè)的工作開展到哪里，檔案服務工作就延伸到哪里，為單位各項工作開展發(fā)揮了重要作用。

濟南機務段十年來堅持定期宣傳檔案法律法規(guī)，創(chuàng)辦了紙質的《檔案園地》，近年結合網(wǎng)絡創(chuàng)新宣傳形式，宣傳范圍更廣、效果更好，提高了全員檔案意識。

（四）結合檔案檢查考核充分發(fā)揮指導、監(jiān)督職能作用

以指導促規(guī)范，以考核抓提升，不斷加強基礎工作、組織建設、業(yè)務建設、設施設備建設和開發(fā)利用工作。鐵路局按照《辦法》的要求，結合《濟南鐵路局檔案管理考核暫行辦法》，細化項點，制定了《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范測評 濟南鐵路局檔案管理考核標準評定表》，在全局范圍內開展檔案工作科學化管理規(guī)范測評和檢查考核。重點對檔案資源體系建設、檔案利用體系建設、檔案安全體系建設中的業(yè)務工作進行檢查，突出對檔案整理工作、檔案移交和接收工作、檔案服務工作、檔案館庫建設、檔案安全保密工作、檔案信息化建設等進行督導，不斷完善、提高檔案管理考核和爭創(chuàng)工作，使檔案管理工作扎實，穩(wěn)步推進，確保檔案安全管理，全面提高檔案工作總體水平，使更多的單位盡快達到省科學化管理規(guī)范測評示范單位的標準。

（作者單位：濟南鐵路局檔案館）