高校儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉仁霖， 錢大益， 孟兆磊， 劉曉楠

(北京科技大學(xué) 資產(chǎn)管理處，北京100083)

0 引 言

高校的儀器設(shè)備是支撐教學(xué)、科研、管理活動(dòng)開展的重要資源，其總量也是衡量高校綜合實(shí)力的關(guān)鍵指標(biāo)之一［1］。近年來隨著我國對(duì)教育事業(yè)投入的增加，各高校儀器設(shè)備總量呈迅猛增長之勢(shì)，這雖為高校的發(fā)展提供了更好的物質(zhì)條件，但也無形中增加了管理難度。在設(shè)備管理過程中所暴露出的“工作流程不合理，數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，設(shè)備利用率不高”等問題，這無疑制約著高校事業(yè)的發(fā)展。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，在信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，要做好儀器設(shè)備的管理工作，開發(fā)一套科學(xué)的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

1 高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的發(fā)展和不足

影響儀器設(shè)備管理系統(tǒng)發(fā)展的因素有很多，如科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、規(guī)章制度的調(diào)整、設(shè)備種類的增加、分校區(qū)的拓展和管理人員層次結(jié)構(gòu)的改變等。在這些因素中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展無疑是最關(guān)鍵的。每一次儀器設(shè)備管理模式的重大變革都源自對(duì)某項(xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用。因此，根據(jù)使用的技術(shù)不同，將儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的發(fā)展分為四個(gè)階段:①人工管理階段，②電子文檔管理，③單機(jī)數(shù)據(jù)庫管理，④互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫管理階段。

人工管理階段通過登記造冊(cè)的形式來管理設(shè)備信息，由于數(shù)據(jù)檢索、統(tǒng)計(jì)困難，且賬面信息不能實(shí)時(shí)反映設(shè)備使用、維修、報(bào)廢的狀態(tài)，已基本淘汰。

隨著電腦的普及，人們開始采用電子表格如Excel來代替紙質(zhì)賬本記錄設(shè)備相關(guān)信息，對(duì)設(shè)備信息進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)檢索和處理，但是效率仍然不高，處理的數(shù)據(jù)量十分有限。

20 世紀(jì)90 年代，單機(jī)數(shù)據(jù)庫管理模式興起，利用常見數(shù)據(jù)庫軟件如DABASE、ACCESS 和FOXPRO等［2］來完成對(duì)儀器設(shè)備的系統(tǒng)管理，雖在一定程度上提高了工作效率，但這些管理信息系統(tǒng)只能單機(jī)運(yùn)行，數(shù)據(jù)交互能力不強(qiáng)。

近年來，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理模式因其使用方便靈活、檢索速度快和交互能力強(qiáng)等特點(diǎn)受到人們青睞。但在實(shí)際應(yīng)用中，仍存在很多問題［3-8］:①數(shù)據(jù)采集不全面。某些業(yè)務(wù)內(nèi)容沒有納入到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，使用受到限制;②數(shù)據(jù)格式不標(biāo)準(zhǔn)。由于沒有國標(biāo)統(tǒng)一要求，各高校設(shè)備管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式千差萬別，使得數(shù)據(jù)上報(bào)時(shí)格式轉(zhuǎn)換工作量巨大;③數(shù)據(jù)內(nèi)容不準(zhǔn)確。設(shè)備信息中人員信息、實(shí)驗(yàn)室信息、經(jīng)費(fèi)信息、存放地信息不準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)賬與設(shè)備臺(tái)賬不符，設(shè)備臺(tái)賬與實(shí)物不符的情況普遍存在;④數(shù)據(jù)缺乏共享和交互。設(shè)備使用者與管理部門間、各部門間、各校區(qū)間、各高校間、各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)間都缺乏數(shù)據(jù)的共享與交互。為解決以上問題，我校開發(fā)了“儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)”，相對(duì)于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)來說，本系統(tǒng)有著明顯的優(yōu)勢(shì)。

2 系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與功能優(yōu)勢(shì)

本系統(tǒng)以JSP 技術(shù)開發(fā)，采用B/S(Browser /Server)架構(gòu)，其技術(shù)優(yōu)勢(shì)主要有［9-14］:①JSP 技術(shù)與java 語言一樣具有健壯的存儲(chǔ)管理，具有較好的移植性和安全性;②相對(duì)于C/S(Client/Server)架構(gòu)來說B/S 架構(gòu)有更好的分布性，在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方通過瀏覽器就可以使用系統(tǒng)全部功能;③維護(hù)更簡單，只需要重新編寫頁面代碼或添加新頁面就可以完成升級(jí)與擴(kuò)展;④共享性強(qiáng)，用戶對(duì)儲(chǔ)存在服務(wù)器端的同一數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問與操作，不涉及客戶端間同步問題;⑤交互性強(qiáng)，不同角色的用戶可利用本系統(tǒng)進(jìn)行信息傳輸，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。

