關(guān)于農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的若干對(duì)策和建議

王春敏 劉敏 李素敏

摘 ? ?要：農(nóng)業(yè)科研檔案是非常珍貴的農(nóng)業(yè)科學(xué)資源，對(duì)發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步具有重要意義。隨著當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作重要性日益凸顯。筆者從農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的特點(diǎn)著手，并結(jié)合作者多年檔案管理工作的體會(huì)，分析了農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀和存在的主要問題，提出了加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案;管理;對(duì)策;建議

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ?DOI 編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2016.01.028

Countermeasures and Suggestions on the Management of Agricultural Scientific Research Files

WANG Chunmin， LIU Min， LI Sumin

（Tianjin Crops Research Institute， Tianjin 300384， China）

Abstract： As precious resources， agriculture scientific research files are of important significance to enhance the agricultural producing and agricultural science and technology. With the development of the agricultural science and technology， agriculture scientific research files are becoming more and more important. It analyzed the present situation and problems and advanced countermeasures and suggestions according to the understanding and the characteristic of agriculture scientific research files.

Key words： agriculture scientific research files; management; countermeasure; suggestion

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者在科研活動(dòng)中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、電子材料等的總稱，是對(duì)科研活動(dòng)過程中科技工作者的思路、材料、方法、數(shù)據(jù)、結(jié)論的真實(shí)記錄，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、分析科學(xué)規(guī)律、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是寶貴的知識(shí)財(cái)富和信息資源[1-3]。認(rèn)識(shí)當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，深入分析農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題，探索如何進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，對(duì)于提高農(nóng)業(yè)科研院所的科研水平、提升其科技創(chuàng)新力具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研工作的第一手資料，是對(duì)科研工作的詳細(xì)和真實(shí)記錄，也是農(nóng)業(yè)科研單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競(jìng)爭(zhēng)力的一種重要智力資源[4]。農(nóng)業(yè)科研檔案的形成不同于一般文件檔案，具有以下特點(diǎn)。

1.1 農(nóng)業(yè)科研檔案種類多、數(shù)據(jù)量大

農(nóng)業(yè)科研檔案往往涉及不同的學(xué)科和領(lǐng)域，記載大量的科研數(shù)據(jù)和成果。以天津市農(nóng)作物研究所為例，農(nóng)作物科研檔案既包括水稻、小麥、玉米、馬鈴薯等糧食作物，也包括大豆、紅豆、棉花等經(jīng)濟(jì)作物。同一作物的科研檔案往往既包括基因定位、克隆和轉(zhuǎn)基因等基礎(chǔ)和應(yīng)用基礎(chǔ)研究學(xué)科內(nèi)容，也包括新品種選育、種子生產(chǎn)技術(shù)研究、配套栽培技術(shù)研究等應(yīng)用學(xué)科內(nèi)容，甚至包括種子生產(chǎn)、中試示范、品種推廣、農(nóng)產(chǎn)品深加工等研究?jī)?nèi)容，基本覆蓋了產(chǎn)業(yè)鏈的全部關(guān)鍵環(huán)節(jié)。即使新品種選育單項(xiàng)科研檔案也是包括育種計(jì)劃制訂、組合配制，夏季當(dāng)?shù)睾蟠憩F(xiàn)和選擇、冬季南繁加代后代表現(xiàn)和選擇，定型品系在不同生態(tài)區(qū)域內(nèi)示范表現(xiàn)情況，參加國家或省級(jí)品種區(qū)域試驗(yàn)情況等方方面面內(nèi)容，十分復(fù)雜。

