制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制研究

楊雪玲

（廣州造紙股份有限公司，廣東 廣州 511458）

一、引言

采購業(yè)務(wù)是制造業(yè)企業(yè)生產(chǎn)與銷售的基礎(chǔ)，是企業(yè)業(yè)務(wù)鏈的首要環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，直接影響企業(yè)日常經(jīng)營與管理，采購降本增效是企業(yè)贏得市場競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購業(yè)務(wù)作為制造業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)鏈的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、增強產(chǎn)品市場競爭力具有至關(guān)重要的作用，完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程設(shè)計與風(fēng)險控制，能夠提升企業(yè)經(jīng)營效率，提高企業(yè)資金的使用效率，才能保證采購業(yè)務(wù)健康有序開展，規(guī)避采購過程中出現(xiàn)舞弊欺詐的風(fēng)險。

制造業(yè)產(chǎn)成品質(zhì)量第一關(guān)，取決于采購原材料質(zhì)量的合格率。采購原材料質(zhì)量不過關(guān)，生產(chǎn)出來的產(chǎn)品質(zhì)量肯定也不過關(guān)。 企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度制定與執(zhí)行，既 能限制不合格供應(yīng)商的準(zhǔn)入，又能防止質(zhì)檢不過關(guān)的物料流入生產(chǎn)線，為公司 產(chǎn)品質(zhì)量把好第一關(guān)。

采購業(yè)務(wù)中采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購產(chǎn)品的定價、采購付款的審批，是企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點，如果不能對采購內(nèi)控流程進行有效的設(shè)計和控制，就可能導(dǎo)致資金流失、成本增大、出現(xiàn)舞弊等風(fēng)險。

二、目前制造業(yè)企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制現(xiàn)狀及存在的問題

（一）采購計劃制定不科學(xué)

現(xiàn)代制造企業(yè)大部分是采取以銷定產(chǎn)，根據(jù)自身的銷售情況去安排生產(chǎn)。每年年末，采購需求部門在編制下一年度的采購需求計劃時，如果未考慮本年度實際物資消耗量及結(jié)存量，單單按下一年銷售訂單編制原材料需求計劃，就會無形中重復(fù)采購，導(dǎo)致庫存儲備量偏大，占用了企業(yè)的流動資金，加大了企業(yè)的資金壓力，導(dǎo)致存貨周轉(zhuǎn)率下降。

同時，采購計劃制定不夠科學(xué)，沒有根據(jù)企業(yè)“產(chǎn)-供-銷”關(guān)系、原材料采購周期進行科學(xué)的分析和編制，這種情況下編制出的采購計劃去安排采購業(yè)務(wù)，可能出現(xiàn)兩極化，要么庫存短缺導(dǎo)致生產(chǎn)中斷，要么庫存積壓導(dǎo)致存貨貶值，嚴(yán)重影響企業(yè)生產(chǎn)計劃實施、銷售政策落實、影響企業(yè)資金使用效益。

另外，即使編制了年度采購計劃，很多制造業(yè)都是按季度根據(jù)實際銷售情況，調(diào)整下一季度的生產(chǎn)計劃，所以生產(chǎn)計劃是一個不斷變動的過程。在這種情況下，生產(chǎn)部、銷售部、采購部與物流部之間如果沒有建立好聯(lián)動關(guān)系，就無法在公司層面編制科學(xué)合理的采購計劃，就不能確保采購剛好能夠滿足生產(chǎn)需求又不會占用大量庫存儲備，也無法及時根據(jù)市場中供求關(guān)系對價格變動的影響，控制好采購節(jié)奏，無法為企業(yè)節(jié)約采購成本。

（二）供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入機制不完善

完善供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入機制，是企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的核心管理要點。規(guī)范供應(yīng)商引進、評審和日常管理工作，確保生產(chǎn)物資滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。目前，不少企業(yè)并未制定完善的供應(yīng)商的考核和準(zhǔn)入管理制度，有的企業(yè)制定的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度并不是十分嚴(yán)謹(jǐn)，未對供應(yīng)商進行科學(xué)的內(nèi)部評審，未建立合格供應(yīng)商名錄，使得采購業(yè)務(wù)人員有一定的徇私舞弊空間。有的企業(yè)建立的供應(yīng)商考核和準(zhǔn)入制度，只是進行形式上的評審，并未將供應(yīng)商評價執(zhí)行到位，沒有仔細核查供應(yīng)商經(jīng)營資質(zhì)，也沒有深入了解供應(yīng)商的服務(wù)能力、研發(fā)能力和制造能力，導(dǎo)致原材料價格、供貨周期、產(chǎn)品質(zhì)量等缺乏有效保障；對正在合作的供應(yīng)商沒有進行跟蹤了解和定期評價，無法及時掌握 供應(yīng)商的動態(tài)信息，無法及時剔除 不合格供應(yīng)商，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營利益受損。

