事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相關(guān)方法

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相關(guān)方法

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

近年來，隨著現(xiàn)代化社會發(fā)展水平的不斷提升以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，我國的檔案信息化管理水平也日益提升。由于，我國事業(yè)單位在檔案管理信息化管理方面仍然存在著諸多問題，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的順利開展。因此，在事業(yè)單位檔案的管理工作中，應(yīng)高度重視信息化建設(shè)。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題以及相關(guān)方法展開詳細(xì)論述。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；方法

現(xiàn)階段，隨著我國社會科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位在檔案上的數(shù)量以及管理需求也在不斷增加，這一系列因素都在一定程度上促使事業(yè)單位的檔案管理形式發(fā)生了較為深刻的變化。近年來，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化模式屬于新型檔案管理模式，然而在實(shí)際應(yīng)用過程中或多或少會出現(xiàn)一些問題。因此，事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)人員要清晰認(rèn)識到信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，并采取有效方法進(jìn)行改進(jìn)。

1 事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的常見問題

1.1 檔案信息化建設(shè)期間針對性不強(qiáng)

現(xiàn)階段，我國部分事業(yè)單位已經(jīng)推行了無紙化辦公，有效設(shè)立信息化平臺，逐步將檔案信息放置到該平臺中，從而使事業(yè)單位每一位員工都可以在信息化平臺上找到自己的信息檔案。這種平臺支持下，事業(yè)單位的檔案管理不僅可以充分利用相關(guān)資源，還可以大大節(jié)省文件材料查詢時間。然而，盡管檔案信息化可以在一定程度上提升管理工作效率，但是并不是所有軟件都可以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理[1]。通常情況下，大多數(shù)軟件都能夠適用于相應(yīng)的文書檔案，但是在科技檔案管理應(yīng)用方面的適應(yīng)性卻相對較差，因此難以得到全面利用，效果不理想。此外，部分事業(yè)單位盡管已經(jīng)使用了局域網(wǎng)，其所有電子文件都能夠儲存到資料庫中，且該事業(yè)單位的全體員工都可以根據(jù)各自權(quán)限來讀取相關(guān)文件，擴(kuò)大了溝通渠道，卻存在相對嚴(yán)重的管理不善問題，不能明確規(guī)定相關(guān)的電子文件儲存位置，還有部分員工僅僅將文件存放在本機(jī)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案查找不便。

1.2 檔案信息化建設(shè)安全性問題不能得到有效解決

現(xiàn)階段，事業(yè)單位當(dāng)中的部分檔案資料與普通檔案資料之間存在著較大差異，有可能會涉及到國家機(jī)密，所以在實(shí)際信息化處理過程中，必須要高度重視文件資料的科學(xué)化存放以及安全化管理。而且每個事業(yè)單位信息化建設(shè)期間，應(yīng)切實(shí)確保涉密資料安全化管理。然而，目前我國部分事業(yè)單位檔案管理工作中嚴(yán)重忽視了涉密資料的安全問題，進(jìn)而威脅到了相關(guān)信息的安全性，一般表現(xiàn)在對相關(guān)公開信息資料在審查程序方面控制不嚴(yán)，還有部分涉密計(jì)算機(jī)使用了外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁，非常容易造成黑客竊密[2]。所以，事業(yè)單位必須要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的規(guī)范化規(guī)定對其檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理與合理化公開，保證機(jī)密資料信息的安全化。

1.3 事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)水平相對較低

目前，在現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景條件下，人們往往更加向往自由選擇職業(yè)，并對相關(guān)有活力單位比較感興趣。相反，一些平淡無奇崗位往往難以留住大學(xué)畢業(yè)生，從某種程度上講，事業(yè)單位檔案管理工作崗位就平淡無奇，沒有較大的吸引力，進(jìn)而使事業(yè)單位檔案管理工作中的相關(guān)工作人員大部分都是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相對缺乏或者是流動性相對較大的人員，直接對檔案整理工作以及檔案記錄產(chǎn)生了嚴(yán)重不利影響，最終造成檔案管理工作的混亂不堪，甚至存在丟失事業(yè)單位相關(guān)檔案文件的現(xiàn)象發(fā)生[3]。所以，事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)高度重視檔案管理工作，為其配置優(yōu)秀人員，最大限度充實(shí)檔案管理的建設(shè)隊(duì)伍。