1.2 農(nóng)業(yè)科研檔案收集范圍廣、收集周期長(zhǎng)、形成時(shí)間分散

項(xiàng)目是科研的核心，農(nóng)業(yè)科研也不例外。農(nóng)業(yè)科研論文的發(fā)表、科研成果鑒定和登記、專利和品種權(quán)申請(qǐng)等往往都圍繞項(xiàng)目進(jìn)行。隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，國家對(duì)農(nóng)業(yè)科技越來越重視，一個(gè)課題組所承擔(dān)的科研項(xiàng)目類型也往往比較豐富。既有同國內(nèi)外其他科研團(tuán)隊(duì)聯(lián)合執(zhí)行的合作項(xiàng)目，也有本課題組獨(dú)立承擔(dān)的各種類型的項(xiàng)目，甚至一個(gè)課題組在某個(gè)時(shí)期內(nèi)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)不同類型的科研項(xiàng)目，因此農(nóng)業(yè)科研檔案收集的范圍較廣。農(nóng)業(yè)科研周期一般較長(zhǎng)，例如一個(gè)農(nóng)作物新品種從組合配制到獲得審定證書往往需要七到八年，甚至更長(zhǎng)[5]，時(shí)間跨度大形成時(shí)間分散，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案的收集周期也比較漫長(zhǎng)，少則三五年，多則十來年甚至更長(zhǎng)。

1.3 農(nóng)業(yè)科研檔案專有性、保密性和成果性強(qiáng)

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此其專有性和保密性較強(qiáng)。但由于農(nóng)業(yè)科研研究周期的長(zhǎng)期性，科研過程中和成果應(yīng)用后所涉及的地域的廣泛性，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科技成果的可控性和保密性。例如農(nóng)作物育種既要夏季在當(dāng)?shù)胤N植，還要海南或云南南繁加代。有些成果既要在當(dāng)?shù)貞?yīng)用，還要在相同生態(tài)區(qū)域內(nèi)應(yīng)用，有時(shí)候一個(gè)品種適宜種植區(qū)域甚至達(dá)到幾百萬公頃，涉及幾個(gè)甚至十幾個(gè)省份。再加上農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中繁殖后代所用材料既包括籽粒，也包括根、莖、葉、苗等多種形態(tài)，極易發(fā)生侵權(quán)行為，而且被侵權(quán)后調(diào)查取證不易，往往難以辨別，鑒定過程較為復(fù)雜，造成保護(hù)困難。而農(nóng)業(yè)科研檔案則因?yàn)檎鎸?shí)詳細(xì)地記錄了相關(guān)科研活動(dòng)，成為農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)中最直接和有力的證據(jù)[6-8]。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀和問題

2.1 認(rèn)識(shí)存在不足，管理力量薄弱

多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位往往只重視科研項(xiàng)目的申請(qǐng)、執(zhí)行和成果申報(bào)等工作，對(duì)科研檔案工作的重要性、復(fù)雜性和專業(yè)性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要檔案保存無差錯(cuò)，檢查能過關(guān)就可以，檔案工作不納入年終考核范圍，因而科研人員普遍不很重視檔案工作。此外，部分單位檔案管理人員為科研部門人員兼職，而且管理人員多數(shù)不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，管理力量薄弱。

2.2 收集難，檔案不全

客觀上，多數(shù)農(nóng)業(yè)科研工作者檔案意識(shí)模糊或缺失，不了解歸檔的要求、范圍和重要性，在一些科研活動(dòng)中，對(duì)資料收集不重視，不能及時(shí)、有效、全面、系統(tǒng)地保存有價(jià)值的檔案資料。在科研活動(dòng)結(jié)束后，部分科研人員缺乏歸檔意識(shí)，一是存在認(rèn)為檔案材料留在自己手里用起來比較方便的思想，二是某種程度上不愿意核心內(nèi)容材料和成果公開。不能做到及時(shí)歸檔，使一些原始調(diào)查數(shù)據(jù)、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里，久而久之，遇到打掃衛(wèi)生、調(diào)換辦公室或搬家等無意中被當(dāng)作廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。這些行為嚴(yán)重影響了農(nóng)業(yè)科研檔案的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性。

2.3 管理手段落后，利用程度低

隨著社會(huì)進(jìn)步和農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)量也日益增多，同時(shí)光盤、U盤、硬盤等記錄載體種類的日益多樣性，農(nóng)業(yè)科研檔案的收集、整理和利用也越來越復(fù)雜。傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)檔案管理工作多采用紙質(zhì)管理，往往以年份和種類作為分類依據(jù)，在不知道具體的時(shí)間和關(guān)鍵類別的情況下，要查詢檔案只能采取大范圍逐一查找的方式，不僅要耗費(fèi)大量時(shí)間，更不利于檔案的保護(hù)，已經(jīng)難以滿足和適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)由于農(nóng)業(yè)科研工作周期長(zhǎng)，涉及面廣，科技文件的形式和積累需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，這就導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在重視保管、輕視利用的現(xiàn)象，科研檔案一旦歸檔就被放置，很少借閱，利用程度較低，影響了檔案的高質(zhì)量管理和開發(fā)利用[9-10]。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的對(duì)策與建議

