計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

王曉明

（浙江科技學(xué)院）

計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

王曉明

（浙江科技學(xué)院）

伴隨著信息時代的來臨，計算機(jī)在人們在日常的工作和平時的學(xué)習(xí)中都成為了極其重要的工具，計算機(jī)技術(shù)投入到檔案管理的使用中來，可以在實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理的路上擁有極其重要的影響。本文首要剖析了在檔案管理中計算機(jī)起到的的重要性，還根據(jù)計算機(jī)在檔案管理實際使用中存在的疑難出發(fā)，對怎么完全實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用舉出了一點個人想法和意見。

計算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

引言

伴隨著科技的迅猛發(fā)展，檔案管理也同時進(jìn)入信息化，在檔案管理工作中計算機(jī)技術(shù)起著日益重要的作用，它不僅能提高人們的工作效率，在某些方面還節(jié)約了資金的使用和對減少了對能源的利用，如今高速發(fā)展的信息化社會對檔案管理工作的提出的基本要求，也是檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的必然要求，希望在日后的工作中，計算機(jī)能得到最大限度的發(fā)揮。

1 計算機(jī)技術(shù)對檔案管理的重要性

1.1 計算機(jī)技術(shù)對檔案管理的收集是十分有利的

儲存和檢索和保障等不同方面作用的實現(xiàn)。在檔案管理中，經(jīng)過計算機(jī)技術(shù)可以通過掃描或者人工錄入的方法把傳統(tǒng)的檔案管理信息轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蜃層嬎銠C(jī)自己識別的，計算機(jī)還能夠主動處理信息的管理方式，并且簡便迅速的將檔案信息壓縮錄入到計算機(jī)中，刻錄成光盤的方式來實現(xiàn)儲存。電子文件的圖形和圖像模式主要是以計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運用為主，所以，可以使用計算機(jī)的自動檢測和編目功能來加速對檔案的管理工作效率。從整體上來說，利用計算機(jī)的掃描和光盤儲存，不僅節(jié)約了空間，與此同時還更容易保存，還對于加快檔案管理的工作效率，在自動化管理實現(xiàn)自動化具有相當(dāng)重要的經(jīng)濟(jì)價值。

1.2 計算機(jī)技術(shù)對于實現(xiàn)檔案管理信息的系統(tǒng)化管理是有利的

計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實際運用是在檔案管理中，以往的檔案管理對于數(shù)量龐大，種類特別多的檔案信息，想要提高對檔案信息的管理效率是和困難的工作，但是計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中通過使用計算機(jī)來對檔案管理信息的進(jìn)行接受和檢索，可以大幅度提高信息管理的效率；與此同時利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件快速的實現(xiàn)接受、登記和分類的處理等實現(xiàn)這些基本的功能。跟傳統(tǒng)的檔案管理相比較，計算機(jī)在文字處理，表格處理甚至聲像等各個方面具有驚人的優(yōu)點，所以，經(jīng)過計算機(jī)創(chuàng)建的應(yīng)用計算機(jī)系統(tǒng)，可以輕松完成檔案管理的自動化檢索的目的，完全發(fā)揮入庫排架的作用，經(jīng)過多層次的全面剖析，給科學(xué)的管理和決定提供服務(wù)，讓系統(tǒng)化管理成為可能。

1.3 計算機(jī)技術(shù)給檔案管理系統(tǒng)提供可靠的技術(shù)根據(jù)

伴隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)被大量應(yīng)用到檔案管理這一領(lǐng)域中來，給實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了可靠的技術(shù)根據(jù)。首要，成功研制分布式計算機(jī)體系，讓實現(xiàn)檔案管理的集成化管理以及集成服務(wù)創(chuàng)造了使用機(jī)會和技術(shù)支持；再者，數(shù)字化裝備的迅速擴(kuò)增，讓檔案管理創(chuàng)造了最新的管理措施和服務(wù)；除此之外，計算機(jī)技術(shù)讓辦公自動化成為了可能以及完成了客戶關(guān)系管理以及企業(yè)資源規(guī)劃管理等工作和信息管理技術(shù)的統(tǒng)一。

2 計算機(jī)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中存在的問題

這些年來計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用情況剖析來看，盡管相當(dāng)多檔案館從頭到尾著重于現(xiàn)代化的檔案管理規(guī)劃，在此同時也致力于計算機(jī)技術(shù)對檔案管理的影響。但是在實際的使用情況中來看，由于不同方面的緣由，依舊有著這樣那樣的問題。

