高校檔案數(shù)字化建設(shè)與管理探析

文·范利 宋守君

高校檔案數(shù)字化建設(shè)與管理探析

文·范利 宋守君

高校檔案是學(xué)校精神文明成果的真實(shí)體現(xiàn)，伴隨著學(xué)校文化的發(fā)展而發(fā)展。它最真實(shí)可靠地記錄了學(xué)校的發(fā)展與變遷，是承載著學(xué)校發(fā)展歷史的主要標(biāo)志。目前我國(guó)高校的檔案管理存在難度大、重管理輕使用、效率偏低等問(wèn)題，采用檔案數(shù)字化管理就提上了議事日程。所謂檔案數(shù)字化管理，是指隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。高校檔案數(shù)字化管理既是高校檔案管理工作的大勢(shì)所趨，也必將推動(dòng)高校的檔案管理工作更加電子化、科學(xué)化、規(guī)范化。

一、高校檔案數(shù)字化管理的重要意義

（一）高校檔案管理工作的迫切需要

一方面，高校檔案作為一所學(xué)校物質(zhì)文化、精神文化和制度文化的歷史濃縮，在一定程度上可以代表著學(xué)校的歷史發(fā)展?fàn)顩r，這是因?yàn)楦咝n案記載著一大批獻(xiàn)身教育事業(yè)的專家學(xué)者、科研人才、知名教授，前輩們刻苦、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神。另一方面，當(dāng)今信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正以無(wú)可比擬的速度充斥著現(xiàn)實(shí)社會(huì)的各個(gè)層面，檔案社會(huì)也不可避免地被同化。在這個(gè)時(shí)代，檔案部門已不再是檔案實(shí)體的管理部門和封閉的信息藏儲(chǔ)地，而是一個(gè)積極提供利用的服務(wù)機(jī)構(gòu)。在這種情況下，僅僅依靠過(guò)去紙質(zhì)檔案的管理方式，是無(wú)法實(shí)現(xiàn)目前高校檔案管理的迫切要求的。在某種程度上，檔案數(shù)字化管理的采用就可以實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合。

（二）提高高校檔案管理工作的效率

近幾年來(lái)，隨著各高校招生規(guī)模的擴(kuò)大和教育教學(xué)改革的深入開(kāi)展，高校各項(xiàng)工作都取得了長(zhǎng)足發(fā)展，這造成高校的檔案數(shù)量急劇增加，內(nèi)容也越來(lái)越豐富。將檔案進(jìn)行數(shù)字信息化，不僅能使傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案向機(jī)讀檔案載體轉(zhuǎn)變，讓整體運(yùn)作過(guò)程控制在計(jì)算機(jī)和通信線路中進(jìn)行，并能將傳統(tǒng)的移交、分類、立卷、編目等一系列繁瑣的程序全部通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。檔案管理部門再根據(jù)歸檔范圍通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行有序辨別，保存有價(jià)值的機(jī)讀文件，使其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案。最終，各類數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使高校電子檔案“數(shù)出一門”，大大提高了管理工作的效率，保證了各類歸檔數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

（三）提高檔案工作者的能力和水平

高校檔案數(shù)字化的開(kāi)展，使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，加大了良性循環(huán)。以往檔案工作者為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行的許多文獻(xiàn)匯編、專題匯編等編研工作可大大減少，甚至可取消平時(shí)查閱，將更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作，及時(shí)將電子檔案歸檔，盡快地提供利用。各級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的檔案工作者可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注明處理意見(jiàn)，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，大大減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。工作人員僅編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架，而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要集中將大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問(wèn)題，將不復(fù)存在。

二、當(dāng)前我國(guó)高校檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化管理的思想意識(shí)薄弱

受社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展條件的約束，現(xiàn)在很多高校從領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)校教師都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案工作的重要性，存在“‘說(shuō)起來(lái)重視，做起來(lái)次要，忙起來(lái)忘掉’的現(xiàn)象”。主要表現(xiàn)在，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視。現(xiàn)在的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要管教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、后勤保障等諸多事情。事情一多，有些領(lǐng)導(dǎo)就認(rèn)為檔案工作是可有可無(wú)的，可以抓也可以不抓。但檔案工作具有很強(qiáng)的連續(xù)性，擱置時(shí)間一長(zhǎng)，想抓的時(shí)候已經(jīng)無(wú)從抓起。二是學(xué)校檔案管理人員不重視。高校職能部門的檔案管理人員多為兼職做檔案工作，無(wú)法計(jì)入工作量。既然領(lǐng)導(dǎo)不重視，學(xué)校的檔案管理人員就更加不重視了。

（二）檔案數(shù)字化管理工作缺乏規(guī)劃

檔案工作是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作，只有加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的嚴(yán)格規(guī)劃，這一工作才能循序漸進(jìn)地開(kāi)展。但是，現(xiàn)在很多高校對(duì)檔案工作缺乏基本規(guī)劃，這些規(guī)劃包括檔案整理人才的培養(yǎng)、檔案整理技術(shù)手段的提高、檔案整理相關(guān)制度的制定、對(duì)檔案材料的深層次加工等。毫無(wú)疑問(wèn)，對(duì)檔案工作缺乏規(guī)劃是當(dāng)前很多高校檔案工作存在的普遍問(wèn)題。

