如何做好信息化項(xiàng)目的整體管理

李賀

（哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司 黑龍江哈爾濱 150040）

如何做好信息化項(xiàng)目的整體管理

李賀

（哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司 黑龍江哈爾濱 150040）

本文作者作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某大型國(guó)有企業(yè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施。該項(xiàng)目于2015年8月，通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶的好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，詳細(xì)總結(jié)了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的“整體管理”的一些方式方法。

項(xiàng)目章程；項(xiàng)目范圍說(shuō)明書（初步）；項(xiàng)目管理計(jì)劃；指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行；監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作；整體變更控制；項(xiàng)目收尾

2014年8月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某大型國(guó)有企業(yè)的《電子采購(gòu)招標(biāo)管理系統(tǒng)》項(xiàng)目。該項(xiàng)目投資共500萬(wàn)人民幣，建設(shè)工期為1年，通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了該企業(yè)通過(guò)網(wǎng)上招標(biāo)采購(gòu)物資，能夠規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)流程，節(jié)省招標(biāo)方、投標(biāo)方的招投標(biāo)時(shí)間，建立公平、公正、公開(kāi)的科學(xué)管理體系。通過(guò)網(wǎng)上競(jìng)標(biāo)的方式，增大供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)壓力，降低采購(gòu)成本，從而降低庫(kù)存資金和生產(chǎn)成本，既保證了招投標(biāo)“公開(kāi)透明、公平競(jìng)爭(zhēng)、公正合理、誠(chéng)實(shí)信用”原則，又提高了整個(gè)評(píng)標(biāo)管理的質(zhì)量和速度，將采購(gòu)活動(dòng)置于透明的環(huán)境之中，來(lái)保證企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目獲得最佳的質(zhì)量和成本。該項(xiàng)目于2015年8月，通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶的好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的整體管理，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述：制定項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書（初步）、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作、整體變更控制和項(xiàng)目收尾。

1 制定項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是實(shí)施項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的前提和確定項(xiàng)目開(kāi)發(fā)什么產(chǎn)品的依據(jù)。在本項(xiàng)目章程中，我被任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。由于項(xiàng)目的規(guī)模比較大，工期較緊，我們根據(jù)合同、項(xiàng)目工作說(shuō)明書等過(guò)程資產(chǎn)確定了另外3名項(xiàng)目經(jīng)理。我作為總經(jīng)理統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2 制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書（初步）

根據(jù)項(xiàng)目章程，我邀請(qǐng)客戶方、監(jiān)理方、各團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)專家和技術(shù)專家確定了大致的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的范圍包括：招標(biāo)管理流程、投標(biāo)管理流程、開(kāi)標(biāo)管理流程、短信技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)安全管理五大功能，還確定了里程碑式的交付物。

3 制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

要想將項(xiàng)目做好，必須要有一個(gè)合理的計(jì)劃，在實(shí)施項(xiàng)目開(kāi)發(fā)之前，做好應(yīng)有的準(zhǔn)備工作是很有必要的。完備的計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的根本前提。為此我組織召開(kāi)了“項(xiàng)目工作計(jì)劃的會(huì)議”，會(huì)議邀請(qǐng)了各團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)專家和技術(shù)專家，制定了以下計(jì)劃：

制定范圍管理計(jì)劃，在進(jìn)行WBS分解的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)由于涉及的人員較多，個(gè)人的知識(shí)水平也參差不齊，信息尚不明確。因此我們決定采用滾動(dòng)波式計(jì)劃，對(duì)于即將開(kāi)戰(zhàn)的活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)分析和計(jì)劃，對(duì)于后期的活動(dòng)盡量粗略估計(jì)，避免出現(xiàn)大范圍的變更。

制定進(jìn)度計(jì)劃，在活動(dòng)歷時(shí)估算時(shí)，因?yàn)槲矣羞^(guò)多次類似項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，所以對(duì)于大部分的活動(dòng)，我采用了類比估算法，利用以前類似項(xiàng)目工作的完成時(shí)間來(lái)估計(jì)當(dāng)前工作的完成時(shí)間。此外我還考慮項(xiàng)目的一些不確定因素，例如：在delphi開(kāi)發(fā)環(huán)境中首次通過(guò)計(jì)算機(jī)串口結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)，使用短信貓來(lái)向手機(jī)發(fā)送短信，這項(xiàng)技術(shù)之前還沒(méi)有研發(fā)過(guò)，因此我?guī)ьI(lǐng)我的團(tuán)隊(duì)即使召開(kāi)會(huì)議，邀請(qǐng)技術(shù)專家和團(tuán)隊(duì)成員調(diào)整了估算方法，采用了三點(diǎn)估算法，估計(jì)活動(dòng)的最可能時(shí)間、最樂(lè)觀時(shí)間、以及最悲觀時(shí)間，利用三點(diǎn)估算法的公式：期望時(shí)間=（最悲觀時(shí)間+最樂(lè)觀時(shí)間+最可能時(shí)間×4）/6，最后估算出該活動(dòng)的歷時(shí)為5個(gè)工作日。這項(xiàng)工作為項(xiàng)目的按時(shí)完工打下了基礎(chǔ)。

