論公證的審查范圍和核實(shí)義務(wù)

孫洪艷

（510370 廣東省廣州市荔灣公證處 廣東 廣州）

論公證的審查范圍和核實(shí)義務(wù)

孫洪艷

（510370 廣東省廣州市荔灣公證處 廣東 廣州）

公證活動(dòng)是圍繞對(duì)公證事項(xiàng)的審查與核實(shí)而展開的，公證人員在辦理公證業(yè)務(wù)過程中如何做到事實(shí)清楚，法律關(guān)系明確，關(guān)鍵在于做好認(rèn)真細(xì)致的證據(jù)核查。雖然在《公證法》和《公證程序規(guī)則》中均有關(guān)于公證審查和公證核實(shí)的規(guī)定，但均為原則性的規(guī)定，全國(guó)法院已經(jīng)出現(xiàn)多起因當(dāng)事人提供虛假證明材料而判決公證機(jī)構(gòu)承擔(dān)賠償責(zé)任的案例。本文主要通過論述公證的審查范圍和核實(shí)義務(wù)，闡述我國(guó)建立審查制度和核實(shí)規(guī)則的必要性。

公證；審查范圍；審查原則；核實(shí)義務(wù)

公證的目的是通過對(duì)一系列證據(jù)和事實(shí)的認(rèn)定來證明當(dāng)事人的某種權(quán)利或資格?！豆C法》第二條規(guī)定“公證是公證機(jī)構(gòu)根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請(qǐng)，依照法定程序?qū)γ袷路尚袨椤⒂蟹梢饬x的事實(shí)和文書的真實(shí)性、合法性予以證明的活動(dòng)?！保?］公證活動(dòng)是圍繞對(duì)公證事項(xiàng)的審查和核實(shí)而展開的，公證人員在辦理公證業(yè)務(wù)過程中如何做到事實(shí)清楚，法律關(guān)系明確，關(guān)鍵在于做好認(rèn)真細(xì)致的證據(jù)核查。全國(guó)法院已經(jīng)出現(xiàn)多起因當(dāng)事人提供虛假證明材料而判決公證機(jī)構(gòu)承擔(dān)賠償責(zé)任的案例。依據(jù)《公證法》和《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，結(jié)合我國(guó)公證業(yè)務(wù)實(shí)際情況，本文簡(jiǎn)要論述我國(guó)公證的審查范圍和核實(shí)義務(wù)，闡述建立公證審查制度和核實(shí)規(guī)則的必要性。

一、公證的審查范圍

公證審查，是指在公證機(jī)構(gòu)受理當(dāng)事人的公證申請(qǐng)后，制作公證書之前，對(duì)當(dāng)事人申請(qǐng)公證的事項(xiàng)及其提供的證明材料從法律和事實(shí)兩個(gè)方面檢查核對(duì)是否真實(shí)、合法所進(jìn)行的工作。［2］公證機(jī)構(gòu)必須審查當(dāng)事人的身份和行使權(quán)利、履行義務(wù)的能力；審查當(dāng)事人申請(qǐng)公證的事實(shí)和文書以及有關(guān)文件是否真實(shí)、合法。公證人員應(yīng)當(dāng)通過詢問證人，調(diào)取書證、物證、視聽資料、現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)、進(jìn)行鑒定等方式認(rèn)真收集證據(jù)。公證人員詢問當(dāng)事人和有關(guān)證人時(shí)，應(yīng)當(dāng)告知其權(quán)利、義務(wù)、法律責(zé)任和注意事項(xiàng)，并制作談話筆錄。

（一）關(guān)于審查范圍的法律規(guī)定

《公證法》第二十八條規(guī)定：“公證機(jī)構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同公證事項(xiàng)的辦證規(guī)則，分別審查下列事項(xiàng)：（一）當(dāng)事人的身份、申請(qǐng)辦理該項(xiàng)公證的資格以及相應(yīng)的權(quán)利；（二）提供的文書內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（三）提供的證明材料是否真實(shí)、合法、充分；（四）申請(qǐng)公證的事項(xiàng)是否真實(shí)、合法?！保?］

