檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

馬繼萍

（安徽省腫瘤醫(yī)院安徽合肥230031）

檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

馬繼萍

（安徽省腫瘤醫(yī)院安徽合肥230031）

檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作的重要組成部分，人事檔案管理包含了職工個人履歷信息，關乎個人及醫(yī)院發(fā)展；一些病歷檔案記錄著患者的臨床治療資料，是寶貴的醫(yī)學財富，為醫(yī)療水平的提高、疾病防治、病源追蹤及醫(yī)學研究提供了數(shù)據(jù)支撐。建立科學化、信息化的檔案管理制度，使檔案管理工作完整化、規(guī)范化，是醫(yī)療進步的需要，是醫(yī)院發(fā)展的必然要求，也是對人民健康負責的一種表現(xiàn)形式。本文從醫(yī)院現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出醫(yī)院檔案管理改革措施，逐步完善新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理。

醫(yī)院；模式改革；檔案管理

引言

醫(yī)院檔案包含著眾多醫(yī)療研究的成果，是國家檔案工作的重要組成部分，其記錄了醫(yī)院日常工作中的重要事件，可以為醫(yī)學研究的展開提供理論依據(jù)。隨著科學技術的發(fā)展，我國醫(yī)療事業(yè)取得了長足進步，也促使檔案的規(guī)模增加，管理難度增大。由于我國缺乏醫(yī)療檔案管理的工作經(jīng)驗，在管理中還存在很多不足，嚴重阻礙了醫(yī)院的發(fā)展進步。因此，為了保障人民的醫(yī)療服務質量，提升醫(yī)院各科室的工作效率，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 電子檔案歸檔管理模式落后

目前，大部分醫(yī)院還沒有針對電子檔案的歸檔管理制定相應的標準。沒有明確電子文件的整理規(guī)則、分類方法及歸檔范圍等細則，造成醫(yī)院的電子檔案容易出現(xiàn)破壞和遺失，大大浪費了人力、物力等資源，阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設的正常發(fā)展。

1.2 缺乏信息化人才

目前，大多數(shù)醫(yī)院都不重視檔案管理，造成檔案管理部門設備落后，沒有相應的硬件設備和專業(yè)的檔案管理軟件進行電子檔案管理，容易造成電子檔案的損毀，不利于電子檔案的長期保存。由于缺乏翻拍或掃描儀等設備，也就無法實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的雙軌存檔[1]。另一方面，檔案部門的工作人員大都年齡偏大，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也不具備計算機技術。

1.3 檔案交接手續(xù)簡單

我國目前醫(yī)院檔案管理人員管理意識單薄，未建立信息就是資產(chǎn)、檔案就是財富的觀念。在離崗和調動工作時，該簽字不簽字、該清理不清理、該檢查不檢查、移交手續(xù)、檔案不按程序辦理，從而造成檔案材料、數(shù)量等問題界限不清、責任不明。檔案交接不僅是工作程序的交接，忽視檔案管理的注意事項，容易出現(xiàn)檔案工作在交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)檔案管理人員培訓不到位、檔案管理硬件設施不完善等現(xiàn)象。

2 醫(yī)院檔案管理模式改革策略

2.1 加強檔案管理隊伍建設

檔案工作是醫(yī)院日常工作的重點，醫(yī)院需要設立專門的檔案管理培訓，并對檔案管理人員給予充分的關心，充分調動醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，推動其綜合素質的提高。如此有利于檔案管理人員對檔案材料的歸檔、鑒別和整理等技術有一個清晰的了解，讓其意識到檔案管理工作的重要性。醫(yī)院還要合理分配全職和兼職人員，確保檔案工作的實用性、完整性及真實性，進而建立起一直富有責任心又熟悉各項醫(yī)院檔案業(yè)務的管理隊伍。

2.2 規(guī)范檔案管理制度

醫(yī)院的檔案資料具有特殊性，要增強檔案管理人員的責任感，認真核實收集的材料，把真實可靠的材料放進檔案，做好質量把關。在鑒別檔案過程中，管理人員要認真負責、確保檔案完整性、有效性，使管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷改進工作方法、工作技巧，創(chuàng)新工作模式，提高業(yè)務素質，增加工作效率。在鑒別過程中，要做到明辨是非，把那些虛假的資料堅決拒之門外，維護檔案的完整性、可靠性、真實性[2]。對因為歷史原因，確實收集不到的檔案材料，管理人員要查明原因，并在檔案上登記說明，方便以后工作人員的查找，我們在收集檔案資料時要做到腳勤、手勤、口勤，及時追補和補充新的資料，讓檔案能真正發(fā)揮其依據(jù)作用。

2.3 加大醫(yī)院檔案服務模式的更新力度

近年來，信息化技術在醫(yī)院的應用越來越廣泛，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理是順應時代的要求。引進現(xiàn)代化的檔案信息管理技術，可以有效滿足目前醫(yī)院檔案管理工作中數(shù)據(jù)量大、保存要求高、保密性強的特點[3～4]。醫(yī)院此時應該調整當檔案的服務方式，拓展檔案管理服務工作。例如建設醫(yī)院文化的過程中，在院史的編制時可以將照片檔案用作第一手資料，為醫(yī)院宣傳提供全方位的信息，充分發(fā)揮照片檔案的引導和教育功能。除此之外，醫(yī)院可以充分利用自己的資源，改變醫(yī)院服務方式，積極到科室開展調研工作，加大上門服務的開展力度，努力拓展醫(yī)院服務，使檔案的利用價值得以充分發(fā)揮。

2.4 推行數(shù)字化管理

將現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案信息的數(shù)量正呈逐年上升的趨勢，傳統(tǒng)的紙質檔案模式已不能滿足時代需要，建立信息化檔案管理勢在必行。要建立電子檔案，醫(yī)院首先要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理理念，將高校信息化管理流程進行整合，在提升管理效率的同時降低檔案管理人員的工作壓力。此外還應建立配套的軟件系統(tǒng)，維護并備份檔案信息數(shù)據(jù)，提高檔案的使用價值。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展的資料支撐與重要數(shù)據(jù)，醫(yī)院應根據(jù)自己的實際情況，制定相應的檔案管理制度，并實現(xiàn)管理流程的規(guī)范化。醫(yī)院要重視檔案管理的信息化建設，加大專業(yè)檔案管理人才的培訓力度，充分發(fā)揮檔案的使用價值。醫(yī)院在改革管理模式時應積極改善檔案管理人員的素質和管理機制，進一步促進醫(yī)院的長遠、健康發(fā)展。

[1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊，2016（05）.

[2]王琳琳.醫(yī)院檔案管理應用信息化手段分析[J].中國管理信息化，2016（16）.

[3]付娟娟.新時代醫(yī)院檔案信息化建設探析[J].經(jīng)營管理者，2016（6）：297.

[4]唐玲.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].城建檔案，2015（11）：68～69.

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1004-7344（2016）28-0015-01

2016-9-23