辦公自動化分析及其計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用

劉宜鑫

（河池市特種設(shè)備檢驗(yàn)所 廣西河池市 547000）

辦公自動化分析及其計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用

劉宜鑫

（河池市特種設(shè)備檢驗(yàn)所 廣西河池市 547000）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，自動化辦公被廣泛應(yīng)用于社會工作中，自動化辦公是一種綜合性較強(qiáng)的辦公模式，其重要性應(yīng)引起社會各方的重視。自動化辦公的快速發(fā)展是離不開計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的，其是計(jì)算機(jī)軟件被大規(guī)模應(yīng)用的集中表現(xiàn)形式，計(jì)算機(jī)軟件大大推動了企事業(yè)單位自動化辦公的持續(xù)發(fā)展。本文主要對自動化辦公及其計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用進(jìn)行分析，僅供參考。

計(jì)算機(jī)軟件；企業(yè)管理；辦公自動化

引言

進(jìn)一步推動計(jì)算機(jī)軟件在社會工作中的應(yīng)用，有利于提高企事業(yè)單位的競爭力和自動化辦公效率。計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用是強(qiáng)化自動化辦公的重要組成部分，因此，建立一個智能化、科學(xué)化的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用機(jī)制則是十分必要的，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件的合理有效應(yīng)用，可從根本上提高辦事效率，使企事業(yè)單位在激烈的市場競爭中贏得一席之地，以此為企業(yè)獲利提供有力保障，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。

1 計(jì)算機(jī)自動化管理的優(yōu)勢

所謂的計(jì)算機(jī)自動化管理是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化管理、互聯(lián)網(wǎng)管理等和計(jì)算機(jī)有關(guān)的知識，實(shí)現(xiàn)科學(xué)性、系統(tǒng)性管理的一種方式，有利于提高綜合管理的效率和生產(chǎn)能力。這種管理方式是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化基礎(chǔ)上的，計(jì)算機(jī)自動化具有便捷性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性的特點(diǎn)，和傳統(tǒng)管理方式相比而言，其具有的優(yōu)勢是顯而易見的。

計(jì)算機(jī)自動化的特點(diǎn)有：①計(jì)算機(jī)自動化的核心是人，在操作根本上就是人和機(jī)器系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合；②電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)信息自動化技術(shù)是實(shí)施計(jì)算機(jī)自動化的前提，其運(yùn)行方式主要是通過計(jì)算機(jī)信息和系統(tǒng)進(jìn)行操作，有利于提高管理的質(zhì)量和水平；③計(jì)算機(jī)自動化管理系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)條件是具備完善的規(guī)范和準(zhǔn)則；④將信息資源整合和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來是計(jì)算機(jī)自動化管理的前提。

2 辦公自動化系統(tǒng)特點(diǎn)

辦公自動化系統(tǒng)又稱OAS，通過先進(jìn)的技術(shù)手段來提高辦公的效率，從而實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動化管理。通過計(jì)算技術(shù)，基于工作流的概念，實(shí)現(xiàn)信息共享，以便工作的高效完成；改變傳統(tǒng)的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)全方位的信息采集和處理，為企業(yè)相關(guān)的管理和決策工作提供可靠、科學(xué)的參考依據(jù)，其特點(diǎn)具體如下：

（1）交互性。一般情況下的數(shù)據(jù)處理是單一的控制流，對輸入及輸出及時確定下來，不需要人為干涉；辦公自動化系統(tǒng)通常需要根據(jù)不同的輸入調(diào)動不同的控制，由于要進(jìn)行人機(jī)對話，因此，需要人為干涉。

（2）協(xié)同性。所謂的辦公活動是指具有組織、有層次的群體活動，因此，辦公自動化系統(tǒng)可保障組織機(jī)構(gòu)內(nèi)所有員工能夠進(jìn)行協(xié)同工作，從而實(shí)現(xiàn)完成同一個任務(wù)的目標(biāo)。

