大數(shù)據(jù)與電子檔案管理的關(guān)系

章詩清

摘要：我國科技信息化不斷發(fā)展的過程中，許多技術(shù)也隨之不斷完善，如RFID物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)可視化等，因此我國當(dāng)前正處于大數(shù)據(jù)時代。這一改變同時對檔案信息資源帶來了不可磨滅的影響，整體呈快速增長的趨勢，機關(guān)單位也逐漸認識到檔案信息資源的重要性，對其利用的需求也日漸增長。因而，開展電子檔案信息管理已是大勢所趨。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子;檔案管理

現(xiàn)在我國全部的檔案事業(yè)均指出信息化建設(shè)的需求，根據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展趨勢以及人們的要求為主體，來帶動檔案事業(yè)信息化發(fā)展，結(jié)合現(xiàn)代科技不斷完善該事業(yè)，使其具備持續(xù)性和創(chuàng)新性。關(guān)于檔案的原始記錄性的重要性，是保證檔案價值的重要一項。機關(guān)單位所存儲的檔案可以全面反映出企業(yè)的發(fā)展進程，從公司成立，公司的發(fā)展，公司的不斷創(chuàng)新等方面去反映，這些數(shù)據(jù)信息可以直觀的看清單位的知識資源。因此機關(guān)單.位對于這方面的工作需要不斷增強，以便于單位更好的解決未來存在的難題，隨著時代不斷的發(fā)展，檔案管理技術(shù)也需要不斷完善。我國目前已經(jīng)全面進入了互聯(lián)網(wǎng)時代，因此大多數(shù)的信息文件均采用電子文件的方式，便于部門之間的信息傳遞，與此同時，加大了對檔案管理人員的工作難度，加上我國檔案管理是近年才發(fā)展起來的，相關(guān)技術(shù)還不是很完善，存在著一定的隱患，這就需要工作人員不斷提升專業(yè)技能，來對數(shù)據(jù)信息進行更好的管理。在不斷發(fā)展的過程中，信息檔案的總量在不斷的增長，因此這非常考驗對檔案管理的能力以及相關(guān)工具的使用能力，如何對檔案進行合理有序的管理，是檔案管理人員的工作重點，保證檔案的信息化以及規(guī)范性，是日常工作的重中之重。如何將大數(shù)據(jù)有效地應(yīng)用到信息檔案管理工作中，提高檔案管理工作效率，是目前檔案管理基礎(chǔ)層面上的一個新課題。

一、大數(shù)據(jù)的概念和特點

（一）大數(shù)據(jù)的概念

數(shù)據(jù)指的是人們通過統(tǒng)計、計算以及科學(xué)實驗等方式計算獲取的數(shù)值，主要的作用是對信息進行整理分析并存儲，同時需要根據(jù)數(shù)據(jù)的特點進行分類排列。理解大數(shù)據(jù)的字面含義不難發(fā)現(xiàn)，是表示包含多種多樣的數(shù)據(jù)信息于一體。起初，采用大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析的時候，因為需要進行處理分析的數(shù)據(jù)信息總量較大，普通的電腦是無法完成該任務(wù)的，這是工程師們需要解決的難題，因此需要簡化分析數(shù)據(jù)的過程，提高處理數(shù)據(jù)信息的技能。對于大數(shù)據(jù)來說，它不僅僅是指涵蓋的信息數(shù)據(jù)容量大，還包括了對數(shù)據(jù)分析需要的技術(shù)以及幕后團隊的專業(yè)技術(shù)，只有具備了這些前提，才能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值。

（二）大數(shù)據(jù)的特點

1.體量性

分析大數(shù)據(jù)的字面含義不難發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)是集多種多樣的數(shù)據(jù)于一體，擁有的資源數(shù)量非常龐大。簡單來拿U盤的容量來說，u盤的容量隨著時代的發(fā)展也在不斷擴增，起初的容量為M，到現(xiàn)在的U盤容量高達TO，容量有質(zhì)的飛躍。其中百度公司每天平均會使用100TB的數(shù)據(jù)信息，日常生活中除了企業(yè)會使用以外，人們?nèi)粘Ｉ钪袑τ跀?shù)據(jù)的使用也是極為頻繁，因此大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)信息是非常龐大的數(shù)值。

