當(dāng)前信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

王潔穎

摘 要：檔案信息化是將館藏檔案進(jìn)行檔案形式的轉(zhuǎn)變，不講原有的內(nèi)容進(jìn)行改變，讓檔案信息社會(huì)化，可以共享檔案資源。檔案信息化是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)和方向，傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于信息化檔案管理顯得有點(diǎn)力不從心，在電子檔案廣泛使用的今天，怎么樣以信息化為條件來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的改進(jìn)是檔案工作人員必須要思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（B）-0000-00

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì)也擺脫了工業(yè)時(shí)代的束縛，進(jìn)入了信息化社會(huì)時(shí)代，信息作為社會(huì)生活的一個(gè)必不可少內(nèi)容，有著非常重要的功用，信息作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展極為重要的資源之一，信息化建設(shè)成為公司管理工作基本內(nèi)容。信息化程度普及后，檔案管理以及無(wú)法夠采取傳統(tǒng)的管理模式，必須要使用信息化模式進(jìn)行檔案管理，致使數(shù)字化檔案的管理利用在檔案管理工作中所占的比重非常大，因此檔案管理同時(shí)面臨著工作中的巨大挑戰(zhàn)。新機(jī)遇面前，檔案管理部門應(yīng)將工作重心放在如何處理原始的檔案信息，比如文字、圖片等等，讓其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案資源，為需求者提供服務(wù)。

一、轉(zhuǎn)換檔案管理的傳統(tǒng)模式，以信息管理取代實(shí)體管理

檔案的傳統(tǒng)管理模式，是以實(shí)體，如紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體進(jìn)行檔案管理的，對(duì)于檔案的收集、整理、鑒定、編目、編研、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用等過(guò)程則以手工操作為主完成各方面的檔案管理，其步驟之繁瑣導(dǎo)致工作量極大。鑒于儲(chǔ)存量巨大，檔案管理部門對(duì)已經(jīng)歸檔的資料難以再次實(shí)施加工和提煉，致使檔案信息資源因此被浪費(fèi)，沒(méi)有得到合理的利用。在現(xiàn)代管理技術(shù)發(fā)展以及現(xiàn)代設(shè)備使用后，客觀環(huán)境得到了改善，計(jì)算機(jī)、多媒體的普及讓現(xiàn)代化檔案管理工作得以展開?，F(xiàn)代技術(shù)同時(shí)也使檔案管理模式面對(duì)更加多樣化的挑戰(zhàn)。當(dāng)今檔案管理需要適應(yīng)數(shù)字化管理工作需求為主，把實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源管理，這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，借助現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行重復(fù)利用，檔案資源被信息化后，能夠獲得巨大的利用價(jià)值，它及依賴于現(xiàn)代技術(shù)和科技，同時(shí)也為現(xiàn)代技術(shù)和科技服務(wù)，為社會(huì)創(chuàng)造效益，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。

二、創(chuàng)建有效信息系統(tǒng)，以合理、安全、充分地利用電子檔案

完成檔案信息化工作，需要?jiǎng)?chuàng)建計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的文件檔案管理，因此，檔案部門需搞好以下的工作：首先，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)條件下，改進(jìn)并規(guī)范工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，根據(jù)文件處理流程需求設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件的功能；再次，在信息系統(tǒng)中設(shè)立完善的內(nèi)部監(jiān)控制度，確保檔案的安全。

電子檔案的使用首先應(yīng)該重視其安全性。迅速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，使電子檔案涉及的領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化之后，計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊等一系列問(wèn)題隨之產(chǎn)生，并因此威脅到電子檔案的安全性。其次應(yīng)關(guān)注電子檔案的完整性及可靠性。日常工作中，電子文件從創(chuàng)建到歸檔都是系統(tǒng)間接鏈接的，所以對(duì)電子文件數(shù)據(jù)的完整性和原始性無(wú)法保障，很多電子檔案都是采取和紙質(zhì)檔案一對(duì)一對(duì)應(yīng)的管理方式；電子檔案存儲(chǔ)的載體也有耐久性的因素存在，所以對(duì)檔案的完整和可靠性存在一定影響。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，傳統(tǒng)檔案的法律效力都是靠其載體等相關(guān)因素來(lái)確定，電子檔案因其無(wú)固定載體，以致在制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文時(shí)就存在各種困難，導(dǎo)致光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案無(wú)法被法律認(rèn)定。

