淺析深化改革后事業(yè)單位人事檔案管理走向

新疆阿勒泰地區(qū)布爾津縣檔案局（館）

摘要：人事檔案的管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，面對十八屆三中全會后全社會深化改革的新形勢，我國事業(yè)單位的人事檔案管理面臨著諸多的困惑，本文結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，提出了相應(yīng)的改革策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；事業(yè)單位；深化改革

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要內(nèi)容，同時也是一種重要的戰(zhàn)略資源。對個人而言，它不僅是對一個人過去各種事跡的記錄，也是其當(dāng)前工作的客觀表現(xiàn)，同時還可以用于規(guī)劃自己未來的職業(yè)前途。對國家和社會而言，人事檔案是發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才和運用人才的重要依據(jù)，是推動社會發(fā)展、國家復(fù)興的潛在動力。

事業(yè)單位是我國重要的國家機構(gòu)，相對于企業(yè)而言，人才更是推動組織發(fā)展、做好各項工作、服務(wù)廣大群眾的基礎(chǔ)。加強事業(yè)單位的人事檔案管理工作，在新時代新背景下具有更重要的戰(zhàn)略意義?！吨泄仓醒腙P(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》的通過也為我國人事檔案管理工作提出了新的要求，而事業(yè)單位人事檔案管理工作也應(yīng)隨著我國社會改革的不斷深化做出相應(yīng)的革新。

本文首先對人事檔案的有關(guān)概念作出簡要介紹，繼而對當(dāng)下事業(yè)單位人事檔案管理中存在的相關(guān)問題進(jìn)行剖析，最后在廣泛調(diào)研學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，結(jié)合時代要求提出若干改革方案。

一、人事檔案簡介

1.1 人事檔案的概念

人事檔案源自人事管理活動，又服務(wù)于人力資源管理，它是我國人事管理活動中的一項重要內(nèi)容，是個人成長發(fā)展、用人單位評估決策等方面重要證據(jù)，與薪水待遇、社會關(guān)系掛鉤，具有法律效力，是體現(xiàn)每個人人生軌跡的重要載體。

1.2 人事檔案的特點

（1）現(xiàn)實性。人事檔案記錄的是在崗人員的相關(guān)情況，這也是人事檔案與其他類型檔案明顯區(qū)別，它服務(wù)于現(xiàn)實，應(yīng)用于當(dāng)前，是用人單位評估、培養(yǎng)干部的重要依據(jù)。

（2）動態(tài)性。人事檔案是對一個人成長軌跡的全方位記錄，人都在不停地成長、經(jīng)歷，因而人事檔案也會隨著個人經(jīng)歷的豐富，而不斷變化不斷完善。

（3）機密性。人事檔案是個人向組織袒露自己內(nèi)心表達(dá)真實經(jīng)歷的載體，它記錄著個人的諸多隱私，還可能記載著重大的政治歷史事件，屬于國家機密，不能隨意泄露。

（4）流動性。深化改革后，個人擁有更多的擇業(yè)自由，因而很少有人能夠一生只做一份工作，根據(jù)“檔隨人走”的原則，人事檔案流動性將愈發(fā)加強。

二、事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)問題剖析

2.1 檔案意識和法制觀念有待提高

過去在唯GDP論英雄的時代，有些領(lǐng)導(dǎo)和同志一心抓經(jīng)濟，對人事檔案管理工作得過且過。但隨著時代的發(fā)展，社會各方面的深化改革，要求經(jīng)濟社會持續(xù)健康發(fā)展，而不是只看經(jīng)濟，但不少人依然未能轉(zhuǎn)變思想，沒有充分認(rèn)識到人事檔案潛在的人才信息價值。

此外，人事檔案管理者對《檔案法》和《檔案法實施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度不夠，也導(dǎo)致一些同志沒有達(dá)到對歷史和現(xiàn)實負(fù)責(zé)的高度，對人事檔案管理的法治觀念淡薄。即便是成立了相關(guān)的管理小組，也往往是形同虛設(shè)，口頭上無比重要、行動上可要可不要的現(xiàn)象多有存在。

2.2 內(nèi)容陳舊片面，模式單一呆板，難以反映真實狀況

改革開放前，我國對人才的需求相對較為單一，因而人事檔案的內(nèi)容也較為固定，大多遵循“干部檔案十大類”這一框架，鑒于當(dāng)時的社會要求，這樣的做法是合適的。但隨著社會的不斷變革，尤其是事業(yè)單位績效工資改革后，這一模式的不足則日漸凸顯。

首先是檔案內(nèi)容陳舊過時，且不夠全面?，F(xiàn)有的人事檔案中，反應(yīng)個人出身家庭、教育經(jīng)歷、獎懲狀況的多，反應(yīng)個人特長、興趣愛好的少，這樣就會導(dǎo)致不能因才而用。其次，因遵循“干部檔案十大類”這一框架導(dǎo)致檔案收集模板單一，描述優(yōu)點時千篇一律的“成績突出”“各方面表現(xiàn)優(yōu)秀”，描述缺點時則不出意外的“思想未能與時俱進(jìn)”“工作積極性不高”。再次，還存在虛假信息的情況。虛報年齡工齡、隨意編造獲獎情況，找人托關(guān)系涂抹不光彩經(jīng)歷等種種違規(guī)行為導(dǎo)致檔案的使用和參考價值受到嚴(yán)重影響，使得人事檔案對干部的任用、調(diào)動、提升的作用不大，無法滿足干部評定工作的需要。

