基于WBS 的綜合管理工作分解

魯維 王京 楊卿

(中國飛行試驗研究院，陜西 西安 710089)

0 引言

綜合管理工作種類多，涉及行政管理、人力資源、黨紀(jì)工團、內(nèi)部協(xié)調(diào)等各個方面;對接單位多、業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，需要承上啟下，對接多個部門機構(gòu);管理人員數(shù)量少，每位人員身兼數(shù)職。傳統(tǒng)的管理方法按工作類型或者承接單位分配，一人一角，需要大量的人力資源，工作效率較低?？v觀國內(nèi)外現(xiàn)狀，高度的信息化手段，使專職的管理人員趨向于少而精，大量的人力資源從繁雜、重復(fù)的體力工作中解放出來。然而，人員的減少、信息化水平的加強，雖然提高了工作效率，但是也帶來一些新的問題，角色轉(zhuǎn)換應(yīng)接不暇，一旦有人員調(diào)整，工作承接繁雜、周期長、容易“斷電”。工作分工、責(zé)任職責(zé)和流程規(guī)劃上已經(jīng)不能適用于高強度、多變化的綜合管理工作。因此，中國飛行試驗研究院提出將綜合管理工作項目化，運用項目管理的理念，導(dǎo)入項目管理WBS 工具，并以該院技術(shù)中心綜合管理處為例，在規(guī)范制度流程、探索精細(xì)化管理和人員綜合素質(zhì)提升等多方面進(jìn)行嘗試和改進(jìn)，經(jīng)過兩年的探索和實踐，初步實現(xiàn)復(fù)雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程化的事情定量化，定量化的事情信息化，使綜合管理從傳統(tǒng)的粗獷式管理向?qū)I(yè)化管理發(fā)展邁進(jìn)了一大步。

1 WBS 的理論依據(jù)

1.1 WBS 的概念和特點

工作分解結(jié)構(gòu) (Work Breakdown Structure，WBS)是把項目包含的所有工作內(nèi)容按其相關(guān)關(guān)系逐層進(jìn)行分解，直到工作內(nèi)容單一、責(zé)任人唯一的最小工作單元為止，并能直觀地表示出各項工作在整個項目中的地位，實現(xiàn)項目更有效地進(jìn)行工作計劃、開展進(jìn)度控制、實施過程監(jiān)督的一種方法。工作分解結(jié)構(gòu)是一個分級的樹形結(jié)構(gòu)，是將項目按照其實施過程(時間順序)或內(nèi)在結(jié)構(gòu)(邏輯順序)進(jìn)行層層分解而形成的結(jié)構(gòu)示意圖。

WBS 具有三個顯著特點，第一是“完整性”，每層的分解結(jié)構(gòu)應(yīng)盡可能包括項目要完成的所有工作任務(wù);第二是“時間可衡量性”，最小工作單元可以以單位時間(小時、天數(shù)等)估計，從而改進(jìn)時間、成本和資源估計的準(zhǔn)確度;第三是“責(zé)任性”，最小工作單元由一個人在無他人幫助的情況下就可以完成。

WBS 是項目實施、實現(xiàn)最終任務(wù)所必須完成的全部工作內(nèi)容的一張清單，也是工作計劃、進(jìn)度管控、人員分配、溝通管理、成本和預(yù)算控制的基礎(chǔ)。

1.2 WBS 的目的

確保項目工作分解結(jié)構(gòu)后，內(nèi)容完整、關(guān)系明確，具有系統(tǒng)性和可控性。分解結(jié)構(gòu)的結(jié)果包含實現(xiàn)項目所必須完成的全部工作內(nèi)容，沒有遺漏。

明確項目概況和組成，把控整個項目的過程。

有利于建立項目保證體系。在項目工作分解結(jié)構(gòu)的同時，項目任務(wù)目標(biāo)被分配到各項目最小單元，實現(xiàn)更翔實的計劃、更有效的控制，并計算出項目最小單元的工作量。

有利于建立項目責(zé)任體系，明確各項目單元之間的界限，明確各項目單元的具體負(fù)責(zé)人。

有利于建立項目進(jìn)度控制體系，明確各項目工作的時間目標(biāo)。

有利于成立項目組織體系，作為下達(dá)任務(wù)，溝通管理的依據(jù)。

項目過程透明，便于協(xié)調(diào)和控制。

1.3 WBS 圖的層次和編碼

工作既可以按項目的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，又可以按項目的實施順序進(jìn)行分解。根據(jù)工作分解本身的復(fù)雜程度、規(guī)模大小、工作流程等形成WBS 圖的不同層次。

為了簡化WBS 的信息互通，常常采用編碼技術(shù)對WBS 進(jìn)行信息標(biāo)識。WBS 編碼的位數(shù)與WBS 的層次一致，有多少層級就有多少位的編碼位數(shù)。第一位數(shù)表示處于最高層級的項目整體;第二位數(shù)表示處于次一層級的子項目的編碼;第三位數(shù)是處于第三層級的具體項目;第四位數(shù)是處于第四層級的更細(xì)更具體的項目編碼，以此類推，還可以有下一級編碼。在WBS 編碼中，任何等級的一位項目單元是下一層級項目單元的總和。

1.4 WBS 分解遵循的原則

(1)自上而下原則。按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)逐層、逐個樹狀分解。

(2)百分之百原則。對每一個工作元素按一個分解標(biāo)準(zhǔn)窮舉出其所有工作內(nèi)容，確保一個WBS 元素的下一層分解(子層)的工作總和必須等于上一層(父層)元素的工作內(nèi)容。

