醫(yī)院人力資源管理對檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀及措施

丁秀紅

在醫(yī)院引進(jìn)和管理人才的過程中，人力資源管理部門會(huì)對其個(gè)人經(jīng)歷和表現(xiàn)進(jìn)行記錄和反映，并形成文件資料的形式以備考查，這就是我們所說的醫(yī)院人力資源檔案。隨著21世紀(jì)的到來，人們進(jìn)入了信息化時(shí)代，醫(yī)院人力資源檔案管理也迎來了信息化、科學(xué)化的發(fā)展新方向。再加上近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的人事制度改革也在逐步進(jìn)行，醫(yī)院在發(fā)展中要對自身特點(diǎn)有整體的把握，并堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，重視并逐步加強(qiáng)對醫(yī)院人力資源檔案管理，促進(jìn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的提高，這是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。由此可見，醫(yī)院人力資源管理中檔案管理的研究和改革勢在必行。

1 ?醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

醫(yī)院的檔案種類繁多，并且根據(jù)其檔案類型的不同，其功效也有所差異。在醫(yī)院的日常工作中經(jīng)常會(huì)涉及檔案方面的應(yīng)用，因此，醫(yī)院檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。從現(xiàn)階段醫(yī)院人力資源檔案管理方面來說，其管理方式主要采用自行管理模式，也有的醫(yī)院在管理中采用把檔案放在人事代理機(jī)構(gòu)方式。目前，大多數(shù)醫(yī)院都已經(jīng)在管理體系中設(shè)置了人力資源部和人事科，并且在規(guī)模比較大、發(fā)展比較快的醫(yī)院中，甚至還設(shè)置綜合檔案室進(jìn)行檔案管理。醫(yī)院人力資源檔案內(nèi)容主要包括自傳、職稱呈報(bào)表、工資審批表、鑒定、履歷、考核等，大都用于職務(wù)變動(dòng)或者調(diào)離、政審以及工資級別定位等。現(xiàn)在，隨著社會(huì)發(fā)展，醫(yī)療體制逐步得到改善，醫(yī)院建設(shè)成為醫(yī)院關(guān)心的核心問題，他們不惜投入大量資金和人力、物力，而醫(yī)院人力資源檔案在人才的選賢舉用、人力資源的合理配置、知人善用以及挖掘潛能等方面的重要作用卻還沒有受到充分關(guān)注。

2 ?醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

2.1 ?缺乏檔案意識。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院由于對人力資源檔案信息開發(fā)利用的重要性認(rèn)識不足，在思想和觀念上單純地認(rèn)為檔案管理就是簡單的保管和存放，普遍存在為了提高經(jīng)濟(jì)效益而將醫(yī)療業(yè)務(wù)方面發(fā)展作為關(guān)注焦點(diǎn)和核心，而對于人力資源檔案管理則沒有給予充分重視，在工作中多存在應(yīng)付思想。另外，還有一部分人認(rèn)為人力資源檔案管理在人才聘用以及職務(wù)升遷等方面作用不大，也不用關(guān)注其在人才開發(fā)方面的應(yīng)用，只要做好查檔和外調(diào)等工作就可以了。由于上述思想的存在，很多職工缺乏檔案意識，對檔案作用沒有足夠了解，部分有工作經(jīng)歷的新調(diào)入人員檔案在調(diào)入前檔案材料缺失嚴(yán)重，或者從畢業(yè)后就一直在個(gè)人手上。

2.2 ?檔案管理方式比較落后。醫(yī)院檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)習(xí)慣和機(jī)密性，再加上其檔案的種類比較多，對各個(gè)領(lǐng)域都有所涉及，因此管理上也比較復(fù)雜。由于醫(yī)院人力資源管理部門領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，不重視檔案管理，沒有建立專門存放各種人力資源檔案的檔案庫，并且在管理中將多種檔案種類相混雜沒有明確的區(qū)分標(biāo)志，從而導(dǎo)致檔案凌亂不堪，保管不當(dāng)，很多材料內(nèi)容都不完整，失去了保存的意義和價(jià)值。除此之外，在檔案管理手段上，由于醫(yī)院對檔案管理配套設(shè)施沒有給予足夠資金投入，還有相當(dāng)一部分是采用手工編輯、檢索的途徑，工作方式繁瑣，且工作效率低下，難以及時(shí)對檔案材料進(jìn)行歸檔整理，檔案的整理和管理質(zhì)量水平也比較低。

