地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理探索

靳曉慧

隨著高等教育改革發(fā)展不斷深入，地方高校怎樣高質(zhì)高效地做好重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作，促進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，真實(shí)記載反映學(xué)校改革建設(shè)發(fā)展歷程，已經(jīng)成為地方高校檔案管理工作亟待研究解決的一項(xiàng)重要課題。

1 ?地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理的意義

重大活動(dòng)作為地方高校辦學(xué)歷程中發(fā)生的具有標(biāo)志性影響的重大事件，在學(xué)校辦學(xué)某一時(shí)期乃至整個(gè)發(fā)展過(guò)程都處于十分重要的地位，就學(xué)校建設(shè)而言，有著極其重要甚至可能具有里程碑式的意義。

1.1 ?地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理是記載學(xué)校發(fā)展歷史的重要載體。地方高校重大活動(dòng)檔案，指涉及學(xué)校建立、合并、升格、轉(zhuǎn)型、慶典、規(guī)劃等標(biāo)志性事件以及教學(xué)、科研、文化、外事、學(xué)生、服務(wù)等規(guī)模影響較大的辦學(xué)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體的記載性材料。地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理，是真實(shí)記載、原貌反映學(xué)校建設(shè)發(fā)展重要?dú)v程、歷史面貌、重大軌跡和珍貴信息的必然要求，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和高等教育綜合改革，推進(jìn)地方高校改革建設(shè)、科學(xué)發(fā)展的內(nèi)在需求，同時(shí)也是規(guī)范提高地方高校檔案管理水平，促進(jìn)地方高校檔案管理發(fā)展的應(yīng)有之義。

1.2 ?地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理是檔案資源體系建設(shè)的迫切需求。2014年5月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)檔案工作的意見》，2015年3月，河南省委辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)檔案工作的實(shí)施意見》，這些都對(duì)地方高校積極適應(yīng)全面深化改革的新常態(tài)，準(zhǔn)確把握檔案工作的新發(fā)展、新變化和新要求，深刻認(rèn)識(shí)重大活動(dòng)檔案歸檔管理的重要性和必要性，進(jìn)一步加大支持力度、完善檔案工作體制、健全三個(gè)體系、依法加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理使用提出了明確而迫切要求。

2 ?地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理的現(xiàn)狀分析

作為地方高校，辦學(xué)底子薄弱、發(fā)展歷程單一、管理服務(wù)體制機(jī)制不夠完備、管理服務(wù)隊(duì)伍數(shù)量不足且素質(zhì)偏低，往往造成檔案管理工作特別是重大活動(dòng)檔案歸檔管理普遍存在歸檔不及時(shí)、不規(guī)范和不完整等情況。分析研究地方高校檔案管理的現(xiàn)狀與不足，有利于我們有針對(duì)性地改進(jìn)和開展工作。

2.1 ?高校檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。地方高校改革發(fā)展起步晚，辦學(xué)功能不健全，在很長(zhǎng)時(shí)間里學(xué)校及師生的主要思想和精力都投入到了優(yōu)化辦學(xué)條件、加快師資隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)教學(xué)管理、強(qiáng)化科學(xué)研究等工作中，對(duì)于校園文化建設(shè)、校史記載宣傳、學(xué)校精神凝練傳承等軟實(shí)力的關(guān)注和投入都嚴(yán)重缺失。具體到檔案管理工作，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到普通師生，都普遍存在檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作缺乏重視的現(xiàn)象。具體工作承辦單位及人員的著眼點(diǎn)和著力點(diǎn)通常只集中在完成具體的事務(wù)性任務(wù)，極少會(huì)關(guān)注和注重工作過(guò)程中有價(jià)值資料、實(shí)物的留存、收集、整理。檔案管理部門對(duì)一些重大活動(dòng)缺乏必要的關(guān)注和跟蹤，對(duì)檔案工作沒(méi)有投入應(yīng)當(dāng)?shù)乃伎肌⒕痛胧?/p>

2.2 ?高校檔案管理措施不到位。地方高校檔案管理制度不健全，對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、歸檔、使用等系列環(huán)節(jié)，缺乏完善的配套制度，容易造成重大活動(dòng)有價(jià)值檔案資料的流失。組織承辦又往往涉及多個(gè)部門，檔案資料統(tǒng)一收集整理的主體不明確，職責(zé)不明晰，容易出現(xiàn)重大活動(dòng)檔案資料散失在不同部門、不同人員手中，可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)校重大活動(dòng)歷史檔案的缺失斷層。重大活動(dòng)檔案歸檔管理的監(jiān)督檢查機(jī)制不健全，跟蹤、指導(dǎo)、督促、檢查工作不到位，檔案管理部門與活動(dòng)承辦單位之間溝通聯(lián)系不夠緊密，缺乏相應(yīng)的收集、篩分、歸檔、利用等規(guī)范工作流程，導(dǎo)致重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作效率低下。