2.3 管理模式封閉導(dǎo)致作用發(fā)揮有限

保密性是檔案管理的基本原則之一，但在實際情況中，過于強調(diào)保密原則，就會出現(xiàn)矯枉過正之嫌。檔案應(yīng)用范圍小，人事檔案只供某些領(lǐng)導(dǎo)查閱。檔案調(diào)用的程序相當(dāng)復(fù)雜，一般人想要查看自己的檔案需要本單位領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、人事部門簽字、檔案部門審查等多道程序。檔案運用主動性差，現(xiàn)有的檔案管理模式就是以管待查，若無人來查則絲毫不能發(fā)揮檔案的價值。

管理模式的保守和封閉，導(dǎo)致人才自由流動不暢，社會人力資源優(yōu)化配置能力降低。全面深化改革方案要求推動資源配置依據(jù)市場規(guī)則、市場價格、市場競爭實現(xiàn)效益最大化和效率最優(yōu)化，而人力資源則是社會資源中最重要的組成部分，可見當(dāng)前的這種內(nèi)向封閉的檔案管理模式給人力資源管理和社會資源管理帶來了極大的損失。

此外，以紙質(zhì)存儲為主、“檔隨人走”等管理手段和管理體制落后；檔案整理混亂滯后，管理態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)；檔案管理人才缺乏，老同志偏多等問題也不容忽視。

三、事業(yè)單位人事檔案管理改革策略

對于事業(yè)單位人事檔案管理的改革已經(jīng)有不少學(xué)者進(jìn)行了研究和探討，他們提出的諸如加快信息化建設(shè)、促進(jìn)人員年輕化、提高從業(yè)人員素質(zhì)等策略都值得重視，本文對此將不再贅述，只結(jié)合筆者自身專業(yè)提出以下幾點改革策略。

3.1 加大宣傳力度，依法管檔，提高人事檔案工作水平

《干部檔案管理工作細(xì)則》要求“通過整理使每一個檔案達(dá)到完整、真實、精煉、實用”的目的，但人事檔案管理人員的工作不應(yīng)只是收集整理檔案，一個優(yōu)秀的人事檔案管理員更應(yīng)該是一名人事檔案價值的挖掘者、人事檔案重要性的宣揚者。

因此，人事檔案管理人員應(yīng)在熟練掌握《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，多向領(lǐng)導(dǎo)、同事以及廣大人民群眾宣傳人事檔案的運用及意義，努力促成上下聯(lián)動內(nèi)外互動的氛圍。在當(dāng)前依法治國的大背景下，做到依法管檔，切實提高人事檔案管理水平。

3.2 變分散化管理為集約式管理

美國檔案管理部門曾做過一個調(diào)查，若將檔案分散地存放在聯(lián)邦各部門的辦公室內(nèi)，則每立方英尺的文件需要花費766美元的管理成本，而將這些檔案集中到文件管理中心則只需花費0.51美元。而這僅僅是顯在成本，可見對人事檔案分散化管理的改革勢在必行。

現(xiàn)今，政府各部門都在推行簡政放權(quán)、大部門辦公，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)遵循這一趨勢。以縣級單位為例，縣級人事檔案可交由檔案部門統(tǒng)一管理，改變過去分散在縣直機關(guān)的做法，調(diào)配專業(yè)人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理與調(diào)用，這樣既確保了管理的專業(yè)性、提高了檔案的利用價值，也降低了管理成本，提高了工作效率。

3.3 人事檔案內(nèi)容全面化、差異化

人事檔案的內(nèi)容是否符合時代要求要看檔案收集的方式是否正確，檔案收集方式正確與否要看收集制度是否合理，檔案收集制度合理與否則取決于整理思想夠不夠先進(jìn)、夠不夠開放、夠不夠多元。由此，應(yīng)開放整理思想，拋棄過去固有程式，多向國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗學(xué)習(xí)，進(jìn)而制定出符合我國國情的檔案管理制度，在可行性的制度之下細(xì)化檔案收集方式，則檔案的內(nèi)容將煥然一新。

檔案管理部門建立搜集個性化檔案小組，在收集方式上傳統(tǒng)收集與個性化收集相結(jié)合，既有個人基本信息又有興趣愛好、特長技能等特性；在收集對象上，部門的性質(zhì)不同收集的重點也不同，縣委部門重點看文筆、公安部門主要看身體等，力促人事檔案文件內(nèi)容全面且多樣，差異而實用。

3.4 社會化開放管理模式

當(dāng)今時代，多元、自由、開放是主流。在過去的傳統(tǒng)模式下，人事檔