（三）采購定價控制不嚴(yán)格

采購定價是制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程中最為關(guān)鍵的控制點。 采購定價方式不合理，企業(yè)在與供應(yīng)商建立貿(mào)易關(guān)系前，由于 未充分對該原材料市場進行充分調(diào)研，導(dǎo)致 對市場了解不夠深入和全面；采購定價方式滯后，沒有根據(jù)市場價格變化及時與供應(yīng)商商談?wù){(diào)整采購價格。采購定價缺乏有效監(jiān)控，未將采購定價與采購業(yè)務(wù)部門和采購業(yè)務(wù)員的職責(zé)權(quán)限和績效考核相結(jié)合，采購定價有可能存在徇私舞弊，從而損害企業(yè)整體利益。

（四）采購付款審批控制不到位

采購業(yè)務(wù)提交 付款的單據(jù)審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)細致，入庫單、過磅單、結(jié)算發(fā)票與簽訂的采購合同內(nèi)容不相符。 未完善企業(yè)采購付款審批流程，未明確付款審核人的職責(zé)和權(quán)限，實際付款的頻率、時點和對應(yīng)比例未按照合同約定執(zhí)行。企業(yè)往往只重視與客戶進行對賬，并未重視和主動與供應(yīng)商進行對賬，無法及時發(fā)現(xiàn)支付錯誤或賬務(wù)處理錯誤，導(dǎo)致企業(yè)信譽受損。

三、加強制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制的對策建議

（一）科學(xué)有效編制采購計劃

采購計劃必須以企業(yè)產(chǎn)銷預(yù)算為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)計劃、庫存管理以及原材料市場價格變動趨勢，考慮供應(yīng)商供貨周期、供貨進度、訂貨經(jīng)濟批量等因素，利用科學(xué)的方法計算出最佳采購周期和最優(yōu)訂貨批量，進行統(tǒng)籌安排，編制出科學(xué)合理的采購需求計劃，并按月滾動更新，保證生產(chǎn)正常進行的同時防止采購過于頻繁、造成庫存積壓，防止采購過多而對企業(yè)流動資金的占用，促進采購工作的科學(xué)合理。

企業(yè)應(yīng)該深入對采購計劃監(jiān)督審核工作，審核采購計劃的必要性、合理性和科學(xué)性，重點審核采購計劃中的采購依據(jù)是否合理、采購數(shù)量是否科學(xué)、并跟蹤采購計劃的執(zhí)行情況，防止采購部門和采購業(yè)務(wù)員濫用職權(quán)，給企業(yè)帶來損失。

（二）建立健全供應(yīng)商評價體系

在采購業(yè)務(wù)中選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，是贏得市場競爭的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)、客觀、公正的供應(yīng)商評價體系，明確規(guī)定供應(yīng)商的入庫資格標(biāo)準(zhǔn)，確保公司生產(chǎn)物資滿足生產(chǎn)需求，有效規(guī)避公司經(jīng)營風(fēng)險。

采購需求部門應(yīng)提出建庫需求，通過公開征集、邀請、需求部門推薦等方式獲取預(yù)選供應(yīng)商，采購部牽頭組織會同采購需求部門、生產(chǎn)部、質(zhì)控部、環(huán)保部、安保部等職能部門對供應(yīng)商進行評價，通過對供應(yīng)商的商業(yè)信譽、供貨資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、市場占有率、生產(chǎn)周期、技術(shù)優(yōu)勢、原料價格、物流配送、售后保障等進行全方位評估，確定合格供應(yīng)商名錄。

公司對供應(yīng)商應(yīng)實行年度評價，每年第一季度，由采購部會同采購需求部門、生產(chǎn)部、質(zhì)控部、環(huán)保部、安保部等職能部門，對上一年度內(nèi)供應(yīng)商開展年度評價，并對評價不合格的供應(yīng)商做出退庫處理。從而推動供需雙方共同進步、實現(xiàn)雙贏。