三、解決我國(guó)高校檔案數(shù)字化管理存在問(wèn)題的措施

（一）統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理的思想認(rèn)識(shí)

高校檔案數(shù)字化管理工作的順利開(kāi)展是各種因素綜合作用的結(jié)果，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、各部門的積極配合、檔案管理人員的認(rèn)真工作。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視了，學(xué)校才能在技術(shù)手段提升方面、專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)方面有所作為。只有學(xué)校各部門積極配合了，才能及時(shí)、準(zhǔn)確地提交各種檔案資料。只有檔案管理人員工作認(rèn)真了，高校檔案才能準(zhǔn)確無(wú)誤地順利歸檔。鑒于此，必須在高校營(yíng)造重視檔案工作的良好氛圍。一方面，在全校范圍內(nèi)大力宣傳高校檔案工作的重要性，讓全校師生自然而然地重視檔案工作。另一方面，利用學(xué)校網(wǎng)站等平臺(tái)，利用已有檔案資料的精彩部分，如圖片、視頻資料等，提高學(xué)校師生對(duì)高校檔案的感性認(rèn)識(shí)。

（二）增加檔案數(shù)字化管理的投入力度

目前高校檔案的數(shù)字化管理難以完全開(kāi)展，與學(xué)校的投入力度不夠有直接關(guān)系。由于高校的人員流動(dòng)比較頻繁，學(xué)校部門設(shè)置相對(duì)復(fù)雜，加之學(xué)校合并、各項(xiàng)建設(shè)工作突飛猛進(jìn)等原因，現(xiàn)在檔案的數(shù)量要比以前多很多、內(nèi)容也復(fù)雜很多。在這種情況下，還是僅僅依靠檔案整理人員的抄抄寫寫，是很難把學(xué)校的檔案工作做好的。這就應(yīng)該增加檔案數(shù)字化管理的投入力度，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高檔案整理效率。

（三）提高檔案工作人員的專業(yè)水平

在某種程度上，檔案整理人員的專業(yè)水平如何，決定著一所高校檔案數(shù)字化管理水平，檔案工作者的素質(zhì)是數(shù)字化檔案館建設(shè)較為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，必須采取措施提高檔案整理人員的專業(yè)水平。一是加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。針對(duì)目前的很多檔案整理人員都是“半路出家”這種情況，加強(qiáng)這部分管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)這種方式，提高他們對(duì)高校檔案工作的認(rèn)識(shí)水平、檔案工作管理水平和管理能力。二是積極引進(jìn)檔案專業(yè)的專門人才。“術(shù)業(yè)有專攻”，檔案整理也不例外?，F(xiàn)在很多高校的檔案整理人員中根本沒(méi)有檔案專業(yè)的專門人才，從而大大制約了檔案整理工作的順利發(fā)展。三是提高檔案整理人員的計(jì)算機(jī)水平。高校檔案的數(shù)字化管理工作離不開(kāi)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，需要檔案管理工作人員必須達(dá)到一定的技術(shù)水平，才能得心應(yīng)手地把這些技術(shù)用到檔案整理工作中去。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的安全系數(shù)

“安全性問(wèn)題一直是阻礙檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的重要因素之一。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的最大風(fēng)險(xiǎn)之一就是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題?！币皇菣C(jī)密檔案信息的安全保密問(wèn)題，它是預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒入侵、避免網(wǎng)上黑客攻擊的主要措施，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、身份識(shí)別等；二是通過(guò)摸索電子檔案自身的規(guī)律和特征，主動(dòng)借鑒和接納外國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，摸索出適合中國(guó)國(guó)情的行之有效的法律法規(guī)保障體系，保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的安全。三是加強(qiáng)電子檔案的監(jiān)管。由于檔案管理人員使用的應(yīng)用軟件不同，加上采集、錄入、掃描等過(guò)程中疏忽等原因，都會(huì)引起各種各樣的問(wèn)題，必須設(shè)置監(jiān)管部門，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，從源頭上減少建設(shè)過(guò)程中的錯(cuò)誤。四是及時(shí)建立數(shù)據(jù)備份，它是一種預(yù)防電子檔案被破壞后的補(bǔ)救措施。由于電子文件的讀取設(shè)備或軟件先于電子文件消失，因此，實(shí)現(xiàn)高校電子檔案異質(zhì)異地保存?zhèn)浞?，能夠大大提高電子文檔保管的安全系數(shù)。

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［2］商敏鋒.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化淺析［J］.蘭臺(tái)世界.2006.（l）：22.

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［4］菅娉娉.論高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展［D］.濟(jì)南：山東大學(xué)，2008.

（作者單位：山東建筑大學(xué)）