電子文檔一體化項(xiàng)目中歸檔問題的幾點(diǎn)思考

文·鐘蕊

電子文檔一體化項(xiàng)目中歸檔問題的幾點(diǎn)思考

文·鐘蕊

隨著無紙化辦公形態(tài)的日漸成熟和完善，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案逐步成為檔案工作的主流。目前，由于沒有專門的電子檔案軟件實(shí)現(xiàn)對電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案進(jìn)行管理，大多電子文件游離在電子檔案之外，文件與檔案這一密不可分的事務(wù)被分割、多頭管理，信息資源沒有得到有效整合，不僅給檔案管理工作帶來了新的困難，也給社會各界和人民群眾利用檔案帶來了不便，因此，電子文件的歸檔成為檔案部門急需解決的問題。為此。宜昌檔案局以“宜昌市市縣鄉(xiāng)村電子文件與電子檔案全程管理研究與實(shí)踐”為課題，全面啟動了 “電子文檔一體化”管理系統(tǒng)的研究開發(fā)。電子文檔一體化項(xiàng)目建成后將實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、公開、鑒定、歸檔、長期保管、提供利用、轉(zhuǎn)換、遷移、銷毀等環(huán)節(jié)的全程管理，保障電子文件與電子檔案的完整、真實(shí)、有效，總體提升市縣鄉(xiāng)村的檔案現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)全市信息資源的高度共享與安全規(guī)范管理。筆者作為該項(xiàng)目的參與者，在學(xué)習(xí)與研究過程中很受啟發(fā)，對項(xiàng)目的認(rèn)識和思考也逐漸加深。這里，擬從分析“紙質(zhì)檔案”與“電子檔案”的不同特點(diǎn)入手，就電子文件的歸檔環(huán)節(jié)，談一些粗淺看法。

一、要突破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔流程

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作流程，是對已有的紙制文件材料進(jìn)行收集整理保管。通過數(shù)字化加工這部分已歸檔的紙質(zhì)檔案，便形成了“電子檔案”。電子檔案的工作流程則是將無紙化辦公系統(tǒng)中的電子文件經(jīng)過鑒定后歸入檔案數(shù)據(jù)庫保存，再將電子檔案通過打印輸出“紙制檔案”，實(shí)現(xiàn)異質(zhì)備份。由于紙制檔案和電子檔案的存在載體的不同，檔案產(chǎn)生的方式完全不同，形成檔案的過程自然存在差異。由此可見，電子檔案的歸檔流程是對已往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔流程的逆襲。在實(shí)際操作中必須突破原有紙質(zhì)文件材料到紙質(zhì)檔案再加工成為“電子檔案”的歸檔流程，在電子文檔一體化項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)從電子文件材料形成電子檔案再輸出“紙質(zhì)檔案”備份的過程。

二、要突破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔時間

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔時間都是在第二年度上半年完成對上一年度文件材料的整理歸檔工作，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有直觀、有固定存放空間、可集中鑒別等特點(diǎn)，可將全年度的紙制文件材料收集齊全完整后，根據(jù)不同類別、不同保管期限和不同問題進(jìn)行分類、排序和整理。電子文件因自身編輯快捷、處理靈活的特性，存在文檔一體化項(xiàng)目中的絕大部分電子文件處理完畢后都直接將其歸檔，放入不同類別、保管期限的“中間”數(shù)據(jù)庫進(jìn)行排序，即使后期出現(xiàn)有少數(shù)需要調(diào)整電子檔案類別、保管期限和件號的情況，也因?yàn)殡娮訖n案的特性，易于操作，可輕松實(shí)現(xiàn)。

三、要突破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔排序

由于傳統(tǒng)紙制檔案排列是書柜式展示，排列有序、擺放整齊，顯而易見。而電子檔案是數(shù)據(jù)庫排列，雖隱蔽不可見，但查找靈活、利用便捷。因此在歸檔文件的排序上，傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔是按照各單位的 “三合一”制度，將各年度同一保管期限下的文件材料，按問題相對集中的方式進(jìn)行歸檔，如一次會議的相關(guān)文件材料，在同一保管期限下相對集中的地方歸檔，件號相鄰排序。文檔一體化項(xiàng)目功能研發(fā)時，則應(yīng)該打破電子檔案固有的按問題集中方式歸檔，轉(zhuǎn)化成及時歸檔，按時間順序?yàn)樵瓌t排序；在查找利用方面，電子檔案通過計(jì)算機(jī)檢索關(guān)鍵詞或其它元素信息，能很快顯示需要查找到的相

關(guān)內(nèi)容，也無需按問題相對集中的方式歸檔排序。

四、要突破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔范圍

由于紙質(zhì)文件與電子文件從產(chǎn)生到流轉(zhuǎn)的過程不同，其辦理過程中形成的需要?dú)w檔的范圍自然發(fā)生了變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都是以紙質(zhì)文件材料為依托形成的，以單位發(fā)文為例，歸檔范圍是正文、處理簽及底稿，三部分組成一件檔案。而數(shù)字化加工掃描后形成“電子檔案”也是這三部分內(nèi)容組成。電子文檔一體化項(xiàng)目是將電子政務(wù)平臺中的電子文件直接歸檔，而此項(xiàng)目中形成的電子文件范圍與傳統(tǒng)紙制文件范圍要大的多，同樣以單位發(fā)文為例，每件電子文書檔案是由處理單、CEB公文、套紅后正文、正式公文、操作記錄、起草說明和背景資料組成。因此歸檔范圍也隨之發(fā)生變化，特別是操作記錄已成為電子檔案必不可少的內(nèi)容之一，也是與傳統(tǒng)紙制檔案重要區(qū)別之一。最后通過計(jì)算機(jī)打印出來的異質(zhì)備份的“紙制檔案”也包括以上電子檔案中的全部內(nèi)容。

電子文件歸檔只是文檔一體化項(xiàng)目運(yùn)行過程中的一個重要環(huán)節(jié)，其后還有許多的問題要思考和研究，如電子檔案的安全保障、公開信息與涉密信息的分區(qū)管理、非政務(wù)平臺上產(chǎn)生檔案的接入、各行各業(yè)專門檔案的接入、元數(shù)據(jù)最大自動捕獲、分級管理、負(fù)載均衡、過去數(shù)字化成果的接收、非電子政務(wù)平臺接入單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)障礙應(yīng)急預(yù)案以及適用、簡約和便于操作等都是必須考慮和解決的問題。由于紙制檔案與電子檔案特性上的不同，在接下來文檔一體化項(xiàng)目研發(fā)過程中，我們必須進(jìn)一步突破固有傳統(tǒng)思維模式，實(shí)事求是地設(shè)計(jì)各種功能模塊，以滿足不同檔案利用者的需要，并使其成為現(xiàn)化代檔案管理的重要手段，有效地推動檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

（作者單位：宜昌市檔案局）