淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性

文 / 李 瑩

大慶油田礦區(qū)服務事業(yè)部物業(yè)管理四公司

目前，油田企業(yè)的合同管理工作存在著很多問題，在一定程度上影響了企業(yè)之間的關(guān)系，同樣對市場秩序和社會秩序的穩(wěn)定造成了傷害。本文主要簡述合同檔案管理中存在的問題，并提出相應的整改措施，以此保證油田合同檔案管理的有效性和公平性。

合同檔案 / 管理 / 改進措施

合同檔案主要是將合同履行全過程和情況的全部文字資料進行記載，隨著市場經(jīng)濟的擴大，世界經(jīng)濟一體化及企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，使合同的地位日趨顯著，在經(jīng)濟社會的活動地位日漸重要。采取科學規(guī)范的合同檔案管理，可有效的保障法人和單位的合法權(quán)益，需要管理人員和領(lǐng)導重視合同檔案管理的重要性。

一、合同檔案建立的必要性

外部因素的影響是起建立合同檔案的主要因素。隨著國家經(jīng)濟的快速發(fā)展，世界大環(huán)境的變化，市場競爭力日趨激烈，這些都對企業(yè)發(fā)展造成很大影響，因此，企業(yè)管理者也需要順應社會發(fā)展的趨勢，尊重客觀規(guī)律增強法制法律觀念，同時積極參加國際平臺，汲取他人長處，增強自身合同風險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益，在生產(chǎn)經(jīng)營中簽訂大量合同協(xié)議，大量合同文本需要保存，勢必會產(chǎn)生合同檔案，因此，企業(yè)需要建立完善科學的合同檔案管理制度。其次，企業(yè)任何一部分的經(jīng)濟活動，都需要通過合同進行記載和規(guī)范，當企業(yè)中出現(xiàn)任何一個問題，都需要通過合同檔案進行處理和解決。因此，企業(yè)內(nèi)部如果保持平穩(wěn)運行、持續(xù)發(fā)展，必須建立合同檔案辦法。

二、油田企業(yè)合同檔案管理存在的問題

（一）難以收集合同檔案資料

合同檔案管理工作中，難以收集合同檔案已經(jīng)在油田企業(yè)中屢見不鮮。在法人單位看來，不同職能部門，所擬定和承辦的合同有所不同。在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復雜環(huán)節(jié)。而且合同要想實效，需要經(jīng)過所有責任方共同承擔責任，簽字后才能生效。具有流程復雜，周期長等特點。在收集合同檔案時，會存在中途流失的現(xiàn)象。所以，在收集合同檔案時，不利于開展部門工作收集合同情況。

（二）企業(yè)對合同檔案管理缺少重視

在某些油田企業(yè)中，由于缺少專業(yè)合同人員配備，加之對于合同管理存在認識偏差，就連合同管理人員都對合同檔案管理缺少基本認識，領(lǐng)導者對于合同管理方面更加輕視，未將合同檔案管理納入部門職責和個人崗位職責，甚至連最起碼合同管理制度都沒有，也并沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔情況，造成合同原件丟失，給企業(yè)帶來了不必要的經(jīng)濟損失，管理人員在收集檔案后，未及時歸納和整理，合同歸檔不及時，影響了合同檔案管理工作的順利實施，并且頻繁更換管理人員，使得合同檔案管理工作呈現(xiàn)混亂局面。

（三）合同檔案管理缺乏規(guī)范性

在油田企業(yè)合同管理中，缺乏完整的合同內(nèi)容也是普遍存在的現(xiàn)象。部分合同承辦人缺乏完善的法律知識，缺少合同法的基本知識，使合同內(nèi)容不完整。其次合同格式不規(guī)范，影響了合同檔案質(zhì)量。再者由于合同承辦人責任心的缺失，工作中易出現(xiàn)數(shù)字，格式、地址等的人為錯誤。在合同管理中，管理人員按合同檔案管理相關(guān)制度對合同檔案進行分類和歸納，使合同檔案條目不清，難于查詢。

三、合同檔案管理的改進措施探討

（一）增強合同管理的規(guī)范性

企業(yè)需要根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，制定符合企業(yè)的檔案管理制度，構(gòu)建完善的檔案管理制度，提高合同檔案管理的規(guī)范性，合同檔案管理制度需要明確合同文本格式、所包含的附件清單及合同編號原則，以便合同檔案的收集工作。另外，提高合同檔案管理的網(wǎng)絡化和信息化水平。在合同檔案管理中，可采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作進行在線管理，實現(xiàn)合同管理一體化，保證合同檔案信息齊全、準確，同時方便合理開發(fā)和利用檔案。

（二）專業(yè)化培訓檔案管理工作

企業(yè)領(lǐng)導需要認識到合同檔案管理工作的重要性，認識到合同檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展，制定合同檔案管理制度，企業(yè)需要將合同檔案管理納入到部門及崗位職責上，管理人員要定期向領(lǐng)導匯報工作情況，使領(lǐng)導知道檔案管理工作的存在的問題，并積極處理，企業(yè)需要由相對固定的專業(yè)人員負責檔案，保證合同檔案的連續(xù)性。同時制定嚴格的獎懲制度，若出現(xiàn)問題，需要給予必要的懲罰，以次改善管理人員的合同檔案管理意識薄弱的問題，其次是加強合同檔案管理的培訓，以此增強管理人員的工作責任意識，提高業(yè)務水平綜合素質(zhì)。最后，企業(yè)需要將績效考核注入合同檔案管理工作中，保證合同的完整、準確、及時歸檔，合同檔案管理員監(jiān)督指導合同形成部門和下屬單位進行合同歸檔工作。

結(jié)語：在企業(yè)合同檔案管理工作中，為了保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，需充分發(fā)揮合同檔案管理的作用，針對合同檔案管理工作的問題，規(guī)范管理制度，合同實施網(wǎng)絡信息技術(shù)，并提高管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)，以此促進企業(yè)的發(fā)展。

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