核電EPC模式下項目文檔聯(lián)合管理

劉朋朋

（海南核電有限公司 海南昌江）

EPC模式是指工程設計（Engineering）、采購（Purchase）、建造（Construction）一體化模式，采用EPC模式的項目被稱為“交鑰匙項目”。EPC模式是目前核電項目建設中非常普遍的一種模式，其主要特點為“精干業(yè)主、工程總包、專業(yè)分包”。相比大業(yè)主模式，在EPC模式下核電業(yè)主單位文檔部門的職能轉為對承包商的監(jiān)督、檢查和指導，文檔的收集、整理、組卷、裝訂等直接操作性工作更多由總承包商及分包商來承擔，因此，保證總承包商的項目文檔管理水平，做好與總承包商的接口工作對于項目文檔的質量和歸檔進度至關重要。

一、項目文檔聯(lián)合管理背景

作為中核集團第一批實施項目，在EPC模式下項目文檔管理的實踐中，海南昌江核電項目文檔管理人員普遍缺乏EPC模式項目文檔管理經(jīng)驗，同時受到項目地理位置偏僻交通極其不便的影響，項目文檔管理面臨諸多挑戰(zhàn)。

1.EPC模式下項目文檔審查、驗收的環(huán)節(jié)增多周期大幅延長

在大業(yè)主建設模式下，各分包商組卷完畢后直接交業(yè)主單位審查驗收，業(yè)主單位項目負責部門和文檔部門審查合格后即可辦理檔案移交手續(xù)。在EPC模式下，根據(jù)總包合同要求總承包商向業(yè)主移交的文件必須符合歸檔要求，在原有項目文檔流程中增加了總承包商的審查驗收環(huán)節(jié)。以設備完工報告審查流程（圖1）為例，審查周期延長約一倍。

2.總承包商文檔部門人員流動大經(jīng)驗不足

海南昌江核電項目位于海南省昌江黎族自治縣，交通不便，氣候惡劣，工作、生活條件較差，總承包商難以吸引有經(jīng)驗的人員來參與項目文檔管理，項目建設初期文檔管理部門絕大多數(shù)工作人員未從事過核電項目文檔管理工作，文檔管理經(jīng)驗極度匱乏；同時，總承包商文檔部門人員流動較大，無法保持穩(wěn)定的項目文檔管理隊伍，從2010年項目開工至2012年年底，第一批文檔管理人員僅有2人在崗，離職人員超過80%，有經(jīng)驗人員的相繼離職對項目文檔管理產(chǎn)生了較大的負面影響。

圖1 兩種建設模式下設備完工報告審查流程及周期對比

3.業(yè)主文檔人員對項目檔案內在聯(lián)系不熟悉

核電項目文檔管理人員不僅需要了解文檔管理知識，還需要熟悉工程建設業(yè)務，進而了解不同類型文件的內在聯(lián)系，從使用人員的角度出發(fā)優(yōu)化組卷方式，提高項目文檔的系統(tǒng)性，最終達到滿足使用人員快捷查詢需求的目的。但是在核電EPC建設模式下，由于總承包商的存在，對分包商組卷整理工作監(jiān)督指導的職責主要由總承包商來履行，業(yè)主文檔人員直接接觸承包商文檔組卷工作的機會相對減少，對工程建設領域的業(yè)務了解程度相對不足，影響后續(xù)檔案利用的便捷程度。

4.承包商文檔保管條件較差檔案安全得不到保障

部分承包商的庫房不符合檔案保管要求，在海南高溫高濕的環(huán)境下溫濕度的控制尤其困難，部分文檔已經(jīng)出現(xiàn)受潮泛黃的情況，同時在臺風等極端天氣下，發(fā)生過歸檔文件被雨水浸泡的情況，檔案的安全保管面臨較大的威脅。