制定質(zhì)量管理計(jì)劃，我們發(fā)現(xiàn)客戶的有些要求自相矛盾，為此我及時(shí)通知了客戶，并與之進(jìn)行溝通，最后我們修改了相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使項(xiàng)目的質(zhì)量得到了保證。

制定人力資源計(jì)劃，為了保證有充足的資源去完成項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)的所有項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和技術(shù)專家，通過(guò)使用活動(dòng)的資源估算來(lái)決定項(xiàng)目所需的人力資源，根據(jù)估算結(jié)果制定了層次結(jié)構(gòu)圖對(duì)OBS進(jìn)行了分解，并詳細(xì)描述了每個(gè)成員的職責(zé)與權(quán)力。比如熟悉JUSTEP平臺(tái)3大模塊開(kāi)發(fā)的程序員共5名，外網(wǎng)開(kāi)發(fā)人員1名，系統(tǒng)安全開(kāi)發(fā)人員1名。據(jù)此完成了人員配備管理計(jì)劃，以保證項(xiàng)目有足夠的人力資源可被利用，并不發(fā)生沖突。

此外我們還制定項(xiàng)目成本控制管理計(jì)劃、溝通計(jì)劃、采購(gòu)管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃等，來(lái)為項(xiàng)目保駕護(hù)航。

4 指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行

人們常說(shuō)“隔行如隔山”，一旦我們的軟件開(kāi)發(fā)人員沒(méi)有理解企業(yè)招投標(biāo)管理的流程，就進(jìn)行開(kāi)發(fā)，有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的返工，最終影響的是項(xiàng)目進(jìn)度。因此在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)階段，我要求每個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的具體功能必須要求相關(guān)小組負(fù)責(zé)人組織相關(guān)干系人對(duì)開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行交底，避免返工的發(fā)生，每完成一個(gè)里程碑式的交付物我都會(huì)邀請(qǐng)客戶來(lái)進(jìn)行簽字確認(rèn)，保證了我們開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的質(zhì)量與進(jìn)度，減少了無(wú)謂的變更。

5 監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作

在項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程中總會(huì)遇到這樣那樣的問(wèn)題，怎樣才能預(yù)防和控制各種問(wèn)題發(fā)生呢？

每周我都會(huì)根據(jù)績(jī)效信息與進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行比較，利用增值技術(shù)計(jì)算偏差，分析偏差，及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施。我規(guī)定我的團(tuán)隊(duì)每周定期召開(kāi)例會(huì)，為業(yè)務(wù)人員和研發(fā)人員創(chuàng)造更多溝通機(jī)會(huì)，大家一起討論形成解決方案，并做好相關(guān)文檔的記錄。

6 整體變更控制

項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中客戶的需求經(jīng)常會(huì)有變更。為了防止頻繁的變更對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度等帶來(lái)的不利影響。項(xiàng)目初期我們成立由客戶方、開(kāi)發(fā)方和監(jiān)理方組成的項(xiàng)目變更控制委員會(huì)CCB。在開(kāi)發(fā)階段，客戶或開(kāi)發(fā)方每個(gè)需求的變更都要經(jīng)過(guò)CCB的批準(zhǔn)才能執(zhí)行。

7 項(xiàng)目收尾

項(xiàng)目的收尾階段我們做了一些行政管理方面的收尾，比如對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。還做了合同收尾的工作，履行合同條款，并關(guān)閉了合同。

本項(xiàng)目的成功之處在于我作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，成功的進(jìn)行了項(xiàng)目整體管理。當(dāng)然，還有一些不足之處，比如與客戶的溝通方式比較單一，需求分析得還不夠全面等等問(wèn)題，不過(guò)經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷充電學(xué)習(xí)，和同行多進(jìn)行交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的努力。

F270.7

A

1004-7344（2016）10-0287-01

2016-3-15