企業(yè)檔案管理的保密工作

企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中如何加強(qiáng)企業(yè)核心機(jī)密和保密工作顯得尤為重要，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作，從檔案保管過(guò)程保密、利用過(guò)程保密、開(kāi)放過(guò)程保密等方面加強(qiáng)企業(yè)檔案保密工作，切實(shí)做好檔案的保密與利用。

檔案保管過(guò)程的保密

1.庫(kù)房管理的保密

檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定需要單獨(dú)設(shè)置，但是目前大部分不具備條件的企業(yè)，往往將庫(kù)房設(shè)在公司辦公樓內(nèi)。但一定要注意，不是任何辦公場(chǎng)所都可以用作檔案庫(kù)房使用的，從檔案保密的角度出發(fā)，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的底層，在防護(hù)方面庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜、防竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)的“三分開(kāi)”要求。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

2.密級(jí)檔案的管理及保密

企業(yè)密級(jí)檔案是企業(yè)的核心秘密，為確保企業(yè)核心秘密的安全，必須管理好公司秘密檔案。

（1）密級(jí)檔案應(yīng)與非密級(jí)檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜門(mén)等安全設(shè)施，從保管條件上確保企業(yè)密級(jí)檔案的安全。

（2）提高密級(jí)檔案管理人員的素質(zhì)。密級(jí)檔案管理人員有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn),他們對(duì)保守企業(yè)秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，密級(jí)檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，同時(shí)還要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。

（3）加強(qiáng)密級(jí)檔案的日常管理。密級(jí)檔案的借閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定流程和手續(xù)辦理，過(guò)程必須由兩人共同完成，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。密級(jí)檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

3.檔案業(yè)務(wù)管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。一要做到確保檔案完好無(wú)損，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。二要做到使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，同時(shí)要保證檔案內(nèi)容的安全。三要做到檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。四要做到檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.檔案密級(jí)的變化

檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因主要有三個(gè)方面：一是保密范圍的變化；二是密級(jí)文件作用的變化。原來(lái)的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，密級(jí)自然消除了。三是保密時(shí)限的變化。應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。

檔案提供利用過(guò)程的保密

檔案提供利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施。

1.制度建設(shè)

檔案提供利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)

承擔(dān)提供利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

3.監(jiān)督措施

在提供利用過(guò)程中，要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。公司在檔案庫(kù)房安裝了攝像監(jiān)視器。同時(shí)，對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)畫(huà)線或折書(shū)等不良習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。

正確處理保密與利用的關(guān)系

保守企業(yè)機(jī)密是每個(gè)員工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的現(xiàn)象。檔案部門(mén)要改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給企業(yè)安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案保密工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

做好檔案開(kāi)放中的保密

一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為企業(yè)所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

1.做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行。

（1）初審。檔案管理人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。

（2）中審。由具有較高政策水平和對(duì)口專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)人員，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。

（3）終審。由保密委員會(huì)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定檔案的開(kāi)放與否。

2.檔案的解密工作

保密檔案是有密級(jí)的，其劃分是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，因此就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開(kāi)查閱進(jìn)行管理,這就是檔案保密的時(shí)效性。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)公司檔案保密工作的逐步加強(qiáng)，進(jìn)一步提高檔案保密的意識(shí)，是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容和基礎(chǔ)工作，也是檔案管理工作一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。在保密工作中要持之以恒，時(shí)刻警惕，確保企業(yè)的檔案保密與安全得到有效的加強(qiáng)，今后要在檔案全過(guò)程管理中，繼續(xù)探索和實(shí)踐檔案保密工作，保持在工作中持續(xù)改進(jìn)。