手持PDA在檢驗(yàn)工作流程管理中的應(yīng)用

謝莉杰（福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院，福建 福州 350002）

手持PDA在檢驗(yàn)工作流程管理中的應(yīng)用

謝莉杰
（福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院，福建 福州 350002）

PDA是一種手持式的掌上信息錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)出的設(shè)備，它具有信息錄入和條碼掃描功能。由于PDA體積小巧、方便攜帶，已在很多行業(yè)廣泛應(yīng)用。本文主要從樣品管理、檢驗(yàn)管理、設(shè)備管理、報(bào)告管理等方面討論了現(xiàn)有管理中的缺點(diǎn)及手持PDA給檢驗(yàn)工作管理帶來(lái)的便利。

手持PDA ；二維碼；檢驗(yàn)工作

1 引言

隨著計(jì)算機(jī)通信技術(shù)的發(fā)展，移動(dòng)終端設(shè)備的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，越來(lái)越多的行業(yè)機(jī)構(gòu)考慮借助這些高科技產(chǎn)品來(lái)改善工作流程，降低勞動(dòng)成本，提高工作效率和質(zhì)量。PDA（Personal Digital Assistant，個(gè)人數(shù)字助理）是可移動(dòng)的便攜式電子產(chǎn)品。PDA通常具有紅外和藍(lán)牙接口，便于無(wú)線傳輸。它配有條碼掃描功能，可通過(guò)無(wú)線或有線的方式訪問(wèn)數(shù)據(jù)服務(wù)器，與服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。它還可作為一種手持式的掌上信息錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)出的設(shè)備，采用手寫筆作為數(shù)據(jù)輸入設(shè)備，它相當(dāng)于擴(kuò)展了計(jì)算機(jī)的輸入能力。由于PDA具有體積小巧、方便攜帶、易于二次開發(fā)等優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)已被廣泛地應(yīng)用，如餐飲、快遞、醫(yī)院等行業(yè)。但是手持PDA在檢驗(yàn)工作的管理中，還沒(méi)有得到應(yīng)用。

首先介紹一下檢驗(yàn)工作流程。委托方帶著檢測(cè)樣品到檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)提出檢測(cè)申請(qǐng)，填寫好委托單交給業(yè)務(wù)室。業(yè)務(wù)室受理檢驗(yàn)業(yè)務(wù)并檢查樣品是否完好，確認(rèn)無(wú)誤后開檢驗(yàn)流轉(zhuǎn)卡，然后將流轉(zhuǎn)卡分發(fā)給各個(gè)檢驗(yàn)室。檢驗(yàn)室主任接收流轉(zhuǎn)卡后下發(fā)給檢驗(yàn)員。檢驗(yàn)員接到流轉(zhuǎn)卡后去領(lǐng)取樣品開始檢驗(yàn)。檢驗(yàn)員檢驗(yàn)結(jié)束后將樣品入庫(kù)，然后開始編制報(bào)告。接著是報(bào)告校核人員校核報(bào)告，報(bào)告審定人員審定報(bào)告。最后報(bào)告批準(zhǔn)簽發(fā)。

現(xiàn)有的檢測(cè)工作流轉(zhuǎn)方式是將檢驗(yàn)業(yè)務(wù)的信息反映在紙張化的任務(wù)卡上，并且由一個(gè)流程人員交給下一個(gè)流程人員。這種方式對(duì)檢驗(yàn)工作及時(shí)性造成了影響。檢驗(yàn)周期過(guò)長(zhǎng)有可能造成有些檢驗(yàn)報(bào)告不能按原計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)完成，影響客戶對(duì)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的信任。這對(duì)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展也會(huì)造成損失。

本文主要從樣品管理、檢驗(yàn)管理、設(shè)備管理、報(bào)告管理等方面討論手持PDA在檢驗(yàn)工作管理中的應(yīng)用。

2 樣品管理方面

在一個(gè)試驗(yàn)室里同時(shí)在試的樣品數(shù)量很多，有成百上千，而且有些是同一型號(hào)同一廠家但不同檢驗(yàn)性質(zhì)的樣品。許多樣品外觀看上去都差不多，尤其是電線電纜產(chǎn)品，僅憑外觀難以區(qū)分。目前的區(qū)分方法是在每個(gè)樣品上掛一個(gè)小標(biāo)簽，上面注明每個(gè)樣品對(duì)應(yīng)的工作令號(hào)。這樣每次查找樣品的時(shí)候需要先仔細(xì)查看樣品上的小標(biāo)簽。由于不清楚樣品具體存放位置，這種方法在樣品多的情況下查找難度大、速度慢、易出錯(cuò)。