《公證程序規(guī)則》第二十四條規(guī)定：“公證機(jī)構(gòu)受理公證申請(qǐng)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同公證事項(xiàng)的辦證規(guī)則，分別審查下列事項(xiàng)：（一）當(dāng)事人的人數(shù)、身份、申請(qǐng)辦理該項(xiàng)公證的資格及相應(yīng)的權(quán)利；（二）當(dāng)事人的意思表示是否真實(shí)；（三）申請(qǐng)公證的文書的內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（四）提供的證明材料是否真實(shí)、合法、充分；（五）申請(qǐng)公證的事項(xiàng)是否真實(shí)、合法?！保?］

（二）審查的原則：形式審查和實(shí)質(zhì)審查

公證審查重點(diǎn)是根據(jù)所證明的對(duì)象不同而進(jìn)行的，對(duì)于各類公證事項(xiàng)提供的證據(jù)不可能適用同樣的審查要求。以身份為證明對(duì)象的公證，身份審查就是工作記錄或接談筆錄審查重點(diǎn)；以文件、事實(shí)為證明對(duì)象的公證，審查的重點(diǎn)應(yīng)為文件、事實(shí)本身真實(shí)性的審查。

由于業(yè)務(wù)量很大、出具公證書的期限短，公證機(jī)構(gòu)對(duì)于每份申請(qǐng)公證事項(xiàng)都進(jìn)行實(shí)質(zhì)審查是不現(xiàn)實(shí)的，也是不可能完成的。因此，公證審查應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持形式審查和實(shí)質(zhì)審查相結(jié)合的原則。

（三）審查的方式、方法

概括起來，任何類型的公證都必須審查的基本內(nèi)容有如下幾項(xiàng)：當(dāng)事人的身份真實(shí)；當(dāng)事人與公證事項(xiàng)有利害關(guān)系；當(dāng)事人具備相應(yīng)的行為能力。筆者僅就實(shí)務(wù)中經(jīng)常遇到的一些審查事項(xiàng)的審查方式、方法提出一些個(gè)人觀點(diǎn)：

（1）姓名。當(dāng)事人提供的身份證、戶口簿、死亡證明上記載的姓名與財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證書上的姓名不一致，可以通過查閱戶籍檔案或人事檔案中曾用名的記載、結(jié)婚證、駕駛證等其他證件上姓名予以證明。

（2）出生日期。依據(jù)《最高人民法院關(guān)于貫徹執(zhí)行<中華人民共和國(guó)民法通則>若干問題的意見（試行）》第1條的規(guī)定，出生日期以戶籍記載為優(yōu)先，其次是醫(yī)院的出生證明，再次是其他證明。

（3）住所。住所地對(duì)于公證業(yè)務(wù)的管轄非常重要，由于戶口遷移并不一定更換居民身份證，公證機(jī)構(gòu)一定要注意核實(shí)，對(duì)于特殊管轄的公證事項(xiàng)應(yīng)要求當(dāng)事人同時(shí)提供居民身份證和戶口簿。

（4）死亡及死亡時(shí)間、地點(diǎn)。死亡事實(shí)可以依據(jù)以下一種或者幾種證據(jù)予以確認(rèn)：①縣級(jí)以上人民醫(yī)院出具的醫(yī)學(xué)死亡證明；②殯儀館出具的火化證明；③生前戶籍所在地派出所或公安局出具的死亡證明；④墓證；⑤死亡公證書；⑥繼承公證書；⑦法院的宣告死亡判決書。由于死亡的事實(shí)及死亡時(shí)間、地點(diǎn)具有非常重要的法律意義，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)事人提供的資料或者到相關(guān)單位調(diào)查，核實(shí)死亡事實(shí)以及死亡時(shí)間、地點(diǎn)。

（5）婚姻狀況。全國(guó)各省民政局婚姻登記管理部門沒有統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，民政部又于2015年9月21日出臺(tái)了《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范（無）婚姻登記記錄證明相關(guān)工作的通知》的規(guī)定，目前公證機(jī)構(gòu)只能向當(dāng)事人戶籍所在地民政局婚姻登記發(fā)函協(xié)助查詢。對(duì)于當(dāng)事人有意隱瞞其在戶籍地之外的國(guó)內(nèi)其他民政局登記結(jié)婚以及在國(guó)外結(jié)婚的情況則束手無策。