(3)獨立性原則。每一個WBS 元素都應(yīng)該代表一個獨立的工作元素，不能重復(fù)或交叉，有較高的整體性和獨立性，能實現(xiàn)任務(wù)的可管理、可分配和可考核。

(4)編碼唯一性原則。每一個WBS 元素有且僅有一個編碼，此編碼可在整個綜合管理中進(jìn)行信息交流。

(5)適當(dāng)細(xì)分原則。最底層WBS 元素應(yīng)在活動之上的工作包級，且可控和可測，必要時應(yīng)盡可能細(xì)分，但并非越細(xì)越好，太細(xì)會增加管理負(fù)擔(dān)。

2 基于WBS 的綜合管理工作分解

2.1 WBS 分解工具

本文采用微軟公司開發(fā)的項目管理軟件Project 2007 進(jìn)行綜合管理工作分解。Project 2007具有實用性、功能性與靈活性的特點，在項目管理領(lǐng)域中獨樹一幟，具有非常重要的地位。應(yīng)用Project 2007 可以實現(xiàn)項目設(shè)計的合理規(guī)劃、減少資源浪費，而且還可以跟蹤項目進(jìn)度、協(xié)調(diào)各方資源和安排日程等工作。

2.2 綜合管理職能定位和業(yè)務(wù)關(guān)系

中國飛行試驗研究院技術(shù)中心綜合管理處的職責(zé)有:負(fù)責(zé)下屬單位的綜合管理與協(xié)調(diào);負(fù)責(zé)日常行政管理工作;負(fù)責(zé)內(nèi)部人力資源的調(diào)配;負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)干部管理工作等干部隊伍建設(shè);作為黨委、紀(jì)委、工會、共青團的工作部門，負(fù)責(zé)黨群工作的組織管理工作;其他臨時性工作見圖1。理解和把握好綜合管理的職能定位，才能確定綜合管理的工作方向和目標(biāo)。

圖1 綜合管理職能定位示意圖

圖2 綜合管理業(yè)務(wù)關(guān)系

中國飛行試驗研究院技術(shù)中心綜合管理處的綜合管理業(yè)務(wù)關(guān)系見圖2，根據(jù)綜合管理的職責(zé)，綜合管理業(yè)務(wù)上級關(guān)系部門10 個，包含有20 多項直接工作聯(lián)系，16 個工作類型，對應(yīng)14 個崗位角色。而這14 個崗位角色目前由4 位工作人員分擔(dān)和3 位領(lǐng)導(dǎo)主管。

2.3 基于WBS 的綜合管理工作分解

圖3 為中國飛行試驗研究院技術(shù)中心綜合管理處的綜合管理WBS 分解結(jié)構(gòu)示意圖(這里只列舉了其中最主要的部分)，綜合管理工作可分解為行政管理、黨群工作、人力資源管理和干部隊伍建設(shè)4 大類、28 分類、144 項的四級結(jié)構(gòu)。

為了明晰與各部門的關(guān)系，明確最小項目單元的交付成果，將圖3 進(jìn)一步運用項目管理軟件Project 2007，把各項工作在整個綜合管理中的地位、構(gòu)成、對接部門和交付成果直觀地表示出來，見圖4，其中第一列為“標(biāo)識號”，第二列為“編號”，即WBS 編碼，第三列為“工作分解要素”，即包含在綜合管理中的所有子集，第四列為“聯(lián)絡(luò)單位”，即為每個子集所聯(lián)系的相關(guān)部門，第五列為“交付成果”，即為每個子集最終要實現(xiàn)的工作目標(biāo)、成果。

3 基于WBS 的綜合管理工作分解與傳統(tǒng)方式的對比

圖3 綜合管理WBS 分解結(jié)構(gòu)示意圖

圖4 綜合管理WBS 分解結(jié)構(gòu)圖之一(截圖)

基于WBS 的綜合管理工作分解，運用項目管理的理念，依據(jù)綜合管理的組織定位，理解和把握綜合管理的職能定位，確定綜合管理的工作方向和目標(biāo)，并采用項目管理專業(yè)軟件，一目了然地展示出綜合管理的項目結(jié)構(gòu)、承接部門以及交付成果?；赪BS 的綜合管理工作分解與傳統(tǒng)的綜合管理方式對比分析見表1，基于WBS 的綜合管理工作分解較傳統(tǒng)的管理方式在明確責(zé)任分工、提高工作效率、減少資源浪費以及傳承性方面更加系統(tǒng)和完善，可以實現(xiàn)更有效的計劃、組織、控制工作實施、改進(jìn)時間、降低成本、提高效率的目的，是綜合管理模式創(chuàng)新的一項有意義探索和實踐。

表1 基于WBS 的綜合管理工作分解與傳統(tǒng)綜合管理方式的對比分析

4 結(jié)語

“推動各單位主動應(yīng)用管理工具，突破管理短板，解決瓶頸問題”是中航工業(yè)集團公司管理提升與創(chuàng)新工程總體思路的要求。中國飛行試驗研究院運用項目管理的理念，開拓性地導(dǎo)入項目管理WBS 工具。這也是項目管理工具在該院綜合管理領(lǐng)域的首次實踐，是管理方法的創(chuàng)新和嘗試，為該院推進(jìn)精細(xì)化管理，實現(xiàn)卓越績效打下了良好的基礎(chǔ)。今后將以此為基礎(chǔ)，逐步實現(xiàn)該院項目管理在團隊建設(shè)、成本控制、人力資源管理和溝通管理等方面的實踐和應(yīng)用。

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