2.1 大力了解計算機(jī)技術(shù)在落成現(xiàn)代化檔案管理中的充要條件

計算機(jī)技術(shù)在到檔案管理的實際使用中，一定要做好完善的準(zhǔn)備，保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，保障計算機(jī)的原始檔案數(shù)據(jù)和信息的完整性和準(zhǔn)確性。它需要擁有量一下基本條件。第一個要求就是一定要擁有完整的硬件裝備，它主要囊括：計算機(jī)設(shè)施、計算機(jī)檔案管理軟件和一些相關(guān)軟件等等；另一個要求就是一定要擁有充足的計算機(jī)管理軟件設(shè)備。計算機(jī)技術(shù)落成數(shù)字化、信息化的檔案管理這些情況，科學(xué)的管理是前提，除此之外準(zhǔn)備好檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)備工作，也是完全實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理相當(dāng)重要因素。

2.2 計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理中現(xiàn)存的矛盾

首要的是，簡要分析現(xiàn)實生活中的檔案管理，大多數(shù)檔案館都認(rèn)為計算機(jī)是一種被動的輔助機(jī)器，很多的工作依然安排工人的是手工管理。原來的手工檔案方式都是把檔案信息作為核心內(nèi)容，他們的工作對方不是現(xiàn)存的檔案信息，都是一些老舊的紙質(zhì)材料。在專門的檔案管理中，計算機(jī)這種極其有利的工具卻沒有得到最大可能的使用，特別是在檔案數(shù)據(jù)庫管理規(guī)劃上。所以，計算機(jī)在檔案管理中的作用依舊處于輔助的地位，它的核心功能并不能得到最大程度的發(fā)揮。再者，在檔案管理中引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，經(jīng)過利用計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之后，造成原來的數(shù)據(jù)庫大小變小，標(biāo)準(zhǔn)化程度大打折扣，并且在利用計算機(jī)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的過程中，很多工作都是低水平的重復(fù)創(chuàng)建，并且他們工作區(qū)間狹窄，很大程度上影響了檔案信息數(shù)據(jù)庫的利用率和工作效率。還有，在利用計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案管理的過程中，還有檔案管理人員專業(yè)技能有待上升的詬病。一方面，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)落成了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，但是一直熟悉和傳統(tǒng)檔案管理工作的檔案管理人員在短時間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)有很大的問題；另一方面，身為檔案管理人員，在使用計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理的過程中，技術(shù)人員不能僅僅局限于簡單的計算機(jī)操作，一定要深入的理解計算機(jī)的重要作用，還要熟練理解操作自動化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這是對新潮流下對檔案管理人員總結(jié)的新型的請求。

3 改善計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方案

對于上文所指出的有關(guān)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中擁有的一些詬病，要想完全落實計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實際使用，一定要做好以下幾點的工作：

3.1 充足重視計算機(jī)在檔案管理中起到的作用

首要的是，檔案館和有關(guān)的檔案管理人員一定要充足理解到計算機(jī)在檔案管理中的工作意義和經(jīng)濟(jì)價值，養(yǎng)成使用計算機(jī)進(jìn)行管理的工作意識；再者，增加對計算機(jī)硬件裝備和軟件裝備的投入，打造現(xiàn)代化檔案管理的良好環(huán)境和良好氛圍。

3.2 重視人才的培養(yǎng)，強(qiáng)調(diào)對相關(guān)人員的培訓(xùn)的重要性

一方面，強(qiáng)調(diào)專業(yè)人才的培養(yǎng)的重要性，征招能夠熟練操作計算機(jī)和在計算機(jī)應(yīng)用方面具有專業(yè)技術(shù)的人員，提升對計算機(jī)的使用效率；另一方面，強(qiáng)調(diào)對員工的培訓(xùn)的重要性，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，首要的是，利用培訓(xùn)的手段逐步轉(zhuǎn)變檔案管理人員老舊的思想，打造全新的工作想法，培養(yǎng)新型的服務(wù)價值觀，讓他們能良好的指導(dǎo)自己的工作；再者，強(qiáng)化對有關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)及訓(xùn)練，讓他們完全的理解計算機(jī)的操作能力，能夠熟悉的使用計算機(jī)來解決日常管理中存在的管理詬病，還能夠熟悉明白處理日常問題的措施。

4 結(jié)語

在檔案管理使用計算機(jī)技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)是依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行剖析、處理和歸納，并最后傳入到計算機(jī)存儲的方式和途徑。計算機(jī)技術(shù)是落實檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的重要工作工具。加速檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)建，努力落實計算機(jī)技術(shù)在不同檔案管理環(huán)節(jié)中的使用，是目前每個檔案館的最重要的任務(wù)和目標(biāo)。與此同時，相關(guān)的檔案管理人員也必須抓緊學(xué)習(xí)，加快提高自己前進(jìn)的步調(diào)，和順應(yīng)迅速發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理的要求。

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2016-3-15