淺析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

張衛(wèi)國青州市人力資源管理服務(wù)中心

淺析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

張衛(wèi)國
青州市人力資源管理服務(wù)中心

摘要：伴隨互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來和發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作得到了不同程度的提高。但是受原有模式和管理思想的束縛以及事業(yè)單位自身的性質(zhì)，事業(yè)單位的檔案管理存在一些問題。想要解決這些問題，需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展需要，加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化發(fā)展。文章在闡述檔案管理現(xiàn)代化和電子化特點(diǎn)及優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，著重分析我國現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及不足，并為如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化

在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理工作急需實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展，同時(shí)，這也是我國事業(yè)單位改革需要面對(duì)的重要任務(wù)之一。事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位其他工作的開展具有重要意義，時(shí)代的快速發(fā)展表明原有的檔案管理模式和方法不再適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展要求。為此，要求有關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理方式的更新，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化、電子化信息管理方式的應(yīng)用。

一、現(xiàn)代化和電子化檔案管理體現(xiàn)的特征和優(yōu)勢

事業(yè)單位發(fā)展的各個(gè)方面需要相關(guān)檔案進(jìn)行記錄，同時(shí)檔案在提升事業(yè)單位工作人員的工作效率方面發(fā)揮了重要的作用?；跈n案在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用，需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，在新時(shí)代的發(fā)展背景下，加強(qiáng)推進(jìn)檔案的電子化和現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，從而提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案管理不再采用原有的紙質(zhì)媒體，而是加強(qiáng)了對(duì)多種檔案管理方式的應(yīng)用。其中，現(xiàn)代化是檔案管理水平體現(xiàn)的重要方面，在檔案的收集、檢索以及應(yīng)用等方面發(fā)揮了不可比擬的作用。電子化檔案管理是指在計(jì)算機(jī)和多媒體的支持下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理，是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理不便而產(chǎn)生的一種管理方式。

現(xiàn)代化和電子化檔案管理體現(xiàn)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，在信息收集上?，F(xiàn)代化和電子化檔案更容易接受和存儲(chǔ)檔案的信息，且不會(huì)造成空間上的浪費(fèi)，能夠?qū)Ω鞣N類型的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。第二，在對(duì)檔案的處理和選擇方面?，F(xiàn)代化和電子化檔案比原有的紙質(zhì)檔案更加方便、快捷。現(xiàn)代化和電子化檔案能夠隨時(shí)被調(diào)用，隨時(shí)被有需要的人使用，同時(shí)在信息的選擇上只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能就能實(shí)現(xiàn)對(duì)大批量數(shù)據(jù)的處理。第三，在數(shù)據(jù)信息加工方面。現(xiàn)代化和電子化檔案能夠隨之被處理和更新信息。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，人事單位的檔案管理不具備與之相對(duì)應(yīng)完善的制度。在制度的缺乏下導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不全面，甚至很容易導(dǎo)致檔案的流失。同時(shí)，也沒有相應(yīng)對(duì)檔案的保護(hù)制度。雖然，一些事業(yè)單位制訂了相關(guān)的檔案管理制度，但是在實(shí)際中沒有完全落實(shí)，存在執(zhí)行和計(jì)劃的落差。一些人事單位檔案管理工作人員對(duì)外人事檔案管理工作是應(yīng)付的心態(tài)，將時(shí)間用來做一些面子工程，沒有體現(xiàn)檔案管理工作的重要意義。

（二）對(duì)人事檔案內(nèi)容查詢方式較為傳統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸普及到各行各業(yè)發(fā)展中時(shí)，人事單位的檔案管理工作仍沒有完全實(shí)現(xiàn)電子化和現(xiàn)代化發(fā)展。一些事業(yè)對(duì)檔案管理采用的方式仍是傳統(tǒng)的人工查詢法，甚至一些事業(yè)單位對(duì)于檢索工具存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，這些單位為了實(shí)現(xiàn)檢索工作的又好又快發(fā)展，投入了大量的人力、物力和財(cái)力來完成檔案管理工作，但最終的結(jié)果往往卻是適得其反。

（三）對(duì)檔案的利用率不高

由于事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致他們利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)只會(huì)進(jìn)行簡單的檔案存儲(chǔ)。事業(yè)單位的檔案對(duì)于在事業(yè)單位工作的人員能夠幫助他們對(duì)以往的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而歸納出適合自己發(fā)展方向，是充當(dāng)記錄者和見證人的作用。但是由于事業(yè)單位檔案管理人員的認(rèn)識(shí)不夠，沒有充分發(fā)揮出檔案的這些作用。

（四）檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位檔案管理人員的選拔和考核機(jī)制不完善，在對(duì)檔案管理人員需求的同時(shí)，事業(yè)單位會(huì)從企業(yè)內(nèi)部隨意調(diào)動(dòng)人員來進(jìn)行檔案的管理。這些人員不了解檔案管理的工作細(xì)則，因而就很難保障檔案管理工作的有效性。

三、實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的策略

（一）建立健全完善的檔案管理制度

在事業(yè)單位的不斷改革發(fā)展下，其管理水平和管理手段都在一定水平上得到提高。為此，在管理水平提高的同時(shí)需要完善的管理制度與之相匹配。

（二）利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案庫房進(jìn)行管理

利用計(jì)算機(jī)管理檔案室實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化發(fā)展的重要方式。在檔案管理制度的不斷完善下，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案資料庫房的管理，不僅能夠方便工作人員對(duì)檔案保存階段的資料管理，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案庫房的安全保護(hù)。

（三）保證人事電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全

電子設(shè)備和傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介相比，更加的方便、快捷。但是一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，就會(huì)對(duì)所有的人事檔案信息數(shù)據(jù)帶來毀壞。因此，安全性是檔案信息的首要發(fā)展目標(biāo)。檔案信息的安全需要提升檔案管理人員的安全素質(zhì)和意識(shí)。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員電腦安全應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)黑客的識(shí)別，提升他們對(duì)數(shù)據(jù)信息的綜合分析能力。其次，提升電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的組織培訓(xùn)

第一，事業(yè)單位決策管理人員在明確現(xiàn)代化、電子化檔案管理方法重要性的基礎(chǔ)上，要提升檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化、電子化檔案管理方法的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理人員對(duì)管理數(shù)據(jù)的處理和分析能力。第二，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的組織培訓(xùn)，在培訓(xùn)中向檔案管理人員滲透最新檔案管理的思想和方法，提升檔案管理人員的管理水平。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展意義重大，基于檔案管理工作自身的特點(diǎn)，在具體的檔案管理方面存在繁瑣的問題，檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)沉重。隨著現(xiàn)代化和電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理工作提供了便利條件。因此，為了促進(jìn)檔案管理工作的高效發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而保障檔案管理數(shù)據(jù)信息的有效性和安全性。促進(jìn)檔案工作穩(wěn)步進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱藝.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].才智, 2014,36:373.

[2]葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].中國市場,2015,28:126+139.

[3]和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究[D].山東大學(xué), 2012.

[4]任文娜.現(xiàn)代化進(jìn)程中的社會(huì)檔案資源體系建設(shè)研究[D].山東大學(xué),2012.