2 事業(yè)單位在檔案管理工作中信息化建設(shè)的方法分析

2.1 建立健全規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理制度

在我國國情背景下，事業(yè)單位屬于特殊單位，其檔案管理部門則處在邊緣化情況下，相關(guān)國家法律法規(guī)針對事業(yè)單位檔案管理有著非常明確的規(guī)定。所以，目前事業(yè)單位在檔案管理信息化管理工作上必須要在標(biāo)準(zhǔn)化法律法規(guī)允許之下開展，換言之，信息化檔案管理應(yīng)受到一定的法律與法規(guī)約束，進(jìn)而使其做到有章可循以及有法可依。此外，不同性質(zhì)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況，合理制定規(guī)范化的事業(yè)單位資料檔案管理制度體系，然后加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的定期培訓(xùn)，強(qiáng)化內(nèi)部約束[4]。

2.2 完善事業(yè)單位信息化檔案管理的監(jiān)督制度

從專業(yè)化角度出發(fā)，可行性較強(qiáng)的檔案管理監(jiān)督制度能夠確保事業(yè)單位在檔案管理信息化開展期間得到有效制約以及監(jiān)督，并確保其監(jiān)督過程在合法范圍內(nèi)。相對完善的檔案監(jiān)督制度還能夠在一定程度上充分調(diào)動檔案管理人員的實(shí)際

工作積極性以及工作主動性，進(jìn)一步培養(yǎng)其創(chuàng)新意識，有效保障事業(yè)單位檔案資料在信息化建設(shè)過程中的安全。我國事業(yè)單位必須要充分利用內(nèi)部監(jiān)督以及外部監(jiān)督，并將兩者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，做到相互補(bǔ)充以及相互合作，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)期間所存在的安全隱患[5]。然后對錯誤行為進(jìn)行及時合理糾正，有效建設(shè)高效化以及安全化的事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)。

2.3 加強(qiáng)事業(yè)單位在檔案管理中信息化設(shè)備管理

事業(yè)單位的檔案工作屬于系統(tǒng)性相對較強(qiáng)的工作，其收集環(huán)節(jié)、保管環(huán)節(jié)以及利用環(huán)節(jié)都是非常重要的，而且每一個環(huán)節(jié)相互之間緊緊相扣。因此，事業(yè)單位的檔案裝備必須要齊全以及充足，能夠完全符合規(guī)范化要求，其不同門類以及不同載體資料在存放方面要做到有序化以及科學(xué)化，不僅要便于日常查找，還應(yīng)保證在發(fā)生突發(fā)事件的時候可以得到及時搶救。此外，檔案管理相關(guān)人員要大力推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫的快速建設(shè)，部分有條件事業(yè)單位還可以借助接收電子檔案，來實(shí)現(xiàn)各類型檔案管理的數(shù)字化錄入以及數(shù)字化管理，做到全文信息檔案電子化查詢，從根本上提升服務(wù)效率以及服務(wù)質(zhì)量水平。

2.4 提升檔案管理人員素質(zhì)水平

為了提升檔案管理的信息化建設(shè)水平，首先要使檔案管理人員熟練掌握信息化管理技能，加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)，從而提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)水平。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)增加對工作人員定期或者是不定期的培訓(xùn)次數(shù)，不斷改變傳統(tǒng)形式的檔案管理結(jié)構(gòu)以及管理方式，創(chuàng)新管理模式，全面增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)能力與業(yè)務(wù)能力。

3 結(jié)論

總而言之，事業(yè)單位的檔案信息化管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性以及復(fù)雜性都相對較強(qiáng)的工作，直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，影響事業(yè)單位信息化水平的提升。因此，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中，可以通過健全檔案管理制度、完善監(jiān)督制度、加強(qiáng)信息化設(shè)備管理以及提升人員素質(zhì)水平等措施，推動檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

[1]斯琴高娃.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（3）：174.

[2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[3]朱紅艷.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問題分析[J].赤子（上中旬），2015（21）：203.

[4]馮維茜.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].東方企業(yè)文化，2015（15）：81.

[5]吳曉麗.關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問題的思考[J].黑龍江檔案，2015（04）：104.

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1674-6708（2015）150-0142-02