高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)

段月新

【摘 要】推進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，提出推進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；檔案管理；建設(shè)

教學(xué)檔案是指學(xué)院在從事教學(xué)、教研以及其他各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子載體材料等不同形式的歷史記錄，是反映教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)的重要標(biāo)志性材料。教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量及文化科技水平的重要標(biāo)志之一，也是學(xué)校檔案管理的重點(diǎn)。目前，很多高校都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的出現(xiàn)也使檔案的生成方式發(fā)生了變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這就形成了大量的電子文件，電子文件的保管必須依托信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的軟件保管和以磁盤、光盤等為載體的硬件保管?？傊咝＝虒W(xué)檔案信息化建設(shè)是高校教學(xué)檔案工作發(fā)展的必由之路，是高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，只有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，才能達(dá)到檔案信息資源共享的目標(biāo)，才能為人們提供更加高效、便捷的服務(wù)。但是，高校教學(xué)檔案在其信息化、數(shù)字化的實(shí)踐過程中，遇到了種種客觀的、現(xiàn)實(shí)的困境，致使檔案信息化建設(shè)總是停滯于單機(jī)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存階段，不能達(dá)到質(zhì)的飛躍，實(shí)現(xiàn)真正的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

一、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要性

學(xué)院教學(xué)檔案記錄和反映了學(xué)院教學(xué)建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是學(xué)院各項(xiàng)工作的重要組成部分，是評(píng)估和衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，它為學(xué)院教學(xué)、科研、管理水平的提高創(chuàng)造了必要條件，是反映和維護(hù)學(xué)院歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作。可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、教學(xué)檔案歸檔內(nèi)容

（一）歸檔內(nèi)容

1.上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)教育教學(xué)方面的文件；

2.學(xué)校制定的各種教學(xué)管理規(guī)章、制度、辦法和規(guī)定等；

3.專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教育教學(xué)立項(xiàng)等有關(guān)材料；

4.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料和教學(xué)信息（文字與音像教材、CAI課件等）；

5.全部教學(xué)環(huán)節(jié)、教學(xué)運(yùn)行相關(guān)材料（各類課程計(jì)劃、各學(xué)期教師任課情況統(tǒng)計(jì)表、串、代、停課審批表、教師工作量與酬金發(fā)放表）；

6.教師及學(xué)生各類競(jìng)賽活動(dòng)材料，各類檢查、評(píng)估的記錄與總結(jié)；

7.招生材料、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)批件（升留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、保留入學(xué)資格、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)生意外事故）等；

8.其他教學(xué)與教學(xué)管理文件。

（二）歸檔要求

1.教學(xué)檔案一般按學(xué)年或?qū)W期立卷，并按學(xué)年設(shè)教學(xué)資料總目錄。二級(jí)學(xué)院（部）教學(xué)檔案教學(xué)資料總目錄須上交教務(wù)處一份。立卷時(shí)按學(xué)院檔案室確定的辦法歸類，案卷的題名（標(biāo)題）要確切，能簡(jiǎn)明地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，卷內(nèi)文件材料要逐件在目錄上登記，并逐頁編號(hào)。每卷厚薄適中，裝訂牢固。

2.歸檔的教學(xué)文件材料必須是原件（定稿）。做到審查手續(xù)完備、制成材料優(yōu)良、格式統(tǒng)一。項(xiàng)目填寫完整、字跡工整、圖像清晰、裝訂整齊，折除卷內(nèi)所有金屬物，禁用字跡不牢固的書寫工具（鉛筆、圓珠筆等）。

3.在組卷時(shí)，應(yīng)按不同問題進(jìn)行組卷，每卷材料力求保持有機(jī)聯(lián)系，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正稿在前，底稿在后等?？砂幢９軙r(shí)間長(zhǎng)短順序或發(fā)文時(shí)間排列，也可按由上而下的單位級(jí)別等排列。

4.歸檔份數(shù)。凡是原始材料、各種文件材料手稿及正本，一般歸檔各一份；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本，以便保護(hù)原件；學(xué)生課程設(shè)計(jì)、各類實(shí)習(xí)等成果材料歸檔份數(shù)要多份；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)成果應(yīng)全部歸檔。

5.凡計(jì)算機(jī)打印紙制教學(xué)資料，需留存與之內(nèi)容相同的電子文件，以便長(zhǎng)久保存和利用。

三、高校教學(xué)檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)把握以下幾點(diǎn)：

（一）大力加強(qiáng)定標(biāo)工作

從現(xiàn)狀看，制約高校教學(xué)檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標(biāo)準(zhǔn)不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，形成配套的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系已十分緊迫。標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在加快制定基礎(chǔ)性的管理標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)分三個(gè)層面標(biāo)準(zhǔn)。一是基本條件層面，即教學(xué)檔案信息化建設(shè)相關(guān)方面的軟、硬件設(shè)施的配置及建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，旨在科學(xué)創(chuàng)建教學(xué)檔案信息化運(yùn)行必需的平臺(tái)條件；二是信息資源建設(shè)層面，主要針對(duì)教學(xué)檔案信息資源的形成、保護(hù)和利用，滿足教學(xué)檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)交換格式等標(biāo)準(zhǔn)等；三是安全保障層面，主要是為了加強(qiáng)教學(xué)檔案信息保管利用中的安全防范，達(dá)到維護(hù)真實(shí)、永久保存、保障秘密的目的，如數(shù)字加密、電子簽名、權(quán)限設(shè)置等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）提高認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)教學(xué)信息化建設(shè)人才

要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，在提高信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。從目前高校教學(xué)檔案人員學(xué)歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對(duì)檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進(jìn)這項(xiàng)工作的健康發(fā)展

（三）加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。加快更新改造的步伐。使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。繼續(xù)推進(jìn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，逐步提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平。開展檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和電子文檔管理工作。逐步增加配備郵件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、WEB服務(wù)器、備份服務(wù)器、多媒體視頻服務(wù)器，滿足海量數(shù)據(jù)存貯以及紙質(zhì)載體檔案掃描、數(shù)字檔案信息存貯、音視頻轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)設(shè)備。

（四）數(shù)字化檔案資源建設(shè)

采用信息化手段，整合不同系統(tǒng)、不同機(jī)構(gòu)的檔案資源，構(gòu)建專題檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。建立檔案信息中心，在實(shí)現(xiàn)部門檔案信息目錄共享的基礎(chǔ)上，形成集中和分布相結(jié)合的、覆蓋各類檔案目錄和全文信息的、包括多媒體檔案在內(nèi)的檔案信息資源總庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置、安全存儲(chǔ)、集成管理和遠(yuǎn)程利用。逐步建立完善多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。全面實(shí)現(xiàn)檔案檢索計(jì)算機(jī)化。構(gòu)建檔案專業(yè)特色數(shù)據(jù)庫(kù)。積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案的數(shù)字化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)重要、易損和利用頻率高的檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化劃控和轉(zhuǎn)換工作。逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫(kù)。

（五）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制。要建立檔案信息安全制度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理，實(shí)施可靠安全的數(shù)據(jù)備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數(shù)據(jù)庫(kù)采用磁盤、光盤等方式同步備份。高校教學(xué)檔案部門局域網(wǎng)要與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，嚴(yán)格管理權(quán)限，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)。要采取數(shù)據(jù)備份策略和異地存放管理措施，建立數(shù)據(jù)備份基地，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。高校教學(xué)檔案部門也要注重檔案信息資源的安全，要建立嚴(yán)格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴(yán)防檔案數(shù)字化加工過程中失、泄密事件的發(fā)生。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的兩點(diǎn)宏觀思考，2011-8 .

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