三、檔案信息化創(chuàng)建過(guò)程中必須再次思考檔案管理的理論、方法和原則

鑒于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運(yùn)用，諸多方法、理論相繼出現(xiàn)，有很多檔案學(xué)基本理論中尚未涉及的問(wèn)題被提出來(lái)。譬如檔案工作體制的變化和檔案管理機(jī)構(gòu)的職能問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等?；谏鲜鲈跈n案信息化建設(shè)中因新技術(shù)應(yīng)用引發(fā)的一系列理論問(wèn)題，檔案管理部門都必須做出科學(xué)與理性的思考。四、提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理。

現(xiàn)代化設(shè)備要由高素質(zhì)的人來(lái)操作，檔案信息化同樣要人來(lái)完成。檔案管理者要求知識(shí)儲(chǔ)備豐富，現(xiàn)代化知識(shí)對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)是必備的一個(gè)要素，該要素對(duì)整體檔案隊(duì)伍也會(huì)產(chǎn)生影響，所以必須要有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍為基礎(chǔ)。建立一個(gè)高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍必須做好以下幾點(diǎn)。首先，檔案管理著自身的素質(zhì)水平要有保證，能夠有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以對(duì)檔案事業(yè)提供幫助，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代高新技術(shù)。其次，掌握全面的檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱、復(fù)制、編研等檔案相關(guān)基本技能與專業(yè)知識(shí)。再次，據(jù)當(dāng)今的檔案管理發(fā)展情形式分析，未來(lái)檔案工作人員必須具備提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢、進(jìn)行檔案信息分析與研究、檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)等三方面的能力。檔案管理者要不斷充實(shí)自己，積極的學(xué)習(xí)，上級(jí)管理部門也要為檔案管理者提供學(xué)習(xí)條件，提供培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)，由優(yōu)秀管理者帶領(lǐng)新的檔案管理人員工作，傳遞經(jīng)驗(yàn)。

五、提升檔案工作人員的信息安全素質(zhì)，提升檔案管理的安全化

作為信息社會(huì)的檔案管理工作人員，信息安全素質(zhì)包括在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全成為當(dāng)今檔案管理工作的生命線，探究檔案管理人員的素養(yǎng)，便于檔案管理保護(hù)領(lǐng)域的拓寬、檔案管理學(xué)理論的發(fā)揚(yáng)，進(jìn)而使檔案信息安全管理體系得以完善。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有序、健康、可持續(xù)發(fā)展，體現(xiàn)檔案管理事業(yè)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

信息化的現(xiàn)代社會(huì)，諸多領(lǐng)域持續(xù)開拓，進(jìn)而衍生了新的門類和載體的檔案，因此給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，要求檔案工作者的素質(zhì)水平比較高，并且，檔案工作是重要的基礎(chǔ)工作，檔案事業(yè)的發(fā)展應(yīng)該著力于未來(lái)，著力于服務(wù)，能夠形成完善的服務(wù)管理體系，體現(xiàn)檔案管理綜合功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，更新觀念，為社會(huì)的發(fā)展提供幫助，為經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)提供條件。

六、檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

在推動(dòng)信息化發(fā)展的時(shí)候，人類以建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施為理想，讓信息能夠被公開利用，這也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)目的是對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，提升檔案信息資源的價(jià)值，為需求者提供服務(wù)。在這一過(guò)程中，隨著信息技術(shù)水平的提升一級(jí)應(yīng)用程度的改變，目的也會(huì)有變化，應(yīng)該要隨時(shí)調(diào)整。所以，建設(shè)檔案信息化要求著眼于未來(lái)，解決當(dāng)前的各類問(wèn)題，處理和各方面的關(guān)系。

總而言之，當(dāng)前信息化檔案管理建設(shè)是必不可少的，也是非常重要的，更是勢(shì)在必行的，他是未來(lái)檔案事業(yè)的方向，在檔案管理工作中應(yīng)該作為最重要的使命來(lái)完成。檔案部門的傳統(tǒng)檔案管理思想必須要轉(zhuǎn)變，使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)提供幫助，讓檔案管理工作滿足當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，讓我國(guó)的檔案事業(yè)可以進(jìn)入世界先進(jìn)水平領(lǐng)域，為其他的部門以及社會(huì)的發(fā)展提供必要的幫助。

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