二、項目文檔聯(lián)合管理模式的實踐

海南核電有限公司與總承包商經(jīng)過多次討論分析，最終確定在現(xiàn)有條件下嘗試業(yè)主單位與總承包商文檔聯(lián)合管理模式（ 圖 2）。

1.發(fā)布管理制度明確職責統(tǒng)一管理

圖2 海南昌江核電項目聯(lián)合文檔管理模式組織架構圖

海南昌江核電項目先后成立了設備文件聯(lián)合文檔管理工作組和工程文件聯(lián)合文檔管理工作組，發(fā)布了《設備文件聯(lián)合文檔管理工作組管理制度》和《工程文件聯(lián)合文檔管理工作組管理制度》，明確工作組成員由業(yè)主單位和總承包商人員組成，主要職責為設備文件和基建文件組卷指導、文件審查、檔案驗收以及檔案接收等的全過程管理，針對設備文件管理的實際，在得到設備廠授權的情況下，設備文件聯(lián)合文檔管理工作組對待歸檔文件的格式問題進行現(xiàn)場整改。同時，制度明確規(guī)定組長經(jīng)業(yè)主單位和總承包商授權，全權負責聯(lián)合工作組的管理，加強對承包商的監(jiān)督指導，定期向業(yè)主單位和總承包商匯報工作進展。聯(lián)合工作組成員為全職項目文檔管理人員，未經(jīng)組長批準不可從事項目文檔管理以外的工作。

2.集中辦公實現(xiàn)庫房共用

集中辦公是實現(xiàn)統(tǒng)一管理的重要條件，實現(xiàn)業(yè)主單位和總承包商項目文檔人員的合署辦公一方面有利于工作組的人員管理，另一方面能夠方便工作組員工之間的經(jīng)驗交流，營造良好的工作氛圍，是實現(xiàn)項目文檔管理統(tǒng)一管理、專事專辦的重要條件。業(yè)主單位克服困難，為工作組提供了獨立的辦公環(huán)境，改變了原有分散辦公的情況，為工作組工作的順利開展打下了良好的硬件基礎。

針對承包商庫房面積小，檔案保管條件差的問題，業(yè)主單位將項目檔案庫房向總承包商開放，實現(xiàn)了庫房共用，使待歸檔文件能夠及時入庫，實現(xiàn)了待歸檔文件的安全保管，同時，工作組提前做好庫房排架方案，當每一階段、各個子項的檔案通過預驗收后由總包商向業(yè)主進行邏輯移交，檔案在業(yè)主檔案庫房直接上架，減省原有模式下檔案由總承包商庫房到業(yè)主庫房的倒架環(huán)節(jié)，避免了重復勞動。

3.注重日常培訓協(xié)同作業(yè)相互認可

在項目文檔聯(lián)合管理過程中，業(yè)主人員和總承包商人員共同從事項目文檔管理的各項工作，協(xié)同作業(yè)，相互認可是項目文檔聯(lián)合管理的最主要特點，而這個特點對于人力資源的節(jié)約非常明顯。如對于文檔驗收及討論會議等活動，原有模式下業(yè)主單位和總承包商兩方需要各派人員參加，而工作組成立后只需派出一方代表即可；而在文檔管理過程中最為費時費力的文件審查環(huán)節(jié)，聯(lián)合管理模式頁改變了原來總承包商和業(yè)主多重審查的情況，在項目檔案數(shù)量達到幾萬卷的情況下，節(jié)約人力的優(yōu)點愈發(fā)明顯，文檔的審查周期也將會大大縮短。

工作環(huán)節(jié)的縮減可能會帶來文檔管理工作質量的下降，特別是如果文檔審查環(huán)節(jié)減省帶來的結果是文檔質量的下降，協(xié)同作業(yè)，相互認可的方法將變得不可行，而以此為核心的項目文檔聯(lián)合管理模式將無法繼續(xù)開展。為了避免這種情況的發(fā)生，工作組采取了以下措施保證工作質量：

