機(jī)關(guān)檔案管理問題研究

曲哲

【摘 要】檔案是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具，是機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)，通過機(jī)關(guān)檔案可以真實(shí)地再現(xiàn)機(jī)關(guān)工作的歷史面貌，同時(shí)也給機(jī)關(guān)工作的持續(xù)發(fā)展提供了重要依據(jù)和參考作用，因此，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作顯得尤為重要。機(jī)關(guān)檔案工作者具備較高的政治素質(zhì)、精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的職業(yè)道德是提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提。機(jī)關(guān)創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境，加強(qiáng)業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，是提高機(jī)關(guān)檔案工作者素質(zhì)和能力的關(guān)鍵所在。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案；管理工作者；基本素質(zhì)

一、較高的政治素質(zhì)是做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的根本要求

機(jī)關(guān)檔案管理工作者，所接觸的工作涉密性比較強(qiáng)，規(guī)范性要求比較多，這就要求檔案管理工作者具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心和保密意識(shí)，要求檔案管理工作者政治上可靠。具體來說，檔案管理工作者要堅(jiān)持經(jīng)常性的思想政治教育、黨的路線方針形勢(shì)教育，提高自身的政治素質(zhì)，同時(shí)要樹立學(xué)習(xí)的榜樣，向雷鋒、焦裕祿、孔繁森、郭明義等同志學(xué)習(xí)，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)、奉獻(xiàn)社會(huì)的意識(shí)，堅(jiān)定理想信念，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，學(xué)會(huì)用黨的先進(jìn)理論武裝頭腦，始終保持正確的政治方向，增強(qiáng)政治鑒別力和敏銳性。這是檔案管理工作者必做的功課，是做好檔案管理工作的首要前提和要求。

二、精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要要求

（1）機(jī)關(guān)檔案管理工作者一定要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)。機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容大都僅限于文件、文史資料和人事資料保存。不同內(nèi)容對(duì)檔案管理工作提出了不同的要求，且有些檔案材料形成于不同的時(shí)期，與當(dāng)時(shí)的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科學(xué)和文化等方面政策規(guī)定有著不可阻斷的聯(lián)系，檔案管理工作者在整理保存這些資料的過程，就是對(duì)掌握當(dāng)時(shí)政策法規(guī)情況的一次檢驗(yàn)，是運(yùn)用自身業(yè)務(wù)知識(shí)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的過程。這就要求檔案管理工作者要認(rèn)真廣泛地涉獵科學(xué)文化知識(shí)，熟練地學(xué)習(xí)掌握與之相關(guān)政策要求，對(duì)零散的各種檔案資料等進(jìn)行處理和整編，進(jìn)行科學(xué)地整理與鑒定，選擇好需要?dú)w檔的材料。同時(shí)，檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)地構(gòu)成，這些環(huán)節(jié)都有一定專業(yè)的研究領(lǐng)域。例如，收集工作必須保持原汁原味，不能有主觀原因，整理工作必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，鑒定工作必須依照把當(dāng)時(shí)的要求與現(xiàn)實(shí)的需要有機(jī)結(jié)合起來，保管、檢索工作必須按照現(xiàn)行的制度規(guī)定去要求。這就要求檔案工作者必須經(jīng)常學(xué)習(xí)檔案管理有關(guān)知識(shí)，不斷提高檔案工作者綜合知識(shí)水平。

（2）機(jī)關(guān)檔案管理工作者一定要有較高的科學(xué)管理水平。當(dāng)前是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，現(xiàn)代化、規(guī)范化管理已經(jīng)熔入機(jī)關(guān)日常工作之中，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，必然要求檔案工作者掌握科學(xué)的管理手段，不斷更新檔案管理水平。面對(duì)新形勢(shì)新要求，檔案工作者一要掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，既要學(xué)習(xí)好檔案學(xué)基本理論，包括公文寫作、檔案文獻(xiàn)編纂、檔案保護(hù)技術(shù)等，又要及時(shí)學(xué)習(xí)好黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、政策制度，夯實(shí)基本業(yè)務(wù)技能；二要學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，把管理的理念運(yùn)用到檔案管理之中，對(duì)收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全部做到科技化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，不斷提高工作效率，使檔案管理工作水平不斷提高。三要理論聯(lián)系實(shí)際，堅(jiān)持學(xué)以致用的原則，增強(qiáng)創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，不斷地總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，探索檔案管理工作的規(guī)律，使之成為一項(xiàng)指導(dǎo)檔案工作發(fā)展的長效機(jī)制。

