張馨月

人口計(jì)生檔案是根據(jù)人口及計(jì)劃生育相關(guān)工作結(jié)合起來形成的一種具有保存和查詢能利用到的各類圖表、文字、音像等不同方式的真實(shí)歷史記載，是制定人口和計(jì)劃生育措施的參考依據(jù)之一。人民生活發(fā)展過程中最重要的基礎(chǔ)性工作是人口計(jì)生檔案管理。隨著人口和計(jì)劃生育工作向制度、規(guī)模、法制等方面發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作也提出了更加嚴(yán)格的要求。下面就本人對(duì)人口計(jì)生檔案信息化管理談幾點(diǎn)看法。

一、人口計(jì)生檔案信息化管理的必要性

（一）人口計(jì)生檔案信息化是人口計(jì)生工作信息化發(fā)展的必然結(jié)果。國(guó)家人口計(jì)生委主任李斌在講話中明確提出“要把信息化作為人口計(jì)生事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先領(lǐng)域，推動(dòng)人口計(jì)生信息化實(shí)現(xiàn)新的跨越”。我們要充分利用信息科技手段即時(shí)、便捷、高效的特點(diǎn)，為人口計(jì)生管理工作服務(wù)。使人口和計(jì)劃生育工作由管理型向服務(wù)型、由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)化?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正成為一種必然趨勢(shì)。

（二）傳統(tǒng)方式檔案管理已不能適應(yīng)計(jì)生管理需要。傳統(tǒng)管理在管理成本的費(fèi)用非常高并且還需要占用大量的庫存面積。由于檔案長(zhǎng)時(shí)間的管理，容易出現(xiàn)內(nèi)容所在的紙張脆弱、枯黃等損害現(xiàn)象，尤其是在兌現(xiàn)獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)和生育審批時(shí)需長(zhǎng)期高頻繁的調(diào)用相關(guān)檔案資料，既費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。原始的育齡婦女信息都是由手工完成，這種現(xiàn)狀只是滿足了日常的查詢檔案的需要，而并不能滿足隨時(shí)隨地的收集數(shù)據(jù)，計(jì)生業(yè)務(wù)檔案已不能適應(yīng)目前計(jì)生管理要求。

（三）人口計(jì)生檔案信息化可以給計(jì)生部門帶來顯而易見的效果。通過引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，改造原有的檔案管理模式，其中省點(diǎn)了一些以前在檔案方面的一系列問題，如收集、移交、管理和歸檔等不必要的時(shí)間，提升了工作效率。不但能管理日益龐大的檔案信息，滿足快速查詢的需要，而且能有效地保護(hù)檔案原件，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本異地存放。通過利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常的統(tǒng)計(jì)、檢索工作，就能很快地查找到計(jì)劃生育家庭的檔案信息，在兌現(xiàn)計(jì)生獎(jiǎng)勵(lì)，生育審核等工作中，可以為群眾提供方便快捷的服務(wù)。

二、人口計(jì)生檔案信息化管理的主要內(nèi)容

（一）信息化管理的基礎(chǔ)是建立和完善檔案信息化管理機(jī)構(gòu)。包括有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造、信息化建設(shè)的組織管理、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)等各種機(jī)構(gòu)。其中起著檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造作用的機(jī)構(gòu)是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造；而它的決策指揮者和組織實(shí)施者是組織管理機(jī)構(gòu)，起著策動(dòng)力的作用，也決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的組織效率；但是它的實(shí)際運(yùn)作者的是網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，起著運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織發(fā)布與更新的重要作用。各級(jí)人口計(jì)生部門成立檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)兼職檔案員既掌握檔案管理知識(shí)，又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要，形成縱橫關(guān)系協(xié)調(diào)的檔案信息化管理工作組織和人員體系。

