新形勢下重點建設(shè)項目檔案管理工作的幾點思考

文·張敏

新形勢下重點建設(shè)項目檔案管理工作的幾點思考

文·張敏

重點建設(shè)項目具體指納入國務(wù)院、省級重點管理、縣級以上人民政府審批計劃和重點管理的項目，這些項目投資一般比較大、涉及面廣、周期長。做好重點建設(shè)項目檔案工作對于保證重點建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，保障建設(shè)項目的安全運行和有效管理具有重要意義。為此，國家和省里出臺了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》《山東省重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》重大項目檔案等管理辦法。2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了關(guān)于《加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確要求縣級以上檔案行政管理部門要加強對檔案收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，特別是對重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目要進行監(jiān)督指導(dǎo)，及時建檔。

一、重點建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，我縣牢牢把握“求突破、爭進位”的總基調(diào)，大力實施“產(chǎn)業(yè)興縣”發(fā)展戰(zhàn)略，加速培植產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，加大招商引資力度，狠抓重點項目建設(shè)，大項目建設(shè)如火如荼，全縣經(jīng)濟呈現(xiàn)平穩(wěn)較快發(fā)展。隨之而來的項目檔案管理成為當(dāng)前檔案工作的重要事項。重點項目檔案是一條重要的信息鏈，從項目前期洽談對接、到項目落地實施，要經(jīng)歷產(chǎn)業(yè)政策分析、可行性研究、評估決策、勘察設(shè)計、施工、竣工、試運行等各環(huán)節(jié)。因此，重點項目檔案除具備一般檔案的特點外，還具有自身獨特的特點。一是專業(yè)性。重點項目檔案是重點項目在建設(shè)過程中形成的文字，圖像、聲像等各種開工的文件，反映整個項目建設(shè)的歷史記載，從項目前期招商、策劃、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等具備自身的鮮明特點。二是獨立性。項目獨立性是重點項目建設(shè)的另外一個特點，無論是省、市、縣重點項目還是一般的重點項目都是以單獨個體進行建設(shè)。三是復(fù)雜性。每個重點項目建設(shè)要涉及規(guī)劃、住建、國土、發(fā)改、房管、安監(jiān)、環(huán)保、消防、質(zhì)監(jiān)等多個部門。在建設(shè)過程中形成的文字材料面廣、量大，分散、復(fù)雜，內(nèi)容涉及圖紙設(shè)計、土建、工藝、管道、儀表、設(shè)備、安裝等，除文字形成的檔案外還存在大量的照片、圖像、項目模型等實物。四是周期長。重點項目從開始建設(shè)、前期論證、工程設(shè)計、準(zhǔn)備實施、竣工投產(chǎn)，一般要經(jīng)歷長達幾年的時間。文字檔案材料的形成也隨著整個建設(shè)過程面形成，直到竣工驗收后的維護使用。

二、檔案管理存在的問題

我縣重點項目檔案管理的情況總體是好的。但是重點項目建設(shè)工期緊、規(guī)模大、任務(wù)重，一般來說領(lǐng)導(dǎo)更注重建設(shè)、設(shè)計、施工監(jiān)督，對建設(shè)項目檔案的整理、收集、歸檔管理等沒有很重視，形成了重點建設(shè)項目檔案管理相對滯后，建設(shè)項目完工后達不到檔案歸檔要求，從而影響檔案及時歸檔等弊病。

（一）項目檔案管理意識缺乏

一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。我縣大多參建的重點項目實行指揮部工作制，縣級領(lǐng)導(dǎo)任指揮長的工作模式，成員大多是政府各部門臨時抽調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)往往將工作重點放在工程投資、質(zhì)量、進度上，對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，指揮部人員變化相對頻繁，流動性大，無約束機制，造成檔案管理不連續(xù)或斷檔現(xiàn)象。二是檔案管理制度不健全。領(lǐng)導(dǎo)重視現(xiàn)場建設(shè)施工人員的管理，而對加強檔案管理重視不夠，未能將檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)不明確、沒有從源頭上做到檔案工作與項目建設(shè)同步進行。再加上建設(shè)單位與施工單位、各分包施工單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，存在檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象。三是施工單位缺乏檔案管理責(zé)任感。施工單位技術(shù)人員只重視項目建設(shè)，缺乏對檔案文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為己有，拒不移交；有的對急用的材料隨用隨拿，對借出的材料未及時催交，造成檔案遺失。

（二）項目檔案管理水平不高

一是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。在重點項目建設(shè)過程中，工作人員大多從各個不同部門抽調(diào)，涉及部門較多，人員不穩(wěn)定，本身缺乏項目建設(shè)檔案專業(yè)知識，同時又身兼數(shù)職，很難短期內(nèi)適應(yīng)專業(yè)檔案工作的需要。二是入檔文件格式不規(guī)范，存在隱患；目前大多數(shù)施工單位按原來的習(xí)慣自行制作表格，造成一個項目的文件目錄、文件內(nèi)容、格式大不相同，不利于保管。三是入檔材料不規(guī)范。在實際工程建設(shè)中，入檔材料大多是復(fù)印件，有時復(fù)印不清晰且材料不完整。四是竣工圖紙設(shè)計不規(guī)范。在實際建設(shè)過程中，有些已經(jīng)竣工的項目未按規(guī)定執(zhí)行原來的設(shè)計要求且經(jīng)常變更工工程圖紙，導(dǎo)致竣工后的圖紙與原設(shè)計圖紙不符，給檔案整理帶來不便。甚至還出現(xiàn)有些項目單位不能做到檔案的科學(xué)整理和保管，沒有建立分類檔案管理和檔案目錄，沒有整理入檔案盒且存放雜亂，給檔案驗收帶來很多麻煩。