（6）自然人身份。《公證機(jī)構(gòu)審查自然人身份的指導(dǎo)意見》第二條規(guī)定公證機(jī)構(gòu)在辦理公證過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)事人的身份進(jìn)行審查。目前公證機(jī)構(gòu)只能利用二代身份證讀卡器核查身份證，“公安部全國(guó)公民身份號(hào)碼查詢服務(wù)中心”網(wǎng)站也可以查詢身份證信息。但對(duì)于其他身份證件（臨時(shí)身份證、戶口簿、中國(guó)護(hù)照、外國(guó)護(hù)照、軍官證、武警警官證、士兵證、港澳居民來往內(nèi)地通行證、臺(tái)灣居民來往大陸通行證，等等）尚沒有專業(yè)的識(shí)別儀器，只能采用視讀的方式辨別真假。

（7）人證相符的審查。主要是公證人員將當(dāng)事人提供的身份證件上的照片與前來辦理公證的當(dāng)事人進(jìn)行比對(duì)，目前尚無相應(yīng)的辨識(shí)機(jī)器，只能憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷。

（8）利害關(guān)系。根據(jù)當(dāng)事人個(gè)人信息、提供的證明材料、申請(qǐng)辦理的公證事項(xiàng)等進(jìn)行判斷。

（9）行為能力。通過與當(dāng)事人的交談、詢問，結(jié)合申請(qǐng)辦理的公證事項(xiàng)，具體判斷當(dāng)事人是否具備相應(yīng)的行為能力。對(duì)于涉及人身、身份、處分財(cái)產(chǎn)、遺囑、放棄繼承等重大公證事項(xiàng)時(shí)，公證機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格審查當(dāng)事人的行為能力，一旦有疑義，應(yīng)該立即停止辦理，要求當(dāng)事人提供具有相應(yīng)行為能力的證明。當(dāng)事人不能提供或拒絕提供的，應(yīng)當(dāng)終止辦理。

二、公證的核實(shí)義務(wù)

核實(shí)是公證機(jī)構(gòu)為確認(rèn)公證事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性而到公證機(jī)構(gòu)以外進(jìn)行實(shí)地調(diào)取證明材料、審核證明材料是否屬實(shí)的工作，是公證機(jī)構(gòu)獲取證據(jù)的重要方式之一。［5］出現(xiàn)以下兩種情況時(shí)，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)：一是按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實(shí)的；二是公證機(jī)構(gòu)對(duì)當(dāng)事人申請(qǐng)公證的事項(xiàng)或提交的證明材料有疑義的。公證人員應(yīng)當(dāng)盡到謹(jǐn)慎注意義務(wù)，無法核實(shí)的，告知當(dāng)事人并由當(dāng)事人承擔(dān)舉證不能的責(zé)任。

（一）公證核實(shí)義務(wù)的法律規(guī)定

《公證法》第二十九條規(guī)定：“公證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)公證的事項(xiàng)以及當(dāng)事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實(shí)或者對(duì)其有疑義的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)，或者委托異地公證機(jī)構(gòu)代為核實(shí)，有關(guān)單位或者個(gè)人應(yīng)當(dāng)依法予以協(xié)助。”［6］

（二）核實(shí)的方法、范圍和程序

公證機(jī)構(gòu)的工作重點(diǎn)在于固定、收集與當(dāng)事人意思表示和待證事項(xiàng)有關(guān)的證明材料。核實(shí)的手段比較單一，主要是詢問當(dāng)事人，有時(shí)也可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢進(jìn)行印證。而外出調(diào)查證明材料并制作核實(shí)記錄的僅限于特定的或極個(gè)別的公證事項(xiàng)，如繼承公證中外調(diào)被繼承人檔案等。下面僅就常規(guī)的核實(shí)情況的核實(shí)方法、范圍和程序提出一些建議。

（1）做好核實(shí)的準(zhǔn)備工作。根據(jù)需要核實(shí)的內(nèi)容，結(jié)合核實(shí)的對(duì)象、核實(shí)的地點(diǎn)等具體情況，擬定有針對(duì)性的核實(shí)提綱，做好預(yù)案。

（2）客觀、全面的收集證據(jù)，切忌斷章取義。

（3）注意外出核實(shí)時(shí)要遵照法定程序，如除核實(shí)、收集書證外，應(yīng)由兩名公證人員共同進(jìn)行，做好核實(shí)筆錄并交被核實(shí)人簽名，等等。

（4）對(duì)于無法核實(shí)或者經(jīng)過核實(shí)仍然存疑的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知當(dāng)事人補(bǔ)充資料。

