計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用與研究

高愛(ài)輝 四平市機(jī)構(gòu)編制信息中心

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用與研究

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計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用與研究

在計(jì)算機(jī)技術(shù)沒(méi)有引進(jìn)辦公室之前，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理工作不僅信息量大、結(jié)構(gòu)模糊和技術(shù)處理上的難度導(dǎo)致工作量的增加和錯(cuò)誤率增加。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益進(jìn)步，借助其對(duì)數(shù)據(jù)信息的智能化處理被引進(jìn)辦公室引用，辦公自動(dòng)化就是基于計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)信息強(qiáng)有力的處理和分析能力。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化中主要目的就是在于全面利用信息資源來(lái)達(dá)到提升工作效率、保證工作質(zhì)量。

1.計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用已經(jīng)逐漸步入成熟階段。下面本文就從其定義、功能層次、新技術(shù)三方面來(lái)簡(jiǎn)要分析其目前的應(yīng)用現(xiàn)狀以及今后的發(fā)展趨勢(shì)。

1.1 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的定義

目前國(guó)際上比較認(rèn)同定義即：辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量很大而且結(jié)構(gòu)又模糊的一些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合性技術(shù)。定義中提到的一些量大、結(jié)構(gòu)模糊的業(yè)務(wù)實(shí)際上就是指辦公室內(nèi)的一些任務(wù)活動(dòng)，根據(jù)不同的性質(zhì)和辦公活動(dòng)對(duì)辦公自動(dòng)化有不同的理解和定義。辦公自動(dòng)化技術(shù)在我國(guó)的不斷應(yīng)用使其定義內(nèi)容不斷發(fā)展并加入中國(guó)元素。

1.2 辦公自動(dòng)化的功能層次

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)根據(jù)其應(yīng)用的功能不同總共分為三個(gè)層次即：事物級(jí)OA系統(tǒng)、信息管理級(jí)OA系統(tǒng)和決策支持級(jí)OA系統(tǒng)。三個(gè)功能系統(tǒng)之間相互聯(lián)系形成一個(gè)同一的OA系統(tǒng)。事物級(jí)的OA系統(tǒng)處于最基本的功能層次，主要處理一些小型的局域網(wǎng)上處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等的工具應(yīng)用；信息級(jí)OA系統(tǒng)則建立在事物級(jí)OA系統(tǒng)之上，其主要功能在于對(duì)信息的處理能力，作為現(xiàn)代的機(jī)關(guān)單位必須在內(nèi)部建立一個(gè)資源共享的數(shù)據(jù)庫(kù)以便優(yōu)化日常工作，提高辦公效率。決策級(jí)OA系統(tǒng)是最后一個(gè)層次，也是三個(gè)系統(tǒng)中級(jí)別最高的一個(gè)，建立在信息級(jí)層次之上對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中提供的信息作出決策性課題，結(jié)合計(jì)算機(jī)內(nèi)外部條件，作出相應(yīng)的決策反應(yīng)。

1.3 辦公自動(dòng)化的新技術(shù)

新的科技發(fā)現(xiàn)為辦公自動(dòng)化發(fā)展提供支持的同時(shí)也提供了新技術(shù)如云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、智慧辦公等方面。云計(jì)算就是將網(wǎng)絡(luò)連接在一起對(duì)各種軟件的資源、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理。物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)主要作用就是可以在家辦公提高了辦公的效率和靈活性。最后的智慧辦公的重點(diǎn)在于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與信息技術(shù)的鏈接。通過(guò)這些技術(shù)使得部門(mén)之間的聯(lián)系更加通暢。

2.計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高工作的有效性

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在機(jī)關(guān)內(nèi)部建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查閱文件資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并作出解決方案。另外通過(guò)先進(jìn)技術(shù)對(duì)文件檔案進(jìn)行排列編號(hào)，保持上傳下達(dá)的通暢性，提高工作的有效性。借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將一些負(fù)責(zé)工作簡(jiǎn)單化，避免了人員的重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)一步規(guī)范了公文處理行為。

2.2 借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享

通過(guò)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，在機(jī)關(guān)內(nèi)部建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員的許可將方便人員查閱的相關(guān)文件資料放入共同的網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公室內(nèi)部資源共享提供了極大的便利，為機(jī)關(guān)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)人力、物力、財(cái)力的優(yōu)化配置起到重要作用。

