辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

張愛曾

在醫(yī)院的日常工作過程中，檔案管理是一項極為重要的工作。通過檔案管理，能夠較好對醫(yī)院在日常工作過程中的相關(guān)問題以及信息進(jìn)行匯總，能夠更好地幫助醫(yī)院實施工作效率以及工作質(zhì)量的提升，這對于醫(yī)院而言顯得極為重要。但目前有研究顯示，我國有較多醫(yī)院在實際實施檔案管理過程中，在臨床上無法起到較好的管理效果。尤其是在使用常規(guī)的紙質(zhì)檔案過程中，效率極低?；谶@種情況，我院在實施檔案管理過程中，通過自動化辦公，能夠取得較好效果。

1? 辦公自動化的基本概念及其特點

1.1? 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)對辦公室工作以及相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)處理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、自動發(fā)送、存儲以及接收。能夠?qū)⑿畔⒌牧鲃铀俣冗M(jìn)行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。

1.2? ?辦公自動化的特點

1.2.1? 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫(yī)院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學(xué)、財務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施等影響醫(yī)院運作的各個方面相關(guān)信息。能夠?qū)⒊Ｒ?guī)的檔案管理工作逐漸進(jìn)行科學(xué)化以及合理化處理，更好實現(xiàn)信息的檢索效果。

1.2.2? 存儲方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)醫(yī)院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進(jìn)行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質(zhì)檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。

1.2.3? 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)使用，能夠幫助檔案管理更加科學(xué)化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠?qū)崿F(xiàn)較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現(xiàn)資源共享，增強(qiáng)了檔案管理過程中的安全性。

2? 在實施辦公自動化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問題和改善策略

2.1? 在實施辦公自動化環(huán)境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進(jìn)行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)較多問題，影響到檔案管理質(zhì)量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統(tǒng)開發(fā)不規(guī)范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。

2.2? 如何解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。提升檔案管理人員自身素質(zhì)。隨著目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，出現(xiàn)較多的新技術(shù)以及新內(nèi)容。醫(yī)院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業(yè)人才，擴(kuò)充醫(yī)院中檔案人員的專業(yè)程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)，提升實際專業(yè)化水平。

建立檔案管理的子系統(tǒng)。對于醫(yī)院而言，需要加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)的研究，并加大在實際研究過程中的資金投入，同時在辦公自動化系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，建立起檔案管理子系統(tǒng)，通過這種方式能夠更好地實現(xiàn)電子文件的生成以及歸檔等相關(guān)工作，更好地完善辦公自動化系統(tǒng)的使用。

制定出科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)。在上文的研究中，我們可以發(fā)現(xiàn)，在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理過程無法較好實現(xiàn)的主要問題就是管理標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一和完善。要制定出科學(xué)統(tǒng)一的保管、統(tǒng)計、整理以及收集檢索等相關(guān)工作程序。保證檔案管理工作能夠嚴(yán)格地在相關(guān)要求以及標(biāo)準(zhǔn)下得到實施，并注意根據(jù)實際工作需求，定期地完善以及更新醫(yī)院的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（作者單位：駐馬店市中醫(yī)院? 來稿日期：2015-08-16）