我們可以借助二維碼對(duì)樣品進(jìn)行識(shí)別。在接收樣品后，每個(gè)樣品就產(chǎn)生一個(gè)二維碼。同時(shí)，樣品接收人員將樣品所有信息錄入管理系統(tǒng)，并將檢驗(yàn)任務(wù)卡提交給相應(yīng)的室主任，節(jié)省了時(shí)間和人力。接著，樣品進(jìn)入樣品庫(kù)等待檢驗(yàn)。當(dāng)檢驗(yàn)人員在接到檢驗(yàn)任務(wù)后，只需用手持PDA對(duì)著二維碼進(jìn)行掃描，即可查詢到這個(gè)樣品的具體存放位置。這樣就避免了錯(cuò)誤的發(fā)生，還提高了工作效率。檢驗(yàn)人員在找出樣品后，樣品管理人員在管理系統(tǒng)中錄入“樣品出庫(kù)檢驗(yàn)”的信息，在檢驗(yàn)人員完成檢驗(yàn)歸還樣品后錄入“樣品試畢入庫(kù)”的信息，這樣就便于對(duì)樣品進(jìn)行管理。

3 檢驗(yàn)管理方面

當(dāng)檢驗(yàn)人員在檢驗(yàn)過(guò)程中需要查詢樣品的相關(guān)信息時(shí)，只需用手持PDA對(duì)二維碼進(jìn)行掃描，即可查詢?cè)摌悠返乃邢嚓P(guān)信息。這就減少了來(lái)回往返于試驗(yàn)室與辦公室查找樣品信息的時(shí)間，提高了工作效率。另外，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中無(wú)法查詢到樣品的檢驗(yàn)狀態(tài)，只有檢驗(yàn)人員本人才知道樣品的檢驗(yàn)進(jìn)度。應(yīng)用PDA設(shè)備后，管理人員可以及時(shí)查詢到樣品出庫(kù)檢驗(yàn)、樣品檢驗(yàn)完畢入庫(kù)等狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)樣品的檢測(cè)進(jìn)程跟蹤管理。而當(dāng)室主任接到新任務(wù)卡時(shí)，也可以及時(shí)查詢每個(gè)檢驗(yàn)人員檢測(cè)完成情況，以便合理分配任務(wù)。

4 設(shè)備管理方面

檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的試驗(yàn)設(shè)備種類繁多、數(shù)量大。如果手工對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行登記管理，不僅工作量大而且容易出錯(cuò)。我們可以利用PDA的錄入功能，及時(shí)對(duì)設(shè)備的信息進(jìn)行錄入。對(duì)于新購(gòu)置的儀器設(shè)備，在設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)就可錄入設(shè)備信息。每臺(tái)設(shè)備對(duì)應(yīng)一個(gè)二維碼，該二維碼包含了設(shè)備名稱、型號(hào)、廠家、有效日期、計(jì)量狀態(tài)及特征描述等信息。當(dāng)試驗(yàn)室與辦公室相隔較遠(yuǎn)時(shí)，可以很方便地查詢到設(shè)備信息，提高了工作效率。在檢驗(yàn)人員完成一項(xiàng)試驗(yàn)項(xiàng)目時(shí)，只需用PDA掃描對(duì)應(yīng)儀器的二維碼，即可完成儀器使用登記，這簡(jiǎn)化了原來(lái)手工登記的過(guò)程。另外利用PDA設(shè)備還可實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案資料管理的無(wú)紙化，減少了手工記錄，降低了錯(cuò)誤發(fā)生概率。

5 報(bào)告管理方面

在現(xiàn)有管理中，管理人員無(wú)法查詢到報(bào)告的實(shí)時(shí)狀態(tài)。報(bào)告審批采用紙質(zhì)傳遞逐級(jí)審核，在此過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤還需要返回上一級(jí)審核修改并重新打印紙質(zhì)報(bào)告。在實(shí)際工作中，由于指定簽字人往往處于中層領(lǐng)導(dǎo)位置，經(jīng)常需要出差等，這樣報(bào)告完成時(shí)常常存在不能及時(shí)簽字的現(xiàn)象，導(dǎo)致大量的時(shí)間被浪費(fèi)。我們利用PDA及管理系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)告管理后可以改善這種情況。我們采用電子報(bào)告審核的方式，這樣就算其中某些人員外出也可以通過(guò)電腦登錄管理系統(tǒng)完成相關(guān)工作。報(bào)告編制完成后，報(bào)告編制人員在系統(tǒng)上錄入“編制完成”的狀態(tài)，然后提交給報(bào)告校核人員。接著校核人員、審定人員都進(jìn)行同樣操作。這樣在系統(tǒng)上就可以直接查詢到報(bào)告的實(shí)時(shí)狀態(tài)，同時(shí)也記錄下了相關(guān)人員完成的時(shí)間。這就有利于提高報(bào)告的及時(shí)率。

結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)引入手持PDA設(shè)備及相關(guān)管理系統(tǒng)，改進(jìn)現(xiàn)有的工作模式，實(shí)現(xiàn)樣品管理、樣品檢驗(yàn)、設(shè)備管理、報(bào)告管理的自動(dòng)化運(yùn)作，從而提高檢驗(yàn)工作質(zhì)量及效率。

[1]毛勇，江傳華.手持式PDA在計(jì)量器具管理中的應(yīng)用[J].計(jì)測(cè)技術(shù)，2010，30 （01）：39-40.

[2]張久朋.NY檢測(cè)中心食品檢測(cè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究[D].山東：山東大學(xué)，2012.

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