（3）機(jī)關(guān)檔案管理工作者一定要有較高的自動(dòng)化辦公操作能力。檔案管理的現(xiàn)代化，離不開科技的投入，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的重要載體。作為檔案管理工作，信息知識(shí)時(shí)代，檔案管理工作的信息資料很大一部分來源于網(wǎng)上信息平臺(tái)；檔案管理的系統(tǒng)化，更離不開用計(jì)算機(jī)編程技術(shù)開發(fā)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。因此說，檔案管理工作者必須具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，能熟練地操作與檔案管理相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備。這也是提高檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是檔案管理工作者必須掌握的基本技能。

三、良好的職業(yè)道德是做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要保障

政治合格、愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)是對(duì)機(jī)關(guān)工作者的精神要求，是檔案工作者理應(yīng)遵守一項(xiàng)基本工作要求。檔案工作與機(jī)關(guān)宣傳、服務(wù)、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不為外人所知的保密性工作，在外人看來是清水衙門。因此說，檔案管理工作者必須具有良好的職業(yè)道德。良好的職業(yè)道德反映在以下幾個(gè)方面，一是政治素質(zhì)過關(guān)，有良好的思想道德情操，能夠樹立正確的人生觀和價(jià)值觀；二是具有強(qiáng)烈的事業(yè)感和責(zé)任心，把本職工作當(dāng)事業(yè)來做，耐得住寂寞，甘于清貧，不計(jì)較個(gè)人得失，一心為公；三是遵紀(jì)守法意識(shí)強(qiáng)，有正確的權(quán)力觀、利益觀和地位觀，不為名利所累，不做違反黨紀(jì)國法的事，不做有悖檔案管理制度的事，時(shí)刻用職業(yè)道德約束自己的言行舉止，努力做一個(gè)立黨為公執(zhí)政為民的公務(wù)員。

四、良好的工作環(huán)境和嚴(yán)格的教育機(jī)制是提高機(jī)關(guān)檔案管理工作者素質(zhì)的重要途經(jīng)

（1）營造良好的工作環(huán)境。檔案工作是一項(xiàng)枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個(gè)冷門崗位，很多人不愿意去從事這項(xiàng)工作，但是這項(xiàng)工作是反映一個(gè)單位發(fā)展過程，詳盡記錄一個(gè)單位各方面工作數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)性工作，為調(diào)查工作情況、出臺(tái)政策法規(guī)、核實(shí)人事資料等方面提供著重要依據(jù)。因此說，機(jī)關(guān)要學(xué)會(huì)用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現(xiàn)代化、科技化的要求，設(shè)立獨(dú)立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復(fù)印、傳真、掃描、碎紙機(jī)等管理設(shè)備和設(shè)施，安裝標(biāo)準(zhǔn)空調(diào)機(jī)，不斷改善檔案保管環(huán)境，為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造一個(gè)好工作環(huán)境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關(guān)心檔案管理工作者的政治進(jìn)步，關(guān)心他們的身心健康，提高他們的經(jīng)濟(jì)待遇，為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費(fèi)，支持他們搞科研創(chuàng)新，加大獎(jiǎng)勵(lì)的力度，以良好的發(fā)展環(huán)境，使他們樂于從事檔案工作，進(jìn)而激發(fā)他們工作的積極性和主動(dòng)性。

（2）加大教育培訓(xùn)力度。培養(yǎng)和提高檔案管理工作者素質(zhì)，關(guān)鍵是教育。為此，一要抓好繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對(duì)檔案工作者進(jìn)行知識(shí)和技術(shù)更新、提高的有效途徑。要組織好檔案管理工作者積極參加人事部門、檔案部門組織的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，學(xué)會(huì)現(xiàn)代化的管理手段，增加對(duì)新生事物的理解和把握，不斷提高自身創(chuàng)造能力及管理水平，以促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展；二要拓寬教育的方式。要改變傳統(tǒng)的教學(xué)模式，變填鴨式教學(xué)為互動(dòng)啟發(fā)式教學(xué)，注重教育的針對(duì)性和實(shí)效性，注重創(chuàng)新性思維的開發(fā)，采取座談?dòng)懻撆c外出學(xué)習(xí)考察相結(jié)合的形式，激發(fā)檔案管理工作者參與學(xué)習(xí)教育的積極性；三要提高教育的質(zhì)量。要改變過去為了學(xué)而學(xué)，學(xué)用相脫節(jié)的錯(cuò)誤做法，組建高水平的教師隊(duì)伍，提高教學(xué)質(zhì)量，嚴(yán)格教育考核機(jī)制，把學(xué)習(xí)成績作為衡量工作實(shí)績的標(biāo)準(zhǔn)之一，把理論研究成果作為職級(jí)晉升的重要依據(jù)，以鼓勵(lì)和培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案工作管理人才。

總之，機(jī)關(guān)檔案工作者要牢固樹立活到老、學(xué)到老的思想，增強(qiáng)創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，強(qiáng)化政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以優(yōu)良的作風(fēng)和過硬的素質(zhì)，立足崗位，扎實(shí)工作，不斷適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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