（二）建設(shè)人口計(jì)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是核心。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可以通過應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心、網(wǎng)絡(luò)通道等方式，從而形成系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理對(duì)資料采集、管理、分類以及總結(jié)、存儲(chǔ)等形成了一套系統(tǒng)的管理模式，用于對(duì)實(shí)現(xiàn)人口計(jì)劃生育檔案的科學(xué)化、智能化、信息化。在引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)軟件對(duì)對(duì)人口計(jì)劃生育的現(xiàn)狀進(jìn)行明確性的分析及管理處理方法，網(wǎng)絡(luò)計(jì)生系統(tǒng)也應(yīng)該鏈接到相關(guān)的政法辦公網(wǎng)絡(luò)及相鄰縣鎮(zhèn)的計(jì)生辦公系統(tǒng)等，人口計(jì)生數(shù)據(jù)和生育審批，干部提職計(jì)生審核等需要接受群眾監(jiān)督的信息公布于眾，達(dá)到信息數(shù)據(jù)合理化、透明化。目的是實(shí)現(xiàn)人民在享有信息的公平的權(quán)益，加強(qiáng)人口計(jì)生檔案的促進(jìn)作用、考核作用。所以在此，建設(shè)人口計(jì)生檔案的管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，用與對(duì)加強(qiáng)人口計(jì)生檔案信息化建設(shè)具有及其的重要作用。

（三）人口計(jì)生檔案信息化管理的關(guān)鍵是對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化管理。各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是人口計(jì)生決策和方案制定的基礎(chǔ)。如果沒有真實(shí)的檔案資料或者人口數(shù)據(jù)，對(duì)于整個(gè)決策過程將會(huì)產(chǎn)生極大的影響，甚至影響到可持續(xù)發(fā)展。人口計(jì)生檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)正好未解決這一問題提供了有效的方案，運(yùn)用該系統(tǒng)可以科學(xué)的計(jì)算從采集和分析數(shù)據(jù)、得出結(jié)論到制定政策等環(huán)節(jié)，從而保障采集到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。同時(shí)，人口計(jì)生數(shù)據(jù)調(diào)查中運(yùn)用計(jì)算機(jī)的運(yùn)算功能，有助于規(guī)范人口數(shù)據(jù)調(diào)查工作，將平面化的數(shù)據(jù)變得立體，從而提升人口計(jì)生工作和調(diào)查工作的效率。除此之外，大容量以及分類齊全等也是人口計(jì)生數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì)，可以統(tǒng)一處理人口計(jì)生工作的所有數(shù)據(jù)資料，從而避免丟失或者損壞數(shù)據(jù)，使得人為失誤極大程度上得到降級(jí)。

三、人口計(jì)生檔案信息化管理的保障措施

（一）健全和完善工作制度。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定《計(jì)算機(jī)檔案信息服務(wù)管理規(guī)范》、《工作日志制度》、《檔案信息收集分析運(yùn)用共享制度》、《系統(tǒng)檢查和維護(hù)制度》等一系列適應(yīng)現(xiàn)代信息化建設(shè)的檔案管理制度，進(jìn)一步建立健全和完善檔案管理流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟，進(jìn)一步規(guī)范管理。

（二）保障資金投入。各級(jí)人口計(jì)生部門要積極爭(zhēng)取各級(jí)發(fā)改委、財(cái)政部門信息化項(xiàng)目的立項(xiàng)工作，要將信息化建設(shè)的硬件投入、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、應(yīng)用推廣和人員培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)納入年度人口和計(jì)劃生育事業(yè)費(fèi)預(yù)算，通過設(shè)立信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，建立穩(wěn)定的信息化建設(shè)財(cái)政投入機(jī)制，保證信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

（三）保障電子檔案的完整性及安全性。在檔案管理過程中，一定是要對(duì)計(jì)生檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行認(rèn)真的分析研究，在對(duì)各類信息資料的保密要進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密作用，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時(shí)刻保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保檔案信息的安全性和完整性。（作者單位：唐山市人口計(jì)生委）