談企業(yè)電子檔案的歸檔管理

侯婧

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究、發(fā)展規(guī)劃及其他活動中直接形成的對企業(yè)變革和社會的發(fā)展有保留意義的文字、圖片、錄像等。不同形式的檔案記錄材料，是企業(yè)職工勞動創(chuàng)造的碩果。隨著電子文件的不斷增加，電子檔案規(guī)范歸檔，電子檔案有效利用，已經(jīng)是關(guān)系到一個企業(yè)發(fā)展的材料依據(jù)，關(guān)系到一個企業(yè)發(fā)展的不可忽視的問題。而檔案整理歸檔是檔案管理的最主要環(huán)節(jié)，工作中怎樣使大量電子檔案規(guī)范歸檔管理，既能保證齊全完整的電子檔案，又能發(fā)揮電子檔案的特點?，F(xiàn)就如何做好電子檔案的歸檔管理談幾點心得。

1 ?電子檔案應(yīng)用主要特點

1.1 ?電子檔案易保存、易查找。與傳統(tǒng)檔案相比較電子檔案的特點是：檢索快、易儲存、易攜帶、同時滿足多人翻閱等特點。相比傳統(tǒng)檔案，可以通過計算機直接對電子文件進行修改，大大地提高了文秘人員的辦公效率，也大大提升了電子檔案的收發(fā)速度。

1.2 ?電子檔案對設(shè)備的依賴性高。脫離了網(wǎng)絡(luò)、計算機等電子設(shè)備，就不能傳遞電子檔案，不能查閱電子檔案。所以傳遞、查閱電子檔案必須借助于特殊的設(shè)備和相關(guān)的硬件設(shè)備才能查閱和利用。沒有相關(guān)設(shè)備和軟件支持，電子檔案就會喪失其利用價值。

1.3 ?電子檔案易修改、存在危險因素。電子檔案技術(shù)的快速變化和依賴特殊儲存設(shè)備等特點，也導(dǎo)致了電子檔案的危險因素增加，比如，存儲設(shè)備容易壞，電子檔案易修改。雖然電子檔案的出現(xiàn)使檔案儲存載體發(fā)生了很大變革，傳播材料走向無形化，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中儲存和傳遞易受到病毒感染、木馬盜取，造成信息無法查閱或被篡改等不良后果。一旦發(fā)生這類問題，電子檔案就會失去其保存價值，失去其保存意義。

1.4 ?電子檔案的法律效力有待規(guī)范?，F(xiàn)電子檔案的管理歸檔工作正處于起始階段。很多企業(yè)還沒把電子檔案以及電子檔案的管理歸檔工作納入檔案管理工作的軌道。由于電子檔案存在易感染病毒、易遭受篡改等特點，其法律意義很難辨別，要想制定出相關(guān)的法律認定條例，還需要大量的數(shù)據(jù)及資料認證。并且單位在管理電子檔案及設(shè)計相關(guān)軟件時，往往根據(jù)自身行業(yè)特點，獨成管理系統(tǒng)。辦公設(shè)備軟件采用的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，造成辦公資源不能分享。這一系列的問題導(dǎo)致了電子檔案在很大程度上難以發(fā)揮其作用。

2 ?電子檔案在整檔管理中發(fā)現(xiàn)的問題

基于電子文件應(yīng)用的主要特點，在日常工作中我們應(yīng)加強對電子檔案的管理。在應(yīng)用電子文件時，電子檔案的歸檔管理并不像傳統(tǒng)檔案資料的管理那樣規(guī)范有序，我們發(fā)現(xiàn)了以下幾個方面的問題：

2.1 ?電子檔案資料的收集整理歸檔。電子檔案從原始的記錄開始到形成歸檔的資料往往要經(jīng)歷多個部門，給電子檔案收集過程帶來很多干擾因素。干擾電子檔案采集的主要因素有：①隨著科技信息化的發(fā)展，很多部門如財務(wù)科、技術(shù)科等都有其相對獨立的辦公軟件，上級主管部門可以直接通過軟件發(fā)送相關(guān)資料到相關(guān)單位的科室，這改變了原來由辦公室統(tǒng)一接收文件的方式。②有些科室人員不重視檔案歸檔工作，單位并沒有明確專人負責(zé)，致使很多有存檔價值的電子檔案存留在科室內(nèi)部。由于企業(yè)各職能科室有很多的工作環(huán)節(jié)是需要互相聯(lián)系的，很難界定文件的歸檔職責(zé)。③單位為了方便職工使用，沒有明確要求電子檔案歸檔，而是留存在個人手中，由于單位對電子檔案歸檔問題要求不明確，所以電子檔案的整理規(guī)范達不到歸檔前的要求。④有部分科室設(shè)備落后，儲存設(shè)備的容量小，許多新的電子檔案由于存儲不下，只能覆蓋原來舊的電子檔案，致使很多有保存價值的電子檔案沒有歸檔而被刪除或覆蓋。

2.2 ?電子檔案的保護技術(shù)不易掌握。電子檔案的存儲一般是以中間設(shè)備為主，要求存放環(huán)境比較高。就目前來說電子檔案的存儲選用的載體性能都不穩(wěn)定、不耐用，再加上電子檔案的真實性保障技術(shù)水平過于繁瑣，難以應(yīng)用。此外，現(xiàn)在還未制定出關(guān)于電子檔案認定相應(yīng)法律的條文，限制了單位對電子檔案的整理歸檔管理。

3 ?提高對電子檔案管理歸檔水平

隨著電子信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，人們對辦公電子化的認識也逐步增強，人們逐漸改變了傳統(tǒng)方式中對檔案的認識。那么，在今后信息化的引領(lǐng)下，企業(yè)對辦公設(shè)備的更新也更加完善，會產(chǎn)生越來越多的電子檔案，如何應(yīng)對新生成的電子檔案是目前重要任務(wù)。