（3）多學(xué)科交叉?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的融合及統(tǒng)一大大推動了辦公自化系統(tǒng)的發(fā)展和進(jìn)步，其主要將計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)、現(xiàn)代通信技術(shù)、管理科學(xué)作為支撐平臺。

（4）網(wǎng)絡(luò)化。一般現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的，主要包括包括局域網(wǎng)（LAN）、因特網(wǎng)（Internet）、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（Intranet）和外聯(lián)網(wǎng)（Extranet）等。

（5）對象的多樣性。對于事務(wù)處理型的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)用對象的相關(guān)需求基本一致，主要表現(xiàn)在通用的商品化應(yīng)用軟件上；而對于信息管理型自動化辦公系統(tǒng)和決策支持型辦公自動化系統(tǒng)的層次，主要將應(yīng)用對象的多樣性充分體現(xiàn)出來，則表現(xiàn)在商品化OAS應(yīng)用軟件的專業(yè)性和系統(tǒng)性上。

3 計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的積極作用

3.1 改善企業(yè)辦公環(huán)境優(yōu)化企業(yè)辦公流程

傳統(tǒng)的辦公設(shè)施只是簡單的文件桌椅，往往會因?yàn)闃I(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大而變得混亂不堪，但計(jì)算機(jī)軟件被應(yīng)用于辦公自動化管理中，大大改善了辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)自動化辦公的目標(biāo)，將所有資料數(shù)據(jù)和文件信息輸入電腦，并進(jìn)行分類，有利于提高辦公效率，保障工作開展的有序性[1]。也正是這方面的積極作用，使得辦公自動化體系被廣泛應(yīng)用于社會工作中，自動化辦公的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在兩個方面：①同步進(jìn)行。對于同一個項(xiàng)目的資料數(shù)據(jù)，可通過網(wǎng)絡(luò)將其發(fā)送至各個部門，不同部門處理不同的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)工作的同步進(jìn)行，有利于提高辦公效率，節(jié)省時間。②可越過性。針對一些自由性較強(qiáng)的問題上，可選擇性越過，并不是強(qiáng)制性參與，具有可越過性。

3.2 企業(yè)管理成本的降低

在企業(yè)辦公過程中，在采購辦公用品上的花銷較大，將計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用在企業(yè)自動化辦公的管理中，不僅有利于減少企業(yè)對辦公用品的需求量，降低企業(yè)的管理成本，還有利于提高企業(yè)的辦公效率，減少不必要流程，降低用紙量，為環(huán)境保護(hù)作出一定貢獻(xiàn)。自動化辦公降低企業(yè)成本的作用主要表現(xiàn)在以下兩個方面：①辦公成本。實(shí)現(xiàn)辦公自動化，減少辦公用品的使用量，降低辦公成本，比如部門間的信息交流和傳送文件等工作拒絕使用紙質(zhì)，而是通過計(jì)算機(jī)來完成，不僅有利于節(jié)省時間，還有利于降低用紙的需求量；②交通成本。部門間在辦理業(yè)務(wù)的過程中，由于受到區(qū)域的限制，可借助相關(guān)的交通工具來傳遞資料，車輛的使用費(fèi)用和耗用成本較高，但在自動化辦公實(shí)現(xiàn)后，就可通過網(wǎng)絡(luò)溝通來辦理業(yè)務(wù)，大大降低了交通成本。

3.3 激發(fā)企業(yè)創(chuàng)造力辦公效率提升

計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的目的主要是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)自動化辦公管理，保障辦公工作的高效運(yùn)行，有利于保障辦公程序的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，具有創(chuàng)新精神的員工可積極研發(fā)更為方便、有效的應(yīng)用軟件，提高計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)能力，企業(yè)應(yīng)加大對人才的培養(yǎng)力度，調(diào)動員工辦公的積極性，增強(qiáng)員工的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。