2.多樣性

以往的信息數(shù)據(jù)的品種缺少多樣性，往往只有一項或者幾項，但是現(xiàn)代科技技術(shù)在不斷的進步，之前的采用文本為主要存儲方式的結(jié)構(gòu)已經(jīng)漸漸淘汰，現(xiàn)在存儲的方式種類繁多，有以圖片、視頻、錄音、日志、網(wǎng)站等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲方式，并且在不斷增長。如今，這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲方式的百分比已經(jīng)高達85%，所以，提高非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的種類還是需要許多的前提，仍需不斷完善。

3.價值性

數(shù)據(jù)本身含有一定價值，但其中蘊含的價值成分比較少，差不多有將近80%到90%的數(shù)據(jù)是無效數(shù)據(jù)。例如，一般來說警察在查案的過程中為了尋找出嫌疑人的具體位置，一般會通過監(jiān)控視頻來檢索，但是在整段視頻中絕大部分的信息都是無效的，只有一小段是能夠提供有效信息的。所以，數(shù)據(jù)數(shù)量的多少和價值密度的深度一般是呈現(xiàn)出反比例，那么怎樣在大量的數(shù)據(jù)中快速找出有效數(shù)據(jù)是現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時代所面對的巨大挑戰(zhàn)。

4.速度性

數(shù)據(jù)的傳播和變化一般來說是千變?nèi)f化和隨機的，比如說蘋果手機商店每天乃至每分鐘的下載量都在不斷變化，每分鐘通常有4.7萬次左右的下載量，臉書每個用戶平均每天都在更新照片，所以將近20分鐘左右就會有271.6萬的圖片更新，但是大數(shù)據(jù)技術(shù)就要做到在這些細微的時間內(nèi)從大量的數(shù)據(jù)中找到需要的有效的信息。相同的，數(shù)據(jù)是千變?nèi)f化的，它在變化的同時也在不斷的增長和發(fā)展，新數(shù)據(jù)的產(chǎn)生一般會影響其它數(shù)據(jù)的變化和發(fā)展，所以，我們需要做到增強數(shù)據(jù)處理的速度。

二、大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

（一）電子檔案管理的概念

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。現(xiàn)如今電子文檔使用的介質(zhì)一般是磁帶、光盤和磁盤。電子檔案歸檔一般采用磁帶和光盤這兩種方式。在數(shù)據(jù)處理云計算時代，電子檔案一般都是使用云存儲方式，如此一來，電子檔案文件不僅能夠保存在磁盤、光盤這類介質(zhì)中去，還能夠保存在終端的儲存范圍內(nèi)。電子檔案管理的優(yōu)點有：

1.提升效率

使用電子形式檔案能夠較好的提高相關(guān)人員的工作效率。使用計算機相關(guān)管理系統(tǒng)可以降低相關(guān)檔案管理方面工作者的業(yè)務(wù)量，在一定程度上能夠增加工作效率，是目前檔案管理工作達到現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)途徑。

2.存檔嚴謹

使用電子形式檔案能夠較好的幫助存檔不出現(xiàn)錯誤，如果想要對檔案文件進行瀏覽時，不用給予整卷形式的檔案，僅僅只需要智能檢索工具尋找出自己想要文件就行了，這樣一來即可以做到瀏覽更加簡便，還能夠避免其他檔案資料在瀏覽過程時對內(nèi)容進行修改，增強了檔案管理的嚴謹性。

3.查漏補缺

使用電子形式檔案能夠較好的幫助檔案文件進行查缺補漏。針對檔案文件進行檢查時，傳統(tǒng)形式檔案管理需要通過人工的方式來拆卷、裝卷，但是電子形式檔案管理僅僅只要在相關(guān)管理系統(tǒng)中對需要修改的內(nèi)容進行修改就行了，做到了簡便快捷，有效提升了工作效率。

4.標(biāo)準(zhǔn)化管理

使用電子形式檔案，采用計算機來制作準(zhǔn)線，針對檔案采用智能化管理，使得它們的工作中能夠做到合理、規(guī)范，如此一來不僅能夠提高工作質(zhì)量，一定程度上降低了工作人員的工作負擔(dān)。

所以，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展對發(fā)展信息化檔案的管理方面已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然。特別是在大數(shù)據(jù)占據(jù)主要地位的時期，改革發(fā)展檔案工作已經(jīng)迫在眉睫，而且大數(shù)據(jù)下的檔案信息管理工作將會更加便捷，符合社會發(fā)展的需要，一定程度上促進了社會進步。把檔案資源管理和大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合起來，一方面可以促進大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，另一方面還可以發(fā)展社會經(jīng)濟。