3.1 ?完善歸檔管理電子檔案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。國家有關(guān)部門已對電子檔案的U盤、光盤等儲存形式和歸檔方式制定了新的管理辦法標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位的有關(guān)科室個人在工作中形成的電子檔案種類多樣，有文本形式、圖片形式、數(shù)據(jù)庫形式、圖形形式等，將如此數(shù)量繁雜的電子檔案整理、歸檔必須依靠有關(guān)制度約束。企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)制度結(jié)合本單位自身的實際，制定適合于本單位的電子檔案歸檔、整理、統(tǒng)計、利用、保存流程的管理標(biāo)準(zhǔn)。在單位的實際工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行單位制定的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)選擇電子檔案載體的存儲方式，選擇最佳的電子檔案的歸檔方式，在選擇最佳儲存方式的同時還要注重對歸檔材料的認定以及對歸檔的電子儲存設(shè)備定期進行維護檢查等。

3.2 ?明確檔案的范圍、時間，并保證安全的存儲方式。凡是對企業(yè)及其各科室的主要工作有參考價值的電子檔案，都應(yīng)該列入電子檔案歸檔范圍。確定歸檔時間的電子檔案要根據(jù)電子歸檔的實際內(nèi)容進行認定，歸類管理應(yīng)從管理歸檔和材料歸檔兩方面歸類。管理歸檔應(yīng)隨時歸類，經(jīng)歸類后的檔案可供給使用者參考價值，利用材料歸檔的同時辦理電子歸類可實時實地掌握材料種類，利用材料資源實現(xiàn)材料共享。在年度完成后，對以前歸類的材料進行重新梳理。實現(xiàn)電子檔案便于集中管理的有利條件，并確保檔案材料的安全有效保存?？赏ㄟ^以下方法保存：先將應(yīng)該歸類的檔案最終材料選擇保管年限，儲存在U盤、光盤的載體上的可單獨存放;再將壓縮歸類的材料利用數(shù)據(jù)壓縮設(shè)備對信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)歸類的電子檔案經(jīng)過積累后，利用壓縮設(shè)備將材料刻錄到U盤、光盤儲存載體上;最后把同樣材料復(fù)制兩份以備材料出現(xiàn)丟失、損壞時應(yīng)用。可以利用網(wǎng)絡(luò)將材料在電子信息設(shè)備環(huán)境下將歸類電子檔案在網(wǎng)上操作備份一次，并可將歸類的電子檔案刻錄在U盤、光盤等儲存載體上，以備丟失時應(yīng)用。

3.3 ?歸檔電子檔案時同時完善紙質(zhì)材料檔案。因電子檔案本身存在的缺陷，所以在保存電子檔案時應(yīng)同時保留一份紙質(zhì)檔案，并利用能脫離儲存設(shè)備載體，將電子檔案材料復(fù)制一份，將紙質(zhì)檔案與電子檔案儲存載體方式制成雙份檔案備份并分類歸檔管理。但要使紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔的同時保持之間一定的關(guān)聯(lián)，同時鑒定、同時整理、同時著錄和同時利用。這樣既能利用紙質(zhì)檔案的長處又能避免電子檔案的缺點，解決了電子檔案易于被篡改的問題。保障了電子檔案的法律效力，還可以分類對電子檔案進行著錄、組盤、標(biāo)引。發(fā)揮電子檔案在查找、存儲、檢索方面的優(yōu)點。這樣既能利用電子檔案的高效快捷，又能起到對電子檔案的保護作用。

3.4 ?增強電子文件設(shè)備自動化水平與電子檔案的安全管理。電子檔案能同時滿足多人共享的要求，但共享文件只能讓經(jīng)過批準(zhǔn)的人員使用。在電子檔案防護系統(tǒng)中應(yīng)建立安全可靠的加密措施和分級控制權(quán)限，并對所有登錄權(quán)限人員進行實名登記，并進行登錄過程跟蹤。同時，設(shè)備必須有對文件數(shù)據(jù)的安全防護作用。設(shè)備會存在偶然故障，也會存在人為操作因素所引起的數(shù)據(jù)損毀，為保障數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要的是一定要做好數(shù)據(jù)備份。

3.5 ?加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從檔案發(fā)展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練應(yīng)用計算機對電子檔案維護、介入檔案的形成與儲存，確保電子檔案的安全和完整，促進電子檔案走上規(guī)范化有序管理。積極培養(yǎng)管理人才，建立高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍是確保電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果檔案管理人員不懂得電子文件的形成和保管過程，文件被鑒定、使用、保存或提供利用將被降低。檔案管理者必須掌握科技信息技術(shù)，并熟練應(yīng)用計算機和其他電子設(shè)備進行電子檔案的使用、維護、管理，否則管理人員根本無法從事電子檔案的形成和保管工作，也無法參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計。維護電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計算機病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭。

3.6 ?提高可識別性的電子檔案。電子檔案主要是以存儲介質(zhì)的形式來進行各種信息的存儲，在以后電子檔案的使用過程中，主要是依賴電子計算機的設(shè)備軟硬件的使用，才能使電子檔案還原成人們可以直接閱讀的材料。就是說在保存電子檔案的時候，要將識別電子檔案和支持電子檔案閱讀的設(shè)備軟件等一起保存，這樣在進行翻閱利用電子檔案的時候，就能夠方便快捷地將電子檔案的原來形式進行再現(xiàn)。

（作者單位：中石化華北石油局 ?來稿日期：2015-06-17）