（1）專人專職，明確崗位職責，討論并發(fā)布各崗位的工作實施細則，確保每個員工明確自己的工作范圍，掌握本崗位的工作技能。

（2）邀請其他核電項目的項目文檔管理專家開展專題培訓，同時多次安排工作組人員到各個核電項目進行調研學習。

（3）定期開展培訓和業(yè)務討論活動，培訓的內容主要為最新的國家標準、行業(yè)標準、管理程序以及工作實施細則，并結合培訓材料中與各崗位相關的內容進行討論，如有變更則對工作實施細則進行調整。

（4）在重要批次的文件審查過程中，組長不但要參與文檔審查，還需對最終的審查意見進行確認。

4.雙重身份實時協(xié)調定期總結匯報

項目聯(lián)合文檔工作組由業(yè)主單位和總承包商人員共同組成，作為業(yè)主單位和總承包商唯一的項目文檔管理單位，工作組在項目文檔管理過程中具有業(yè)主和總承包商的雙重身份，如在實際工作中遇到問題，可以實時與業(yè)主單位或總承包商各相關部門直接溝通，協(xié)商解決方案，只有在遇到工作組層面無法解決的問題時，才需要向業(yè)主單位或總承包商文檔部門匯報，由雙方文檔部門協(xié)商解決方案。

項目聯(lián)合文檔工作組接受雙方的領導和業(yè)務指導，每月需編制工作組月報，如有專題工作也需編制專題報告，分別向業(yè)主單位和總承包商提交工作組工作進展情況，并積極參加業(yè)主單位與總承包商定期舉辦的文檔辦公會，根據(jù)項目文檔管理的總體規(guī)劃接收相關任務。

5.注重前端控制加強對承包商的監(jiān)督指導措施

（1）加強組卷指導和組卷規(guī)劃的審查。發(fā)布管理程序《組卷規(guī)劃編制要求》，要求各承包商在項目開工前期提交組卷規(guī)劃，主要內容需包括組卷方法、案卷質量要求以及分卷分冊清單等信息。項目文檔聯(lián)合工作組對各項目工程及文檔管理情況進行調研，根據(jù)國家標準、行業(yè)標準以及合同，結合業(yè)務處室要求對組卷規(guī)劃進行審查，批準后備案，作為該項目文檔組卷的指導性文件。

（2）加強承包商培訓，實行承包商文檔人員上崗授權機制。多次邀請國家檔案局、海南省檔案局以及福清、方家山項目的項目文檔管理專家到現(xiàn)場舉辦承包商文檔業(yè)務培訓，為保證培訓效果，聯(lián)合文檔工作組對承包商文檔人員進行了嚴格的崗位授權控制，定期開展考核活動，考核結果直接通知各承包商主要領導，考核不合格的人員建議調離文檔管理崗位。

（3）利用商務手段加強項目文檔的進度控制。針對部門項目檔案組卷整理緩慢，移交進度滯后的情況，項目文檔聯(lián)合管理工作組與商務部門協(xié)商，在項目尾款支付時設置工作組的會簽點；同時，發(fā)布檔案責任追究制度，明確如在項目檔案質量和進度方面存在問題，經(jīng)工作組申請，商務部門可以對相關承包商進行責任追究。

三、結語

文檔聯(lián)合管理模式的實行，解決了海南昌江核電項目項目文檔管理在EPC模式實施過程中出現(xiàn)的諸多新問題，對于保證項目文檔質量及歸檔進度發(fā)揮了重要的作用。實踐證明，在核電EPC模式實施的初期，文檔聯(lián)合管理模式能夠使業(yè)主和總承包商更好地協(xié)作與配合，減少工作接口，縮短文件歸檔周期，避免了重復勞動，在有限人力資源的情況下集中力量強化對承包商的監(jiān)督指導，加強文檔管理的前端控制，相對于將主要精力放在文件審查等后端控制環(huán)節(jié)的原有模式，對于項目文檔的質量和歸檔及時性的提高效果更為明顯。