淺議初級中學檔案信息化建設現(xiàn)狀及對策

許顏林

近年來，我國初級中學檔案管理信息化進程，在全面信息化技術浪潮的帶動下，取得了顯著的進展，然而從目前的情況而言，仍然不能適應學校管理的發(fā)展要求，需要大力地進行完善。

一、初級中學檔案信息化建設過程中存在的問題

（一） 檔案信息化建設缺乏應有的重視。

相關學校領導對于檔案信息化建設的重要意義沒有清楚的認識，缺乏足夠的重視。認為檔案管理信息化工作只是管理保存一些材料，是檔案管理員的事情，對于學校的整體工作不重要，沒有意識到學校檔案管理信息化工作的價值和意義。學校的檔案管理信息化工作缺少政策上的支持，人力財力投入不足，這就導致學校的檔案信息化建設無法順利有效地開展。

（二）檔案信息化基礎設施建設比較落后。

很多學校對檔案信息化管理的資金投入薄弱，很多硬件設施老舊，根本無法滿足基本的檔案保管的要求。雖然一些學校也配備了一些基本設備如計算機、打印機、掃描儀等，但多是一些被淘汰或老化嚴重的設備;檔案數(shù)字化工作滯后，多數(shù)學校未建立室藏檔案數(shù)據(jù)庫，目錄數(shù)據(jù)庫不健全，不少學校只有單一的文書檔案目錄數(shù)據(jù)。查找利用手段落后，不能適應學校現(xiàn)代化管理的需要。

（三）檔案信息化人員素質(zhì)不高。

許多檔案管理的人員管理觀念比較落后，依然按照傳統(tǒng)的管理模式對檔案進行管理。相當一部分學校仍然只重視對紙質(zhì)文件的整理而輕視電子文件，從而導致一些重要的電子文件丟失。多數(shù)學校缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的教職工兼管。

二、初級中學學校檔案管理信息化建設的幾點對策

（一）強化對檔案管理信息化重要性的認識。

隨著大量的電子文件和電子檔案的涌現(xiàn)，已經(jīng)對學校檔案工作形成了巨大壓力。檔案管理的理念、體制和工作方式都面臨重大的挑戰(zhàn)。因此初級中學必須迎接挑戰(zhàn)，適應電子文件歸檔管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。社會科技的進步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。面對挑戰(zhàn)，廣大檔案工作者必須要增強檔案信息化的緊迫感，提高檔案信息化的自覺性。學校檔案信息化建設是全學校檔案建設的共同工作，對于學校發(fā)展等各項工作都有極大的促進作用。要加強對檔案信息化建設的領導規(guī)劃，從學校領導方面來看，要將檔案信息化建設納入學校的現(xiàn)代化建設的整體規(guī)劃上來，明確專職的檔案管理人員，定期聽取相關部門的意見和建議，及時解決檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的各種問題。有關領導部門要充分認識到學校檔案信息化建設的重要性和必要性，在強化思想的基礎上，指導信息化建設。

（二）加強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。

優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務精通。檔案管理信息化飛速發(fā)展，必然對檔案工作人員提出更高的要求。對檔案管理人員而言，既要具備專業(yè)的檔案管理知識，又要能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網(wǎng)絡技術知識，提高其綜合素質(zhì)。要加強對檔案管理員的長期培訓和再教育工作，使其具有較好的基礎知識、較高的專業(yè)知識、相關的學科知識、較高的個人修養(yǎng)和責任心等，要不斷掌握新知識和新技能，促進檔案管理信息化的建設進程。要充分認識人才隊伍建設在檔案工作中的關鍵性作用，為檔案信息化人才的成長進步和施展才能創(chuàng)造有利條件。

（三）加大檔案信息化管理的軟硬件建設。

長期以來由于缺乏足夠的重視，造成了在這方面投入的財力經(jīng)費都不夠，導致學校檔案信息化基礎設施嚴重落后，即使想建設檔案信息也沒有扎實的基礎保障。硬件設施是檔案管理信息化建設的基礎，也是保障檔案管理質(zhì)量的重要條件。各學校要克服一切不利因素，投入盡量多的物力、人力、財力，采取有效措施保證檔案管理信息化建設工作的順利進行。要加大對檔案信息化建設的投入，設立綜合檔案室等，配備相應的管理設施和必要現(xiàn)代化辦公設備，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化的規(guī)范管理。

（四）實現(xiàn)檔案信息化管理的資源共享。

隨著網(wǎng)絡化、信息化進程的加快，對于學校檔案管理來說，信息化、網(wǎng)絡化成為了今后檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要充分利用網(wǎng)絡技術推進文檔一體化的管理，克服學校各部門之間歸檔材料銜接不緊等問題，通過網(wǎng)絡技術對文件、檔案的全部信息進行統(tǒng)一管理。要加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)多部門的資源共享，使學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心，利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導和有關部門，提高查閱利用率，使他們親身體驗到檔案信息化的便利。充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，實行一體化的統(tǒng)一管理。通過建立校園局域網(wǎng)系統(tǒng)，可以實現(xiàn)資源的充分利用和優(yōu)勢互補，避免不必要的重復和浪費。

（五）強化電子檔案信息的安全管理。

學校既要維護傳統(tǒng)載體檔案的安全，也要維護數(shù)字檔案信息的安全。要加強宣傳教育，提高電子檔案保密意識。通過組織學習保密法律法規(guī)及計算機安全保密知識，進一步增強涉密人員的防范思想，減少認識上的誤區(qū)和盲區(qū)。要健全電子檔案保護制度，明確電子檔案安全保護責任制。檔案文件的形成者、管理者還是利用者，都必須賦予安全責任，明確保密義務。要制定切實可行的網(wǎng)絡系統(tǒng)安全管理措施，加強對內(nèi)部系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密。把強化安全保密教育，提高計算機網(wǎng)絡知識和防御技術作為一項長期內(nèi)容來抓。

（作者單位：井陘縣小作中學）