對(duì)于檔案資料民間征集的一點(diǎn)思考

文·邢保華 周杰

對(duì)于檔案資料民間征集的一點(diǎn)思考

文·邢保華 周杰

檔案資料的征集是一個(gè)老生常談的話(huà)題，雖然我們對(duì)此做過(guò)諸多努力，但當(dāng)中的問(wèn)題仍然不少。比如，對(duì)檔案資料征集的主要力量和對(duì)象大都集中在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等，且多為文書(shū)檔案，忽略了民間檔案資料的征集，從而導(dǎo)致入館檔案種類(lèi)單薄，門(mén)類(lèi)失衡。雖然館藏檔案數(shù)量逐年提升，但由于結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案資源的綜合開(kāi)發(fā)利用也常常處在尷尬境地。因此，檔案資料的民間征集工作勢(shì)必成為今后各級(jí)檔案部門(mén)工作的一個(gè)重點(diǎn)。下面，筆者就這個(gè)話(huà)題結(jié)合實(shí)際工作中的粗淺嘗試談一點(diǎn)自己的認(rèn)識(shí)，拋磚引玉，與同仁商榷探討。

一、尋求線(xiàn)索，確定目標(biāo)

民間檔案資料的征集不同于一般的機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的檔案。后者有國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，且每年定期對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，并根據(jù)時(shí)限要求統(tǒng)一組織移交進(jìn)館。只要單位有了全宗號(hào)，完成了首批檔案移交進(jìn)館，其后的工作便順理成章地做好增量檔案的接收管理就可以了。而民間檔案資料則散存于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，種類(lèi)繁多且大多沒(méi)有進(jìn)館經(jīng)歷，更多地需要去發(fā)現(xiàn)、去挖掘。因此，要想做好這些檔案的征集工作，必須要突破常規(guī)，主動(dòng)出擊，在紛繁復(fù)雜的各類(lèi)信息（電視、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等）中篩選出有價(jià)值的檔案線(xiàn)索，進(jìn)而確定目標(biāo)，為下一步檔案資料的征集做好前期準(zhǔn)備工作。拿濱州來(lái)講，如今館藏的濱州古建筑照片檔案線(xiàn)索，就是來(lái)自本地報(bào)紙《魯北晚報(bào)》的一個(gè)欄目——《濱州百年古建筑》，所有照片均出自本市一位攝影愛(ài)好者之手。抓到本條線(xiàn)索之后，市檔案館領(lǐng)導(dǎo)非常重視，先后派人同報(bào)社及作者本人聯(lián)系，最終以合作的方式經(jīng)過(guò)近兩年的補(bǔ)充與完善，將所有照片征集進(jìn)館，并整理形成了照片檔案，填補(bǔ)了濱州建筑類(lèi)檔案的一個(gè)空白，收到了良好的效果。

二、進(jìn)門(mén)入戶(hù)，協(xié)調(diào)溝通

大家知道，確定線(xiàn)索和目標(biāo)這只是開(kāi)展檔案征集工作的第一步，接下來(lái)的問(wèn)題就是對(duì)檔案資料內(nèi)容的進(jìn)行摸底掌握和與檔案所有者溝通對(duì)話(huà)，這是檔案征集的一個(gè)門(mén)檻。首先，必須要對(duì)所要征集的檔案資料有一個(gè)全面的了解，判斷是否有征集進(jìn)館價(jià)值。因?yàn)橥ǔＮ覀兯玫降木€(xiàn)索往往都是一些零散的素材，未必有代表性或者僅限于此。其次，要同檔案所有者本人進(jìn)行溝通，聽(tīng)取本人意愿，做通做好思想工作，讓其對(duì)此有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)和明確的態(tài)度，這檔案征集的一個(gè)重要前提。濱州市檔案館得到古建筑線(xiàn)索后，通過(guò)魯北晚報(bào)社聯(lián)系到圖片作者，隨即同本人進(jìn)行接洽。通過(guò)交流，我們得到了幾個(gè)信息，一作者手中已有部分圖片，拍攝對(duì)象全部出自濱州且有詳實(shí)文字材料；二本人有意向繼續(xù)拍攝，不斷完善；三希望報(bào)社繼續(xù)提供平臺(tái)；四照片檔案整理進(jìn)館可以考慮，但需進(jìn)一步詳談。掌握情況后，經(jīng)作者同意，市檔案館制定了相應(yīng)工作方案，并及時(shí)與報(bào)社聯(lián)系，隨后又多次進(jìn)行溝通，簽訂了合作協(xié)議，最大限度地確保古建筑照片齊全完整。

