企業(yè)采購業(yè)務內部控制現(xiàn)狀分析及對策

山西煤炭運銷集團盂縣恒泰常順煤業(yè)有限公司 喬翱

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企業(yè)采購業(yè)務內部控制現(xiàn)狀分析及對策

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摘 要：近年來，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)內部控制越來越成為財務人員以及各位股東關注的焦點。而企業(yè)內部控制又涉及各個方面，其中企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度更應該是企業(yè)控制的重中之重。只有從最基礎的方面進行控制，才能開源節(jié)流，保證資源合理、有效的利用，實現(xiàn)企業(yè)的利潤最大化。為此，本文從企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度出現(xiàn)的背景、面臨的現(xiàn)狀、形成的原因及采購部門、公司領導等方面出發(fā)，進行分析與論證。切實說明采購業(yè)務內控制度的重要性和必要性，對進一步完善企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度，促進企業(yè)未來發(fā)展問題的解決具有很大的作用。

關鍵詞：內部控制 采購業(yè)務 對策

經(jīng)濟全球化使更多國家知道，加強企業(yè)內部控制才可以保證企業(yè)的正常發(fā)展，才能促進國家的繁榮昌盛。而市場經(jīng)濟和企業(yè)自身的發(fā)展使得單純依賴會計控制已經(jīng)無法滿足市場對于企業(yè)的要求，因此會計控制必須向風險控制發(fā)展，并且還要完善內部控制，加強企業(yè)內部部門之間的進一步分工與合作，便于對內部控制機制進行自我評估。

1 企業(yè)采購業(yè)務的流程

自加入世界貿易組織以來，我國企業(yè)迅速發(fā)展，隨之而來也出現(xiàn)了各種問題。如果不進行內部控制管理，中國企業(yè)將無法與其他國家的企業(yè)相抗衡，無法實現(xiàn)長久的生存。所以，實行內部控制很有必要，但其中最重要的就是采購業(yè)務。

采購是指購買物資(或接受勞務)及支付款項等相關活動。企 業(yè)固定資產的購買、原材料和其他低值易耗品的購進都屬于采購業(yè)務?？梢哉f，企業(yè)的運行離不開采購，采購業(yè)務是企業(yè)正常經(jīng)營的基礎。采購業(yè)務的流程是：采購部門填寫請購單—采購部門根據(jù)請購單上物品進行詢價—企業(yè)與供貨方簽訂合同—企業(yè)付款的相關規(guī)定—供貨方按照合同履行—企業(yè)對收到供貨方提供的貨物進行報檢—根據(jù)質檢部門提供的質檢單安排材料入庫。企業(yè)根據(jù)這些步驟進行采購。遵從全面性、重要性、制衡性、適應性和成本效益性原則，將采購活動貫穿于經(jīng)營活動的各個方面，受企業(yè)董事會、管理階層和其他企業(yè)人員的影響，也是企業(yè)所有人員應共同遵守的準則。

2 企業(yè)采購業(yè)務的內部控制問題

2.1 企業(yè)內部控制制度不健全

采購業(yè)務直接與供應商相連，采辦人員很容易受到金錢誘惑，在同一家或熟悉的商家訂購貨物，就會出現(xiàn)拿回扣的現(xiàn)象；有些資產需要有大量專業(yè)知識的員工才能采購恰當，而相關知識不足的員工采購容易出現(xiàn)各種問題，不能有效地為商品生產提供服務；還有些業(yè)務屬于賒購預定業(yè)務，預付款和定金的大量支出容易引起資金鏈斷裂，同時還要做好貨款收不回來的準備；在出現(xiàn)退貨業(yè)務時沒有有效機制，很難一次性處理好相關問題，因此造成多次消費。

2.2 內部控制的觀念不強

我國企業(yè)對內控管理工作不夠重視，不能明確目前企業(yè)應如何發(fā)展和朝著什么方向發(fā)展，這使得在保障企業(yè)正常的經(jīng)營活動中，只重視產品質量和產量在全國各地的銷售情況及資產、經(jīng)營安全上的重要作用，但企業(yè)領導對內控管理工作僅僅停留在管理工作的開展情況的監(jiān)督上，使得內控管理沒有發(fā)揮它所擁有的效力。

