相對(duì)引用、選擇性粘貼和定位在數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用探析

梁玉建

摘要：Excel的功能十分強(qiáng)大，該文針對(duì)“相對(duì)引用”、“選擇性粘貼”和“定位”三項(xiàng)功能和使用方法進(jìn)行了初步探討，以期對(duì)廣大用戶有所幫助。

關(guān)鍵詞：相對(duì)引用；選擇性粘貼；定位；應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）30-0062-02

在Excel中，巧妙利用“相對(duì)引用”、“選擇性粘貼”和“定位”功能進(jìn)行復(fù)雜報(bào)表和數(shù)據(jù)處理，能達(dá)到事半功倍的效果。下面將結(jié)合實(shí)例對(duì)它們的功能和使用方法予以簡(jiǎn)單介紹。

1 相對(duì)引用

Excel的引用有三種方式，即相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用，它們的區(qū)別在于：當(dāng)把使用了公式或函數(shù)的單元格或單元格區(qū)域向目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域中復(fù)制時(shí)，目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域的地址變化不相同（這里不再贅述）。在現(xiàn)實(shí)生活中使用最多的就是相對(duì)引用，當(dāng)把含有公式或函數(shù)的單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)向目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域中復(fù)制時(shí)，目標(biāo)單元格或單元格的地址能“相對(duì)”改變，便于數(shù)據(jù)計(jì)算。為進(jìn)一步闡明相對(duì)引用的功能和使用方面，下面用兩個(gè)實(shí)例來(lái)表述。

實(shí)例一：計(jì)算平均分實(shí)例（圖1）

當(dāng)我們要計(jì)算所有人的平均分時(shí)，只需先計(jì)算第一個(gè)人的平均分，即在E2單元格中輸入公式“=（B2+C2+D2）/3”，然后復(fù)制E2單元格數(shù)據(jù)粘貼到E3、E4、……即可。

這里需要說(shuō)明兩點(diǎn)：第一，計(jì)算E3、E4等單元格的值可選中E2單元格，然后將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到E2單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谏?”字型時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵直接向下拖動(dòng)即可，這也是使用了相對(duì)引用。第二，上述“粘貼”命令可理解為“全部粘貼”，即將E2單元格中的公式、格式等全部粘貼到目標(biāo)單元格。

實(shí)例二：計(jì)算評(píng)教分?jǐn)?shù)

在現(xiàn)實(shí)生活中，我們經(jīng)常會(huì)計(jì)算一些比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)，例如，學(xué)校經(jīng)常通過(guò)學(xué)生評(píng)教的方式對(duì)教師的教學(xué)效果進(jìn)行考核，這就涉及大量的計(jì)算，此時(shí)使用相對(duì)引用來(lái)進(jìn)行計(jì)算，工作效率將會(huì)得到極大提高。下面將通過(guò)具體操作步驟來(lái)進(jìn)行闡述。

1）輸入原始數(shù)據(jù)

在輸入原始數(shù)據(jù)時(shí)，“0”可以不輸入，待全部數(shù)據(jù)輸入后，選定數(shù)據(jù)單元格區(qū)域，輸入“0”，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，“0”將會(huì)全部出現(xiàn)在相應(yīng)的單元格內(nèi)，這樣能節(jié)省出所有輸入“0”的時(shí)間，這是批量輸入相同數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)便方法。

2）計(jì)算分?jǐn)?shù)

先計(jì)算第一個(gè)分?jǐn)?shù)，然后使用鼠標(biāo)拖動(dòng)法應(yīng)用相對(duì)引用的功能計(jì)算出其余全部分?jǐn)?shù)（如圖2）。

3）求平均分

這一步驟是發(fā)揮相對(duì)引用巨大作用的關(guān)鍵步驟，應(yīng)按如下思路計(jì)算：

①授課班級(jí)數(shù)量相同的只計(jì)算一個(gè)，即只計(jì)算代號(hào)為1（任教2個(gè)班級(jí)）、2（任教3個(gè)班級(jí)）、3（任教1個(gè)班級(jí)）的教師平均分。具體操作方法為：分別將G3、G4，G5、G6、G7合并，計(jì)算相應(yīng)的平均分。

②4號(hào)教師的平均分引用2號(hào)教師的平均分，5號(hào)教師的平均分引用1號(hào)教師的平均分，6號(hào)教師的平均分引用3號(hào)教師的平均分。具體操作方法為：將2號(hào)教師的平均分進(jìn)行復(fù)制，然后粘貼在4號(hào)教師平均分的相應(yīng)位置，以此類(lèi)推（如圖3）。

結(jié)論：無(wú)論學(xué)校有多少教師，假設(shè)每個(gè)教師的任教班級(jí)數(shù)均不超過(guò)6個(gè)，那么我們僅需分別計(jì)算6個(gè)任教班級(jí)數(shù)量不同的教師平均分，然后利用相對(duì)引用功能分別復(fù)制、粘貼即可，能夠節(jié)約大量的計(jì)算時(shí)間。

2 選擇性粘貼

利用Excel的“選擇性粘貼”功能，可以僅粘貼需要的內(nèi)容，這是其與“粘貼”命令的根本區(qū)別所在。

在實(shí)例二中，我們需要的最終結(jié)果是統(tǒng)計(jì)出每個(gè)教師的平均分，這就要用到“選擇性粘貼”的功能。具體操作步驟如下：

1）復(fù)制所有平均分；

2）選擇好目標(biāo)位置后，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對(duì)話框，在“粘貼”命令組中選擇“數(shù)值”選項(xiàng)（其他選項(xiàng)，如“格式”、“公式”、“轉(zhuǎn)置”的功能也很強(qiáng)大，在此不再贅述），單擊“確定”命令。

通過(guò)上述操作后，在目標(biāo)單元格內(nèi)將按Excel的默認(rèn)格式（12號(hào)、宋體）顯示平均分，可通過(guò)單元格格式設(shè)置相應(yīng)功能設(shè)置需要保留的小數(shù)位數(shù)。

3 定位

在上述利用“選擇性粘貼”命令后，因每個(gè)教師任教班級(jí)數(shù)不同，會(huì)造成數(shù)據(jù)不連續(xù)（如圖4），還沒(méi)有達(dá)到目的?？墒褂肊xcel的“定位”功能，刪除空行。具體操作方法如下：

1）選定需要?jiǎng)h除空行的數(shù)據(jù)區(qū)域

2）單擊“編輯”菜單中的“定位”命令，在彈出的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”，選擇“空值”選項(xiàng)，單擊“確定”后，所有空行將被選中。

3）右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中選擇“刪除”命令，彈出“刪除”對(duì)話框，選擇“整行”選項(xiàng)，即可刪除空行，僅保留數(shù)據(jù)行（如圖5）。

至此，Excel的“相對(duì)引用”、“選擇性粘貼”、“定位”三個(gè)功能的使用技巧已簡(jiǎn)單介紹完畢。在日常教學(xué)和實(shí)際應(yīng)用中，Excel還有很多強(qiáng)大的功能需要我們?nèi)パ芯?、?shí)踐和運(yùn)用。通過(guò)活學(xué)活用，大型復(fù)雜報(bào)表的計(jì)算將會(huì)游刃有余，此外，Excel的計(jì)算結(jié)果還能根據(jù)原始數(shù)據(jù)的變化而自動(dòng)更新，這是手工計(jì)算所無(wú)法相比的。

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