電算化環(huán)境下會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

文/房英玨

?

電算化環(huán)境下會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

文/房英玨

在計算機技術與網(wǎng)絡信息技術日新月異的今天，財務會計核算實現(xiàn)了由手工記賬到會計電算化記賬方式轉變。這樣，一方面，讓財務人員勞動強度大大減輕，使得財務人員也有更多得精力參與到經(jīng)營決策中來；另一方面，原來手工記賬的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，傳統(tǒng)會計工作所采用的檔案管理方式已不太適應電算化會計更新發(fā)展的需要。為此，加強電算化檔案的管理已成為一個迫切需要面對得現(xiàn)實問題。筆者在日常工作中就電算化下會計檔案管理中所存在的問題（如管理制度不完善，缺乏專門的管理人才，網(wǎng)絡安全與維護的隱患以及載體本身變化帶來的不穩(wěn)定等問題）。通過電算化下會計檔案管理中所存在的問題成因的分析，提出加強會計軟硬件設施建設、完善會計檔案管理各項制度、提高會計人員綜合素質等應對辦法，維護系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全、確保檔案的存放環(huán)境良好、加強檔案規(guī)范有序得管理，從而使電算化會計檔案發(fā)揮更大的作用。

電算化；檔案管理

一、電算化環(huán)境下會計檔案管理的定義

在《會計電算化工作規(guī)范》中對電算化會計檔案的定義是：指存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。其中特定的會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。

與傳統(tǒng)的會計檔案相比，實行會計電算化后的會計檔案呈現(xiàn)了以下幾點新特點：

第一，存儲范圍擴大化。電算化下的檔案保管不僅僅包括紙質資料，還有電子數(shù)據(jù)資料。我們紙質資料作為檔案保管外，還把存有會計電子數(shù)據(jù)的磁性介質和會計電算化系統(tǒng)的全套資料（包括軟件開發(fā)設計說明書、源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式）也視為會計檔案進行保管。目的是為了便于在人才工作中對數(shù)據(jù)的查詢或在電算化會計系統(tǒng)出現(xiàn)故障時將正確數(shù)據(jù)進行還原。

第二，存儲要求專業(yè)化。電算化下的檔案需要存儲在磁性介質上以便保存，為此對軟、硬件環(huán)境的要求相對較高，存儲載體質量的好壞、存放環(huán)境的優(yōu)劣、存儲信息的有效期等諸多因素都會影響到儲存數(shù)據(jù)的準確率。如果不是專業(yè)化的保存數(shù)據(jù)，很容易使數(shù)據(jù)不全或丟失。因此，財務數(shù)據(jù)的存儲、保管工作要求更加專業(yè)化。

第三，存諸介質多樣化。傳統(tǒng)的會計檔案是清一色的紙質檔案，所有的會計信息用白紙黑字的形式永錄在紙張上。由于紙張占用空間大、質量又重、又容易受天氣影響，給查閱、摘抄帶來很多不便。實行會計電算化后，除保存打印輸出的紙質會計檔案外，還有多種保存方式，如磁帶、磁盤、光盤、硬盤等存儲介質，參與保數(shù)據(jù)的保存，全方位確保數(shù)據(jù)準確性。

第四，信息查閱快捷化。傳統(tǒng)的手工記賬下的會計檔案，調(diào)閱起來速度非常慢，得逐本逐頁的翻閱，且手工記錄的數(shù)字與文字隨著時間的推移會逐漸模糊，查閱起來非常不方便。電算化會計檔案則是由計算機通過打印輸出，字跡清楚、字體規(guī)范，且電子財務檔案便于計算、分析、查詢和制作數(shù)據(jù)報表。對于數(shù)據(jù)的提取和計算只需要運用公式，稍稍進行加工處理就可以了，查閱非常便捷。

因此，加強會計檔案管理是各單位財務制度改革的客觀需要，也是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，更是會計檔案管理發(fā)展的新方向。

二、電算化環(huán)境下會計檔案管理中存在的問題

（一）目前條件下會計檔案管理制度的缺失

目前，我們電算化下的會計檔案的匯總、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供數(shù)據(jù)等方面仍舊沿襲傳統(tǒng)會計檔案管理的做法，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表，以紙質文件歸檔的主要形式。目前條件下，單位或主管部門還沒有對檔案的歸檔、保管、借閱、備份等一系列工作制定相應的制度與會計電算化環(huán)境相適應。在這樣的情況下，會計檔案的安全性和完整性得不到完全地保障。

（二）網(wǎng)絡安全與檔案維護存在隱患

1.網(wǎng)絡安全問題。會計電算化工作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均在計算機的硬盤上，雖然有著無紙化的確優(yōu)勢。但在安全方面存在著完整性、易篡改、易泄密、易感染病毒等幾種情況，財務數(shù)據(jù)存在著巨大的失真風險。