2.3 ?高校檔案部門工作受限制。地方高校檔案管理部門地位尷尬，很難有效行使職能。檔案管理部門職能相對(duì)單一，對(duì)重大活動(dòng)參與力度不夠，同時(shí)缺乏必要的制度保障，對(duì)重大活動(dòng)的檔案收集無(wú)法進(jìn)行有效監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，難以保證其系統(tǒng)性、完整性。檔案管理隊(duì)伍薄弱，相關(guān)檔案管理研究、數(shù)字化建設(shè)等專業(yè)人才匱乏，專兼職檔案管理人員不足，難以形成穩(wěn)定高效的戰(zhàn)斗力。多數(shù)地方高校檔案管理設(shè)備老化，檔案電子化進(jìn)程緩慢，未具備完善的檔案管理系統(tǒng)，工作模式依然停留在純手工階段，未能建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案信息化水平較低，不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)要求。

2.4 ?重大活動(dòng)檔案歸檔范圍界定難。地方高校對(duì)于重大活動(dòng)檔案的特殊性和豐富性認(rèn)識(shí)不足。首先，對(duì)于重大活動(dòng)的界定不明。其次，重大活動(dòng)本身特點(diǎn)不一，具有層次高、規(guī)模大、任務(wù)緊、涉及面寬、影響寬等特點(diǎn)，比如說(shuō)高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)視察調(diào)研，升格校慶慶典、黨代會(huì)及標(biāo)志性重大專題會(huì)議、重要檢查評(píng)估，重大教學(xué)科研成果、重大表彰獎(jiǎng)勵(lì)、重大突破性辦學(xué)成果以及各類高層次學(xué)術(shù)交流研討會(huì)議等，在此過(guò)程中形成的文字、音像、實(shí)物等檔案資料量大、質(zhì)雜、類多，哪些屬于有價(jià)值的檔案資料，具備歸檔價(jià)值的檔案資料又如何確定價(jià)值層次，通常缺乏既定科學(xué)的衡量標(biāo)準(zhǔn)和歸檔管理要求，難以實(shí)現(xiàn)重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作的有效開展。

2.5 ?重大活動(dòng)檔案歸檔宣傳力度不夠。地方高校長(zhǎng)期辦學(xué)過(guò)程中對(duì)重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作重視不夠，對(duì)檔案工作的重要意義、有關(guān)法律法規(guī)、流程規(guī)范等宣傳嚴(yán)重失位。學(xué)校及各部門對(duì)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)范管理、具體措施，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、考核機(jī)制不健全，全校范圍內(nèi)“大檔案”工作格局的宣傳引導(dǎo)、氛圍營(yíng)造等力度不夠，基本缺乏相關(guān)的政策和規(guī)范認(rèn)知。重大活動(dòng)的承辦單位檔案收集、整理的意識(shí)不足、必要的業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺、實(shí)施不科學(xué)不規(guī)范。檔案管理部門走出檔案館走向全體師生宣傳普及檔案政策知識(shí)等的作為不夠。

3 ?地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理的建議及做法

隨著地方高校內(nèi)涵式改革發(fā)展的不斷深入，地方高校在注重硬實(shí)力蓬勃發(fā)展的同時(shí)，對(duì)于軟實(shí)力的追求也逐步提上了日程。作為校園歷史傳承以及文化建設(shè)的重要組成部分和有效平臺(tái)載體，地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和建設(shè)挑戰(zhàn)。

3.1 ?強(qiáng)化檔案管理“大檔案”意識(shí)。地方高校必須逐步樹立“大檔案”意識(shí)，建立健全檔案管理學(xué)校統(tǒng)一綜合協(xié)調(diào)管理機(jī)制，著力構(gòu)建全?！按髾n案”工作格局。在重大活動(dòng)開展時(shí)，檔案管理部門提前介入，全程參與，加強(qiáng)指導(dǎo)，落實(shí)監(jiān)督，全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作。嚴(yán)格制定并落實(shí)檔案歸檔管理責(zé)任制和責(zé)任追究制，明確各活動(dòng)參與單位、各臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)的檔案主體責(zé)任，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，強(qiáng)化檔案工作責(zé)任心，嚴(yán)格要求，嚴(yán)格考核，獎(jiǎng)懲適度，充分調(diào)動(dòng)人員的積極性和創(chuàng)造性，確保崗位責(zé)任制落到實(shí)處。建立重大活動(dòng)檔案工作協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，牽頭單位整體負(fù)責(zé)，積極做好相關(guān)指導(dǎo)、督促工作，協(xié)同部門主動(dòng)負(fù)責(zé)，自覺(jué)做好檔案收集、整理、移交工作，避免不同部門、不同人員之間的推諉扯皮，造成工作缺失。