（三）檔案管理協(xié)調(diào)機制不暢通

重點項目檔案管理的驗收，最終需要審批單位和項目主管部門的互相配合。但在實際操作過程中，有的項目主管部門隨意性較大，不重視，不執(zhí)行國家、省級重點項目建設(shè)檔案有關(guān)的法律法規(guī)和辦法，對綜合驗收前檔案工作不把關(guān)，甚至隨便應(yīng)付，難以形成合力，造成檔案工作不連續(xù)。

三、加強重點項目檔案管理的對策

重點項目檔案是項目建設(shè)全過程的真實記錄，是項目建設(shè)完工后最原始的記錄依據(jù)，是項目交付使用后維修管理的最原始基礎(chǔ)，必須切實加強重點項目檔案管理，按照全面推進依法治檔的有關(guān)規(guī)定，針對存在的問題，就如何加強重點項目檔案管理工作談幾點對策建議：

（一）抓意識，提高對項目檔案管理的責(zé)任感

檔案法規(guī)是開展項目建設(shè)檔案管理工作的執(zhí)法依據(jù)，國務(wù)院發(fā)布的《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設(shè)單位組織工程竣工驗收必須有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。建設(shè)單位必須依法管理工程檔案，制定相應(yīng)的考核措施，做好收集整理、建檔、移交三個環(huán)節(jié)的工作，保證項目檔案的成套性和科學(xué)性。為此，要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大項目單位特別是工程技術(shù)人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。

（二）抓領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案管理的認識

重點項目檔案是施工單位人員花費大量的心血形成的，它不僅是工程項目建設(shè)的歷史記錄，更是工程項目建設(shè)經(jīng)驗和技術(shù)的結(jié)晶，也是建設(shè)單位事業(yè)發(fā)展的真實寫照，直接反映工程項目建設(shè)的成果，建設(shè)單位應(yīng)把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎(chǔ)工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識。完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個重點項目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中，制定與工程建設(shè)實際相符的檔案管理實施細則及相關(guān)考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確項目檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。各檔案管理部門要依據(jù)檔案法所賦予的權(quán)力和應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，積極與發(fā)改、住建、國土、環(huán)保等項目主管部門加強聯(lián)系，互相協(xié)調(diào)，建立健全項目檔案工作機制，各司其職、職負其責(zé)，加強項目檔案管理。

（三）抓服務(wù)，提高項目檔案的管理水平

一是開展項目建設(shè)前期服務(wù)工作。主動介入，與施工單位緊密聯(lián)系，從工程開工前開始到工程竣工驗收全過程進行跟蹤培訓(xùn)、指導(dǎo)，隨時了解工程進度及檔案資料的形成情況，實行重階段檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有序管理，提高重點建設(shè)項目檔案的及時歸檔。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓(xùn)相關(guān)人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執(zhí)行國家重點建設(shè)項目檔案管理登記制度，及時掌握建設(shè)項目檔案管理動態(tài)情況并加以監(jiān)管。二是開展執(zhí)法檢查活動。項目主管部門每年都要審

定公布重點建設(shè)項目，由發(fā)改、住建、檔案等部門組織開展檔案檢查活動，重點檢查項目建設(shè)與檔案管理是否同步進行，項目檔案驗收的整改落實情況，已通過竣工驗收的項目是否通過檔案驗收等，并在全縣范圍內(nèi)通報項目檔案檢查結(jié)果。三是定期開展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。有計劃有針對性的對重點項目檔案管理人員進行檔案專項業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從各種項目檔案資料的產(chǎn)生到歸檔整個環(huán)節(jié)進行全方位的培訓(xùn)，保證重點項目檔案的齊全完整。四是加強服務(wù)，全方位進行指導(dǎo)。轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，主動對接項目單位，從項目檔案分類方法的制定到具體檔案人員的實際整理，進行全過程全方位指導(dǎo)。

（四）抓信息化管理，提高部門之間信息暢通

隨著工程設(shè)計，管理等環(huán)節(jié)信息化進程的加快，項目檔案的信息化問題日益突出，針對項目單位管理機制不暢通的現(xiàn)象，應(yīng)用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大規(guī)模信息利用系統(tǒng)，在技術(shù)上實現(xiàn)機關(guān)工作人員、社會公眾在線查詢、利用數(shù)字檔案，通過計算機平臺獲取信息，避免各單位之間不協(xié)調(diào)、不暢通。

（作者單位：汶上縣發(fā)展和改革局重點項目辦公室）