2.檔案維護問題。電算化下的檔案維護工作是相當復雜的，實際操作也是困難重重。存儲介質的制約、財務軟件升級、數(shù)據(jù)的日常處理、軟件的使用環(huán)境等問題，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

（三）載體本身的變化帶來的不穩(wěn)定

目前在實際操作中存在的問題是：一是部分財務人員沒有養(yǎng)成每天在工作結束點上對財務數(shù)據(jù)進行備份的習慣，服務器或電腦一旦出現(xiàn)故障，等到機器恢復時絕有可能出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)丟失的安全事故。二是雖然有部分操作人員對數(shù)據(jù)進行了備份，但不能做到定期檢查，一旦遇到不良天氣發(fā)生，數(shù)據(jù)因為天氣原因造成的問題就無法進行補救。三是沒有選擇好備份的存儲載體。如選擇不恰當?shù)膬Υ孑d體，就容易出現(xiàn)安全隱患（如格式化、磁性丟失、病毒感染導致無法讀取數(shù)據(jù)等），給企事業(yè)單位帶來非常大的損失，有些甚至是無法彌補的損失。

三、電算化環(huán)境下會計檔案管理中存在問題的解決建議

（一）電算化下會計檔案管理制度的不斷完善，做到有章可循

財務數(shù)據(jù)儲存由于計算機代替了手工記賬，會計檔案的范圍也從傳統(tǒng)紙質管理擴大了電子數(shù)據(jù)管理，增加了不少新的內(nèi)容。因此，在電算化會計檔案管理制度中，應對檔案的歸檔、保管、借閱和備份等工作分別制定出相應的管理制度。使財務檔案管理的各個環(huán)節(jié)做到操作規(guī)范、管理有序。有了相對應的工作流程規(guī)范要求，使電算化環(huán)境下的會計檔案管理中的各項工作做到有章可循。

1.歸檔制度建立。財務主管部門要建立全面的檔案歸檔制度。主管部門不僅要定時把由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算方案及其他會計資料匯總、整理、歸檔保存好之外，還應硬性規(guī)定把財務數(shù)據(jù)的備份文件由專人負責保存好，并進入單位數(shù)據(jù)庫。同時，應要求定人定時進行檢查，以防止計算機出現(xiàn)突發(fā)事件后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復原有的財務數(shù)據(jù)。

2.保管制度建立。單位的保管制度應該分類別、分人員、分時段進行有效管理。分類別是指財務人員對數(shù)據(jù)磁盤、光盤等進行整理、歸檔。分人員是對擁有的電子數(shù)據(jù)根據(jù)管理和使用權限進行逐級管理。分時段是指對數(shù)據(jù)得定期檢查，定期進行復制。另外，還應特別注意電算化會計檔案數(shù)據(jù)管理與對應的財務軟件版本的一致性，否則會出現(xiàn)數(shù)據(jù)得失真或數(shù)據(jù)亂碼。

3.借閱制度建立。單位建立檔案借閱制度旨在確保數(shù)據(jù)的安全和財務信息得保密。每個單位內(nèi)部應該做到：會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務室；未經(jīng)單位負責人同意，電子會計檔案信息不得外傳給其他單位或個人；財務人員確因工作需要查閱電子檔案時，必須由專門的檔案員陪同進入檔案室查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時應該做到：外來人員應持有外單位開具的介紹信，經(jīng)本單位負責人同意簽字后，由檔案管理人員做好詳細登記，如查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由等，由檔案管理人員陪同下方能查閱，并將來訪查閱人的介紹信和查閱人的身份證復印件留存檔案室備案。

（二）加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全與維護，確保正常運行

1.安全方面。電算化下的會計檔案在保存紙質資料的同時，還應對相關的軟件和數(shù)據(jù)進行備份保存。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取，設置會計信息系統(tǒng)的操作權限，建立健全會計檔案的操作日志。我們必須確定專門的信息管理員對財務系統(tǒng)軟件硬件和服務器進行管理，運用安全隔離系統(tǒng)，設置財務系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)，啟用安全防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡區(qū)之間的聯(lián)系，防止外界網(wǎng)絡病毒透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問而產(chǎn)生不良后果，定期更新殺毒軟件，定期進行病毒的查殺，有效的隔絕病毒。

2.維護方面。財務數(shù)據(jù)存儲介質的選擇要在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低成本，選擇更加方便的介質。建議使用光盤作為存儲介質，它存儲容量大，造價低廉、存儲時間長、保存方便、對存放環(huán)境要求低。采用“AB備份法”，用光盤進行刻錄，定期（一般為每年或每月）對檔案進行備份。財務軟件應選擇適合本單位實際業(yè)務的電算化會計軟件，更應注意的是電子會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。