相對(duì)于傳統(tǒng)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)來說本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)既有繼承又有創(chuàng)新，其功能優(yōu)勢(shì)主要有:①本系統(tǒng)與“設(shè)備采購管理系統(tǒng)”、“大型設(shè)備共享系統(tǒng)”、“實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)”、“公房管理系統(tǒng)”、“人事管理系統(tǒng)”、“財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)”等多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)交互，打破了以往各系統(tǒng)的信息孤島，形成了初具規(guī)模的、統(tǒng)一的資產(chǎn)信息化管理平臺(tái);②儀器設(shè)備信息全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，所提供的檢索方案靈活多樣，方便用戶快速查詢儀器設(shè)備相關(guān)信息;③實(shí)現(xiàn)了電子做賬，既避免手工做賬繁瑣、易錯(cuò)、不規(guī)范的弊端，還省去了將單據(jù)信息集中錄入電腦的環(huán)節(jié)。通過對(duì)入賬、核銷環(huán)節(jié)的靈活設(shè)計(jì)，保證了設(shè)備臺(tái)賬與財(cái)務(wù)賬的一致;④系統(tǒng)可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能與高校常用報(bào)表軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)兼容。

3 結(jié)構(gòu)及功能特色

系統(tǒng)共包含10 個(gè)欄目，用于處理6 類業(yè)務(wù)，功能結(jié)構(gòu)圖見圖1。

圖1 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)

(1)嚴(yán)格角色分配，確保數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)將用戶分為“系統(tǒng)管理員，校長，院長，部門保管員，普通教職工”五種角色，每種角色擁有的權(quán)限不盡相同。除“系統(tǒng)管理員”擁有最高權(quán)限外，其他角色只擁有“設(shè)備登記，變動(dòng)申請(qǐng)，設(shè)備查詢，報(bào)表打印”這四項(xiàng)的功能，每種角色的用戶只能查詢或處理自己管轄范圍內(nèi)的設(shè)備信息，既防止越權(quán)操作，又保證了設(shè)備信息的相對(duì)隱密性。所有操作都記錄在案，保證了數(shù)據(jù)變動(dòng)的可追溯性，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)安全性。

(2)注重?cái)?shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交互［15］。傳統(tǒng)的設(shè)備管理系統(tǒng)大多是單機(jī)版的，少數(shù)系統(tǒng)雖引入了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但仍然缺乏數(shù)據(jù)共享與交互，沒有充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。因此，本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的初期就按照我校信息化建設(shè)整體規(guī)劃預(yù)留了多種接口，既便于功能的擴(kuò)展，又加強(qiáng)了各系統(tǒng)間的聯(lián)系。如:“設(shè)備采購管理系統(tǒng)”、“大型設(shè)備共享系統(tǒng)”與“設(shè)備管理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)了有機(jī)交互，其關(guān)系如圖2 所示。

圖2 三系統(tǒng)關(guān)系圖

“采購系統(tǒng)”負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備采購整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)用戶在“采購系統(tǒng)”中提交計(jì)劃時(shí)，他所填寫的設(shè)備信息會(huì)傳輸?shù)健霸O(shè)備管理系統(tǒng)”中，自動(dòng)生成“設(shè)備卡”，無需集中錄入。同理“設(shè)備管理系統(tǒng)”中設(shè)備的設(shè)備狀態(tài)也會(huì)反饋到“采購系統(tǒng)”中，告知該設(shè)備是否已報(bào)銷，是否已進(jìn)入“主機(jī)庫”，是否已經(jīng)完成采購流程，便于資產(chǎn)管理處掌握設(shè)備采購進(jìn)程。

“設(shè)備管理系統(tǒng)”還會(huì)將“主機(jī)庫”中單價(jià)大于10萬的設(shè)備信息傳輸?shù)健按笮驮O(shè)備共享系統(tǒng)”中，供各高校、科研機(jī)構(gòu)查詢并預(yù)約使用，提高了大型設(shè)備的使用率。在“共享系統(tǒng)”中，大型設(shè)備的使用、維修情況，師生利用該設(shè)備發(fā)表論文的情況，獲獎(jiǎng)的情況等，都會(huì)反饋到“設(shè)備管理系統(tǒng)”中，使資產(chǎn)管理處及時(shí)掌握大型設(shè)備的使用情況和收益情況，同時(shí)也為填報(bào)相關(guān)報(bào)表收集了數(shù)據(jù)。