采購部應(yīng)加強對合格供應(yīng)商的日常動態(tài)管理，在合作過程中如果出現(xiàn)合同違約、違反安全和環(huán)保規(guī)定的、出現(xiàn)服務(wù)不符合要求等情況時，應(yīng)立即重新評價該供應(yīng)商在供應(yīng)商名錄中的評價分，如該評價分未達到設(shè)定限額時，應(yīng)立即將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。

公司管理部統(tǒng)籌供應(yīng)商管理工作，負責(zé)對采購部供應(yīng)商資質(zhì)審查和評價過程進行復(fù)核和抽查，防范采購部門或需求部門與不合格供應(yīng)商串通合作、故意隱瞞供應(yīng)商資料、惡意引入資信狀況較差的供應(yīng)商，損害公司利益，給公司經(jīng)營造成損失。

（三）構(gòu)建科學(xué)合理的采購定價機制

企業(yè)加強對原材料采購價格管理，完善采購定價決策程序，提高科學(xué)決策水平，控制經(jīng)營風(fēng)險。企業(yè)可以成立公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下由分管采購和生產(chǎn)的公司領(lǐng)導(dǎo)、預(yù)算管理部、營銷部、采購部、財務(wù)部、生產(chǎn)部及審計紀(jì)檢部門負責(zé)人組成的定價委員會。定價委員會每月初定期召開定價會，分析內(nèi)外部環(huán)境對公司經(jīng)營的影響，預(yù)判原材料價格走勢；檢視上期采購定價及執(zhí)行情況，提出采購策略建議，制定下一期原材料采購限價。由于定價委員會產(chǎn)生及定期定價會召開，采購部門需要對市場展開調(diào)研活動，收集和分析近期市場的變動趨勢和供應(yīng)商情況，以使所提出的定價策略更加合理性。

加強對采購定價的有效監(jiān)控，由公司管理部按期對采購成本進行復(fù)核，對采購執(zhí)行偏離采購預(yù)算的情況進行分析，判斷是否需要追究相關(guān)部門或人員的責(zé)任，將核查結(jié)果與采購部門及采購業(yè)務(wù)員的績效相掛鉤，規(guī)范采購業(yè)務(wù)員的工作行為，防范個人定價舞弊 風(fēng)險，提升采購內(nèi)部控制管理水平，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益。

（四）加強采購付款流程管理

采購業(yè)務(wù)中要加強對原始 單據(jù)和發(fā)票的審核，復(fù)核采購原材料、入庫單與采購合同簽訂內(nèi)容是否一致，復(fù)核結(jié)算 發(fā)票各要素與簽訂的合同約定條款是否一致。加強對付款審批的復(fù)核， 發(fā)現(xiàn)不符合合同條款規(guī)定的，應(yīng)將單據(jù)退回采購部門進行更正。

采購付款環(huán)節(jié)審批必須包括發(fā)票內(nèi)容、入庫單、過磅單及合同約定的支付條款，財務(wù)部進行各項信息的比對，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)立即退回采購部進行更正補齊。采購部要根據(jù)合同約定的付款方式和付款周期，制定采購付款計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財務(wù)部。財務(wù)部在收到采購部付款申請時，要核實是否在付款計劃內(nèi)的款項支付，并依據(jù)合同約定的付款方式安排支付貨款。

財務(wù)部應(yīng)定期編制對賬單，發(fā)函與供應(yīng)商進行對賬，及時發(fā)現(xiàn)雙方賬務(wù)處理錯誤并及時進行更正，確保應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的準(zhǔn)確性。 對長期掛賬的應(yīng)付賬款，需要分析產(chǎn)生原因，結(jié)合合同約定條款申請辦理支付款項，避免不必要的法律糾紛。需要定期檢視預(yù)付賬款的金額和賬齡，及時提醒采購部督促供應(yīng)商按期供貨，防止企業(yè)資金長期被占用，避免出現(xiàn)壞賬的風(fēng)險。

四、結(jié)語

綜上所述，制造業(yè)企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理工作是保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的先決條件，是企業(yè)實現(xiàn)降本增效管控目標(biāo)最直接、最有效的途徑，也是保證企業(yè)盈利水平、優(yōu)化市場競爭條件的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)審視現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程設(shè)計是否科學(xué)合理，能否有效地規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化完善采購內(nèi)控流程設(shè)計與控制，確保采購業(yè)務(wù)真正為企業(yè)經(jīng)營保駕護航，提高企業(yè)綜合競爭力，為企業(yè)的持續(xù)性健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性的動力。