2.3 借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息檢索的便捷性

如今的社會(huì)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，信息量及其大的今天領(lǐng)導(dǎo)只有在掌握了最及時(shí)、最準(zhǔn)確的信息才能作出最佳的決策。大量的信息借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)散，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以隨時(shí)隨地的了解到想要知道的信息。機(jī)關(guān)單位通過(guò)建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將單位中的一些文件資料等信息進(jìn)行信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理并借助一些外部的網(wǎng)絡(luò)信息檢索方式進(jìn)行專(zhuān)題內(nèi)容的查詢(xún)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考依據(jù)。

3.計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的問(wèn)題及解決措施

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用在為單位帶來(lái)便捷的同時(shí)也面臨著問(wèn)題，找出這些問(wèn)題所在并有針對(duì)性的解決問(wèn)題至關(guān)重要。

3.1 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中遇到各種各樣的問(wèn)題，大致上有操作系統(tǒng)問(wèn)題、應(yīng)用系統(tǒng)問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題和管理不善的問(wèn)題。

辦公自動(dòng)化技術(shù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)在操作中一般是用Windows系統(tǒng)，該系統(tǒng)本身就存在很多問(wèn)題，作為一種商業(yè)軟件其核心技術(shù)是對(duì)用戶(hù)保密的，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的設(shè)計(jì)上也存在著脆弱性。應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)都是借助人力進(jìn)行的因此不可能做到至善至美，因此會(huì)有漏洞的出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也是使用者最為頭疼也最普遍的問(wèn)題，目前出現(xiàn)了黑客這一代名詞，借助各種計(jì)算機(jī)手段可以攻克他人電腦竊取內(nèi)部資料信息。另外就是管理問(wèn)題，對(duì)于任何組織和技術(shù)而言管理無(wú)疑至關(guān)重要，管理意識(shí)不強(qiáng)或者方式不對(duì)都會(huì)導(dǎo)致使用中的破壞或者后期維護(hù)不當(dāng)。

3.2 辦公自動(dòng)化問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

針對(duì)上文提到例如系統(tǒng)問(wèn)題、應(yīng)用問(wèn)題、安全問(wèn)題以及管理問(wèn)題可以采用相對(duì)應(yīng)的措施改善。針對(duì)操作系統(tǒng)問(wèn)題由于其屬于商業(yè)軟件核心技術(shù)用戶(hù)不了解，因次可采用自主開(kāi)發(fā)，可以根據(jù)自身實(shí)際的需求進(jìn)行定制性的開(kāi)發(fā)。對(duì)于應(yīng)用軟件問(wèn)題的解決可分為兩類(lèi)：一是對(duì)軟件設(shè)計(jì)上將問(wèn)題盡量終止在設(shè)計(jì)階段，二是在軟件應(yīng)用運(yùn)行中及時(shí)進(jìn)行反饋和維修。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全主要來(lái)自?xún)蓚€(gè)方面即黑客和病毒，這并不是不能夠提前預(yù)防的，有病毒的產(chǎn)生就會(huì)有殺毒軟件去解決，定期要人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒和防火墻防護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。管理的強(qiáng)化在于管理者的管理意識(shí)，維護(hù)工作的落實(shí)以及不斷更新的新技術(shù)使用。

4.總結(jié)

在信息化時(shí)代中各單位借助先進(jìn)技術(shù)提高辦公效率已成為趨勢(shì)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用只會(huì)越來(lái)越廣泛和普遍，因此在應(yīng)用過(guò)程中要不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，讓該技術(shù)真正的成為提高工作效率優(yōu)化資源配置的科技手段。

［1］ 楊樟，黃秀麗.計(jì)算機(jī)辦公軟件的分析及應(yīng)用探討［J］.計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用.2014（23）

［2］ 李源.計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的應(yīng)用［J］.電子制作.2015（12）

［3］ 張海平.辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用探討［J］.黑龍江科技信息.2015（32）

［4］ 陳玉霞.探討如何利用計(jì)算機(jī)辦公軟件提高審計(jì)的效率［J］.電子制作.2014（14）

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)深入到生活、工作、學(xué)習(xí)方方面面。辦公環(huán)境隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越智能化、自動(dòng)化和信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用在對(duì)信息傳輸、處理以及管理方面帶來(lái)便利以外也伴隨著相應(yīng)的問(wèn)題產(chǎn)生，本文就計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用進(jìn)行分析研究，探索計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)劣勢(shì)以及應(yīng)對(duì)措施。