2.3 風險管控意識十分薄弱

在市場經(jīng)濟體制中，企業(yè)的風險涉及企業(yè)生產發(fā)展的各個方面。面臨這樣的情況，企業(yè)要盡全力收集可以進行風險評估的相關信息，注意哪些內外部環(huán)境是提高風險的因素，再開始進行風險分析?？梢圆捎枚ㄐ耘c定量相結合的方法進行分析。得到分析結果后，要據(jù)此提出有利于企業(yè)發(fā)展的策略。

3 采購業(yè)務內控存在問題的原因分析

采購業(yè)務分為七個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有出現(xiàn)風險的原因。

3.1 請購

請購是個人或單位因為生產需要購買一種或幾種原材料，按照一定格式填寫為獲取這些材料的相關單據(jù)的過程。請購時要按照請購單上的所有內容完整、清晰地填寫，填寫完畢讓公司領導審核后及時交給采購部門；然后請購部門須讓采購部門接收人在接到請購單時進行簽收，充當請購部門備份的憑證；遇到急需物資，領導不在的情況，可以用打電話或發(fā)郵件的形式，征得同意后提報采購部門，等領導回來后，再補齊相關手續(xù)；在對請購單進行更改或補充時，要以書面形式報由公司領導簽字，然后再交給采購部門。

一般公司在請購接收時未注意以下內容。

接收時：采購部門沒有在收到請購單時注意請購單上的內容是否填寫完畢，是否符合單位規(guī)定，是否是單位緊急需要的材料，是否可以延期購買，是否有領導簽字；請購單上沒有遵照計劃、名稱規(guī)格不清晰、不完整的，圖紙、技術等資料不齊全的，庫存積壓的材料不采購；采購時沒有與倉庫管理人員核對，看是否應補充申請的材料；對于不符合規(guī)定和不被領導允許的材料，采購部沒有及時通知請購部門。

分發(fā)時：采購部門收到請購單后，沒有按照企業(yè)內部的人員分工和崗位責任制進行處理；對于急需采購的材料并沒有首先進行采購；無法在滿足請購部門規(guī)定的期限內采購相關材料，沒有及時通知請購部門；重要項目的采購在采購活動進行前沒有再次與領導協(xié)商，聽取相關建議。

3.2 詢價

詢價就是我們理解的詢問價格。但是，這詢問價格也有很大的學問，需要規(guī)定來約束。

在詢價時，采購人員容易看不全請購單上的內容，理解不了請購部門給出的相關圖紙和其技術要求，會遇到不解的問題；在面對緊急情況需購買的材料時，沒有優(yōu)先處理，保證企業(yè)生產的正常運行；所有采購項目沒有直接與生產廠家或生產商取得聯(lián)系，詢問價格，而是通過各種中間商詢價，造成價格差，不利于公司的發(fā)展；在采購過程中如果發(fā)現(xiàn)有低價可以替代的材料，采購部門沒有與請購部門取得聯(lián)系，看是否可以購買這些材料用于企業(yè)的日常生產；詢價時遇到特殊情況，沒有寫書面申請向領導表明情況，請求領導的批示。

3.3 合同的簽訂

本文所說的合同是雙方企業(yè)之間簽訂的，關于設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。合法的合同受法律的保護，有遇到侵權行為可以請求法律支持和保護。而廣義的合同就是說法律部門規(guī)定的權利與義務關系的協(xié)議。

合同簽訂時是有規(guī)定的，有些公司會在以下方面出現(xiàn)問題：若是合同涉及公司機密，沒有注意嚴格保密；訂立合同時沒有注意將各種風險降到最低；為防止合同追加時無依據(jù)可尋，供貨方要提供報價清單而企業(yè)沒有注意，未提醒供貨方提供訂單或未將清單取回；購買的材料價值變大或者有專業(yè)用法，未請供貨商派遣代表幫忙清點或教會廠里相關人員使用；對于材料的保質期沒有明確從什么時候開始，盡量要求延長保質期限；約定詳細的發(fā)票提供時間，沒有做到信息的及時反饋；對于不同的合同，付款方式一成不變，死板按照統(tǒng)一格式做出不利于企業(yè)的事；合同沒有檢查完畢，就找領導簽字，加蓋公司的公章；沒有把簽訂好的合同送給財務部和合同保管部。

3.4 付款的相關要求

付款時，按照進度付款的采購項目沒有確保付款的正確性，沒有等檢測合格后才付款；按照合同規(guī)定的時間付款時，沒有把相關手續(xù)準備齊全就報由財務部付款；財務部接到付款通知后，沒有盡量在3天內付款，以致影響到企業(yè)生產活動的正常運行，造成了不必要的損失。