（二）電子檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系

當(dāng)前，檔案信息化還處在一個半自動化朝著自動化過渡的發(fā)展時期，半自動化指的是檔案信息的處理需要人工同機器共同完成。很多機關(guān)單位一直以來都比較關(guān)注檔案信息管理工作，將這項工作作為一項重點工作來開展，而且還慢慢建立了能夠同企業(yè)的未來發(fā)展相符合、擁有單位特色的檔案管理制度。以原本的計算機輔助立卷、單調(diào)的目錄搜索到當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)的搜集加工以及機讀檔案信息等工作的轉(zhuǎn)化。關(guān)于案卷的處理方面體現(xiàn)了計算機管理的相關(guān)特點，有效提升了單位的工作成效。使得原本的人工管理質(zhì)量較低以及容易出錯等不好的情況得到了一定的控制。不斷朝著“文檔一體化”的方向進步，力圖能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域網(wǎng)檔案的全文存儲以及檢索相關(guān)工作目標(biāo)。

從2007年開始，就基本運用了檔案單機版的檔案管理系統(tǒng)。隨后，信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃納入了電子檔案系統(tǒng)，實施單位信息系統(tǒng)的統(tǒng)一構(gòu)建，有效提升了檔案管理的信息化水平。當(dāng)前，系統(tǒng)管理在優(yōu)化了之后，擁有了比較集中的管理體系。這一體系在管理檔案的過程中擁有著比較一般化的檔案類型，包括：文書檔案、合同檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案和聲像檔案等六個類別。其中文書檔案還分為：文書按卷、文書按件兩個類別。另外，單位合同檔案、人事檔案各自有自己的庫房和單機版檔案管理系統(tǒng)。

信息化程度的不斷深化，不斷出現(xiàn)豐富的大數(shù)據(jù)技術(shù)產(chǎn)物，促進了現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展和進步。檔案數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的相互結(jié)合，不僅可以促進檔案工作更好的進行，還可以促進大數(shù)據(jù)信息的完善，保障正常進行大數(shù)據(jù)信息記錄等工作。檔案和大數(shù)據(jù)都是信息的種類，二者相互滲透包含，檔案對于數(shù)據(jù)信息也有重要作用，它可以保證數(shù)據(jù)信息的完善和記錄具有連貫性，一些社會實踐活動中慢慢形成了檔案，所以對數(shù)據(jù)原始記錄的明確也有重要作用。

大數(shù)據(jù)和檔案從根本上來說，有許多共同之處，比如，雙方主體都是人，而且都產(chǎn)生于具體的實踐活動行為，大數(shù)據(jù)和檔案的類型也是非常豐富的，同時存在文字、圖像、等各種形式的展示。二者的價值是不一樣的，但是都是非常高的，大數(shù)據(jù)的價值在于可以預(yù)測未來發(fā)展趨勢，而傳統(tǒng)檔案的價值主要體現(xiàn)在憑證和參考兩種性質(zhì)中。如果把兩者結(jié)合起來，將會在發(fā)展自身價值的同時還可以延伸到其他的價值中，比如，檔案價值可以拓展到信息化的利用，而不是局限在憑證之中。檔案也包括在大數(shù)據(jù)以內(nèi)。檔案對于大數(shù)據(jù)信息的保存具有長久的作用，可以更加全面記錄和保存一些大數(shù)據(jù)的信息。大數(shù)據(jù)時代的到來和發(fā)展是社會發(fā)展的必然趨勢，是不可被替代的，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進步，促進了更多新領(lǐng)域的開發(fā)和發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展一定程度上促進，信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)模式的進步，提高了檔案管理水平，對國家信息化能力也有促進作用。而且大數(shù)據(jù)技術(shù)符合當(dāng)今時代發(fā)展的要求，發(fā)展信息技術(shù)領(lǐng)域的集成化和檔案信息的管理工作等和大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展都緊密相關(guān)，我國信息集成化的需求在不斷擴大，檔案信息的發(fā)展?jié)M足不了信息集成化的需求。

三、結(jié)語

時代不斷發(fā)展和進步的今天，電子檔案的管理占據(jù)了重大地位，成為了新型的檔案管理形式?？茖W(xué)的開發(fā)和利用檔案的電子化，滿足了現(xiàn)代檔案管理工作的需求?？偠灾娮訖n案管理工作的開展符合大數(shù)據(jù)時代的要求，可以促進我國的檔案事業(yè)的進步，從而更快的適應(yīng)新的技術(shù)環(huán)境，實現(xiàn)更大的突破。

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