醫(yī)院檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

李倩倩，董 欣，高 陽(yáng)，王 琳

青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東青島 266003

醫(yī)院檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

李倩倩，董 欣，高 陽(yáng)，王 琳

青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東青島 266003

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)與發(fā)展的要求，本文從醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵理解，目前存在的問題等方面分析，結(jié)合醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，進(jìn)而總結(jié)出進(jìn)一步做好醫(yī)院檔案管理信息化的對(duì)策。

醫(yī)院檔案；信息化；認(rèn)識(shí)

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入推進(jìn)以及醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)模式的不斷優(yōu)化，通過(guò)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)建，醫(yī)院各項(xiàng)工作向注重內(nèi)涵建設(shè)方向發(fā)展。新形勢(shì)下醫(yī)療服務(wù)要求不斷提升，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的要求也就越來(lái)越高。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)與發(fā)展的要求，本文從醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵理解，目前存在的問題等方面分析，結(jié)合醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，進(jìn)而總結(jié)如何做好醫(yī)院檔案信息化管理。

1 醫(yī)院檔案信息化的內(nèi)涵理解

檔案信息化，是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。其中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等硬件條件是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是制度保障，信息資源建設(shè)是關(guān)鍵和核心。檔案的管理和信息化最終目的是為了服務(wù)大眾，便于查閱和使用。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)亦是如此。醫(yī)院檔案資源豐富，門類復(fù)雜，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不僅僅是檔案資料的接收、保存、儲(chǔ)藏、管理的電子化，還應(yīng)注重醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用，最終為醫(yī)院臨床服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)醫(yī)療問題，改進(jìn)醫(yī)療服務(wù)，充分考慮醫(yī)院檔案信息化管理的專業(yè)性、行業(yè)性、特殊性。

2 醫(yī)院檔案信息化的意義

2.1 醫(yī)院檔案信息化有利于檔案實(shí)體內(nèi)容的收集、保存、儲(chǔ)藏

1）醫(yī)院檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描后以電子文件的形式進(jìn)行收藏，利用計(jì)算機(jī)傳輸，方便接收，改變了醫(yī)院文檔的歸檔方式，便于檔案的收集；改變了傳統(tǒng)采用人工整理各種檔案，分類裝訂等各項(xiàng)手工勞動(dòng)，減少了人力資源的浪費(fèi)。

2）醫(yī)院檔案信息化有助于檔案原件的保護(hù)。醫(yī)院各類檔案，包括病歷、醫(yī)務(wù)、人事等各類檔案通過(guò)電子掃描后存儲(chǔ)，避免了原件被過(guò)多的借閱和使用造成損壞，甚至丟失的問題。

3）醫(yī)院檔案信息化有利于提高醫(yī)院運(yùn)行效率。醫(yī)院檔案信息化管理不僅提高了檔案室人員工作效率，可以快速的歸檔、查找、瀏覽，提高了檔案管理的工作效率和科學(xué)水平，更重要的是方便了全院職能部門及臨床科室可以及時(shí)查閱檔案、資料及文獻(xiàn)等，職能部門和臨床科室以更高效的速度工作和服務(wù)患者，提升了醫(yī)院整體運(yùn)行效率。

4）醫(yī)院信息化改變了傳統(tǒng)檔案室收藏以紙張為載體的信息格局，從而使檔案管理工作突破了庫(kù)房等固定場(chǎng)所限制，使得在有限空間內(nèi)儲(chǔ)存信息最大化。

2.2 為醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用提供大數(shù)據(jù)

醫(yī)院檔案信息化不僅僅體現(xiàn)在檔案保存的電子化、信息化，更重要的是醫(yī)院檔案資源利用信息化進(jìn)行的開發(fā)和利用，檔案信息化促進(jìn)了檔案工作由注重儲(chǔ)向注重開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。在信息技術(shù)的支撐下，檔案部門可以對(duì)檔案進(jìn)行組織加工，迅速提取需要的檔案或信息資源。醫(yī)療質(zhì)量控制部門可通過(guò)病案提取醫(yī)療信息，加以分析，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，指導(dǎo)日常監(jiān)管工作，有針對(duì)性的提出改進(jìn)措施，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和安全。

3 醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)的支持，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，沒有投入和必要的支持，那么檔案信息化建設(shè)和管理則是一句空話。信息化建設(shè)需配備現(xiàn)代化的庫(kù)房、專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)、安全防護(hù)軟件等設(shè)備作為必要的基礎(chǔ)支撐。目前醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，不想把過(guò)多的經(jīng)費(fèi)投入到檔案管理，致使目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)跟不上醫(yī)院發(fā)展的步伐。

3.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)良莠不齊，缺少創(chuàng)新意識(shí)

大部分醫(yī)院缺少專業(yè)的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員是由非專業(yè)人士擔(dān)任，檔案管理知識(shí)缺乏，了解不全面，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化了解不深入。還有部分管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，缺乏管理創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于新事物、先進(jìn)技術(shù)接受慢，這些原因都阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.3 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用程度較低

部分醫(yī)院檔案管理中雖然采用了信息技術(shù)，通常是局限在檔案的電子化管理，并沒有進(jìn)行全面的開發(fā)。醫(yī)院檔案管理工作要做到全方位、多層次開發(fā)檔案信息資源，使檔案為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員編寫各種統(tǒng)計(jì)、分析軟件，提取多種信息，為醫(yī)務(wù)人員、患者等提供者多角度、多層次的信息資源。

4 信息化背景下做好醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視，堅(jiān)持傳統(tǒng)觀念，傳統(tǒng)檔案管理方式等等原因阻礙了檔案管理信息化，因此亟待醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷接受檔案管理的新理念和新技術(shù)，是做好醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的開端。

4.2 提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低決定了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深度和廣度。檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的主體，必須要跟得上信息化發(fā)展趨勢(shì)，符合醫(yī)院發(fā)展及臨床科室需求。要不斷學(xué)習(xí)、不斷探索、不斷創(chuàng)新，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理手段更新工作方法、提高專業(yè)技術(shù)水平。要有創(chuàng)新意識(shí)，不斷更新觀念，善于用計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理工作，將檔案管理知識(shí)與數(shù)字信息化兩種信息有效融合，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)提取有效資源，為醫(yī)療技術(shù)更新、醫(yī)院發(fā)展提供數(shù)據(jù)資源支持。

4.3 注重信息化檔案資源的開發(fā)利用

醫(yī)院檔案的信息化管理不僅僅局限于檔案保存、儲(chǔ)藏的電子化、信息化，其核心內(nèi)容是檔案資源的開發(fā)利用。醫(yī)院檔案資源的開發(fā)，主要價(jià)值體現(xiàn)在它為臨床服務(wù)的廣度和深度上。醫(yī)院檔案信息化管理要從臨床工作要求層面來(lái)設(shè)計(jì)、開發(fā)和利用。在檔案管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)環(huán)節(jié)要深入臨床科室，在相關(guān)職能部門的指導(dǎo)下，聽取管理人員、醫(yī)護(hù)人員的意見和建議，在開發(fā)利用環(huán)節(jié)要充分適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，在完善硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，注重軟件系統(tǒng)的開發(fā)，提取檔案資源，使得檔案信息化走出“深宅大院”，多層次全方位地提供服務(wù)，供臨床科研查閱，供職能部門監(jiān)管和決策。

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[4]王兆學(xué).淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2010（08）.

[5]王兆學(xué).淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2010（07）.

TP3

A

1674-6708（2015）148-0050-01

李倩倩，研究方向：檔案管理