3.5 合同的執(zhí)行

已經(jīng)簽訂的合同，采購部門的領導沒有指定專人負責跟進，領導僅負責監(jiān)督，出現(xiàn)突發(fā)事件，采購部門沒有及時提出意見和補救措施并通知請購部門和總領導，做出對相關事件的解釋說明；如果遇到合同沒有規(guī)定的事情，雙方企業(yè)應就這一事件達成共識，補充到合同上而不是僅一方同意就擅自決定合同該如何履行。

3.6 報檢的相關說明

供貨商沒有按照合同履行自己的職責，或采購部門沒有及時通知質量檢測部門進行檢測并驗收；對于不同合同的不同材料，沒有按照不同的規(guī)定進行檢測，使得部分企業(yè)為追求效率而在材料使用時才發(fā)現(xiàn)問題；質檢部門在檢測后要出具檢測報告，檢測不合格的要監(jiān)督企業(yè)進行整改，但企業(yè)為取得利潤直接出售；還有，企業(yè)的生活和辦公用品不能夠進行檢測，有些企業(yè)財務部門對此沒有注意到。

3.7 入庫的相關事項

入庫前，企業(yè)的材料除生活和辦公用品外，都得由質檢部門進行檢測，但企業(yè)沒有送給質檢部門進行檢測；在材料運達公司前，采購部門沒有通知請購部門安排人員進行接收準備，在到達后請購部門沒有安排人進行接收并查點；對于質檢部門已經(jīng)驗收的材料，請購部門沒有及時將其入庫、出具清單交給相關部門登記；質檢不合格的材料沒有要求及時退回，沒有要求供貨方重新發(fā)貨。

4 加強采購內部控制的相關措施

在制定請購和采購計劃時，應注意：(1)生產、經(jīng)營、項目等部門在編訂計劃時，要按照實際的需要，準確寫明數(shù)量、規(guī)格和相關要求；(2)采購計劃是企業(yè)一年生產計劃的重要部分，在寫計劃時要核實存貨數(shù)量，確保數(shù)據(jù)真實可靠，防止出現(xiàn)購買過多或購買不足的情況，影響企業(yè)的日?；顒?；(3)采購計劃也可以不單獨編制，而是融入企業(yè)的年度預算中。

選擇供貨商時要注意：(1)使用對供應商進行評估的制度，對所有供貨商提供的產品質量、信譽和服務進行驗證，確保企業(yè)利益不受到損害；(2)采購部門要在公平、公正的基礎上選擇供貨商，不能選擇對企業(yè)不利、對自己有利的供貨商，這就違反了法律規(guī)定，要受到法律的制裁；(3)建立供貨商聯(lián)系表，把他們的信息清晰地填好，做成表格，便于下次使用時直接找到。

確定采購價格時：(1)要采用詢比或招標采購等方法，規(guī)定采購價格；(2)采購部門要定期進行合理的成本價與市價的比較，及時掌握市場動態(tài)，使下次定價時能夠達到合情合理的效果。

驗收時要注意：(1)材料是否符合驗收標準，要請質檢部門進行檢測，合格后入庫；(2)驗收合格的材料要填寫入庫憑證，交給財務部門；(3)驗收中出現(xiàn)的異常情況，要及時查明原因，找到解決的辦法；(4)對不合格的材料，要及時辦理退貨或索賠手續(xù)。

在付款時，更要注意：(1)審查采購發(fā)票的準確性、合法性和有效性，重視對付款過程的控制和跟蹤，發(fā)現(xiàn)意外情況，及時拒絕付款；(2)選擇合理的方式進行付款，例如有現(xiàn)金直接支付、銀行匯票支付或商業(yè)匯票支付等；(3)加強預付款項的管理力度，全面分析預付款項的期限和不可回收幾率，使得企業(yè)資金能夠有效收回。

5 結語

為了加快企業(yè)發(fā)展，必須高度重視企業(yè)會計內控制度中采購業(yè)務的相關問題，應該從企業(yè)采購業(yè)務的請購入手，全面理解企業(yè)采購業(yè)務內部控制的重要意義和價值，對當前采購業(yè)務進行全面系統(tǒng)的分析，形成具體的、可施行的制度，使企業(yè)會計內控制度更好地發(fā)揮出監(jiān)督、制約、管理、服務和保障的功能，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

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文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2016)02(a)-023-03