（5）委托核實(shí)。委托核實(shí)僅是公證核實(shí)的一種特殊方式，目前委托核實(shí)的一般多為其他公證機(jī)構(gòu)出具的公證書的核實(shí)。委托其他公證機(jī)構(gòu)代為到其他單位進(jìn)行核實(shí)的情況極少且難以執(zhí)行。

三、我國(guó)目前急需建立公證審查制度與核實(shí)規(guī)則

《公證法》和《公證程序規(guī)則》都明確規(guī)定對(duì)當(dāng)事人的身份審查是公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行的義務(wù)，但是公證機(jī)構(gòu)又應(yīng)當(dāng)如何履行身份審查職責(zé)才是盡到了身份審查義務(wù)呢？《公證法》和《公證程序規(guī)則》沒有明確的規(guī)定。由于相關(guān)法律法規(guī)對(duì)于公證機(jī)構(gòu)審查范圍和審查義務(wù)沒有明確的界定，造成一旦出現(xiàn)當(dāng)事人提供虛假資料騙取公證書，公證機(jī)構(gòu)盡管已經(jīng)盡到了充分注意義務(wù)，最終仍然被判決承擔(dān)賠償責(zé)任的結(jié)果。

依據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理涉及公證活動(dòng)相關(guān)民事案件的若干規(guī)定》，人民法院對(duì)于公證過錯(cuò)的核心觀點(diǎn)是以公證機(jī)構(gòu)是否“依法定程序、采用合理方式、審慎做出審查”作為判斷公證機(jī)構(gòu)是否存在過錯(cuò)的判斷標(biāo)準(zhǔn)。只要公證機(jī)構(gòu)在履行職責(zé)過程中依法定程序、采用合理方式、審慎做出審查，即使最終不能發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人提供虛假資料，也應(yīng)當(dāng)認(rèn)為公證機(jī)構(gòu)已依法履行其審查義務(wù)而不能認(rèn)為公證機(jī)構(gòu)存在過錯(cuò)，公證機(jī)構(gòu)不應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。因此，無論從規(guī)范公證行業(yè)的角度，還是從人民法院審判有法可依的角度，建立公證審查制度和核實(shí)規(guī)則都是十分必要的。

公證機(jī)構(gòu)在法定的證據(jù)效力約束下必須承擔(dān)一定的法律審查責(zé)任，但這種審查責(zé)任不能被無限地夸大，公證的審查具有自己的工作規(guī)則，這一點(diǎn)不同于國(guó)家行政機(jī)關(guān)，也不同于國(guó)家司法機(jī)關(guān)。對(duì)于公證審查，理論和實(shí)踐都沒有一個(gè)清晰的法理解釋和說明。筆者認(rèn)為，從法理上說，公證的審查應(yīng)該是一種以程序?qū)彶闉橹?，同時(shí)結(jié)合了適度實(shí)體審查的工作方式。公證證明活動(dòng)就是證明公證事項(xiàng)具有真實(shí)性和合法性，而對(duì)于這種真實(shí)性和合法性的探究主要采用的是對(duì)當(dāng)事人提供的證據(jù)材料以書面審查的方式，依據(jù)相關(guān)的法律規(guī)定，遵照一定的證據(jù)認(rèn)定規(guī)則，從程序上得出符合法律要求的結(jié)論。作為公證機(jī)構(gòu)和公證人員，如果在其能力范圍內(nèi)，無法發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人一方用偽造身份證件冒充身份，或者用偽造的文件來造成具備某種權(quán)利的表象，或者公證人員在執(zhí)業(yè)中未能克服通過正常途徑得到的官方資料文件中無法預(yù)見的空白或錯(cuò)誤的困難，應(yīng)當(dāng)解脫所有的責(zé)任。但這要依賴于我國(guó)公證審查制度和核實(shí)規(guī)則的建立。

［1］《公證法》第二條.

［2］中國(guó)公證協(xié)會(huì) 組編：《公證員入門》，法律出版社，2007年1月第2版，第85頁(yè).

［3］《公證法》第二十八條.

［4］《公證程序規(guī)定》第二十四條.

［5］中國(guó)公證協(xié)會(huì) 組編：《公證員入門》，法律出版社，2007年1月第2版，第89頁(yè).

［6］《公證法》第二十九條.