3.2 ?加大重大活動(dòng)檔案歸檔管理宣傳力度。地方高校必須拓展渠道、豐富形式，加大重大活動(dòng)檔案歸檔管理宣傳力度，以期在全校各單位、全體師生員工中強(qiáng)化檔案管理的共識(shí)。通過(guò)定期組織政策法規(guī)宣講、業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、專題教育展覽、檔案文獻(xiàn)制作等有效形式，在校園內(nèi)廣泛開展檔案管理宣傳，不斷增強(qiáng)師生檔案意識(shí)。重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門、各單位負(fù)責(zé)人、各單位專兼職檔案員的教育培訓(xùn)工作，特別是對(duì)重大活動(dòng)檔案歸檔管理的意義、責(zé)任、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的宣講和輔導(dǎo)，促進(jìn)檔案資源建設(shè)持續(xù)有效開展。

3.3 ?加強(qiáng)檔案歸檔管理制度建設(shè)。地方高校要結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際，建立健全本校重大活動(dòng)檔案歸檔管理有關(guān)規(guī)章制度，制定實(shí)施學(xué)校《重大活動(dòng)檔案管理辦法》，明晰具體和可操作性強(qiáng)的技術(shù)指標(biāo)，保證學(xué)校重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作有章可循，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促檢查、考核管理措施。同時(shí)制定相應(yīng)的檔案管理使用配套細(xì)則和工作流程，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，指導(dǎo)本部門以及學(xué)校其他單位重大活動(dòng)檔案的形成、收集、篩分、歸檔、立卷、編目、移交、使用等基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，促進(jìn)學(xué)校重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、高效化。

3.4 ?提高檔案管理部門工作能力。地方高校重大活動(dòng)檔案歸檔管理工作，涉及方方面面，需要不同領(lǐng)域不同范圍的單位、人員協(xié)同開展，但依然主要依靠學(xué)校檔案管理部門的協(xié)調(diào)指導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)。地方高?！吨卮蠡顒?dòng)檔案管理辦法》應(yīng)該明確學(xué)校檔案管理部門的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促、檢查、考核等地位及作用，具有初始即參與、過(guò)程全督察、事后可評(píng)價(jià)的權(quán)限和職能。重大活動(dòng)其他參與單位應(yīng)該在學(xué)校檔案管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)下，規(guī)范開展檔案歸檔管理工作。學(xué)校年度考核或任期考核文件也要確立重大活動(dòng)檔案歸檔管理考核指標(biāo)，為檔案管理部門更好地開展工作創(chuàng)造環(huán)境、提供便利。同時(shí)，學(xué)校檔案管理部門要加強(qiáng)專兼職檔案員教學(xué)培訓(xùn)，著力打造業(yè)務(wù)嫻熟、作風(fēng)優(yōu)良的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。

3.5 ?整合創(chuàng)新重大活動(dòng)檔案管理。地方高校應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化建設(shè)總體布局，創(chuàng)新檔案管理工作模式，推進(jìn)檔案資源體系構(gòu)建。積極推進(jìn)學(xué)校重大活動(dòng)檔案資源信息化建設(shè)。建設(shè)推行信息化檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)重大活動(dòng)檔案歸檔管理的自動(dòng)化、數(shù)字化、智能化。加大財(cái)力物力投入，及時(shí)更新檔案管理軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員信息技能培訓(xùn)和安全意識(shí)教育，不斷提高檔案工作效率和效果，更好地服務(wù)教學(xué)科研及師生需求?？茖W(xué)制定學(xué)校重大活動(dòng)檔案資源建設(shè)管理、使用共享規(guī)劃，正確處理不同介質(zhì)檔案資源、不同單位部門檔案材料、校內(nèi)校外相關(guān)檔案資源的共建共享、協(xié)同開發(fā)，不斷適應(yīng)地方高校檔案信息化快速發(fā)展需要，為地方高校學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、協(xié)同創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新提供便捷高效的服務(wù)。

（作者單位：安陽(yáng)師范學(xué)院 ?來(lái)稿日期：2015-06-18）