當(dāng)然，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與交互并不局限于部門內(nèi)，還與其它部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)加強(qiáng)交互，比如系統(tǒng)定期采集“房產(chǎn)管理系統(tǒng)”中的房屋信息，“實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)”中的實(shí)驗(yàn)室人員構(gòu)成信息，“人事管理系統(tǒng)”中的全校職工姓名與工號(hào)信息，“財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)”提供的經(jīng)費(fèi)名稱、卡號(hào)和經(jīng)費(fèi)類型信息，并將這些信息組成詞典庫，以實(shí)現(xiàn)快速檢索和自動(dòng)填寫功能。比如輸入人名時(shí)只要輸入姓氏，就會(huì)出現(xiàn)下拉列表，列出所有該姓氏的人以供選擇，同理還可以輸入姓名的拼音首寫或是全拼來查詢相符的人名。在填寫姓名與工號(hào)，樓名與樓編號(hào)，經(jīng)費(fèi)名與經(jīng)費(fèi)編號(hào)時(shí)，只要輸入其中一個(gè)，另一個(gè)就自動(dòng)填入，規(guī)范了輸入內(nèi)容，減少了輸入錯(cuò)誤，提高了輸入效率。

(3)靈活多樣的檢索功能。系統(tǒng)提供了多種查詢功能，有分類查詢、單一條件查詢、組合條件查詢等。在分類查詢中，用戶可按使用單位查詢，按存放地點(diǎn)查詢，按教育部(或國標(biāo))分類號(hào)查詢，按經(jīng)費(fèi)類型查詢，按使用人查詢等，用戶只需點(diǎn)擊系統(tǒng)提供的查詢條件列表即可。在組合條件查詢中，用戶可添加多個(gè)查詢條件或是直接編寫查詢語句進(jìn)行檢索。用戶在編寫查詢條件的同時(shí)還能設(shè)置查詢結(jié)果頁面中顯示多少條數(shù)據(jù)，顯示哪些字段，字段怎樣排序等，可定制性強(qiáng)。所有查詢語句和顯示設(shè)置都可以保存、編輯和刪除，方便重復(fù)使用。所有查詢結(jié)果都可以打印或?qū)С鰹镋xcel表格，方便備案或發(fā)送給他人。

系統(tǒng)還能對(duì)所有查詢結(jié)果進(jìn)行二次檢索或篩選，通過添加某個(gè)查詢條件來縮小檢索范圍。系統(tǒng)在查詢結(jié)果頁面中提供“即點(diǎn)即查”功能，如點(diǎn)擊某個(gè)人名，系統(tǒng)就能查出領(lǐng)用人符合這個(gè)人名的所有的設(shè)備;如果點(diǎn)擊經(jīng)費(fèi)卡號(hào)就能查詢?cè)摻?jīng)費(fèi)卡號(hào)相符的所有設(shè)備;如果點(diǎn)擊存放地點(diǎn)，就可以查到存放在該地點(diǎn)(房間)的設(shè)備。系統(tǒng)對(duì)查詢頁面中提供了“即點(diǎn)即排”功能，當(dāng)用戶點(diǎn)擊某列的標(biāo)題時(shí)，該列數(shù)據(jù)就會(huì)按升序排列，再次點(diǎn)擊時(shí)又會(huì)按逆序排列，非常易用。

(4)獨(dú)特做賬模式，確?！百~賬相符”。傳統(tǒng)設(shè)備登記工作分為兩步，①手工填寫“設(shè)備卡”，②將設(shè)備信息錄入電腦。系統(tǒng)采用“先錄入，后打印”的模式，省略了手寫單據(jù)的環(huán)節(jié)，使設(shè)備信息更加準(zhǔn)確與規(guī)范。設(shè)備信息的錄入可以在“儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)”中填寫“采購計(jì)劃卡”時(shí)錄入并傳輸?shù)健霸O(shè)備管理系統(tǒng)”中，也可以在本系統(tǒng)的“設(shè)備登記”欄目中直接錄入。

傳統(tǒng)錄入方式在沒有與“財(cái)務(wù)賬”核對(duì)的情況下將設(shè)備信息錄入到“主機(jī)庫”中，會(huì)造成“設(shè)備臺(tái)賬”與“財(cái)務(wù)賬”不符。而本系統(tǒng)將前期錄入的設(shè)備信息儲(chǔ)存在“臨時(shí)庫”中，待到設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)銷后，通過財(cái)務(wù)自動(dòng)審核的功能，將“臨時(shí)庫”中已完成報(bào)銷的設(shè)備信息傳輸?shù)健爸鳈C(jī)庫”中，初步確保了“賬賬相符”。