4 自動化辦公軟件在企業(yè)管理中的應(yīng)用

4.1 連接

計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，對于分散或集中的辦公區(qū)域都能實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)的連接，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各個部門串聯(lián)在一起，建立規(guī)范性較強(qiáng)的流程模式，方面資料的查找和傳送。

4.2 溝通

各個自動化辦公區(qū)域都具有一個共同的溝通平臺，若遇到問題的話，可通過在線交流進(jìn)行溝通，若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的話，可及時將信號發(fā)送出來，并通知工作人員，有利于節(jié)省時間，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失，從而為日常辦公提供便捷。

4.3 通用

自動化辦公的主要特點(diǎn)就是通用，適用于所有的中小型企業(yè)經(jīng)營范圍及規(guī)模的變化及人員流動的具體情況，可有利于產(chǎn)品的宣傳及推廣，使整個系統(tǒng)具有較強(qiáng)的配置性，對人員調(diào)配和管理提供較強(qiáng)的配置功能。

4.4 監(jiān)控

自動化辦公軟件可對員工的工作流程進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，可幫助企業(yè)對員工的工作狀態(tài)進(jìn)行全面掌握，監(jiān)控具有較強(qiáng)的控制作用，有利于避免員工工作出現(xiàn)差錯，提高辦公效率，對企業(yè)的管理機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化。

5 辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

（1）集成化。計(jì)算機(jī)軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人和系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，形成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

（2）智能化。在處理日常事務(wù)的過程中，可幫助員工完成智能性工作。

（3）多媒體化。對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫進(jìn)行綜合性處理。

（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)進(jìn)行交換。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)內(nèi)的自動交換和處理。

辦公自動化呈現(xiàn)迅猛的發(fā)展趨勢，綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息可供企業(yè)使用，在進(jìn)行決策的過程中，可選用或建立決策數(shù)字的模式，將內(nèi)部和外部的條件有機(jī)結(jié)合起來，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行，并作出相應(yīng)的決策。

6 目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，企業(yè)辦公自動化可根據(jù)其發(fā)展的實(shí)際情況分為以下幾種：

（1）起步較晚，仍在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，利用MSoffice系列、wps系列的應(yīng)用軟件，可大大提高個人的辦公效率。

（2）不具備較好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍處在個人辦公的狀態(tài)，而網(wǎng)絡(luò)處于閑置狀態(tài)，企業(yè)投資并未獲得相應(yīng)的效益。

（3）建立自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)員工可同電子郵件進(jìn)行信息交流，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但所產(chǎn)生的效益并不明顯。

（4）建立自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，使用二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；從而為信息共享和協(xié)同工作提供有力支撐，保證和外界聯(lián)系的信息渠道是暢通的；通過intranet的發(fā)布，加強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品及技術(shù)服務(wù)的宣傳力度；intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生一定的積極作用?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，保證管理和決策的科學(xué)性，提高企業(yè)的競爭力，從而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

7 小結(jié)

綜上所述，為了提高我國在國際市場競爭中的地位，就應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件在自動化管理中的應(yīng)用，對工作機(jī)制進(jìn)行完善，并占據(jù)有利位置，使我國能在競爭中處于不敗之地，創(chuàng)建計(jì)算機(jī)辦公軟件已然成為推動科技發(fā)展的重要組成部分，其作為一種全面性、系統(tǒng)性的科學(xué)技術(shù)，有利于推動企業(yè)的未來發(fā)展。

[1]王春梅.淺析計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2014（6）：88.

[2]宋新樂，宋文文.基于辦公自動化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的探析[J].電子測試，2016（10）：69.

[3]董琨.計(jì)算機(jī)辦公自動化技術(shù)分析及應(yīng)用探討[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013（11）：125.

TP317.1

A

1004-7344（2016）24-0264-02

2016-8-5

劉宜鑫（1984-），女，壯族，廣西來賓人，助理工程師，大專，主要從事辦公室報告錄入工作。