知識管理背景下檔案知識共享的思考

楊琛

在知識管理時代里，知識作為資本的一部分，顯然屬于競爭性資源。資本是逐利的，每個人都想獲得更多的知識資本，為成功增加更多的籌碼。檔案是知識的一種形式，但是檔案相對于其他形式的知識而言，卻具有更多的公共性和共享性，這也是檔案知識共享的基礎(chǔ)。在知識管理的背景下，如何在知識資本的競爭性加劇的環(huán)境里實(shí)現(xiàn)檔案知識的共享？這是本文所要闡述的主題。

1 ?知識管理下檔案知識競爭不斷加劇

學(xué)者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認(rèn)為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價值;后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值;工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。

1.1 ?知識管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實(shí)物檔案的存儲，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達(dá)成的共識一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識的共享。知識管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發(fā)來實(shí)現(xiàn)組織的知識塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識共享的進(jìn)程。

1.2 ?知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識經(jīng)濟(jì)時代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識經(jīng)濟(jì)時代，知識已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）。正如麗貝卡·巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。 毫無疑問，關(guān)注知識服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)?！钡诙?，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮·布魯金在《企業(yè)記憶——知識管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫。

可以說，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識的價值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2 ?競爭的本質(zhì)

從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發(fā)利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用;“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動性，其表現(xiàn)為鮮明的時代特征;“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發(fā)檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據(jù)對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發(fā)還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門對檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)檔案知識共享。

3 ?緩解競爭，實(shí)現(xiàn)檔案知識共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識成為資本后，對知識的追逐更加強(qiáng)勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對檔案的開發(fā)，可以說，擴(kuò)大檔案知識供給順應(yīng)時勢，而我們要做到的就是順勢而為。

對于檔案知識開發(fā)而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識的共享。

3.1 ?提高檔案管理人員管理水平，契合社會需要。知識管理以前的檔案管理重點(diǎn)工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業(yè)知識技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發(fā)展動態(tài)。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、計算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。

3.2 ?重視檔案知識開發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識資源供給。知識開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對所獲取的知識進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識體系。對檔案的開發(fā)一方面要注重知識的采集，一方面注重知識的開發(fā)。對檔案知識的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會所需要的信息知識，這需要知識開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識，找到社會需要的檔案知識;知識開發(fā)則是對采集到的知識進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識的價值，運(yùn)用于社會。這就要求檔案管理人員緊跟時代發(fā)展要求，運(yùn)用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會需求，為實(shí)現(xiàn)知識共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。

3.3 ?重視用戶需求分析，是實(shí)現(xiàn)知識共享的保證。知識管理和信息管理最大的不同在于，知識管理重視知識與人的管理，是對用戶需求分析基礎(chǔ)上的主動交流、共享來實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新的目的，是一種雙向的交流、互動和學(xué)習(xí)。共享的基礎(chǔ)是互動和交流，只有了解了社會需求，才能更好地供給資源。對于檔案的開發(fā)也是如此，自媒體時代下，互聯(lián)網(wǎng)思維的關(guān)鍵在于服務(wù)理念的全覆蓋，重視用戶需求分析，及時進(jìn)行用戶體驗(yàn)互動是贏得市場的關(guān)鍵。在當(dāng)下時代里的檔案開發(fā)過程中，開發(fā)知識的前提是確認(rèn)開發(fā)的知識是否需要的，只有有目的的開發(fā)才是有效的，才有可能實(shí)現(xiàn)知識共享。我們不光要做事，還必須做正確的事。而如何知道是否正確，就是需要分析用戶需求。

（作者單位：聊城大學(xué)東昌學(xué)院 ? 來稿日期：2015-06-16）