傳統(tǒng)報(bào)廢手續(xù)是由報(bào)廢申請(qǐng)人提交“報(bào)廢申請(qǐng)”，由設(shè)備管理科工作人員從“設(shè)備臺(tái)賬”中核銷，然后交由財(cái)務(wù)處作“財(cái)務(wù)賬”的核銷，由于“設(shè)備臺(tái)賬”與“財(cái)務(wù)賬”之間的處理有前后之分，不能時(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)。因此，本系統(tǒng)根據(jù)“報(bào)廢申請(qǐng)”內(nèi)容給相應(yīng)設(shè)備做上“申請(qǐng)報(bào)廢”的標(biāo)記，此時(shí)設(shè)備信息并未從“設(shè)備臺(tái)賬”中刪除，待到“財(cái)務(wù)賬”核銷后，這些設(shè)備才會(huì)從“設(shè)備臺(tái)賬”中刪除，再次確保了“賬賬相符”。

(5)與高校常用報(bào)表軟件數(shù)據(jù)兼容。本系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能，可將系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成DBF 或Excel格式，并導(dǎo)入到高校常用的報(bào)表軟件中，以完成報(bào)盤報(bào)表工作。同理也可將報(bào)表軟件導(dǎo)出的DBF 文件通過轉(zhuǎn)換功能導(dǎo)入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的全面兼容。

4 對(duì)系統(tǒng)未來發(fā)展方向的展望

(1)系統(tǒng)功能升級(jí)的設(shè)想。系統(tǒng)未來將實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備報(bào)廢后存放、處置、收益的管理，對(duì)大型設(shè)備使用、收益的管理，對(duì)設(shè)備維修、零部件更新、耗材使用的管理功能等，以完成對(duì)設(shè)備管理整個(gè)業(yè)務(wù)鏈條的覆蓋。移動(dòng)終端的使用越來越廣，功能也越來越強(qiáng)，這給我們利用移動(dòng)終端如手機(jī)來管理設(shè)備信息提供了極其有利的條件。下一步，系統(tǒng)將開發(fā)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)版本，作為整個(gè)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的重要補(bǔ)充，用戶可以用智能手機(jī)掃描設(shè)備條碼對(duì)設(shè)備信息進(jìn)行查詢和管理，幫助資產(chǎn)清查工作［16］的開展。還能網(wǎng)上申辦各種業(yè)務(wù)，如預(yù)約大型設(shè)備測(cè)試服務(wù)、設(shè)備報(bào)廢、設(shè)備調(diào)撥等。

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展方興未艾，物聯(lián)網(wǎng)的研究又逐漸興起，這讓我們看到了儀器設(shè)備管理系統(tǒng)發(fā)展的新方向?；ヂ?lián)網(wǎng)已經(jīng)不再是一個(gè)簡單的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理平臺(tái)了，它還是一個(gè)交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人與人、人與物、物與物之間的數(shù)據(jù)交互。在未來，人們可以對(duì)儀器設(shè)備的遠(yuǎn)程監(jiān)控和遠(yuǎn)程操作，那時(shí)的儀器設(shè)備管理將更加高效。

(2)對(duì)設(shè)備管理工作的建議。首先政府應(yīng)出臺(tái)國家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)儀器設(shè)備信息需包含的字段名、字段格式、字段長度加以規(guī)定和限制，這樣各單位不管開發(fā)什么系統(tǒng)，記錄的數(shù)據(jù)格式都是一致的，在上報(bào)報(bào)表時(shí)，將大大降低數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的工作量。

另外，政府應(yīng)對(duì)設(shè)備的分類方法進(jìn)行統(tǒng)一。現(xiàn)行的分類法為:①教育部分類法，②國標(biāo)分類法。這兩種分類法并沒有完整的對(duì)應(yīng)關(guān)系，沒有一套管理系統(tǒng)能很好的解決其轉(zhuǎn)換問題，很多時(shí)候設(shè)備的分類號(hào)只能通過手工轉(zhuǎn)換，大大增加了報(bào)盤報(bào)表的工作量。

國家還應(yīng)出臺(tái)政策，對(duì)儀器設(shè)備折舊方案［17］進(jìn)行規(guī)定，現(xiàn)行的儀器設(shè)備管理軟件大多沒有折舊功能，或是有此功能卻沒有使用，這樣不能反映儀器設(shè)備使用過程中產(chǎn)生的損耗，不能真實(shí)地反映高校的資產(chǎn)價(jià)值。

儀器設(shè)備管理涉及財(cái)務(wù)處、人事處、房產(chǎn)處以及各二級(jí)單位都要參與到設(shè)備管理工作中來，將設(shè)備管理工作納入學(xué)校信息化建設(shè)統(tǒng)一戰(zhàn)略布局，統(tǒng)籌安排，才有利于學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的共同發(fā)展。

5 結(jié) 語

我校開發(fā)的“儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)”相對(duì)于傳統(tǒng)系統(tǒng)來說技術(shù)優(yōu)勢(shì)與功能優(yōu)勢(shì)明顯，較好地滿足了我校設(shè)備管理工作的需要。通過不斷改進(jìn)，向移動(dòng)終端和物聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域拓展，相信在不久的將來，我校的儀器設(shè)備管理工作將會(huì)邁向更高水平。

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