企業(yè)檔案管理信息化研究

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摘要：作為企業(yè)管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，檔案管理對于企業(yè)發(fā)展來說具有非常重要的意義，企業(yè)應緊緊圍繞經(jīng)濟增長方式的轉(zhuǎn)變，對信息技術進行積極應用，促進企業(yè)管理水平的提高。文章從不同角度針對企業(yè)方案管理信息化展開了一系列的分析和研究，以供同行的研究進行參考。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化

為了與社會發(fā)展需要相適應，企業(yè)必須加快步伐進行檔案管理信息化建設，保證對檔案信息的利用效率，不斷提高企業(yè)的運作效率。檔案信息化實際上是指檔案管理工作模式從面向檔案實體管理為重點，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案實體數(shù)字化信息為重點，在這一過程中要實現(xiàn)檔案信息管理的數(shù)字化、信息接收與存儲的一體化以及信息高度共享。

1企業(yè)檔案管理信息化的重要性和必然性

在目前信息化社會環(huán)境中，檔案載體需求開始從傳統(tǒng)紙質(zhì)演變成為網(wǎng)絡化、電子化以及數(shù)字化的載體，同時檔案信息的內(nèi)容也朝著綜合化方向發(fā)展，檔案管理水平也得到了進一步的提高，值得一提的是，檔案資源信息化是檔案事業(yè)跨越式發(fā)展實現(xiàn)過程中的重要環(huán)節(jié)，同時也是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的一種必然趨勢。近年來隨著檔案信息化的不斷深入，目前檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展過程中的一項重大工作。

近年來隨著科學技術的不斷發(fā)展，企業(yè)面臨著網(wǎng)絡化、數(shù)字化以及知識化的變革，企業(yè)競爭力與信息化程度緊密相關，作為一種重要資源，信息技術與信息系統(tǒng)目前已經(jīng)成為支撐和決定企業(yè)戰(zhàn)略工作中不能分割的一部分。企業(yè)檔案管理信息化成為各企業(yè)得到發(fā)展的一條必經(jīng)之路。從企業(yè)外部環(huán)境來看，經(jīng)濟全球化和信息化的腳步不斷加快，在這種情況下市場范圍在不斷擴大，市場競爭越來越激烈，為了與外部的競爭環(huán)境相適應，進行業(yè)務流程、內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整是非常必要的，企業(yè)必須加強對信息資源的管理與開發(fā)，并在管理與業(yè)務活動等環(huán)節(jié)隨信息技術進行廣泛應用，將信息技術的作用充分發(fā)揮出來。

2企業(yè)檔案管理信息化中存在的主要問題

2.1企業(yè)檔案管理信息化意識淡薄

檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，需要非常大的投資，一些企業(yè)認為檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，不需要加大這方面的投入，在這種思想的指引下，很多企業(yè)將更多的資金投入到設備改造、產(chǎn)品銷售等方面，嚴重忽視了檔案事業(yè)的管理和建設，在檔案信息化、數(shù)字化管理工作中普遍存在設備配備不齊、電子文件整理混亂等問題。同時多數(shù)企業(yè)并沒有樹立起現(xiàn)代管理的理念，不重視對檔案管理人員的教育與培訓，在這種情況下，直接導致了檔案管理人員服務意識不強、管理經(jīng)驗不夠等問題，他們的業(yè)務能力和檔案管理水平很難與新時期檔案管理的要求相適應。

2.2存在多元化的檔案管理信息載體形式

在信息化環(huán)境之下，電子檔案始終是次于紙質(zhì)載體的檔案管理對象。目前計算機輔助技術已經(jīng)在工程設計、產(chǎn)品研發(fā)等方面得到了廣泛的應用，可以通過二維繪圖、三維仿真模擬設計方式，對文字、圖形以及圖像等信息進行反映，在這種情況下，紙質(zhì)、磁帶、光盤等傳統(tǒng)檔案載體會逐漸被電子化的檔案形式所取代，這主要是因為紙質(zhì)、光盤等信息載體可能會因為各種原因出現(xiàn)老化、損傷等問題，甚至造成系統(tǒng)運行失效的狀態(tài)。