（三）保證存儲介質的存放環(huán)境良好，做好保密工作

1.保證存儲介質的存放環(huán)境良好。電算化會計檔案對天氣要求比較高，惡劣天氣易受破壞電子數(shù)據(jù)的儲存，我們在管理數(shù)據(jù)檔案時應提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放庫房。根據(jù)數(shù)據(jù)貯存要求，我們對庫房的溫、濕度變化要有全面的掌控。如溫度在15～27℃之間、相對濕度40～60℃范圍內(nèi)，單位庫房在相對溫度、濕度范圍內(nèi)選定一個數(shù)值，并將庫房的溫、濕度控制在選定的數(shù)值內(nèi)。最佳環(huán)境濕度是18℃，相對溫度40%；對庫房的風壓要求宜保持為正壓，減少灰塵對環(huán)境的污染，庫房中應無腐蝕性氣體，并保證通風良好；庫房內(nèi)的設備要避免水淹，放置磁性介質的架子最低層擱板應高于地面30㎝以上；庫房及裝置應使用耐火材料，并配備CO2型滅火器，嚴禁出現(xiàn)明火；磁性載體檔案與磁場源之間的距離不得少于76㎜，可使用軟磁物質構成容器、箱柜，對磁場進行屏蔽，不得將任何磁性材料及其制品帶入庫房；不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。

2.確保電算化會計系統(tǒng)的保密工作。電算化會計檔案的數(shù)據(jù)存在易于修改、易受破壞且不留痕跡等問題，我們應牢固樹立檔案管理保密安全的意識，采取相應的措施來確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性，防止對會計檔案進行惡意修改。用戶識別控制、操作日志管理、數(shù)據(jù)存取權限限制都是我們必須做好的常規(guī)工作，并在日常工作中持之以恒得做好電子數(shù)據(jù)保密工作。

（四）配備專門的電算化會計檔案管理人員，加強人才培養(yǎng)

會計電算化系統(tǒng)的操作主體是人。財務人員的素質高低將是檔案管理工作好壞的關鍵。如果檔案管理人員素質不高，易產(chǎn)生復制篡改數(shù)據(jù)得陋習，那么就算擁有質量優(yōu)良的財務軟件以及完善的規(guī)章制度也是于事無補的。由于電算化下的會計檔案內(nèi)容非常廣泛，具有工作流程專業(yè)性、內(nèi)容范圍廣泛性與財務數(shù)據(jù)嚴密性的特點。

電算化會計檔案作為特殊的會計檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應對其進行專業(yè)化的管理。而專業(yè)化的檔案管理，對檔案管理人員的素質提出相對較高要求，既要有檔案管理知識和會計專業(yè)知識，還需要具備能利用計算機高速度處理數(shù)據(jù)，進行正確計算、分析的能力，更需要具備電算化軟件維護和系統(tǒng)安全的高級電腦人才。因此必須配備既懂財會業(yè)務，又懂檔案管理，又懂計算機系統(tǒng)管理和維護的專門人才，加強人才的培養(yǎng)力度。

1.樹立創(chuàng)新意識，強化終身學習理念。作為一名合格的會計專業(yè)人員，要主動適應形勢需要，更新知識，轉變觀念，不要錯誤地認為電算化只是由“計算機代替手工記賬”，應當在熟悉傳統(tǒng)檔案管理的前提下，掌握會計電算化數(shù)據(jù)檔案管理方法。這樣才能發(fā)揮出會計電算化對單位經(jīng)濟活動中的預測、決策和控制的功能，從而全面認識到加強電算化會計檔案管理的重要意義，自覺地進行業(yè)務學習。

2.重視人員培訓，不斷更新知識結構。會計電算化是隨著時代進步而不斷發(fā)展變化的，我們的財務工作對會計電算化檔案管理也不斷提出新要求。檔案管理人員也要不斷學習，與時俱進。各企事業(yè)單位必須大力加強人才培訓的力度。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員、會計檔案專（兼）職管理人員，應按不同要求、不同內(nèi)容進行有針對性地培訓。第一、因地制宜地開展分層次培訓。針對在職會計人員的文化程度和年齡存在差異，我們可以考慮實際情況而進行各個層次有不同的業(yè)務要求的培訓；也可利用互聯(lián)網(wǎng)資源參加遠程教育或到周邊會計檔案管理有特色的兄弟單位取經(jīng)等多種形式，多種途徑，實行多層次的培訓，引進或開發(fā)先進的電算化會計檔案管理軟件。第二、聘用計算機專業(yè)人員來擔任工作。因為會計電算化檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，只有專業(yè)化人才才能高效率完成檔案管理工作。

3.加強道德教育，提高業(yè)務綜合素質。職業(yè)道德是會計人員做好會計工作的重要保障。電算化會計檔案管理工作具有特殊性，檔案管理人員不僅要面對各種數(shù)據(jù)并對其進行歸類、處理、存檔，更重要的是讓這些數(shù)據(jù)為今后的財務工作提供借鑒，保管好這些具有非常高的利用價值的數(shù)據(jù)意義重大。因為數(shù)據(jù)檔案的價值高，容易出現(xiàn)紕漏，所以要求檔案管理人員一定要有高度的道德意識和強烈的責任感。

下接（第95頁）