3.1 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，高度重視

應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到科研檔案管理不光是檔案管理人員的事，而應(yīng)該是全體科技人員的行為。單位負(fù)責(zé)人乃至各部門都要切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為實(shí)現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點(diǎn)抓手，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是農(nóng)業(yè)科研工作的重要組成部分，推動(dòng)檔案工作的開展是全體科技工作者義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的責(zé)任意識(shí)。

3.2 進(jìn)一步明確科研檔案的保管范圍，重注平時(shí)收集整理

農(nóng)業(yè)科研單位檔案的保管范圍應(yīng)該涵蓋所涉及的農(nóng)業(yè)科技的活動(dòng)全部[11]，主要包括：（1）科研準(zhǔn)備階段的各級(jí)相關(guān)文件、項(xiàng)目申請(qǐng)書、項(xiàng)目合同書（計(jì)劃任務(wù)書或立項(xiàng)批復(fù)）、項(xiàng)目預(yù)算書、項(xiàng)目實(shí)施方案等;（2）科研實(shí)施階段的年度工作計(jì)劃和試驗(yàn)設(shè)計(jì)、各種類型試驗(yàn)的原始數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析，項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及的圖片和視頻等資料，項(xiàng)目取得的論文、專著、專利證書等知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料，國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流和學(xué)術(shù)會(huì)議等;（3）科研總結(jié)、結(jié)題驗(yàn)收階段的工作報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、應(yīng)用報(bào)告、資金決算報(bào)告、查新報(bào)告、技術(shù)鑒定報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料;（4）成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段的申報(bào)申請(qǐng)書、獎(jiǎng)勵(lì)公告、獎(jiǎng)勵(lì)證書等資料;（5）推廣應(yīng)用階段的成果轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)服務(wù)合同、成果應(yīng)用意見反饋等資料。上述檔案材料的收集、整理應(yīng)該多在平時(shí)下工夫，每項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束后立即對(duì)檔案材料進(jìn)行整理，并保存至相應(yīng)的分類檔案盒中，以利于最后的統(tǒng)一歸檔。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少，接受培訓(xùn)的人員范圍也比較狹窄、培訓(xùn)對(duì)象較為單一，往往是本單位專職或兼職檔案員一人參加，很少有全體農(nóng)業(yè)科研相關(guān)人員參與檔案管理培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。另一方面，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科研檔案不再僅僅包括原始紙質(zhì)文檔，還包括一些電子數(shù)據(jù)、影像資料等，新型記錄載體的出現(xiàn)對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。同時(shí)檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間學(xué)習(xí)，探索新途徑，尋找新方法，在傳統(tǒng)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上依托網(wǎng)絡(luò)展開方便快捷管理，有計(jì)劃地對(duì)原有目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，使電子文檔管理系統(tǒng)更加科學(xué)化，信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更加安全化，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)直接查詢。這就要求檔案人員光有責(zé)任心、耐心和細(xì)心是不夠的，還需要掌握適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)要求的檔案知識(shí)，熟練計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

3.4 健全檔案管理制度，提升硬件保障水平

建立健全包括檔案工作崗位責(zé)任制度、歸檔制度、借閱制度、保密制度、備份制度、庫房管理制度在內(nèi)的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，并組織部門負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行不定期學(xué)習(xí)，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好檔案工作明確思路。并組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查，注重平時(shí)檔案管理工作，使各項(xiàng)檔案工作日積月累、循序漸進(jìn)，避免“臨時(shí)抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。要不斷加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，在進(jìn)行檔案庫房建設(shè)時(shí)，要按照國家的相關(guān)要求，充分考慮防震、防火、防盜、防水、防霉、防蟲蛀等安全因素;加快信息化建設(shè)，購置檔案管理專用的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤等設(shè)備，努力提高檔案管理的硬件保障水平。

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