三、以例言實(shí)，拋磚引玉

民間檔案資料的重要特征之一，就是其擁有者本身多數(shù)與檔案部門(mén)沒(méi)有太多的業(yè)務(wù)聯(lián)系，檔案知識(shí)相對(duì)匱乏，沒(méi)有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。對(duì)于檔案移交進(jìn)館的程序、形式及檔案進(jìn)館后對(duì)自己有何影響等都存在一個(gè)模糊的認(rèn)識(shí)，尤其是書(shū)畫(huà)、攝影作品等涉及到版權(quán)及市場(chǎng)化等諸多因素，因此大多有所顧慮，這也是民間檔案征集的一個(gè)瓶頸問(wèn)題。要解決這個(gè)問(wèn)題，除了進(jìn)行耐心細(xì)致的溝通交流外，更重要的是要以例言實(shí)，拋磚引玉，通過(guò)“做”讓對(duì)方更好地認(rèn)識(shí)檔案工作，為做好下一步的工作打好基礎(chǔ)?！稙I州百年古建筑》欄目結(jié)束后，形成了完整的一個(gè)古建筑系列，是濱州目前為止最為齊全的古建筑照片材料，也是攝影者本人最為滿(mǎn)意的系列作品之一。有過(guò)拍照經(jīng)驗(yàn)的朋友們都知道，數(shù)碼相機(jī)拍照往往都是一景多拍，一次活動(dòng)下來(lái)都會(huì)形成大量照片，可以想象，一名攝影愛(ài)好者其原始作品更是海量。而且照片的一個(gè)重要特點(diǎn)就是按照編號(hào)排列，除去時(shí)間、位置、尺寸等必要要素外，其它與內(nèi)容相關(guān)的信息一律沒(méi)有?！稙I州百年古建筑》系列照片也不例外，從雜亂無(wú)章的原始資料庫(kù)中提取心儀的圖片往往要找上半天才完成，對(duì)此，照片作者本人也深感困擾。為了讓照片作者本人更好地體會(huì)到檔案的便利和快捷，工作人員從作者本人在網(wǎng)上發(fā)布的系列照片中按照不同種類(lèi)的建筑篩選了80余張小圖，并按照標(biāo)準(zhǔn)做成《濱州百年古建筑》照片檔案。當(dāng)檔案冊(cè)交到作者本人手上時(shí)候，一切都不再是問(wèn)題。用他自己的話(huà)講，就是對(duì)檔案工作有了“頓悟”，從那一刻起，決定將自己的一切攝影作品捐贈(zèng)市檔案館。之后一周內(nèi)，先后拷貝了他20多個(gè)G的照片作品，并給攝影者本人頒發(fā)了收藏證書(shū)，本專(zhuān)題照片素材全部移交檔案館。

四、廣收細(xì)篩，整理建檔

民間檔案資料由于其特殊性，對(duì)其征集接收也要特殊對(duì)待。相對(duì)于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案整理完畢后進(jìn)館，民間檔案資料則需要先進(jìn)館，后整理。說(shuō)白了，就是先把東西收進(jìn)來(lái)，再按照特性進(jìn)行不同的整理建檔。前面我已經(jīng)談過(guò)了，由于民間資料提供者的特殊性，這些材料的征集本來(lái)就不是一件容易的事情，再讓對(duì)方整理進(jìn)館則更是難上加難，不符合實(shí)際。就拿照片資料來(lái)講，一旦形成照片資料那都是海量的，而且，照片檔案的整理一般非檔案工作者都不會(huì)熟練掌握。無(wú)論是從照片的挑選還是照片檔案的整理上來(lái)講，提供者一般都不會(huì)完成后再移交。檔案館工作人員拿到手的往往更多的是照片的原始素材，這就注定了需要更多的時(shí)間和勞動(dòng)量。當(dāng)然，整理期間，照片提供者的參與是必不可少的。

目前，《濱州百年古建筑》專(zhuān)題照片共涉及到42種建筑，5000余張照片8.3G。按照每種建筑5張角度不同角度照片來(lái)講，共需選取210張左右照片入檔。在攝影作者劉杰的幫助下，市檔案館工作人員用了兩天的時(shí)間完成了照片的選取及照片檔案的整理，形成了“濱州百年古建筑”專(zhuān)題照片檔案3盒，連同作者聲明一并收藏入館，至此，本項(xiàng)工作圓滿(mǎn)結(jié)束。

除了上述舉措外，還可以通過(guò)開(kāi)發(fā)已征集的民間提供的檔案資源來(lái)擴(kuò)大影響，達(dá)到雙方共贏的效果，形成積極的社會(huì)效應(yīng)，為民間檔案資料的征集工作開(kāi)辟道路。濱州市檔案館近兩年來(lái)充分利用征集的檔案資源，先后舉辦了“濱州百年古建筑”“生態(tài)濱州鳥(niǎo)兒美”“紅色教育展覽”等專(zhuān)題展覽，吸引了大批人員進(jìn)行參觀，并編印了《濱州百年古建筑》《生態(tài)濱州鳥(niǎo)兒美》等書(shū)籍，除去正常分發(fā)外，無(wú)償贈(zèng)送給部分學(xué)校圖書(shū)角，得到了社會(huì)的一致好評(píng)。這些活動(dòng)的開(kāi)展，在宣傳檔案工作的同時(shí)，也讓捐贈(zèng)者及周?chē)藛T感受到檔案工作的獨(dú)特魅力，為下一步的合作奠定了良好的基礎(chǔ)。

千里之行，始于足下，民間檔案資料的征集工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又任重道遠(yuǎn)的工作，只要我們有信心、有耐心、有毅力終將不斷取得新的碩果。

（作者單位：濱州市人力資源與社會(huì)保障局/濱州市檔案局）