2.3 ?檔案管理人員的素質(zhì)比較低。從現(xiàn)階段醫(yī)院人力資源檔案管理情況來看，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低，由于醫(yī)院檔案管理人員編制不足，檔案管理工作量大，很少有人愿意專業(yè)來做這項(xiàng)工作。大部分檔案管理人員都是兼職工作，只有很小一部分是專業(yè)人員。這些兼職管理人員對檔案管理專業(yè)知識沒有深入了解，實(shí)際工作中知識結(jié)構(gòu)不夠完善，難以對醫(yī)院人力資源檔案管理的專業(yè)化發(fā)展起到有效促進(jìn)作用。另外，很多醫(yī)院的檔案管理人員年齡都比較大，不了解計(jì)算機(jī)知識和操作技能，在管理中效率比較低，且缺乏對現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)靈活運(yùn)用能力，這也不利于醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化管理的進(jìn)展。

3 ?醫(yī)院人力資源管理中對檔案管理的改善措施分析

3.1 ?更新觀念，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，加大投入。檔案作為醫(yī)院的重要信息來源，在醫(yī)院管理和發(fā)展中具有重要的指導(dǎo)意義，醫(yī)院管理人員必須對其給予高度的重視。隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院人事制度改革也在不斷地深入，在管理工作中，人事檔案的功能作用以及重要性也逐漸開始凸顯出來，一方面，能夠提供職工的工齡認(rèn)定信心，對于醫(yī)院方面的工資制度改革具有指導(dǎo)意義，另一方面，還能提供政審、經(jīng)歷、自傳等方面的信息，為人力資源的合理開發(fā)利用提供依據(jù)。而從醫(yī)院的角度來說，也要通過各種形式加大對人力資源檔案管理宣傳力度，從而促進(jìn)醫(yī)院管理者對人力資源檔案管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案室的建設(shè)資金投入，引進(jìn)先進(jìn)配套硬件設(shè)施和信息軟件等，為檔案管理的現(xiàn)代化奠定硬件基礎(chǔ)。而人力資源管理部門的領(lǐng)導(dǎo)及職工也要積極改變傳統(tǒng)觀念，從醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，充分認(rèn)識到人力資源檔案管理的重要性，并主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)，通過多種創(chuàng)新途徑來對檔案的潛在價(jià)值進(jìn)行挖掘，更好地發(fā)揮其功能和作用。

3.2 ?改變檔案管理方法，向數(shù)字化、信息化管理發(fā)展。檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，并且具有機(jī)密的特點(diǎn)，需要單獨(dú)存放，并配備專門的人事檔案人員由專人管理。在上崗之前要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其在操作中嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)步驟和方法規(guī)定。傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過手工實(shí)現(xiàn)，其管理工作效率低，并且檔案存放所占用空間也比較大，因此不實(shí)用。針對這一問題，醫(yī)院人力資源管理部門要將更多的資金、人力、物力投入檔案管理建設(shè)中去，將國內(nèi)外先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)引入醫(yī)院中來，通過電子信息技術(shù)，一方面，能夠有效促進(jìn)人力資源檔案管理人員的工作效率的提高，節(jié)約存儲空間，另一方面，對于檔案資料信息的完善和保密，以及促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高都具有積極意義。與此同時(shí)，還要對檔案材料的收集進(jìn)行規(guī)范，針對檔案的要求，查看材料收集的完整性，并將人員信息錄入計(jì)算機(jī)技術(shù)中，對內(nèi)容進(jìn)行掃描，納入人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中，從而提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率。

3.3 ?通過多種途徑促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。近年來，醫(yī)院的發(fā)展速度日益加快，規(guī)模也日益壯大，要求其對檔案管理質(zhì)量和效率也要相應(yīng)地提高，在這種情況下，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)必須具有創(chuàng)新性、綜合性和協(xié)作性等特點(diǎn)，只有這樣才能滿足檔案管理對人才的需求。從檔案管理人員自身來說，必須端正對檔案管理工作的態(tài)度，在工作中要踏實(shí)、認(rèn)真地學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，并積極更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，樹立現(xiàn)代化的管理理念。從醫(yī)院來說，首先，在人才管理中要堅(jiān)持“以人為本”的理念，以及科學(xué)化管理原則，加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)和氛圍的營造，調(diào)動(dòng)職工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，進(jìn)一步提高工作效率和工作業(yè)績。其次，在人才的選拔中，要引入競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，從而更好地發(fā)揮檔案在人才調(diào)動(dòng)和選賢中的功能和作用。

4 ?總結(jié)

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源檔案管理的發(fā)展愈加迅速，開始向科學(xué)化、信息化的管理方向邁進(jìn)。當(dāng)前醫(yī)院人力資源檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，未能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，管理方法仍然較為落后，對檔案信息的合理利用和醫(yī)院的信息化發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。在今后的工作中，醫(yī)院一定要解放自己的思想，與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的管理理念和管理方法，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)醫(yī)院的信息化建設(shè)，從而更加充分地發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（作者單位：駐馬店市中心醫(yī)院 ?來稿日期：2015-06-17）