2.3檔案管理標準化建設不完善

檔案信息管理標準化主要是指檔案實體管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾磉^程中必然要依賴業(yè)務規(guī)范。作為一個信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息處理的準確性將會以各業(yè)務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的準確性作為主要基礎。但是隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，數(shù)據(jù)技術標準化已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需要企業(yè)管理數(shù)據(jù)交換、企業(yè)之間網(wǎng)絡化標準、數(shù)據(jù)采集等方面都需要得到進一步的完善。上述因素都對企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)采集的規(guī)范性和準確性產(chǎn)生了直接的影響。

2.4檔案信息系統(tǒng)中存在安全問題

企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全性主要體現(xiàn)在電子檔案、檔案信息在網(wǎng)絡利用中的安全性等方面，它可能是受到了人為或者其他因素的影響而產(chǎn)生的問題，將會對企業(yè)信息化進程產(chǎn)生直接的影響。企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全運行需要受到企業(yè)檔案管理人員的調(diào)控，才能對正常狀態(tài)進行維持，然而管理人員在工作中極有可能會出現(xiàn)誤操作，這時就可能會出現(xiàn)系統(tǒng)安全失效的現(xiàn)象。此外，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)是面向用戶的信息系統(tǒng)，用戶可以利用各種途徑對檔案信息造成損害，例如在利用途中私自涂改內(nèi)容，對有用的檔案信息進行復制等，這些都會導致系統(tǒng)安全失效。

3企業(yè)檔案管理信息化建設的對策

3.1企業(yè)領導應積極轉(zhuǎn)變思想觀念，推動檔案管理信息化建設

檔案信息化是共享信息的需要，同時也是檔案管理事業(yè)進步的重要突破口，企業(yè)領導對檔案管理信息化的認識程度直接決定了信息化建設在工作中的廣度和深度。為了進一步推動信息化建設，企業(yè)領導應意識到檔案管理信息化的影響，正視檔案管理信息化的艱巨性和復雜性，充分關心這一事業(yè)，在人力、物力、財力上加大投入，真正將檔案信息化管理納入到企業(yè)工作計劃中。同時企業(yè)領導還要充分了解目前檔案管理工作的情況，精心制定工作方案，對檔案管理工作的開展進行指導。

3.2提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力

企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)必然要依賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高，精干高效、德才兼?zhèn)淙瞬抨犖榈呐囵B(yǎng)，這是企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的一項重要保證。計算機技術的應用是信息化管理的核心，要想實現(xiàn)檔案管理信息化，就要具備具有先進技術與知識的技術人員，同時為保證歷史資料能夠得到長期的保存，檔案管理人員還要積極利用現(xiàn)代化檔案管理方式對各項檔案管理技能進行掌握，并積極維護現(xiàn)代化辦公設備。

3.3建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集制度

企業(yè)檔案管理應采用與信息化創(chuàng)新相適應的規(guī)章制度，加強自身檔案信息化管理的步伐，不斷推動檔案管理信息化建設的發(fā)展，同時還應該建立起數(shù)字化的檔案制度，并針對數(shù)據(jù)存儲、利用做出明確規(guī)定。還可以與企業(yè)檔案特點相結(jié)合，建立專題數(shù)據(jù)庫，為基礎創(chuàng)新提供科學的參考。此外，企業(yè)檔案部門應保證全方位參與到信息化建設中，加強對各種文件材料的監(jiān)控。

3.4保證檔案信息的完整性與安全性

在企業(yè)檔案管理信息化工作中，信息安全管理是核心要素，在檔案管理工作中應從機房、軟件等多方面開始著手，對計算機系統(tǒng)的安全性進行維護，同時還要通過一定的技術手段對硬件上的問題進行解決，充分考慮到系統(tǒng)的安全性。另外，保證檔案信息管理網(wǎng)絡獨立性，保證網(wǎng)絡的安全性。

結(jié)語

在企業(yè)檔案管理活動中，檔案信息化應對現(xiàn)代信息技術進行全面的應用，有效采集檔案信息資源，更好的為管理者和領導服務。在現(xiàn)在如此迅猛發(fā)展的社會中，檔案信息化已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的一種必然選擇。

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